Die Bedeutung des End-to-End-Ausgabenmanagements

Einführung

Der Erfolg eines Unternehmens hängt unabhängig von seiner Größe von der Kontrolle der Ausgaben ab. Ob Freiberufler oder Großunternehmen, Softwarelizenzen, Marketing und Betriebsmittel sind notwendige tägliche Ausgaben. Viele Unternehmen scheitern an einer schlechten Ausgabenkontrolle. Cashflow-Probleme führen bei 82 % der kleinen Unternehmen zum Scheitern, und 29 % haben kein Bargeld mehr. Dies unterstreicht die Notwendigkeit eines proaktiven, durchgängigen Ausgabenmanagements. Was bedeutet “End-to-End”, und wo versagen Unternehmen bei der Verwaltung des Ausgaben-Ökosystems? Dieser Artikel befasst sich mit dem End-to-End-Ausgabenmanagement und seiner Bedeutung für Unternehmenswachstum und -kontinuität.

Eine durchgängige Strategie für das Ausgabenmanagement

Eine End-to-End-Strategie für das Ausgabenmanagement sorgt dafür, dass die Gelder, die in Ihr Unternehmen fließen und es verlassen, nach und nach optimiert werden. Strategische Beschaffung, Analyse der Lieferantenleistung und 360-Lieferanten-Beziehungsmanagement sind “abfließende” Aktivitäten, während ein rationalisierter Einkauf, effiziente Buchhaltungsvorgänge und präzise Monats- und Jahresendabstimmungen das “zufließende” Finanzmanagement darstellen.

Idealerweise würde eine vollständige Ausgabenmanagementstrategie jeden Aspekt einer Organisation erfassen. Die Betriebsteams überwachen den Bestand und regeln die Ausgaben für die einzelnen Kategorien, während die Teamleiter ihre Budgets aktiv verwalten. Die Buchhaltungs- und Finanzteams sorgen für eine genaue Finanzberichterstattung.

Die Führungsteams können damit beginnen, über jeden ausgegebenen Cent Buch zu führen, und die einzelnen Teams können damit beginnen, ihre Investitionsrendite zu maximieren, indem sie sicherstellen, dass jede Anschaffung notwendig ist und die Ziele des Unternehmens unterstützt.

Wie hängen Beschaffung und Ausgabenmanagement zusammen?

Die effizienteste Ausgabenverwaltung beruht auf einem klugen Einkauf. Die Finanzteams müssen ihre Konten abstimmen und die Betriebsteams müssen klügere Wege finden, um die Teams in die Lage zu versetzen, das auszugeben, was sie brauchen, wenn sie es brauchen, aber die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen führt oft zu unüberlegten und verschwendeten Ausgaben.

Wenn Sie Ihr Finanzmanagement optimieren wollen, müssen Sie Einkaufsbelange priorisieren, da intelligentere Beschaffungsprozesse zu einem intelligenteren Ausgabenmanagement führen.

Sie können die Beschaffung auf diese Weise in Angriff nehmen:

1. Verbesserung der strategischen Beschaffung.

Beginnen Sie mit einer Aufstellung der Kosten für das Lieferkettenmanagement. Auf diese Weise können Sie Verbesserungsmöglichkeiten finden und strategische Verbesserungen priorisieren.

Dazu gehört, dass Sie Ihre Anbieter bewerten und diejenigen auswählen, die schnelle Lieferungen, faire Preise und hochwertige Produkte anbieten. Dazu gehört auch die Neuverhandlung von Lieferantenverträgen, um Geld zu sparen.

2. Verfahren straffen

Auch wenn wir das sagen, ist Ausgabenmanagement-Software der Schlüssel zur Kostensenkung und zur Verbesserung der Marktposition. Die richtige Technologie kann die Beschaffung rationalisieren und Transparenz und Kontrolle über die finanziellen Leistungskennzahlen bieten. Dies ermöglicht eine kontinuierliche und iterative Optimierung der Beschaffungsabläufe, eine Rationalisierung bei der Skalierung und eine Kostensenkung.

3. Erhöhen Sie die Sichtbarkeit Ihrer Einkäufe

Viele Unternehmen haben Cashflow-Probleme, weil sie ihre Ausgaben nicht sehen können. Teammitglieder erhalten in der Regel Kreditkarten und werden angewiesen, X oder Y für A oder B auszugeben. Diese Zahl ist in der Regel willkürlich und hat nichts mit der finanziellen Leistung zu tun. Diese Ausgaben werden erst im Nachhinein verstanden, nachdem die Finanzfachleute die Abrechnungen analysiert haben.

Wir von Procurify hassen diesen Mangel an Transparenz bei Einkäufen. Um dies zu beheben, sind proaktive Finanzprognosen, Budgetverfolgung in Echtzeit und überprüfbare Abstimmungen erforderlich, damit alle an einem Kauf beteiligten Parteien wissen, wie, warum und wohin das Geld fließt.

Die Vorteile der Ausgabenverwaltung

Ein intelligentes und unkompliziertes Kostenmanagement hat mehrere Vorteile. Mehr Ausgabenkontrolle bedeutet weniger unkontrollierte Ausgaben, was wiederum mehr Geld für Ihr Projekt bedeutet. Dies gilt für die Transparenz des Beschaffungsprozesses, die Analyse der Lieferantenleistung, das 360-Lieferantenbeziehungsmanagement, proaktive Budgetprognosen und vieles mehr.

Entwickelte Arbeitsabläufe für die Ausgabenverwaltung verbessern die Ausgabenkontrolle.

Lesen Sie diesen Blog, um mehr über die Vorteile zu erfahren: 7 Vorteile von Spend Management

Wählen Sie eine SaaS-Plattform für das Ausgabenmanagement

Technologie ist für die Innovation und Optimierung Ihrer gesamten Ausgabenverwaltung unerlässlich. Die Verwendung von Excel-Arbeitsblättern und Papierbestellungen schränkt die Möglichkeiten Ihres Unternehmens ein, Ausgaben zu kontrollieren, bevor das Geld gebunden wird, und die Verwaltungskosten im Einkauf zu senken. In einer digitalisierten Arbeitswelt kann das Hinzufügen des richtigen Tools zu Ihrem IT-Stack Sie in den Hafen oder auf See bringen.

Diese Faktoren müssen Sie bei der Auswahl der Software berücksichtigen:

• Definition der Software-Anforderungen
• Verstehen Sie den Markt
• Die Grenzen Ihres Budgets kennen
• Erinnern an funktionsübergreifende Prozesse
• Verwendung von Technologien, die zu Ihrem Tech-Stack passen

Schlussfolgerung:

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass jedes Unternehmen, das finanzielle Gesundheit und betriebliche Effizienz anstrebt, einen ganzheitlichen Ansatz für das Ausgabenmanagement verfolgen muss. Unternehmen können die Risiken des Cashflow-Managements verringern, indem sie die strategische Beschaffung integrieren, die Beschaffung optimieren und die Transparenz der Ausgaben verbessern. Technologie verbessert diese Bemühungen, indem sie Echtzeit-Analysen und Ausgabenkontrolle ermöglicht. Die Festlegung von Prioritäten und die Verbesserung des Ausgabenmanagements können Unternehmen dabei helfen, erfolgreich zu sein, wenn sich das Geschäftsumfeld verändert.