Data-analytiikan voima hankintastrategiassa

Hankinta-analytiikka on prosessi, jossa kerätään ja tutkitaan hankintatietoja, joiden perusteella voidaan tehdä numeerisiin oivalluksiin perustuvia tietopohjaisia liiketoimintapäätöksiä. Tässä lähestymistavassa ei ole kyse vain luvuista ja taulukoista vaan enemmänkin tietojen hyödyntämisestä, jotta voidaan luoda selkeä kuva hankinnoista liiketoiminnassa, mikä auttaa ohjaamaan toimia ja strategiaa.

McKinsey on raportoinut, että yritykset voivat parantaa taloudellista vakauttaan ja kustannusten hallintaa hyödyntämällä tietoja varojen järkevämpään ja tehokkaampaan kohdentamiseen. Tämä käytäntö paitsi selkeyttää ja nopeuttaa päätöksentekoprosesseja, se myös antaa toimitusketjusta vastaaville olennaiset tiedot, joiden avulla he voivat päättää, milloin ja miten toimia.

Tässä artikkelissa tarkastellaan niitä perustavanlaatuisia tapoja, joilla hankinta-analytiikka voidaan ottaa käyttöön liiketoimintarakenteessa. Tavoitteena on auttaa ymmärtämään, miten ottaa hankintastrategia haltuun ja hyödyntää käsillä olevia tietoja, jotta voi paremmin ymmärtää, missä yritys on ja minne se on menossa.

Seuraavassa on aiheita, joita käsittelemme: 

1. Data-analytiikan hyödyt hankinnoissa 
2. Hankinta-analytiikan tyypit 
3. Esimerkkejä analytiikasta hankinnoissa 

Data-analytiikan hyödyt hankinnoissa 

Analytiikan hyödyntämisestä on tullut olennainen osa nykyaikaista liiketoimintaa, sillä se auttaa organisaatioita maailmanlaajuisesti käyttämään tietoja tehokkaasti päätöksenteossaan. 

Tietoanalytiikan integroiminen hankintaprosessiin tuo mukanaan lukuisia etuja, joita ovat muun muassa:

1. Parempi budjetoinnin ennustaminen ja talouden suunnittelu: Numeeriset oivallukset mahdollistavat tarkemman ymmärryksen kulutustottumuksista ja kysynnän sykleistä. Kun kerätään riittävästi tietoa aiemmasta suorituskyvystä ja markkinasuuntauksista, on helpompi ennustaa tulevia tarpeita tarkemmin. Tämän lisäksi hankintatiedot varmistavat, että budjetin hallinta on linjassa todellisten tarpeiden kanssa, mikä vähentää tarpeettomia menoja ja optimoi koko ostoprosessia.
   

2. Numeeriset näkemykset laadusta ja suorituskyvystä: Luotettava analytiikka auttaa ymmärtämään sekä toimittajien suorituskykyä että yrityksen sisäisiä toimintoja, minkä ansiosta yritys voi tarkentaa prosessejaan. Tämä saavutetaan yksilöimällä parannusta vaativat alueet ja seuraamalla tehtyjen muutosten myönteisiä vaikutuksia. Ajan mittaan tämä näkyy tehokkaampina hankintakäytäntöinä ja lisääntyneenä asiakastyytyväisyytenä. Lisäksi toinen analytiikan tuoma arvokas hyöty on mahdollisuus tehdä vertailevia analyysejä. Tämän menetelmän avulla voidaan mitata hankintojen tehokkuutta alan vertailuarvoihin tai vertailla sitä yrityksen eri yksiköissä, luokissa tai laitoksissa. Kun yritykselä on selkeä näkemys sen asemasta, se voi luoda saavutettavissa olevia tavoitteita ja luoda parhaan reitin niiden saavuttamiseksi.
   

3. Parempi riskienhallinta: Viime vuodet ovat opettaneet, että toimitusketjun häiriöitä voi tapahtua milloin tahansa. Hankinta-analytiikka mahdollistaa riskien ja hankintajärjestelmien heikkojen lenkkien tunnistamisen varhaisessa vaiheessa, minkä ansiosta voidaan laatia strategioita riskien lieventämiseksi ja mahdollisten häiriöiden hallitsemiseksi tehokkaasti. Jos esimerkiksi tietyn alueen toimittaja on altis viivästyksille, yritys voi tehdä vaihtoehtoisia järjestelyjä etukäteen.
   

4. Konsolidointimahdollisuuksien havaitseminen. Yksi hankinta-analytiikan vähemmän käsitellyistä mutta erittäin arvokkaista näkökohdista on konsolidointimahdollisuuksien tunnistaminen. Usean datapisteen, kuten tiedonhankinnan, toimittajasuhteiden ja sopimusanalytiikan huomioon ottamalla voit tunnistaa alueet, joilla voidaan virtaviivaistaa yhteistyötä. Yritys voi esimerkiksi havaita päällekkäisiä toimia, joita yhdistämällä voidaan vähentää monimutkaisuutta ja leikata kustannuksia. Yhdistäminen voi myös lisätä ostovoimaa toimittajiin nähden, mikä voi johtaa edullisempiin ehtoihin.

Hankinta-analytiikan tyypit 

Tieto vaatii kaikessa monimuotoisuudessaan erilaisia lähestymistapoja. Tässä jaksossa käydään läpi erityyppisiä analytiikkataktiikoita, jotka on räätälöity hankinnan eri osa-alueille ja joilla kullakin on oma tehtävänsä:

1. Kuvaileva analytiikka: Kuvaileva analytiikka tarkoittaa hankintadatan analysoimiseksi sen kuvaamiseksi, mitä aiemmin on tapahtunut. Kuvaileva analytiikka on hankinta-analytiikan perustaso, joka tarjoaa selkeän näkymän aiemmasta hankintatoiminnasta. Siihen kuuluvat perustiedot, kuten kokonaiskulutukset, toimittajien suorituskyky ja sopimusanalytiikka. Kuvailevan analytiikan avulla voidaan esimerkiksi ymmärtää yrityksen kulutustottumukset edellisen tilikauden aikana.
   

2. Diagnostinen analytiikka: Diagnostisessa analytiikassa analyysi viedään pidemmälle tulkitsemalla hankintatietoja, jotta ymmärretään, miksi jokin asia on tapahtunut aiemmin. Tämä analyysi syventyy datan taustalla oleviin syihin ja suhteisiin. Jos kuvaileva analytiikka kertoo, että tietyn toimittajan suorituskyky laski, diagnostinen analytiikka voi auttaa selvittämään, miksi näin tapahtui; syynä voi olla esimerkiksi sopimusehtojen tai markkinaolosuhteiden muuttuminen.
   

3. Ennustava analytiikka: Ennustava analytiikka tarkoittaa sitä, kun datan trendejä ja malleja käytetään ennustamaan tulevaa hankintasuorituskykyä. Tämä lähestymistapa tarjoaa ennusteita tulevista tuloksista hyödyntämällä historiatietoja ja tilastollisia algoritmeja. Jos havaitaan kausittainen trendi tiettyjen materiaalien hankinnassa, ennakoiva analytiikka voi auttaa ennustamaan kyseisten materiaalien kysynnän tulevalla kaudella, mikä mahdollistaa paremman varastonhallinnan.
   

4. Ohjaava analytiikka: Ohjaava analytiikka on edistynein hankinta-analytiikan muoto, joka ei vain ennusta tulevia tuloksia, vaan antaa suosituksia siitä, miten mahdollisia tulevia skenaarioita voidaan käsitellä. Tämäntyyppinen analytiikka auttaa päätöksentekoa ehdottamalla erityisiä toimia. Siinä missä ennakoiva analytiikka esimerkiksi ennustaa, että keskeisestä komponentista tulee pulaa, ohjaava analytiikka voi suositella vaihtoehtoisia toimittajia tai ehdottaa tuotantoaikataulujen muuttamista riskin pienentämiseksi.

Esimerkkejä analytiikasta hankinnoissa 

Hankinta-analytiikan käsitteen ymmärtäminen on vasta alkua; sen toteuttaminen käytännössä edellyttää, että tiedät, miten se ilmenee hankintaprosessisi eri osa-alueilla. 

Seuraavassa on joitakin tapoja, joilla voit hyödyntää analytiikkaa hankinnoissa:

• Kulutusanalytiikka: Tähän lähestymistapaan kuuluu menotietojen kerääminen, puhdistaminen ja analysointi. Kulutusanalytiikka tarjoaa syvällistä tietoa kulutustottumuksista ja toimittajien suorituskyvystä, mikä mahdollistaa paremmat neuvottelut ja strategisen hankinnan. Jos esimerkiksi havaitaan, että tietyn toimittajan kustannukset ovat kasvussa, sopimusehtoja voidaan neuvotella uudelleen.
  
  
• Menojen ennustaminen: Tässä lähestymistavassa hyödynnetään historiatietoja tulevien kulutustottumusten ennustamiseen, minkä ansiosta yritys voi budjetoida tehokkaasti ja hallita kassavirtaa. Kun esimerkiksi tiedetään, mitä menoja on odotettavissa, voidaan tehdä tietoon perustuvia taloudellisia päätöksiä, kuten varojen kohdentamista uusiin investointeihin.
  
  
• Kysynnän ennustaminen: Tässä lähestymistavassa ennustetaan tarvittavien tuotteiden määrää ja ajoitusta eri tekijöiden, kuten kausivaihtelun ja markkinasuuntausten, perusteella. Tarkka kysynnän ennustaminen tukee muun muassa varastonhallintaa, vähentää kirjanpitokustannuksia ja minimoi varastohävikkiä, mikä auttaa säilyttämään palvelutasot asiakkaiden kanssa.
  
  
• Ostotilausten ja maksuehtojen analytiikka: Tässä lähestymistavassa tarkastellaan ostotilauksia ja maksuehtoja trendien, vaatimustenmukaisuuden ja tehokkuuden tunnistamiseksi. Näiden näkökohtien ymmärtäminen voi parantaa toimittajasuhteita ja kassanhallintaa. Esimerkiksi maksuehtojen pidentäminen luotettavan toimittajan kanssa voi vapauttaa käteisvaroja muihin kiireellisiin tarpeisiin.
  
  
• Toimittaja-analytiikka: Tässä lähestymistavassa arvioidaan ja seurataan toimittajien suorituskykyä, mukaan lukien laatua, luotettavuutta ja hinnoittelua. Tämä on olennaisen tärkeää toimittajasuhteiden hallinnassa ja sen varmistamisessa, että ne ovat linjassa liiketoiminnan tavoitteiden kanssa (esimerkiksi toimittajan jatkuvien viivästysten tunnistaminen voi aiheuttaa muiden toimittajavaihtoehtojen etsimisen).
  
  
• Kestävyysanalytiikka: Tässä lähestymistavassa keskitytään toimitusketjun kestävyyskäytäntöjen seurantaan ja arviointiin, mikä on tärkeää ympäristösäännösten noudattamisen ja yritysten sosiaalisen vastuun tavoitteiden saavuttamisen kannalta. Toimittajan hiilijalanjäljen seuranta on keskeistä vihreisiin aloitteisiin sitoutuneelle yritykselle. Jos haluat lukea lisää siitä, millaisia mittareita kannattaa seurata, jotta voit mitata kestävyyttä hankinnoissasi, lue blogikirjoituksemme: Vihreiden hankintojen opas: Mitä kestävän kehityksen mittareita kannattaa seurata.
  
  
• Sopimusanalytiikka: Tähän lähestymistapaan kuuluu sopimusten järjestelmällinen analysointi oivallusten keräämiseksi ja velvoitteiden hallitsemiseksi, mikä auttaa varmistamaan, että molemmat osapuolet täyttävät sopimusvelvoitteet, vähentävät oikeudellisia riskejä ja edistävät terveitä liikesuhteita.
  
  
• Säästöjen elinkaarianalyysi: Tämä lähestymistapa analysoi säästöjen koko elinkaaren hankinnoissa tunnistamisesta toteutukseen seuraamalla säästöjä kussakin vaiheessa. Säästöjen elinkaarianalyysi auttaa tunnistamaan säästöjä ja varmistamaan, että hankintojen suorituskyky on linjassa liiketoiminnan kokonaistavoitteiden kanssa.

Yhteenveto

Hankinta-analytiikka on monitahoinen tieteenala, joka ulottuu eri ulottuvuuksien ennustamisesta ja riskien vähentämisestä suorituskyvyn vertailuanalyysiin ja antaa yrityksille mahdollisuuden tehdä tietoon perustuvia, strategisia päätöksiä. 

Olipa kyse sitten menneisyyden trendien ymmärtämisestä kuvailevan analytiikan avulla, tulevaisuuden suorituskykyä koskevien ennusteiden tekemisestä tai päätöksenteon edistämisestä numeeristen oivallusten avulla, siirtyminen kohti hankintojen tietopohjaista lähestymistapaa edistää tehokkuutta, vaatimusten parempaa noudattamista, ja parempia suhteita toimittajien kanssa. Nämä kaikki johtavat lopulta vahvempaan tulokseen.