Upphandlingens livscykel: En omfattande guide till alla stadier

Inledning

Varje organisation behöver resurser, leverantörer och arbetskraft för att lyckas, och därför är livscykeln för upphandling avgörande. Det är ett av de mest komplicerade förfarandena, från att bedöma behov till att upprätthålla leverantörsrelationer. Effektiva upphandlingar säkerställer resurstillgänglighet, hanterar leverantörsrelationer, sänker priser och behandlar många inköpsförfrågningar på ett effektivt sätt. Denna detaljerade handledning förklarar livscykeln för upphandling och hur du kan förbättra effektiviteten.

Börja med en översikt.

Definition av upphandlingscykel

Ett företag använder upphandlingscykeln (eller livscykeln) för att få de varor, den programvara, den arbetskraft och de tjänster som det behöver för att lyckas. Behovet är starten på upphandlingscykeln. När efterfrågan har tillgodosetts, betalning har skett och kvaliteten har bekräftats är upphandlingscykeln avslutad.

Använder alla organisationer samma upphandlingscykel?

Livscyklerna för företags upphandlingar varierar. Varje företag har sin egen struktur, verksamhet och sina egna regler, som påverkar upphandlingscykeln. Trots dessa skillnader följer de flesta upphandlingscykler ett mönster.

5 huvudsakliga upphandlingsfaser

Vi kommer att undersöka varje punkt i upphandlingens livscykel nedan. För tillfället ska vi titta på de fem viktigaste upphandlingsstegen. Varje steg hör till en grundläggande fas.

• Först och främst: Definiera behoven
• Fas 2: Val av leverantör
• Orderhantering, fas 3
• Fas 4: Bedömning av inköp
• Leverantörshantering, fas 5

Först och främst: Definiera behoven

I denna första fas av upphandlingscykeln fastställs vad som behövs och när. En inköpsbegäran startar denna process för de flesta upphandlingsteam. Utforska inköpsrekvisitioner.

Fas 2: Val av leverantör

I det andra steget måste upphandlingsteamet välja en leverantör. Upphandlingsteamen bjuder vanligtvis in leverantörer som uppfyller företagets leverantörskrav att lämna anbud på upphandlingen. Efter att ha hittat en matchning utfärdar inköpsavdelningen en inköpsorder.

Orderhantering, fas 3

After a purchase order, order management begins. Initial steps include tracking order status to guarantee timely delivery. Three-way matching will verify that the products or services received match the order. This helps accounts payable make timely, accurate payments.

Fas 4: Bedömning av inköp

Därefter ska du bedöma om leverantörens varor eller tjänster motsvarade förväntningarna. Våra produkter och tjänster kommer att utvärderas med avseende på kvalitet, leverans och kommersiell framgång. Dessa insikter om upphandlingens livscykel kommer att forma framtida upphandlingsstrategier.

Leverantörshantering, fas 5

Slutligen beslutar inköpsteamet om leverantören ska anlitas igen eller om man ska hitta alternativ. Leverantörsrelationer påverkar kostnader och servicekvalitet, och det är därför avgörande för upphandlingscykeln att de upprätthålls.

14 steg i upphandlingen

Efter att ha målat upp upphandlingens livscykel i stora drag ska vi nu fokusera på varje fas.

• Definiera behov
• Analysera marknader
• Definiera specifikationer
• Val av leverantör
• Utveckla leverantörsstrategi
• RFI
• RFQ
• Välj målleverantörer
• Välj leverantör
• Hantera beställningar
• PO-frågan
• Skaffa produkter eller tjänster
• Trevägsmatchning
• Betalning
• Hantering av leverantörer
• Utvärdera leverantörens prestanda
• Stanna kvar hos leverantörerna

1. Definiera behov

Att förstå företagets behov och när det behöver dem är starten på upphandlingscykeln. De flesta inköpsteam använder inköpsförfrågningar från hela företaget för att upptäcka dessa behov. Sådana förfrågningar kallas inköpsrekvisitioner.

Varje inköpsbegäran bör innehålla samma information och förenklas till en enda källa, särskilt när de kan lämnas in via officiella och informella kanaler. Till exempel när upphandlingspersonalen får förfrågningar via ett standardiserat formulär eller via e-post.

Inköpsförfrågningar behöver vanligtvis godkännas av inköpschefen eller avdelningschefen. Upptäck godkännanden av inköpsrekvisitioner.

Inkommande inköpsförfrågningar bör vara detaljerade. Detta förenklar de kommande processerna och säkerställer att inköpsavdelningen hittar det som behövs.

2. Analysera marknader

Du måste genomföra en marknadsundersökning för att kunna göra ett välgrundat köp. Undersökningen ska omfatta det erkända behovet, de tillgängliga alternativen och den förväntade kostnaden.

3. Definiera specifikationer

Efter att ha identifierat behovet och gjort en marknadsundersökning är det dags att begränsa vad du vill köpa. För material är sammansättning, storlek och kvantitet viktigt. Om du behöver arbetskraft måste du fastställa kompetens, antal timmar och typ av jobb.

Programvaruspecifikationerna måste beskriva kapacitet, funktioner och integrationer. Tjänsterna kommer att ha olika behov.

4. Utveckla leverantörsstrategi

Upphandlingsteam har ofta många alternativa leverantörer. En leverantörsstrategi hjälper till att hantera följande faser i upphandlingscykeln.

Här är några frågor som leverantörsstrategin kommer att behandla:

• Hur många leverantörer kommer du att överväga?
• Hur ser tidsplanen ut för kontraktsförhandling och tilldelning?
• Vilka leverantörer passar bäst för företagets behov?
• Vilka leverantörer har ni relationer med?
• Nya leverantörer: vad har de för rykte?

5. Begäran om RFI

Valet av leverantör börjar med en RFI. I det här steget ber upphandlingsteamet potentiella leverantörer att tillhandahålla viktig information för att avgöra deras lämplighet.

6. Välj leverantörer

Upphandlingsteamet begränsar sitt urval av leverantörer baserat på RFI-svar och andra faktorer för att hitta den bästa matchningen. Leveranstid, kapacitet och överensstämmelse med affärsregler, värderingar och efterlevnadsbehov kan vara kriterier.

7. RFQ

Leverantörer som uppfyller de inledande kraven kommer att kontaktas för offertförfrågningar. I detta konkurrensutsatta anbudsförfarande kan upphandlingsteamet bedöma om leverantören uppfyller kvalitets- och kvantitetskraven och kan leverera produkter eller tjänster inom budget.

8. Välj leverantör

Efter att ha granskat alla offerter kommer upphandlingsteamet att välja en entreprenör.

9. PO-frågan

Efter att ha valt en leverantör lägger upphandlingsteamet en inköpsorder för varor, tjänster eller arbetskraft. En formell inköpsorder specificerar alla inköpsdetaljer.

10. Skaffa produkter eller tjänster

Köparen kommer att få produkter eller tjänster. Följesedeln eller annat pappersarbete ska verifieras mot leveransen. Detta är ett viktigt steg i upphandlingens livscykel och en del av processen för trepartsmatchning.

11. Matcha på tre sätt

Köparen får en faktura från leverantören efter leverans. Denna faktura kommer att kontrolleras mot inköpsordern och leveranskvittot för att undvika överbetalning.

12. Betalning

Om trevägsmatchningen fungerar och fakturan godkänns, betalar köparen. Rabatter vid tidig betalning erbjuds ofta inom ramen för inköpsavtal. Sena betalningar kan leda till böter eller andra konsekvenser.

13. Utvärdera leverantörens prestanda

Efter köpet analyserar upphandlingsteamet köpet och upplevelsen av säljaren. I det här steget av upphandlingscykeln ligger fokus på om säljaren uppfyllde specifikationerna och om artiklarna eller materialen motsvarade förväntningarna.

14. Stanna hos leverantörerna

Upphandlingsteamet kommer att notera att leverantören är en favoritpartner och hålla kontakten för framtida inköp om de handlar med dem. Om inköpsteamet är missnöjt med leverantörens prestanda eller kvalitet kan de komma att byta leverantör i framtiden.

Slutsats

Organisationer som vill förbättra inköps- och leverantörsrelationerna måste förstå livscykeln för upphandling. Företag kan uppfylla operativa mål, skaffa varor och tjänster av hög kvalitet och spara pengar genom att noggrant följa varje steg – från att definiera behov och välja leverantörer till att hantera beställningar och granska prestationer. Strukturerad upphandling kan öka effektiviteten, förbättra relationerna med leverantörerna och förbättra företagets resultat. Genom att behärska upphandlingsprocessen kan företag med säkerhet hantera komplexa upphandlingar och uppnå strategiska mål.