Mitä on kategoriajohtaminen hankinnoissa?

Oletko koskaan miettinyt, miten hankintatiimit onnistuvat virtaviivaistamaan hankintaprosessin käsitellessään suurta määrää erilaisia tuotteita ja palveluita?

Jos näin on, kategoriajohtaminen saattaa olla se puuttuva strategia, jonka avulla voit tuoda järjestystä ja tehokkuutta yrityksesi hankintaprosessiin.

Joten, mitä kategoriajohtaminen hankinnoissa tarkalleen on?

Kategoriajohtaminen on hienostunut hankintastrategia, jonka avulla samankaltaiset tuotteet tai palvelut niputetaan yhteen, jolloin niistä muodostuu hankintaluokka. Hankintaluokkia hallitaan omina yksiköinään. Tämä lähestymistapa tarjoaa hankinnan ammattilaisille loistavan mahdollisuuden hankintaprosessin kehittämiseen sekä tilaisuuden arvioida ja hyödyntää tehokkaammin erilaisia markkinasegmenttejä.

Kategoriajohtamisen hyödyt ovat moninaiset. Kustannustehokkuuden ja sekä tuotteen että palvelun laadun parantamisen lisäksi se myös varmistaa, että resursseja käytetään parhaalla mahdollisella tavalla.

Tässä kuitenkin varoituksen sana: älä sekoita kategoriajohtamista strategiseen hankintaan. Strateginen hankinta on taktinen lähestymistapa, jonka avulla pyritään hankkimaan tavaroita ja palveluita optimaalisilla kustannuksilla yrityksen välittömiin tarpeisiin. Kategoriajohtaminen sen sijaan on laajempi, jatkuva strategia, joka ei keskity vain kustannuksiin, vaan syventyy lisäksi tuotteiden tai palveluiden hankintakategorioiden pitkäaikaiseen hallintaan.

Tässä artikkelissa käsittelemme seuraavia aiheita:

1. Mitä ovat hankintaluokat?
2. Kategoriajohtamisen 4 vaihetta
3. Tehokkaan kategoriajohtamisen parhaat käytännöt 
4. Kategoriajohtamisen haasteet

Mitä ovat hankintaluokat?

Hankintaluokka tai hankintakategoria on erityinen tuotteiden tai palveluiden ryhmä. Samassa luokassa olevat tuotteet ja palvelut jakavat toistensa kanssa samankaltaisia ominaisuuksia. Ne ovat myös samankaltaisten tarjonta- ja kysyntädynamiikkojen vaikutusten alaisia, ja ne hankitaan yleensä samankaltaisilta toimittajilta. Tämä luokittelu muotoutuu monien tekijöiden vaikutuksesta. Esimerkiksi yrityksesi teollisuudenalan erityispiirteet, yrityksen hankintaorganisaation rakenne, kulutusmallit ja markkinan yleinen tilanne ovat näitä tekijöitä. Kustakin kategoriasta ja sen hankinnoista voidaan nimetä vastaamaan kategoriapäällikkö.

Kategoriajohtamisen ytimessä on perustavanlaatuinen ero suorien ja epäsuorien kategorioiden välillä.

Suorat kategoriat kattavat kaikki sellaiset raaka-aineet, jotka ovat olennainen osa yrityksesi ydintuotetta tai -palvelua. Esimerkiksi elintarviketeollisuudessa tämä voisi tarkoittaa pääainesosia tai raaka-aineita, joita käytetään tietyn ruokalajin tai tuotteen valmistamiseen.

Epäsuorat kategoriat sisältävät kaikki ne tarvikkeet, työkalut ja koneet, jotka ovat välttämättömiä yrityksesi päivittäiselle toiminnalle, mutta eivät kuulu itse lopputuotteeseen. Elintarviketeollisuuden kontekstissa tämä voisi tarkoittaa esimerkiksi henkilönsuojaimia ja siivoustarvikkeita. Vaikka nämä tuotteet eivät ehkä suoraan vaikuta elintarvikkeen valmistukseen, ne ovat välttämättömiä yrityksesi turvallisia ja tehokkaita tuotantoprosesseja varten.

Lopuksi muistathan, että nämä suorat ja epäsuorat kategoriat eivät ole yleispäteviä. Niiden määritelmä ja sisältö saattaa vaihdella teollisuudenalan mukaan.

Kategoriajohtamisen 4 vaihetta

Kuten aiemmin mainittiin, kategoriajohtaminen on strateginen lähestymistapa, jonka tavoitteena on varmistaa, että jokainen kulu – olipa kyseessä sitten laaja kategoria tai erikoistunut alaluokka – on optimoitu ja hallittu tehokkaasti.

Tässä on käytännöllinen nelivaiheinen opas tämän lähestymistavan onnistuneeseen toteuttamiseen:

1. Luokittelu: Kategoriajohtamisen ensimmäinen vaihe liittyy kulujen jakamiseen tunnistettaviin luokkiin ja alaluokkiin. Elintarviketeollisuuden syrityksessä kulut voitaisiin luokitella ”Raaka-aineiden”, ”Pakkausmateriaalien” ja ”Logistiikan” alle. ”Raaka-aineiden” alla voisi olla edelleen lisää alaluokkia, kuten esimerkiksi ”Viljat”, ”Maitotuotteet” ja ”Luonnolliset säilöntäaineet”.
   

2. Yhdistäminen: Tässä vaiheessa tunnistetaan ja kootaan yhteen samankaltaisia tuotteiden vaatimuksia, jotta voidaan hyödyntää suurien tilausmäärien tuomia etuja. Tämä voi johtaa pienempiin transaktiokustannuksiin ja samalla myös parempiin ehtoihin toimittajien kanssa. Otetaan esimerkiksi rakennusyhtiö, joka toimii usealla toimipaikalla. Sen sijaan, että joka toimipaikka tilaa erikseen turvavarusteita, yhtiö voi yhdistellä nämä tilaukset yhdeksi suureksi tilaukseksi.
   

3. Standardointi: Standardointi varmistaa, että yrityksen kaikkien tiimien tai osastojen välillä on yhdenmukainen lähestymistapa hankintoihin. Tämä johdonmukaisuus auttaa sinua seuraamaan, valvomaan ja optimoimaan etuja koko organisaatiossa. Tuotantoyritys, jolla on tehtaita eri sijainneissa, saattaisi standardoida esimerkiksi koneen osien hankintaprosessin.
   

4. Toimittajasuhteen Hallinta: Pelkkien transaktioiden sijaan on tärkeää luoda vahvat suhteet toimittajiin. Tämä rohkaisee yhteistyöhön, avoimeen palautteeseen ja innovaatioon. Vahva yhteys toimittajaan tarjoaa ajantasaisten toimitusten lisäksi myös mahdollisuuden yhteistyön kehittämiseen pitkällä aikavälillä.
   

5. Ulkopuolisen Palvelun Käyttäminen: Organisaatiosi omien ydintaitojen ulkopuolella olevien alueiden tunnistaminen ja ulkopuolisen avun hakeminen niihin voi tuoda yrityksellesi alan erityistuntemusta, joka mahdollistaa sisäisten tiimien keskittymisen omiin päävastuisiinsa. Otetaan esimerkiksi elintarviketeollisuuden yritys, joka valmistaa luomujuomia. Vaikka heidän pääosaamisensa on luonnollisten ainesosien hankkimisessa, epäsuorien hankintakategorioiden tekniset seikat saattavat johtaa yrityksessä merkittäviin pullonkauloihin. Heidän yrityksensä MRO(Maintenance, Repair, Operating)-toimintojen ulkoistaminen asiaan erikoistuneelle kumppanille mahdollistaa optimaalisen tuotantolinjojen ylläpidon samalla, kun hyödytään kumppanin erikoistuneesta tietämyksestä.

Kategoriajohtaminen keskittyy pelkkien ostojen tekemisen sijaan luomaan suunnitelmia, jotka ovat linjassa yrityksesi suurempien tavoitteiden kanssa. Tämä lähestymistapa ei ainoastaan tehosta toimintoja, vaan myös edistää innovaatiota, vahvistaa kumppanuuksia ja asettaa organisaatiollesi sopivat puitteet pitkän aikavälin menestykseen ja kestävyyteen.

Tehokkaan kategoriajohtamisen parhaat käytännöt 

Kategoriajohtamisen koko potentiaalin hyödyntäminen vaatii hyväksi havaittujen strategioiden yhdistelmää.

Tässä ovat parhaat käytännöt, jotka tehostavat kategoriajohtamistasi:

1. Dokumentoi Hankintaprosessisi: Hankintaprosessi on systemaattinen sarja toimia, joita yritys tekee tavaroita ja palveluita hankkiessaan. Selkeästi dokumentoitu prosessi tarkoittaa jokaisen vaiheen kuvaamista kirjallisessa muodossa, aina tarpeiden tunnistamisesta sopimuksen viimeistelyyn. Tämä dokumentaatio toimii viitteenä ja oppaana sidosryhmille. Valmistusteollisuudessa tämä saattaa esimerkiksi sisältää yksityiskohtaiset vaiheet tarvikkeiden hankintaan ja toimittajien vertailuun tai esimerkiksi tuotteen laadunvarmistukseen ennen lopullista kokoamista. Dokumentoitu prosessi varmistaa prosessin yhdenmukaisuuden ja sen noudattamisen asetettujen standardien mukaisesti. Näin voidaan varmistua siitä, että jokainen kategoriapäällikkö on tietoinen ohjeistuksesta ja toimii sen mukaisesti.
   

2. Laadi Vahva Luokkastrategia: Luokkastrategialla tarkoitetaan tietyn hankintaluokan suunnittelua ja hallintaa yrityksesi laajempien liiketoimintatavoitteiden mukaisesti. Kyse on siitä, mitä halutaan saavuttaa kyseisessä luokassa ja miten se aiotaan tehdä. Rakennusyritykselle tämä saattaa esimerkiksi tarkoittaa käytettävien materiaalien määrittämistä ottaen huomioon tekijät, kuten vastuullisuus, kustannukset ja kestävyys, ja näiden valintojen sovittamista yrityksen tavoitteisiin.
   

3. Syvenny Luokan Yksilöllisiin ominaisuuksiin: Kategorioiden tehokasta hallintaa varten on tärkeä ymmärtää perusteellisesti kategoriaa koskeva markkinadynamiikka, trendit ja haasteet. Tämä vaatii jatkuvaa tutkimusta ja tietojen päivittämistä. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi hintamuutosten, kausiluonteisen kysynnän ja laitealan teknologisten edistysaskeleiden ymmärtämistä.  Näin voidaan varmistaa, että hankintapäätökset ovat ajankohtaisia ja tietoon perustuvia.
   

4. Hoida Toimittajasuhteita: Pelkkien ostojen lisäksi tehokas kategoriajohtaminen korostaa vahvojen suhteiden luomista ja ylläpitämistä toimittajiin. Elintarviketeollisuuden kontekstissa, jos yritys esimerkiksi nojautuu tiettyyn toimittajaan keskeisen ainesosan osalta, hyvän suhteen ylläpitäminen takaa johdonmukaisen laadun, ajallaan tapahtuvat toimitukset ja mahdollisesti paremmat hinnat tai sopimusehdot.
   
   
5. Tarkkaile toimittajiesi suoriutumista: On välttämätöntä jatkuvasti arvioida ja seurata toimittajien suoriutumista, jotta voidaan varmistaa, että toimittajat täyttävät ennalta sovitut standardit. Esimerkiksi, jos rakennusalan toimittaja jatkuvasti toimittaa välttämättömiä tarvikkeita myöhässä sovitusta toimitusikkunasta, voi kokonainen projekti viivästyä. Säännölliset arvioinnit auttavat ennakoimaan tällaisia ongelmia ja varmistamaan yrityksesi sujuvan toiminnan.

Integroi kategoriajohtamisen ohjelmisto & automaatio: Teknologian sisällyttäminen kategoriajohtamiseen mahdollistaa prosessien virtaviivaistamisen ja automatisoinnin tehokkuuden saavuttamiseksi. Kategoriajohtamisen ohjelmistoon turvautuminen voi auttaa yritystäsi seuraamaan varastoa, ennustamaan kysyntää ja varmistamaan ajankohtaisen hankinnan eri tuotantopaikoissa, tehden koko prosessista tehokkaamman ja datavetoisen.

Haasteet kategoriajohtamisen toteuttamisessa

Kun yritykset pyrkivät tehostamaan hankintojaan ja maksimoimaan kustannustehokkuutta, ne kohtaavat usein monenlaisia haasteita.

Tässä ovat 5 yleisintä haastetta, joihin sinun tulisi varautua integroidessasi kategoriajohtamista hankintastrategiaasi:

1. Ajan ja Sitoutumisen Investointi: Vankka kategoriajohtaminen ei ole vain kertaluonteinen lähestymistapa, vaan se on jatkuvasti kehittyvä strategia, joka nojaa aktiiviseen yhteistyöhön eri osastojen kesken. Organisaatioille, joiden työvoima ei ole vielä perehtynyt kategoriajohtamisen nyansseihin, edessä on jyrkkä oppimiskäyrä. Kaikkien mukaan saaminen tarkoittaa koulutustilaisuuksien, työpajojen ja jatkuvan oppimisen suunnittelua, mikä vaatii huomattavaa aikaa ja sitoutumista.
   

2. Datan Läpinäkyvyys: Kategoriajohtaminen perustuu tarkkaan dataan. Kuitenkin tilanteissa, joissa valmistajat tai kumppanit ovat haluttomia jakamaan keskeistä tietoa, kategoriajohtamisen perusta horjuu. Toimittaja saattaa esimerkiksi pidättäytyä jakamasta tiettyjä tietoja, jolloin hankintatiimi tekee päätöksiä puutteellisen tiedon perusteella. Rakenna siis vahvoja kumppanuuksia kaikkien sidosryhmien kanssa ja korosta datan jakamisen ja avoimen kommunikoinnin molemminpuolisia etuja.
   

3. Ei kaikille sopiva ratkaisu: Vaikka kategoriajohtamisen hyödyt hankinnassa ovat kiistattomia suurille organisaatioille, tämä lähestymistapa ei kuitenkaan sovi kaikille. Pienemmät toimijat, joilla on rajoitetusti tuotekategorioita ja resursseja, saattavat kokea kategoriajohtamisen ylivoimaiseksi ja vähemmän tehokkaaksi. On tärkeää, että arvioit organisaatiosi sopivuutta ennen kuin syöksyt suoraan toteuttamisvaiheeseen.
   

4. Monialaisuuden ongelma: Onnistuneen kategoriajohtamisen avain on saavuttaa monialainen yhdenmukaisuus aina rahoitusosastosta toimintayksikköön saakka. Eri osastojen moninaisten näkökulmien ja etujen yhteensovittaminen tuo kuitenkin omat haasteensa. Esimerkiksi logistiikan sidosryhmällä saattaa olla varautuneisuutta, joka voi viivästyttää tai horjuttaa strategiaasi. Voit puuttua tähän luomalla yhteistyöhön perustuvan ympäristön alusta alkaen. Järjestä osastojen välisiä työpajoja ja kokouksia, joissa hahmotellaan kategoriajohtamisen yleisiä tavoitteita, varmistaen, että jokainen tiimi tunnistaa sen hyödyt ja sitoutuu laajempiin tavoitteisiin.
   

5. Luokittelun Navigointi: Markkinoiden dynaamisuus vaatii yrityksiltä tarkkaa luokittelua tehokasta kategoriajohtamista varten. Riittävän asiantuntemuksen tai työkalujen puuttuminen voi kuitenkin tehdä tästä vaikeaa. Luokitteluvirheet voivat johtaa jatkuvaan tehottomuuteen resurssien allokaatiossa ja strategian muodostamisessa. Varusta tiimisi huippuluokan luokittelutyökaluilla ja -ohjelmistoilla. Jos talon sisäinen asiantuntemus puuttuu, harkitse erikoistuneiden ulkopuolisten konsulttien palkkaamista kategoriajohtamiseen. Tämä ohjaa alkuvaiheen perustamista ja tarjoaa koulutusta aiheesta koko yritykselle. Tämä ennakoiva lähestymistapa varmistaa sujuvamman ja tehokkaamman luokitteluprosessin, raivaten tietä vahvemmalle kategoriajohtamisen strategialle.

Yhteenvetona voidaan sanoa, että kategoriajohtaminen tarjoaa parempia hankintamenetelmiä ja suurempia voittoja, mutta siinä on myös omat haasteensa. Kun opit tunnistamaan ja kohtaamaan nämä haasteet suoraan, pystyt sujuvasti integroimaan tämän strategian osaksi hankintaprosessiasi.

Yhteenveto  

Kategoriajohtaminen on strateginen lähestymistapa hankinnoissa. Se auttaa sinua tehostamaan yrityksesi prosesseja, rakentamaan vahvempia toimittajasuhteita ja loppujen lopuksi, parantamaan sekä tuloksia että säästöjä samanaikaisesti.

Kuten kaikki muutkin muutosta tuovat strategiat, se tuo mukanaan omat haasteensa, mutta sen potentiaaliset hyödyt voittavat haasteet moninkertaisesti.

On tärkeä muistaa, että kategoriajohtaminen ei ole vain kertaluonteinen tehtävä, vaan jatkuva strategia.  Siksi se vaatii aktiivista yhteistyötä, sitoutumista datalähtöiseen päätöksentekoon ja ennen kaikkea horjumatonta sitoutumista toiminnan jatkuvaan parantamiseen ja hankintaprosessin kehittämiseen.