Haben Sie sich schon einmal überlegt, welche konkreten Aufgaben in das Tätigkeitsfeld eines Beschaffungsmanagers fallen? Die Begriffe “Beschaffung” und “Einkauf” werden oft als Synonyme missverstanden, aber ihre tatsächlichen Funktionen in einem Unternehmen unterscheiden sich erheblich.
Was genau ist mit “Beschaffung” und “Einkauf” gemeint? Und worin besteht der Unterschied zwischen den Aufgaben eines Beschaffungsmanagers und eines Einkaufsmanagers?
In diesem Artikel werden wir diese unterschiedlichen Begriffe und Aufgaben genauer besprechen. Hier sind die Themen, die wir behandeln werden:
- Was ist Beschaffungsmanagement?
- Was ist ein Beschaffungsmanager?
- Procurement Manager, Purchasing Manager und Supply Chain Manager: Worin liegen die Unterschiede?
Was ist Beschaffungsmanagement?
Zusammengefasst ermöglicht ein strategisches Beschaffungsmanagement einem Unternehmen, Ressourcen effizienter zu nutzen, Risiken zu minimieren und eine nachhaltige und wettbewerbsfähige Beschaffungsstrategie zu entwickeln. Ein erfahrener Beschaffungs-, bzw. Procurement Manager sorgt dafür, dass das Unternehmen alle benötigten Materialien und Güter auf die kostengünstigste und effizienteste Weise beschafft. Das beinhaltet das Aufrechterhalten guter Beziehungen zu zuverlässigen Lieferanten, das Gewährleisten pünktlicher Lieferungen und das kontinuierliche Überwachen des Marktes, um vorteilhafte Bedingungen zu nutzen.
Ein Beschaffungsmanager in einem Lebensmittelbetrieb muss beispielsweise Lieferanten von PSA bewerten und überprüfen, ob diese den geltenden Sicherheitsvorschriften nachkommen. Dabei sollte auch die Haltbarkeit der Ausrüstung in der spezifischen Produktionsumgebung berücksichtigt werden. Zudem sorgt der Procurement Manager dafür, dass die ausgewählte PSA die Mitarbeiter wirksam schützt und gleichzeitig das Risiko einer Kontamination der Lebensmittel minimiert.
Zusätzlich dazu beinhaltet das Beschaffungsmanagement eine Vielzahl von weiteren Aufgaben, angefangen von der Marktrecherche und der Auswahl von Lieferanten bis hin zum Lieferanatenmanagement, sowie der Verwaltung von Verträgen.
Die Aufgaben eines Procurement Managers werden angesichts der sich ständig wandelnden globalen Handelslandschaft, rechtlicher Vorschriften und technologischen Entwicklungen immer komplexer. Daher erfordert das Beschaffungsmanagement verstärkte Aufmerksamkeit für Nachhaltigkeit, Ethik und Risikominderung, um eine effektive und ethisch verantwortliche Lieferkette sicherzustellen.
Was ist ein Beschaffungsmanager?
Wie bereits erwähnt, übernehmen Beschaffungsmanager eine entscheidende Rolle dabei, die richtige Balance zwischen Qualität und Kosten in den Beschaffungsplänen des Unternehmens zu finden.
Außerdem liegt es in der Verantwortung des Procurement Managers, sowohl die unmittelbaren als auch die mittelbaren Beschaffungsabläufe zu überwachen und zu steuern.
Die direkte Beschaffung bezieht sich auf den Erwerb von Gütern und Dienstleistungen, die unmittelbar in die Produkte oder Dienstleistungen einfließen, die ein Unternehmen herstellt oder anbietet. In einem Lebensmittelbetrieb würde die direkte Beschaffung beispielsweise alle Rohstoffe wie Getreide, Obst, Gemüse und Verpackungsmaterialien für Lebensmittel umfassen. Diese Bestandteile werden direkt in das Endprodukt integriert, wie in verpackten Gemüsesuppen oder Frühstücksflocken.
Die indirekte Beschaffung betrifft alles, was dazu dient, den Betriebsablauf zu unterstützen, ohne unmittelbar in das Endprodukt oder die erbrachte Dienstleistung einzufliessen. Im Fall eines Lebensmittelherstellers umfasst dies Dinge wie Werkzeuge zur Wartung von Maschinen, die für einen reibungslosen Betrieb notwendig sind, sowie Schutzausrüstung wie Handschuhe und Schutzkleidung für die Mitarbeiter. Des Weiteren gehören hierzu auch Reinigungsmittel, die für die Säuberung der Produktionsstätte und der Maschinen verwendet werden. Obwohl diese Produkte nicht direkt für den Endkunden sichtbar sind, der das Endprodukt erwirbt, spielen sie dennoch eine entscheidende Rolle bei der Herstellung dieser Produkte nach höchsten Qualitätsstandards und bei der sicheren Auslieferung an die Verbraucher.
Um erfolgreich zu sein, muss ein Procurement Manager in der Lage sein, Beschaffungsdaten zu untersuchen, gründliche Ausgabenanalysen durchzuführen und Berichte zu erstellen, die Einblicke in die Einkaufsmuster des Unternehmens bieten. Dafür sind starke analytische Fähigkeiten vonnöten. Ihre Arbeit ist von entscheidender Bedeutung für den reibungslosen Betrieb des Unternehmens, und sie arbeiten aktiv mit verschiedenen Abteilungen zusammen mit dem Ziel, dass alle Bereiche ihre spezifischen Anforderungen an die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen effektiv erfüllt bekommen. Ein weiterer Bestandteil der Aufgaben eines Procurement Managers ist die Erstellung zuverlässiger, datengestützter Prognosen.
Zusammengefasst übersteigt die Funktion des Beschaffungsmanagers die bloße Einkaufstätigkeit. Ein versierter Beschaffungsmanager entwirft Strategien, prüft Daten, erstellt Prognosen und kooperiert mit anderen Abteilungen, um zu garantieren, dass jede Investition des Unternehmens eine sinnvolle Nutzung von Ressourcen darstellt.
Procurement Manager, Purchasing Manager und Supply Chain Manager: Worin liegen die Unterschiede?
Procurement Manager, Purchasing Manager und Supply Chain Manager sind Positionen in einem Unternehmen, die sich in einigen Aspekten überschneiden, aber dennoch unterschiedliche Schwerpunkte und Tätigkeitsfelder haben.
Die Hauptverantwortung eines Procurement Managers besteht darin, die strategische Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für das Unternehmen zu leiten. Das bedeutet, dass er die kosteneffizientesten Beschaffungsmethoden für Maschinenkomponenten, Verbrauchsmaterialien wie MRO und PSA sowie andere Ressourcen für das Unternehmen auswählt und implementiert. Er überwacht üblicherweise den gesamten Lebenszyklus eines Produkts, von der ersten Bedarfsermittlung bis zur abschließenden Zahlung, mit dem Ziel eines effizienten Einkaufs.
Der Procurement Manager dagegen plant und gestaltet die langfristige Beschaffungsstrategie, während der Purchasing Manager dafür sorgt, dass die tatsächlichen Einkäufe und Bestellungen gemäß dieser Strategie effizient durchgeführt werden. Purchasing Manager sind in den Verhandlungen mit Lieferanten die Hauptansprechpartner und setzen sich dafür ein, dass das Unternehmen die bestmöglichen Bedingungen hinsichtlich der Qualität der Produkte, der Menge und des Preises erhält. In einem Produktionsunternehmen, das beispielsweise ein spezifisches Maschinenteil für seine Montagelinie benötigt, arbeitet der Beschaffungsmanager an der Festlegung der Strategie und Anforderungen für dieses Teil. Anschließend ist der Purchasing Manager derjenige, der in direktem Kontakt mit Lieferanten steht. Er verhandelt die Vertragsbedingungen aus und sorgt dafür, dass das benötigte Teil rechtzeitig und unter Berücksichtigung von Qualität und Kosten geliefert wird.
Nun, schauen wir uns den Supply Chain Manager an. Im Gegensatz zum zuvor besprochenen Procurement- und Purchasing Management konzentriert er sich nicht nur auf Beschaffung, sondern überwacht den gesamten Ablauf – angefangen bei der Bestellung von Rohstoffen bis zur Auslieferung der fertigen Produkte
Die subtilen Unterschiede zwischen diesen Rollen sind von großer Bedeutung für den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens. Auch wenn sich ihre Aufgabenbereiche möglicherweise überschneiden, vor allem in kleineren Unternehmen, repräsentiert jeder dieser Manager einen spezifischen Aspekt der geschäftlichen Anforderungen. Gemeinsam sorgen sie dafür, dass der Beschaffungsprozess von der Strategie bis zur Umsetzung nahtlos und effizient abläuft und stets auf die Ziele des Unternehmens ausgerichtet ist.
Hier sind die einzelnen Tätigkeitsfelder im Überblick:
- Procurement Manager: Dessen grundlegende Aufgabe ist für die strategische Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, sowie die Überwachung des gesamten Ablaufs von der Bedarfsermittlung bis zur Bezahlung.
- Purchasing Manager: Der Einkaufsleiter fokussiert sich auf die taktische Beschaffung von Waren und Dienstleistungen. Er verhandelt Verträge, steht in Kontakt mit Lieferanten und sorgt für die pünktliche Lieferung von hochwertigen Produkten zu angemessenen Preisen.
- Supply Chain Manager: Der Lieferketten-Manager behält den umfassenden Überblick über den gesamten Prozess, beginnend mit der Rohstoffbeschaffung und endend mit der Auslieferung der fertigen Produkte. Seine Verantwortlichkeiten umfassen Logistik, Lagerverwaltung, Vertrieb, und auch Beschaffung und Einkauf.
Fazit
Um ein ganzheitliches Bild der Beschaffungsvorgänge zu gewinnen, ist es sinnvoll, sich zunächst mit den Aufgaben von Beschaffungsmanagern, Einkäufern und Lieferkettenmanagern vertraut zu machen.
Procurement Manager übernehmen die strategische Rolle, in der sie effiziente Beschaffungswege für Waren und Dienstleistungen entwickeln und den gesamten Produktlebenszyklus überwachen.
Im Gegensatz dazu sind Purchasing Manager an der vordersten Front tätig, führen Verhandlungen und sind dabei bestrebt, die bestmöglichen Konditionen für das Unternehmen in Bezug auf Qualität und Preis zu erzielen.
Ein Supply Chain Manager ist verantwortlich für die Planung, Steuerung und Optimierung der gesamten Lieferkette eines Unternehmens. Dies beinhaltet die Koordination von Rohstoffen, Produkten und Informationen von der Beschaffung bis zur Kundenauslieferung. Ihr Ziel ist es, die Effizienz, Zuverlässigkeit und Rentabilität der Lieferkette zu maximieren, um Kundenbedürfnisse zu erfüllen und Kosten zu minimieren.
