Toimittaja-arviointi: yksinkertainen ja toimiva malli

Johdanto:

Toimittajien suorituskyvyn tehokas mittaaminen on ratkaisevan tärkeää hankintaprosessien optimoimiseksi ja vankkojen toimitusketjusuhteiden ylläpitämiseksi. Vaikka perinteiset mittarit, kuten toimitusten oikea-aikaisuus ja kustannusten vähentäminen, ovat olennaisen tärkeitä, laadullisten näkökohtien integroiminen ja toimittajien segmentointi voivat johtaa käyttökelpoisempiin tietoihin. Tässä blogikirjoituksessa hahmotellaan suoraviivainen lähestymistapa toimittajien suorituskyvyn mittaamiseen, jossa keskitytään sekä määrällisiin että laadullisiin kriteereihin parannusten aikaansaamiseksi ja hankintatoimien yhdenmukaistamiseksi strategisten tavoitteiden kanssa.

Toimittajan suorituskyky – mitä mitata?

Galileo sanoi: “Mittaa se, mitä voidaan mitata, ja tee mitattavaksi se, mitä ei voida mitata.” Toimittajan suorituskyky voi olla laadullinen tai määrällinen. Tavanomaisia määrällisiä mittareita ovat:

• Toimitus ajallaan
• Laatu (hylkäykset)
• Kustannusten aleneminen

Useimmissa ERP- tai Procure-to-Pay-ohjelmistoissa on näitä, ja tuloskortteja on helppo luoda eri elementeistä.

Suurimmat toimittajavaikeutesi voivat johtua laadullisista suorituskyvyn mittauksista. Hankinta- ja kirjanpitoryhmät, jotka ovat päivittäin tekemisissä toimittajien kanssa, voivat vastata näihin. Kysymyksiä voivat olla mm:

1. Kuinka menestyksekkäästi toimittajamme hoitavat ongelmat? (+Palvelun laatu verrattuna SLA:han)
2. Minkälaista teknistä apua he tarjoavat tarvittaessa?
3. Kuinka paljon aikaa he käyttävät uusien tuotteiden kehittämiseen ja vanhojen tuotteiden parantamiseen?

Tässä valkoisessa kirjassa esitetään toimittajan arvioinnin tarkistuslista määrällisiä ja laadullisia suorituskykyperusteita varten.

Segmenttitoimittajat, koska yksi koko ei sovi kaikille

Kaikkien toimittajien kohteleminen tasapuolisesti on yksi tehottomimmista hankintamenettelyistä. Useimmilla keskisuurilla yrityksillä on satoja aktiivisia ja entisiä toimittajia. Keskity priorisointiin.

Tämä tilanne vastaa 80:20-ohjetta eli Pareto-periaatetta. Tyypillisesti 20 prosenttia tavarantoimittajista vastaa 80 prosentista välillisistä menoista. Jos epäilet tätä, tarkista menosi. Keskittyminen 20 prosenttiin toimittajista parantaa suorituskykyä suhteessa 80 prosenttiin välillisistä kustannuksista.

Käyttäisitkö yhtä paljon vaivaa keskeisen toimittajan kuin yhden lukuisista toimistotarviketoimittajistasi, kun voisit vain arvioida jälkimmäisen toimitusten oikea-aikaisuutta ja hintaa?

Suunnittele usein suoritusten arviointeja eniten rahaa käyttäville toimittajillesi. Kirjalliset toimet ja määräajat voivat saada toimittajat toimimaan paremmin.

Keep it Simple Stupid

Älä mittaa 15-20 keskeistä suorituskykyä mittaavaa tunnuslukua jokaiselle toimittajalle vain siksi, että jokaiselle käyttötapaukselle on olemassa mittari. Aloita liiketoimintasi kannalta tärkeimmistä ja siirry sitten mukaviin. Nämä tiedot on tallennettava keskitetysti, jotta tiimin jäsenet voivat käyttää niitä milloin tahansa tehdäkseen aikasarjatutkimuksia toimittajasta tai toimittajaryhmästä. Näin varmistetaan, että toimittajat saavat KPI-tuloksia ja toimintakelpoisia todisteita niiden parantumisesta tai heikkenemisestä.

Zycus iPerform seuraa toimittajien suorituskykyindikaattoreita, ja sen avulla hankinta voi osallistua kehityshankkeisiin ja toteuttaa reaaliaikaisia korjaavia toimenpiteitä.

Innovaatioihin perustuva arvon mittaaminen

Ainoastaan strategisten toimittajien kohdalla toimittajan arvon seuranta innovoinnin avulla auttaa päättämään, pitäisikö heidän etuoikeutensa säilyttää vai siirtyä parempiin mahdollisuuksiin.

Uusien tuotteiden lanseerauksia voidaan arvioida käyttämällä Stage Gate -menetelmää. Tarkistetaan toimittajan tulot ja kassavirrat taloudellisen vakauden varmistamiseksi. Kysy lisäksi, tarjoaako toimittaja usein ehdotuksia kustannusten leikkaamiseksi yhteistyössä yrityksesi kanssa.

Laajentumistestin läpäiseminen on toinen merkki pitkän aikavälin strategisesta toimittajasta. Kun laajennat toimintaasi uudelle alueelle, kumppanuus olemassa olevan toimittajan kanssa moninkertaistaa hyödyt ja antaa hankintatiimillesi samat yhteyspisteet, mikä tehostaa prosesseja monimutkaisuuden lisääntymisestä huolimatta.

Toimittajien innovointia ei ole helppo mitata toimittajien suorituskyvyn hallintaprosessissa, mutta siitä kannattaa keskustella yrityksesi kanssa.

Yhteenveto:

Toimittajien suorituskyvyn tehokas mittaaminen edellyttää tasapainoista lähestymistapaa, joka sisältää sekä määrällisiä mittareita että laadullisia arvioita. Keskittymällä avaintoimittajiin, yksinkertaistamalla suorituskykymittareita ja korostamalla innovointia organisaatiot voivat tehostaa hankintaprosesseja ja vahvistaa toimittajasuhteita. Näiden toteuttamiskelpoisten strategioiden toteuttaminen ei ainoastaan paranna toimittajien suorituskykyä, vaan edistää myös liiketoiminnan yleistä menestystä ja toiminnan tehokkuutta.