Effektives Management von Warengruppen im Beschaffungswesen

Fragen Sie sich, wie Beschaffungsexperten die große Bandbreite an Produkten und Dienstleistungen besser strukturieren können? 

In diesem Fall ist das Category Management eine wirkungsvolle Strategie, um Ihren Beschaffungsprozess zu organisieren und effizienter zu gestalten.

Was ist Category Management in der Beschaffung? 

Dabei handelt es sich um eine ausgeklügelte Warengruppenstrategie, bei der ähnliche Produkte oder Dienstleistungen in Gruppen eingeteilt und separat verwaltet werden. Auf diese Weise können Beschaffungsexperten verschiedene Marktsegmente einfacher analysieren und effizienter nutzen.

Das moderne Warengruppenmanagement bietet viele Vorteile. Category Management gewährleistet nicht nur Kosteneffizienz, sondern steigert auch die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen, indem es die optimale Nutzung von Ressourcen sicherstellt.

Eine wichtige Anmerkung: Verwechseln Sie Category Management nicht mit strategischer Beschaffung. Strategische Beschaffung ist ein taktischer Ansatz, der darauf abzielt, Waren und Dienstleistungen zu den besten Konditionen für den unmittelbaren Bedarf eines Unternehmens zu beschaffen.

Im Gegensatz dazu ist das Category Management eine umfassend ausgerichtete Strategie, die über die reinen Kosten hinausgeht und sich mit der langfristigen Verwaltung von Produkt- oder Dienstleistungskategorien beschäftigt.

Wir werden uns nun mit den folgenden Themen befassen:  

1. Warengruppe Beispiele im Beschaffungswesen
2. Die Implementierung eines Warengruppenmanagements in 4 Schritten 
3. Bewährte Praktiken für effektives Category Management
4. Hürden bei der Einführung von Category Management

Warengruppe Beispiele im Beschaffungswesen

Warengruppen sind Gruppierungen von Produkten oder Dienstleistungen, die gemeinsame Merkmale aufweisen und von ähnlichen Angeboten und Nachfragen beeinflusst werden. Zudem werden sie von vergleichbaren Lieferanten bezogen. Die Kategorisierung von Warengruppen wird durch die Eigenheiten Ihrer Branche, die Struktur Ihrer Beschaffungseinheit, die Ausgabenmuster und den allgemeinen Markt geprägt.

Beim Category Management geht es darum, Produkte und Dienstleistungen in verschiedene Kategorien einzuteilen, um eine effiziente Beschaffung und Verwaltung zu ermöglichen. Eine zentrale Unterscheidung dabei ist die zwischen “direkten” und “indirekten” Kategorien.

Unter direkten Kategorien versteht man Rohstoffe, die für das Hauptprodukt oder die Kernleistung Ihres Unternehmens unerlässlich sind. Zum Beispiel könnten in der Lebensmittelindustrie die Hauptzutaten für ein bestimmtes Gericht dazu gehören.

Auf der anderen Seite fallen unter indirekte Kategorien alle Vorräte, Werkzeuge und Maschinen, die für den täglichen Betrieb notwendig sind, jedoch nicht in das Endprodukt eingehen. In der Lebensmittelherstellung könnten dies beispielsweise Artikel wie persönliche Schutzausrüstung und Reinigungsmittel sein. Diese tragen zwar nicht direkt zur Herstellung von Lebensmitteln bei, sind jedoch unerlässlich für sichere und effiziente Produktionsprozesse.

Es ist wichtig zu berücksichtigen, dass die Definition und der Inhalt von direkten und indirekten Kategorien je nach Branche unterschiedlich sein können.

Die Implementierung eines Warengruppenmanagements in 4 Schritten 

Wie bereits erwähnt, ist Category Management ein strategischer Ansatz, der sicherstellen soll, dass alle Ausgaben für die verschiedenen Warengruppen optimal und effizient koordiniert werden. 

Im Weiteren finden Sie einen praktischen Leitfaden für die erfolgreiche Implementierung des Category Managements in vier Schritten:

1. Kategorisierung: Der erste Schritt im Warengruppenmanagement besteht darin, die Ausgaben in klar definierte Kategorien und Unterkategorien zu unterteilen. In einem Unternehmen, das Lebensmittel herstellt, könnten die Ausgaben beispielsweise in die Kategorien “Rohstoffe”, “Verpackung” und “Logistik” gegliedert werden. Unter “Rohstoffe” könnten weitere Unterkategorien wie “Getreide”, “Molkereiprodukte” und “natürliche Konservierungsstoffe” aufgeführt sein.
   

2. Konsolidierung: In nächsten Schritt werden ähnliche Anforderungen gebündelt, um die Vorteile des Großeinkaufs zu nutzen, der zu geringeren Transaktionskosten und besseren Bedingungen mit den Lieferanten führen kann. Nehmen wir ein Bauunternehmen, das an mehreren Standorten tätig ist. Anstatt für jede Baustelle einzeln Sicherheitsausrüstungen zu bestellen, könnte das Unternehmen diese Bestellungen in einer Großbestellung zusammenfassen.
   

3. Standardisierung: Durch Standardisierung wird sichergestellt, dass verschiedene Teams oder Abteilungen bei der Beschaffung auf die gleiche Weise vorgehen. Diese Einheitlichkeit erleichtert die Überwachung, Verfolgung und Verbesserung der Vorteile im gesamten Unternehmen. Ein Unternehmen, das über verschiedene Standorte verfügt, könnte z. B. den Ablauf der Beschaffung von Maschinenkomponenten vereinheitlichen.
   

4. Lieferantenbetreuung: Die Entwicklung enger Beziehungen zu Lieferanten geht über die einfache Transaktionsabwicklung hinaus und fördert die Zusammenarbeit, offenes Feedback und Innovation. Die Beziehung mit Lieferanten ist nicht nur auf Transaktionen beschränkt, sondern beruht auch auf gegenseitigem Vertrauen und einer gemeinsamen Vision für zukünftige Zusammenarbeit.
   

5. Auslagerung: Indem ein Unternehmen externe Fachleute für Aufgaben heranzieht, die nicht zu den Schwerpunkten des Unternehmens gehören, können die internen Teams ihre Ressourcen und Zeit auf die Aufgaben konzentrieren, für die sie qualifiziert sind. Stellen Sie sich ein Lebensmittelunternehmen vor, das Bio-Getränke herstellt. Selbst wenn das Unternehmen regelmäßig natürliche Zutaten beschafft und darin erfahren ist, können technische Herausforderungen in der indirekten Beschaffung zu erheblichen Engpässen führen. Die Auslagerung von Wartung, Reparatur und Betrieb (MRO) an einen spezialisierten Partner ermöglicht es dem Unternehmen, seine Produktionslinien optimal aufrechtzuerhalten und gleichzeitig vom Fachwissen des Partners zu profitieren.

Insgesamt ist das Category Management darauf ausgerichtet, Warengruppenstrategien zu entwickeln, die im Einklang mit den übergeordneten Zielen Ihres Unternehmens stehen, anstatt sich lediglich auf Einkäufe zu beschränken. Diese Herangehensweise optimiert nicht nur betriebliche Abläufe, sondern fördert auch Innovation, stärkt Partnerschaften und positioniert Ihr Unternehmen für anhaltenden Erfolg und Nachhaltigkeit.

Bewährte Praktiken für effektives Category Management

Um das Warengruppen Management optimal zu nutzen, ist eine Kombination bewährter Strategien erforderlich.

Hier sind einige wichtige bewährte Richtlinien für Ihr Category Management:

1. Dokumentieren Sie Ihren Beschaffungsprozess: Der Beschaffungsprozess ist eine systematische Abfolge von Schritten, die ein Unternehmen durchführt, um Waren und Dienstleistungen zu beschaffen. Eine klare schriftliche Dokumentation des Prozesses erstreckt sich von der Bedarfsermittlung bis zum Vertragsabschluss. Diese Dokumentation dient als Referenz und Leitfaden für alle Beteiligten. In der Fertigung kann dies bedeuten, dass jeder Schritt, angefangen bei der Materialbeschaffung und der Lieferantenbewertung bis hin zur abschließenden Qualitätsprüfung vor der Produktmontage, im Detail beschrieben wird. Dies gewährleistet Einheitlichkeit und die Einhaltung festgelegter Standards.
   

2. Ausarbeitung einer soliden Warengruppenstrategie: Eine Warengruppenstrategie bezieht sich auf die strategische Planung und Verwaltung einer spezifischen Beschaffungskategorie, um sie mit den allgemeinen Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. Dabei geht es darum, klare Ziele für diese Kategorie zu definieren und den Weg zu skizzieren, wie diese Ziele erreicht werden sollen. Zum Beispiel könnte ein Bauunternehmen eine Kategoriestrategie entwickeln, indem es die Auswahl der zu beschaffenden Materialien festlegt, dabei Faktoren wie Nachhaltigkeit, Kosten und Langlebigkeit berücksichtigt und diese Entscheidungen mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang bringt.
   

3. Effektive Warengruppenstrategie durch Marktkenntnisse: Um Kategorien effektiv zu verwalten, ist es wichtig, die Marktdynamik, Trends und Herausforderungen jeder Kategorie zu verstehen. Dazu müssen Sie kontinuierlich recherchieren und auf dem neuesten Stand bleiben. Dies kann bedeuten, dass Sie Preisschwankungen, saisonale Nachfrage und technologische Fortschritte bei Geräten verfolgen, um sicherzustellen, dass Sie bei der Beschaffung informierte Entscheidungen treffen.
   

4. Pflege von Lieferantenbeziehungen: Ein umfassendes Category Management geht über den bloßen Einkauf hinaus und legt großen Wert auf den Aufbau und die Pflege enger Beziehungen zu Lieferanten. In Situationen, in denen ein Unternehmen beispielsweise bei der Herstellung von Lebensmitteln auf einen bestimmten Lieferanten für eine wichtige Zutat angewiesen ist, gewährleistet eine gute Geschäftsbeziehung eine kontinuierliche Qualität, pünktliche Lieferungen und potenziell bessere Preise oder Vertragskonditionen.
   
   
5. Lieferantenbewertung und -überwachung: Es ist entscheidend, die Leistung der Lieferanten kontinuierlich zu bewerten und zu überwachen, um zu gewährleisten, dass sie die vereinbarten Standards und Leistungen erfüllen. Wenn beispielsweise ein Lieferant im Bauwesen wiederholt Lieferfristen für wichtige Materialien verpasst, kann dies das gesamte Projekt verzögern. Regelmäßige Bewertungen sind eine wichtige Methode, um solche Probleme proaktiv anzugehen und für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen.
   
   
6. Integration von Category Management Software und Automatisierung: Indem Sie eine Category Management Software integrieren, verbessern und automatisieren Sie Prozesse, was wiederum zu einer erhöhten Effizienz führt. Dank dieser Software behalten Sie Ihren Lagerbestand im Blick, können die zukünftige Nachfrage vorausschauend planen und Beschaffungen effizient über verschiedene Produktionsstandorte hinweg koordinieren. Das Ergebnis? Ein reibungsloser und datengesteuerter Ablauf, besseren betrieblichen Ergebnissen führt, wie z. B. Kosteneinsparungen, verbesserte Lieferzeiten und maximale Ressourcennutzung.
   
   

Hürden bei der Einführung von Category Management

Wenn Unternehmen ihr Beschaffungswesen optimieren und den größtmöglichen Nutzen erzielen möchten, haben sie Hürden zu meistern.

Nachfolgend finden Sie die fünf gängigsten Herausforderungen, auf die Sie vorbereitet sein sollten, wenn Sie Category Management in Ihre Beschaffungsstrategie integrieren möchten: 

1. Zeit und Engagement investieren: Eine effektive Warengruppenstrategie ist keine einmalige Maßnahme, sondern eine sich fortlaufende Strategie, die von einer guten, aktiven Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen abhängt. In Unternehmen, in denen Mitarbeiter noch nicht mit diesem Ansatz vertraut sind, wird eine steile Lernkurve erwartet. Um sicherzustellen, dass alle mit an Bord sind, sind Schulungen, Workshops und kontinuierliche Weiterbildungen erforderlich. Dies erfordert einen erheblichen Zeitaufwand und Engagement.
   

2. Herausforderungen bei der Datentransparenz: Eine zuverlässige Datenbasis bildet das Fundament des Category Managements. Allerdings kann die Weigerung von Herstellern oder Partnern, wesentliche Daten bereitzustellen, das Category Management erheblich beeinträchtigen. Zum Beispiel könnte ein Lieferant entscheidende Informationen zurückhalten, wodurch das Beschaffungsteam gezwungen wird, Entscheidungen auf der Grundlage unvollständiger Informationen zu treffen. Daher ist es wichtig, fundierte Partnerschaften mit allen Beteiligten aufzubauen und die gegenseitigen Vorteile des Datenaustauschs und offener Kommunikationswege zu betonen.
   

3. Keine universelle Lösung: Während die Vorteile des Category Managements im Beschaffungsbereich für große Organisationen offensichtlich sind, sollte beachtet werden, dass dieser Ansatz nicht für jede Organisation gleich geeignet ist. Kleinere Unternehmen mit begrenzten Produktkategorien und Ressourcen könnten eventuell eine maßgeschneiderte Lösung benötigen, die besser zu ihren Bedürfnissen passt. Daher ist es wichtig, die individuellen Anforderungen Ihrer Organisation zu bewerten, bevor Sie eine Entscheidung treffen.
   

4. Die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen: Ein entscheidendes Element für erfolgreiches Warengruppenmanagement besteht darin, eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen dem Finanzteam und der Betriebsabteilung zu etablieren. Allerdings bringen die unterschiedlichen Perspektiven und Interessen dieser Abteilungen oft Herausforderungen mit sich. Zum Beispiel könnten die Ansichten eines Mitarbeiters zu logistischen Belangen Verzögerungen oder Schwierigkeiten für Ihre Strategie bedeuten. Dieses Problem kann angegangen werden, indem von Anfang an ein kooperatives Umfeld geschaffen wird. Organisieren Sie interdisziplinäre Workshops und Meetings, um die gemeinsamen Ziele des Category Management zu erläutern und sicherzugehen, dass jedes Team die Vorteile erkennt und sich auf die übergeordneten Ziele konzentriert.
   

5. Warengruppen gezielt kategorisieren: In einem sich ständig verändernden Marktumfeld ist eine präzise Kategorisierung entscheidend für ein effizientes Category Management. Doch ohne das erforderliche Fachwissen oder die geeigneten Werkzeuge kann dies zu einer anspruchsvollen Aufgabe werden. Falsche Kategorisierungen können zu ineffizienter Ressourcenallokation und unvorteilhafter Strategien führen. Es ist ratsam, Ihre Teams mit modernen Kategorisierungstools und Software auszustatten. Wenn internes Fachwissen fehlt, können Sie externe Berater hinzuziehen, die auf Category Management spezialisiert sind. Diese Experten können Ihr Team bei der Einrichtung und mit Schulungen unterstützen. 
   

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass Category Management bessere Beschaffungsmethoden und Gewinne ermöglicht, aber auch Herausforderungen mit sich bringt. Wenn Sie diese Hürden erfolgreich meistern, können Sie von einer umfassenden Automatisierung und positiven Ergebnissen profitieren.

Fazit

Category Management ist ein äußerst wirkungsvoller Ansatz im Beschaffungsbereich. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Prozesse zu optimieren, robuste Lieferantenbeziehungen aufzubauen und letztendlich sowohl Ihre Gewinne zu steigern als auch Kosten zu senken.

Selbstverständlich gibt es einige Herausforderungen zu bewältigen, aber die potenziellen Vorteile überwiegen diese bei Weitem.

Seien Sie sich bewusst, dass Category Management keine einmalige Maßnahme darstellt. Es geht darum, nicht nur kurzfristige Ziele zu erreichen, sondern auch langfristige Strategien zu entwickeln und aufrechtzuerhalten. Warengruppenmanagement erfordert aktive Zusammenarbeit, datengestützte Entscheidungsfindung und vor allem ein kontinuierliches Engagement für Verbesserungen.

Wenn Sie diese Methode erfolgreich anwenden, werden Sie Ihre Beschaffungsprozesse verbessern und die Grundlage für langfristigen Erfolg schaffen.