Sind Sie schon einmal von unerwartetet hohen Ausgaben in Ihrer Beschaffungsabteilung überrascht worden?
Sie kennen das wahrscheinlich: Trotz der klaren Festlegung von bevorzugten Lieferanten und klaren Budgetgrenzen stehen Sie am Monatsende vor Quittungen von nicht genehmigten Lieferanten und Ausgaben, die Ihre sorgfältig ausgearbeiteten Beschaffungsrichtlinien über den Haufen werfen. Die Abteilungen unterschlagen dabei unbewusst die Expertise der Einkaufsabteilung und sorgen dafür, dass Einsparungspotenziale ungenutzt bleiben.
Maverick auf Deutsch bedeutet Einzelgänger. Wir klären die Frage: Was bedeutet Maverick Buying? Maverick Buying oder Maverick Spend tritt auf, wenn Abteilungen in einem Unternehmen eigenmächtig Materialien wie Büroartikel oder Dienstleistungen beschaffen, ohne sich an die vorab festgelegten Ausgabenregeln des Unternehmens zu halten oder etablierte Beschaffungskanäle zu umgehen. Das kann zu betrieblichen Ineffizienzen, erhöhten Ausgaben und potenziellen Risiken durch die Nutzung nicht autorisierter Anbieter führen.
Aber Maverick Buying ist nicht gleich Maverick Buying. Erfahren Sie jetzt welche Arten es gibt und sieben bewährte Strategien, um Ihre Beschaffungskosten unter Kontrolle zu haben und zu verhindern, dass ungeplante Ausgaben Ihr Budget gefährden oder die Effizienz Ihrer Beschaffungsprozesse beeinträchtigen.
Ganz gleich, ob Sie mit ungeplanten Kosten zu kämpfen haben oder Sie deren Ursache genauer verstehen möchten, die folgenden Themen werden ausführlich behandelt:
- Warum ist es wichtig, Ihre Ausgaben zu kontrollieren?
- Was sind die Arten und Ursachen von unregelmäßigen Ausgaben?
- 7 bewährte Methoden zur Kontrolle nicht konformer Ausgaben
Warum ist es wichtig, Ihre Ausgaben zu kontrollieren?
Fragen Sie sich, ob auch Ihr Unternehmen von den potenziellen Gefahren und erhöhten Kosten durch Maverick Buying betroffen ist und wenn ja in welchem Umfang?
Sehr wahrscheinlich ja, den die meisten Unternehmen verpassen Einsparmöglichkeiten durch Beschaffungen außerhalb der geschäftlichen Richtlinien, was überhöhte Preise für Waren oder Dienstleistungen zur Folge hat. Hinzu kommt auch, dass ist die Qualitätskontrolle bei diesen Einkäufen nicht gegeben oder unzureichend ist. Wenn sich beispielsweise der Auftraggeber für eine unbekannte Marke entscheidet, anstatt für eine bewährte, führt das im Rahmen der unkonventionellen Beschaffung sehr wahrscheinlich dazu, dass Waren von minderer Qualität geliefert werden.
Nicht unwichtig ist auch die Tatsache, dass ein solches Ausgabeverhalten die Beziehungen zu etablierten Anbietern belasten kann. Ein Verstoß gegen vereinbarte Verträge oder Richtlinien kann zu einem Vertrauensverlust führen. Wenn Sie mit unbekannten Lieferanten zusammenarbeiten, ohne sie sorgfältig zu überprüfen, könnten Sie unbeabsichtigt gegen Vorschriften und Gesetze verstoßen und rechtliche Grauzonen betreten. Das wiederum könnte schwerwiegende rechtliche und finanzielle Konsequenzen für Ihr Unternehmen haben.
Verstärkt wird dieses Problem durch den zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Die Buchhaltung muss sich mit einer Vielzahl von Transaktionen auseinandersetzen und versuchen, die Ursachen unkonventioneller Ausgaben zu entschlüsseln. Anstatt einen reibungslosen Ablauf mit etablierten Lieferanten zu haben, muss Ihr Beschaffungsteam nun zusätzlichen Aufwand betreiben, um Abweichungen aufgrund unkonventioneller Einkäufe zu klären. Das führt nicht nur zu Zeitverlust, sondern beeinträchtigt auch die Effizienz Ihres Beschaffungsteams.
Und last but not least – ungeplante Einkäufe können Ihre Budgetplanung regelrecht zunichtemachen. Wenn die Ausgaben unvorhersehbar und undurchschaubar sind, wie sollen Sie dann sicherstellen, dass Sie Ihr Budget nicht übersteigen? Eine derartige Unsicherheit erschwert die finanzielle Planung erheblich und macht die Vorausschau auf kommende Ausgaben zu einer regelrechten Herausforderung.
In der Gesamtbetrachtung mag gelegentliches Maverick Buying zwar harmlos erscheinen, aber die kumulative Wirkung dieser unkontrollierten Ausgaben kann sich negativ auf alle Bereiche Ihres Unternehmens auswirken, von den Lieferantenbeziehungen bis hin zur Gewinnmarge.
What Are The Types And Causes Of Maverick Spend
Was sind die Arten und Ursachen von unregelmäßigen Ausgaben?
Maverick-Buying kann die unterschiedlichsten Gründe haben und muss auch nicht unbedingt in böser Absicht geschehen. Es gibt mehrere Ursachen dafür, wobei sich nicht nur Personen auf der Mitarbeiterebene zum Maverick-Buying verführen lassen. Auch Leute im Vorstand oder der Geschäftsführung neigen hin und wieder zum nicht regelkonformen Einkauf. Wir haben die 3 gängigsten Arten für Sie zusammengestellt:
- Unkontrolliert & Unbekannt: Dies bezieht sich auf Transaktionen, bei denen sowohl die finanziellen Aufwendungen als auch der Lieferant im etablierten Beschaffungssystem Ihres Unternehmens nicht verzeichnet sind. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine Rechnung von einem unbekannten Lieferanten, ohne dass ein Vertrag damit verbunden ist. Das ist so, als würde ein Fremder an Ihre Tür klopfen und eine Zahlung erwarten.
- Teilweise kontrolliert und teilweise bekannt: In diesen Fällen ist der Lieferant zwar identifizierbar, aber die spezifischen Transaktionsdetails sind nicht vollständig klar oder entsprechen nicht den erwarteten Standards. Dies kann beispielsweise bedeuten, dass Sie eine unvollständige Rechnung von einem bereits bekannten Lieferanten erhalten, bei der die Transaktionsdetails undeutlich sind und möglicherweise nicht den zuvor vereinbarten Bedingungen entsprechen.
- Bekannt & teilweise kontrolliert: Hier handelt es sich um Transaktionen, bei denen sowohl der Lieferant als auch die Art des Kaufs bekannt sind. Allerdings stimmen bestimmte Details der Transaktion möglicherweise nicht mit den etablierten Prozessen oder den Erwartungen überein. In diesem Szenario sind die Lieferanten genehmigt und es existieren bestehende Verträge. Dennoch könnten bestimmte Aspekte der Transaktion, wie beispielsweise Mengen oder Preise, nicht korrekt sein oder nicht mit den zuvor vereinbarten Bedingungen übereinstimmen.
Es gibt verschiedene Gründe, die Abteilungen dazu veranlassen, eigenmächtige Bestellungen am Einkauf vorbei durchzuführen. Im Folgenden haben wir die 6 häufigsten Ursachen für Sie aufgelistet:
- Dezentralisierung: Eine der Hauptursachen für Maverick Buying. Dies kann darauf zurückzuführen sein, dass Teams nicht koordiniert arbeiten oder dass individuelle Geschäftsbereiche ihre Einkäufe eigenständig abwickeln. So kann es vorkommen, dass ein Unternehmensbereich eine Vereinbarung trifft, während einzelne Geschäftseinheiten davon abweichen.
- Unzureichende Kontrolle im Einkauf: Wenn in Ihrem Unternehmen keine klaren Einkaufsrichtlinien und effektive Kontrollmechanismen existieren, können ungeplante Einkäufe auftreten. Beispielsweise könnte ein Mitarbeiter etablierte Verfahren umgehen und ein Ersatzteil von einem nicht geprüften lokalen Lieferanten erwerben, anstelle eines autorisierten Anbieters. Dies kann zu Qualitäts- und Kompatibilitätsproblemen führen.
- Keine zentralisierte Organisationsstruktur: In größeren Unternehmen, besonders wenn sie durch Fusionen oder Übernahmen gewachsen sind, können unterschiedliche Einkaufssysteme und -prozesse im Einsatz sein. Dies erschwert die Implementierung einer einheitlichen Einkaufspolitik oder die Durchsetzung von einheitlichen Einkaufsrichtlinien, da die verschiedenen Systeme möglicherweise nicht miteinander kompatibel sind oder die Abstimmung zwischen den Abteilungen erschwert wird. Dies kann zu Maverick Buying führen, da es an einer konsistenten Kontrolle und Koordination fehlt.
- Fehlende Standardisierung im Einkaufsprozess: Wenn es kein einheitliches Einkaufsverfahren gibt, kann es passieren, dass verschiedene Teams auf ihre eigene Weise vorgehen, was zu widersprüchlichen Vorgehensweisen führt.
- Anfälligkeit für indirekte Ausgaben: Besonders in der Fertigungsbranche sind die meisten direkten Kosten bereits sorgfältig geplant und betreffen die Produktion von Waren. Diese Kosten sind in der Regel gut organisiert. Indirekte Ausgaben, wie beispielsweise MRO (Maintenance, Repair, and Operations) Produkte und Dienstleistungen, dienen dazu, den täglichen Betriebsablauf aufrechtzuerhalten, Ausrüstung zu warten und Reparaturen durchzuführen. Im Vergleich zu den direkten Produktionskosten sind diese indirekten Ausgaben jedoch weniger vorhersehbar und regelmäßig.
- Art des Unternehmens: Einige Unternehmen haben von Natur aus Ausgabenmuster, die schwer vorhersehbar sind. Ein Beispiel dafür könnte sein, dass Techniker in der Notfallwartung dringend benötigte Ersatzteile beim nächstgelegenen Lieferanten beschaffen müssen, anstatt auf die Lieferung durch einen autorisierten Lieferanten zu warten, um einen kritischen Ausfall schnell zu beheben.
Das Verständnis der verschiedenen Formen von Maverick Buying und deren Ursachen bildet die Grundlage für die Entwicklung effektiver Strategien zur Kontrolle dieser Ausgaben.
7 bewährte Methoden zur Kontrolle nicht konformer Ausgaben
In Bezug auf das Maverick Buying haben wir bisher die wichtigsten Arten von unkontrollierten Ausgaben und deren Hauptursachen behandelt. Doch wie können Sie erfolgreich die richtigen Prozesse implementieren, um diese unautorisierten Einkäufe einzudämmen, bevor sie überhaupt erst entstehen?
Hier sind 7 bewährte Methoden, die Sie anwenden können:
- Identifizierung von Fehlkäufen durch Ausgabenanalyse: Beginnen Sie, indem Sie die Ausgabendaten Ihres Unternehmens genau unter die Lupe nehmen. Egal, ob es sich um Kreditkartenabrechnungen, Rechnungen, Finanzdokumente oder Daten aus Ihrem Enterprise Resource Planning (ERP) handelt – die Analyse dieser Informationen kann Ihnen Hinweise darauf geben, wo unautorisierte Ausgaben getätigt wurden.
- Klärung von Rollen und Verantwortlichkeiten: Ihr Finanzteam ist wahrscheinlich nicht für die Entscheidung über jeden Einkauf verantwortlich, aber es ist wichtig sicherzustellen, dass die alltäglichen Einkäufe gut organisiert sind. Kontrollieren Sie unautorisierte Ausgaben, indem Sie spezielle Teams oder Einzelpersonen mit der Hauptverantwortung für Einkäufe betrauen, klare Budgetgrenzen festlegen und sicherstellen, dass jede Transaktion den richtigen Genehmigungsprozess durchläuft.
- Genehmigte Lieferanten auflisten: Rationalisieren Sie Ihre Beschaffung, indem Sie eine umfassende Liste Ihrer bevorzugten Lieferanten führen. Die Verwendung von Software für das Lieferantenmanagement kann Ihnen dabei helfen, diese Lieferanten zu dokumentieren und sicherzustellen, dass diese Informationen für alle Abteilungen, bzw. Berechtigten Personen leicht zugänglich sind.
- Kaufaufträge für jede Transaktion vorschreiben: Auch wenn es zuerst abschreckend wirken mag, kann das Erstellen eines Kaufauftrags für jeden Einkauf einen erheblichen Unterschied machen. Durch das Erstellen von Bestellungen für jeden Einkauf sorgen Sie dafür, dass alle finanziellen Verpflichtungen und Transaktionen offiziell erfasst werden, wodurch die finanzielle Transparenz und die Einhaltung von Geschäfts- und Zahlungsbedingungen gewährleistet werden. Dies hilft dabei, unautorisierte oder unkontrollierte Ausgaben zu verhindern.
- Entwicklung klarer Einkaufsrichtlinien: Gut definierte und transparent kommunizierte Einkaufsrichtlinien können als Leitfaden für Ihr Unternehmen dienen, der sicherstellt, dass jede finanzielle Entscheidung im Einklang mit Ihren finanziellen Zielen steht. Präzise Einkaufsrichtlinien lassen keine Unsicherheiten zu. Sie sollten klare Vorgaben dazu enthalten, wer für Einkäufe verantwortlich ist, was gekauft werden darf und wie viel dafür ausgegeben werden kann. Stellen Sie sicher, dass diese Richtlinien für alle im Unternehmen zugänglich sind, sodass es keine Ausreden für deren Umgehung gibt.
- Beschleunigung des Genehmigungsprozesses: Verzögerungen bei der Genehmigung können dazu führen, dass unkontrollierte Ausgaben auftreten, insbesondere in dringenden Situationen. Überprüfen Sie Ihre aktuellen Genehmigungsprozesse, identifizieren Sie Engpässe und optimieren Sie sie, um einen reibungslosen und schnellen Genehmigungsablauf sicherzustellen.
- Ausbildungen und Schulungen: Wissen ist Macht. Durch regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen Ihrer Mitarbeiter zu den Themen Maverick Buying und dessen Konsequenzen können Sie ein finanziell verantwortungsvolles Umfeld fördern. Gewährleisten Sie, dass Ihr Team die Fähigkeiten zur Erkennung und Kontrolle unangemessener Ausgaben entwickelt.
Kurz gesagt, es geht darum, effektive Abläufe zu etablieren und eine Unternehmenskultur zu schaffen, in der jeder Einkauf mit den finanziellen Zielen im Einklang steht.
Fazit
Der finanzielle Erfolg eines Unternehmens hängt nicht nur von den Einnahmen ab, die es erwirtschaftet, sondern auch von der sorgfältigen Kontrolle seiner Ausgaben. In diesem Artikel haben wir uns damit befasst, was unkontrollierte Ausgaben sind, angefangen bei ihren verschiedenen Arten und Ursachen, bis hin zu bewährten Methoden, um ihnen erfolgreich entgegenzuwirken.
Behalten Sie diese Erkenntnisse im Hinterkopf und stellen Sie sicher, dass jeder Einkauf mit den Zielen und der Vision Ihres Unternehmens im Einklang steht. Letztendlich sind es fundierte Entscheidungen im Umgang mit Maverick Buying, die den Weg für nachhaltiges Wachstum ebnen.
