Inledning
Oavsett storlek är organisationens framgång beroende av kostnadskontroll. För allt från frilansare till stora företag är programvarulicenser, marknadsföring och driftsmaterial nödvändiga dagliga utgifter. Många företag misslyckas på grund av dålig utgiftskontroll. Kassaflödesproblem leder till att 82% av småföretagen går omkull och 29% får slut på kontanter. Detta understryker behovet av proaktiv utgiftshantering från början till slut. Vad innebär “end-to-end” och var misslyckas företagen med sin utgiftshantering? Den här artikeln handlar om end-to-end spend management och dess betydelse för företagets tillväxt och kontinuitet.
En heltäckande strategi för utgiftshantering
En heltäckande strategi för utgiftshantering effektiviserar iterativt de pengar som kommer in i och lämnar organisationen. Strategisk sourcing, analys av leverantörsprestanda och 360-leverantörsrelationer är “utflödesaktiviteter”, medan strömlinjeformade inköp, effektiv redovisningsverksamhet och exakta avstämningar vid månads- och årsslut är “inflödesaktiviteter” inom finansförvaltningen.
Idealet är att en komplett strategi för utgiftshantering omfattar alla delar av en organisation. De operativa teamen övervakar lager och reglerar utgifter för olika kategorier, medan teamledarna aktivt hanterar sina budgetar. Redovisnings- och ekonomiteamen säkerställer korrekt finansiell rapportering.
Ledningsgrupper kan börja redovisa varje spenderad krona och enskilda team kan börja maximera avkastningen på sina investeringar genom att se till att varje inköp är nödvändigt och stöder organisationens mål.
Hur hänger inköp och spend management ihop?
Den mest effektiva utgiftshanteringen bygger på smarta inköp. Ekonomiteamen måste stämma av sina konton och verksamhetsteamen måste hitta klokare sätt att ge teamen möjlighet att spendera det de behöver, när de behöver det, men inköp av varor och tjänster leder ofta till okontrollerade och bortkastade utgifter.
If you want to optimise your financial management, you must prioritise purchasing concerns because smarter procurement processes lead to smarter expenditure management.
Du kan börja ta itu med upphandling på dessa sätt:
1. Förbättra strategisk sourcing.
Börja med att lista kostnaderna för supply chain management. På så sätt kan du hitta möjligheter till förbättringar och prioritera strategiska uppgraderingar.
Det handlar bland annat om att utvärdera sina leverantörer och välja dem som erbjuder snabb leverans, rättvis prissättning och högkvalitativa produkter. Det handlar också om att omförhandla leverantörsavtal för att spara pengar.
2. Effektivisera förfarandena
Även om vi säger det så är programvara för utgiftshantering nyckeln till kostnadsbesparingar och förbättrad marknadsposition. Rätt teknik kan effektivisera inköpen och ge insyn i och kontroll över finansiella resultatmått. Detta möjliggör en kontinuerlig och iterativ optimering av arbetsflödet för inköp, vilket effektiviserar när du skalar upp och minskar kostnaderna.
3. Öka din synlighet vid köp
Många företag har problem med kassaflödet eftersom de inte kan se sina utgifter. Teammedlemmar får vanligtvis kreditkort och instrueras att spendera X eller Y på A eller B. Denna siffra är vanligtvis godtycklig och inte relaterad till det finansiella resultatet. Det är först i efterhand, när ekonomer analyserar bokslutet, som man förstår vad som har spenderats.
Vi på Procurify hatar denna brist på insyn i inköp. För att åtgärda detta behövs proaktiva ekonomiska prognoser, budgetspårning i realtid och verifierbara avstämningar så att alla parter i ett inköp vet hur, varför och vart pengarna går.
Fördelarna med utgiftshantering
Smart och okomplicerad kostnadshantering har flera fördelar. Mer kontroll över utgifterna innebär mindre oseriösa utgifter, vilket betyder mer pengar till projektet. Detta gäller insyn i upphandlingsprocessen, analys av leverantörsprestanda, 360 leverantörshantering, proaktiva budgetprognoser och mycket mer.
Utvecklade arbetsflöden för utgiftshantering förbättrar kontrollen av utgifterna.
Läs den här bloggen för att lära dig mer om fördelarna: 7 fördelar med spend management
Välj en SaaS-plattform för utgiftshantering
Tekniken är avgörande för innovation och optimering av er helhetssyn på utgiftshantering. Att använda Excel-ark och inköpsorder i pappersform begränsar organisationens möjligheter att kontrollera utgifterna innan pengarna används och minska de administrativa kostnaderna för inköp. På en arbetsplats med digitalt fokus kan det hända att du hamnar i hamn eller till sjöss om du lägger till rätt verktyg i din IT-stack.
Du måste ta hänsyn till dessa faktorer när du väljer programvara:
- Definition av programvarukrav
- Förstå marknaden
- Känna till dina budgetramar
- Kom ihåg tvärfunktionella processer
- Använda teknik som passar din teknikstack
Slutsats:
Sammanfattningsvis måste alla företag som vill uppnå finansiell hälsa och operativ effektivitet ha en heltäckande strategi för utgiftshantering. Företag kan minska riskerna med kassaflödeshantering genom att integrera strategisk sourcing, optimera inköp och förbättra insynen i utgifterna. Tekniken förbättrar dessa insatser genom att ge analyser i realtid och kontroll över utgifterna. Att prioritera och förbättra utgiftshanteringen kan hjälpa företag att trivas och lyckas när affärslandskapet förändras.
