Vad är kategoristyrning inom upphandling?

Har du någonsin undrat hur upphandlingsteam kan arbeta effektivt med det stora utbudet av produkter och tjänster som de hanterar? 

Om så är fallet kan kategoristyrning vara den strategi som saknas för att skapa organisation och effektivitet i din upphandlingsprocess.

Så vad är kategoristyrning inom upphandling? 

Kategoristyrning är en förfinad upphandlingsstrategi där liknande produkter eller tjänster samlas i inköpskategorier och sedan hanteras som enskilda enheter. Detta tillvägagångssätt gör det möjligt för inköpare att bedöma och utnyttja olika marknadssegment mer effektivt.

Det finns många fördelar med kategoristyrning. Från att höja produkt- eller tjänstekvaliteten och blir mer kostnadseffektiv till att säkerställa att resurser används till sin fulla potential.

Men ett varningens ord: blanda inte ihop kategoristyrning med strategisk sourcing. Strategisk sourcing är ett taktiskt tillvägagångssätt som syftar till att anskaffa varor och tjänster till en optimal kostnad för ett företags omedelbara behov. Kategoristyrning är istället en bredare, löpande strategi som ser bortom endast kostnader och går djupare in i den långsiktiga hanteringen av produkt- eller tjänstekategorier.

Här är de ämnen vi kommer att täcka i den här artikeln: 

1. Hur fungerar kategorier inom upphandling?
2. 4 steg för att implementera kategoristyrning 
3. Bästa praxis för effektiv kategoristyrning
4. Utmaningar vid implementering av kategoristyrning

Hur fungerar kategorier inom upphandling?

En upphandlingskategori är en specifik grupp av produkter eller tjänster med gemensamma egenskaper, som påverkas av liknande dynamik inom utbud och efterfrågan och som kommer från liknande leverantörer. Denna kategorisering formas av branschens specifika nyanser, inköpsorganisationens unika struktur, inköpsmönster och den allmänna marknaden.

Kärnan i denna kategoristyrning är den grundläggande distinktionen mellan direkta och indirekta kategorier.

Direkta kategorier omfattar alla råvaror som är integrerade i företagets kärnprodukt eller tjänst. Inom livsmedelsindustrin kan det till exempel handla om de primära ingredienser eller råvaror som används för att skapa en viss maträtt eller produkt.

Å andra sidan omfattar indirekta kategorier alla förnödenheter, verktyg och maskiner som behövs för den dagliga driften men som inte ingår i slutprodukten. I samband med t.ex. livsmedelstillverkning kan detta innebära artiklar som personlig skyddsutrustning och rengöringsmedel. Även om dessa artiklar kanske inte direkt bidrar till skapandet av en livsmedelsprodukt, är de ett måste för trygga och effektiva produktionsprocesser.

Som en sista anmärkning, kom ihåg att dessa direkta och indirekta kategorier inte är universella. Deras definition och innehåll kommer variera beroende på din bransch.

4 steg för att implementera kategoristyrning 

Som tidigare nämnts är kategoristyrning ett strategiskt tillvägagångssätt vars syfte är att säkerställa att varje kostnad – oavsett om det gäller en bred kategori eller en nischad underkategori – optimeras och hanteras effektivt. 

Här är en praktisk 4-stegsguide som du kan följa för att framgångsrikt implementera denna strategi:

1. Kategorisering: Det första steget i kategoristyrningen är att dela upp kostnaderna i tydliga kategorier och underkategorier. För ett livsmedelsföretag kan kostnaderna kategoriseras under “råvaror”, “förpackning” och “logistik”. Under “råvaror” kan det finnas ytterligare underkategorier så som “spannmål”, “mejeriprodukter” och “naturliga konserveringsmedel”.
   

2. Aggregering: Detta steg innebär att liknande krav konsolideras för att dra nytta av besparingar vid bulkinköp, vilket kan leda till minskade transaktionskostnader och bättre villkor med leverantörerna. Ta ett byggföretag som är verksamt på flera platser; istället för att varje arbetsplats beställer säkerhetsutrustning separat kan företaget slå samman dessa beställningar till ett större bulkinköp.
   

3. Standardisering: Standardisering säkerställer att det finns en enhetlig strategi för upphandling som sträcker sig över flera team eller avdelningar. Denna enhetlighet underlättar spårning, övervakning och förbättrar hela organisationen. Ett tillverkningsföretag med anläggningar på olika platser kan standardisera processen för anskaffning av maskindelar så att kvalitén alltid är densamma.
   

4. Hantering av relationer: Att skapa starka relationer med leverantörer uppmuntrar till samarbete, öppen feedback och innovation. En stark relation med en leverantör erbjuder mer än bara snabba leveranser och kan med tiden utvecklas till gemensamma initiativ.
   

5. Outsourcing: Att identifiera områden utanför organisationens kärnkompetens och söka extern hjälp kan ge specialiserad kunskap, och låter ditt interna team fokusera på sina primära ansvarsområden. Tänk dig ett livsmedelsföretag som tillverkar ekologiska drycker. Även om deras primära expertis är att köpa in naturliga ingredienser, kan de tekniska detaljerna kring indirekt upphandling leda till betydande flaskhalsar. Genom att outsourca underhåll, reparationer och drift (MRO) till en specialiserad partner kan de upprätthålla optimal produktion samtidigt som de drar nytta av partnerns specialkunskaper.

På det hela taget fokuserar kategoristyrning på att skapa planer som ligger i linje med företagets större mål snarare än att bara göra inköp. Detta tillvägagångssätt effektiviserar inte bara verksamheten utan främjar även innovation, stärker partnerskap och positionerar organisationen för långsiktig framgång och hållbarhet.

Bästa praxis för effektiv kategoristyrning

För att frigöra kategoristyrningens fulla potential krävs en blandning av beprövade strategier.

Här är några exempel på bästa praxis som kommer att lyfta din kategoristyrningsstrategi:

1. Dokumentera din upphandlingsprocess: Upphandling är en systematisk arbetsprocess som företag vidtar för att anskaffa varor och tjänster. Att ha en tydligt dokumenterad process innebär en detaljerad beskriva varje fas, från att identifiera ett internt behov till att slutligen skriva under ett kontrakt med en leverantör. En dokumenterad process fungerar som en referens och vägledning för intressenter. Inom tillverkning kan det till exempel handla om att beskriva stegen från inköp och jämförelse av leverantörer till den slutliga kvalitetskontrollen innan produkten monteras, för att säkerställa enhetlighet och efterlevnad av fastställda standarder.
   

2. Skapa en robust kategoristrategi: En kategoristrategi handlar om planering och hantering av en specifik upphandlingskategori för att se till att den är i linje med de övergripande affärsmålen. Det handlar om att definiera vad du planerar att uppnå inom den kategorin och hur du tänker göra det. För ett byggföretag kan det handla om att bestämma vilka typer av material de ska köpa in, att ta hänsyn till faktorer som hållbarhet, kostnad och hållbarhet och anpassa dessa val till företagets mål. 
   

3. Djupdyk inom dina kategorier: För att hantera kategorier effektivt är det viktigt att ha en grundlig förståelse för marknadsdynamiken, trenderna och utmaningarna i samband med varje kategori. Det innebär att man ständigt måste göra research och hålla sig uppdaterad. Det kan innebära att förstå prisfluktuationer, säsongsbetonade krav och tekniska framsteg inom utrustning, vilket säkerställer att dina inköpsbeslut är aktuella och välgrundade.
   

4. Vårda relationerna med din leverantörer: Utöver själva inköpen så handlar effektiv kategoristyrning om att bygga upp och upprätthålla starka relationer med dina leverantörer. Om ett företag inom livsmedelstillverkning är beroende av en viss leverantör för en viktig ingrediens kan en god relation säkerställa kontinuerlig kvalitet, leveranser i rätt tid och eventuellt bättre priser eller villkor.
   
   
5. Hantera leverantörernas prestanda: Det är viktigt att kontinuerligt utvärdera och övervaka leverantörernas prestationer för att säkerställa att de uppfyller överenskomna standarder och leveranser. Om en leverantör ständigt missar att leverera viktiga förnödenheter kan det till exempel försena hela produktionen. Regelbundna utvärderingar hjälper till att förebygga sådana problem och säkerställa en smidig drift.
   
   
6. Integration av programvara för kategoristyrning och automatisering: Att integrera mjukvaruteknik i kategoristyrningen handlar om att strömlinjeforma och automatisera processer för ökad effektivitet. Genom att förlita sig på programvara för kategoristyrning kan man spåra lager, förutsäga efterfrågan och säkerställa upphandling i rätt tid över flera olika produktionsanläggningar, vilket gör hela processen mer effektiv och datadriven.
   
   
   

Utmaningar vid implementering av kategoristyrning

När företag vill effektivisera sin upphandling och maximera värdet stöter de ofta på en rad utmaningar. 

Här är de 5 vanligaste utmaningarna som du bör förbereda dig på när du integrerar kategoristyrning i din inköpsstrategi:  

1. Investering av tid och engagemang: Ordentlig kategoristyrning är inte bara en engångsåtgärd utan en strategi som ständigt utvecklas och som bygger på aktivt samarbete mellan olika avdelningar. För organisationer med en personalstyrka som ännu inte är bekant med nyanserna i denna strategi väntar en brant inlärningskurva. Att se till att alla är med på tåget innebär att planera utbildningstillfällen, workshops och fortbildning, vilket innebär mycket tid och engagemang.
   

2. Problem med transparens av data: Kategoristyrning bygger på korrekta data. Men i situationer där tillverkare eller partners är ovilliga att dela med sig av viktiga data blir grunden för kategoristyrningen skakig. En leverantör kan till exempel undanhålla vissa uppgifter, vilket leder till att upphandlingsteamet måste fatta beslut baserade på ofullständig information. Bygg starka partnerskap med alla intressenter och betona de ömsesidiga fördelarna med att dela med sig av data och upprätta öppna kommunikationskanaler.
   

3. Inte en lösning som passar alla: Även om fördelarna med kategoristyrning inom upphandling är obestridliga för stora organisationer, är detta tillvägagångssätt inte universellt tillämpligt. Mindre enheter, med begränsade produktkategorier och resurser, kan tycka att kategoristyrning är överväldigande och mindre effektivt. Det är viktigt att du mäter den organisatoriska passformen innan du kastar dig in i implementeringsfasen.
   

4. Tvärfunktionellt dilemma: En nyckelingrediens för framgångsrik kategoristyrning är att uppnå tvärfunktionell samstämning, från finansteamet till operationsenheten. Att jonglera flera perspektiv och intressenter från olika avdelningar innebär sina egna utmaningar. Till exempel kan en intressent inom logistik ha reservationer som potentiellt kan försena eller spåra ur din strategi. Du kan adressera detta genom att främja en samarbetsvänlig miljö från början. Håll workshops och möten mellan avdelningarna för att skissera de övergripande målen för kategoristyrning, säkerställ att varje team förstår fördelarna och är i linje med de bredare målsättningarna.
   

5. Navigera inom kategorisering: Marknadens dynamiska natur kräver precis kategorisering för effektiv kategoristyrning. Dock kan avsaknaden av adekvat expertis eller verktyg göra detta till en svår uppgift. Felklassificeringar kan leda till efterföljande ineffektivitet i resurstilldelning och strategiformulering. Utrusta dina team med toppmoderna verktyg och mjukvaror för kategorisering. Om intern expertis saknas, överväg att engagera externa konsulter specialiserade på kategoristyrning för att vägleda den inledande uppsättningen och tillhandahålla utbildning. Detta proaktiva tillvägagångssätt säkerställer en mer strömlinjeformad och effektiv kategoriseringsprocess, vilket banar väg för en robustare strategi för kategoristyrning.
   

Sammanfattningsvis erbjuder kategoristyrning bättre metodik för upphandling och vinst men har sina hinder. När du lär dig att identifiera och ta itu med dessa utmaningar direkt, kommer du att kunna integrera denna strategi smidigt i din upphandlingsprocess.

Slutsats  

Kategoristyrning är ett strategiskt tillvägagångssätt inom upphandling som hjälper dig att strömlinjeforma dina processer, bygga starkare leverantörsrelationer och slutligen förbättra både vinst och besparingar.

Som alla transformativa strategier kommer det med sina egna utmaningar, men de potentiella belöningarna vida överväger hindren.

Det är dock viktigt att komma ihåg att kategoristyrning inte bara är en engångsuppgift utan en löpande strategi som kommer att kräva aktivt samarbete, ett engagemang för datadrivet beslutsfattande och framför allt ett orubbligt engagemang för kontinuerlig förbättring.

Att låsa upp den verkliga potentialen för kategoristyrning kräver en blandning av beprövade strategier.