Erfolgreich im indirekten Einkauf: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Einführung: Effizienz im Einkauf ist entscheidend für den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt. Jedes Unternehmen,...
Jedes Unternehmen braucht Ressourcen, Lieferanten und Arbeitskräfte, um erfolgreich zu sein, daher ist der Beschaffungszyklus von entscheidender Bedeutung. Es ist eines der kompliziertesten Verfahren, von der Bedarfsermittlung bis zur Pflege der Lieferantenbeziehungen. Ein effektives Beschaffungswesen sichert die Verfügbarkeit von Ressourcen, verwaltet die Beziehungen zu den Lieferanten, senkt die Preise und bearbeitet effektiv viele Kaufanfragen. In diesem ausführlichen Tutorial wird der Beschaffungszyklus erläutert und erklärt, wie man die Effizienz verbessern kann.
Beginnen Sie mit einem Überblick.
Ein Unternehmen nutzt den Beschaffungszyklus (oder Lebenszyklus), um die Waren, Software, Arbeitskräfte und Dienstleistungen zu erhalten, die es für seinen Erfolg benötigt. Der Bedarf ist der Beginn des Beschaffungszyklus. Wenn der Bedarf gedeckt ist, die Zahlung erfolgt und die Qualität bestätigt ist, ist der Beschaffungszyklus abgeschlossen.
Die Beschaffungszyklen von Unternehmen sind unterschiedlich. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Strukturen, Abläufe und Regeln, die sich auf den Beschaffungszyklus auswirken. Trotz dieser Unterschiede folgen die meisten Beschaffungszyklen einem Muster.
Im Folgenden werden wir die einzelnen Punkte des Beschaffungslebenszyklus untersuchen. Betrachten wir zunächst die fünf wichtigsten Beschaffungsschritte. Jeder Schritt gehört zu einer grundlegenden Phase.
In dieser ersten Phase des Beschaffungszyklus wird festgelegt, was wann benötigt wird. Für die meisten Beschaffungsteams beginnt dieser Prozess mit einer Kaufanforderung. Erkunden Sie Bestellanforderungen.
In einem zweiten Schritt muss das Beschaffungsteam einen Lieferanten auswählen. Die Beschaffungsteams fordern in der Regel Anbieter, die die Anforderungen des Unternehmens an Lieferanten erfüllen, auf, ein Angebot für die Beschaffung abzugeben. Nachdem eine Übereinstimmung gefunden wurde, gibt die Beschaffung eine Bestellung auf.
Nach einer Bestellung beginnt die Auftragsverwaltung. Zu den ersten Schritten gehört die Verfolgung des Bestellstatus, um eine pünktliche Lieferung zu gewährleisten. Der Drei-Wege-Abgleich stellt sicher, dass die erhaltenen Produkte oder Dienstleistungen mit der Bestellung übereinstimmen. Dies hilft der Kreditorenbuchhaltung, pünktliche und korrekte Zahlungen zu leisten.
Anschließend beurteilen Sie, ob die Waren oder Dienstleistungen des Lieferanten den Erwartungen entsprechen. Unsere Produkte und Dienstleistungen werden auf Qualität, Lieferung und wirtschaftlichen Erfolg geprüft. Diese Erkenntnisse über den Beschaffungslebenszyklus werden die künftigen Beschaffungsstrategien bestimmen.
Schließlich entscheidet das Beschaffungsteam, ob es den Lieferanten erneut in Anspruch nehmen oder Alternativen finden will. Die Beziehungen zu den Lieferanten wirken sich auf die Kosten und die Qualität der Dienstleistungen aus, daher ist ihre Aufrechterhaltung für den Beschaffungszyklus von entscheidender Bedeutung.
Nachdem wir den Lebenszyklus des Beschaffungswesens in groben Zügen skizziert haben, wollen wir nun die einzelnen Phasen näher beleuchten.
Der Beschaffungszyklus beginnt damit, dass Sie den Bedarf Ihres Unternehmens und den Zeitpunkt, zu dem es ihn benötigt, kennen. Die meisten Beschaffungsteams nutzen Kaufanfragen aus dem gesamten Unternehmen, um diesen Bedarf zu ermitteln. Solche Anfragen werden als Bestellanforderungen bezeichnet.
Alle Beschaffungsanfragen sollten die gleichen Informationen enthalten und in einer einzigen Quelle zusammengefasst werden, insbesondere wenn sie über offizielle und informelle Kanäle eingereicht werden können. Zum Beispiel, wenn das Beschaffungspersonal Anfragen per standardisiertem Formular oder per E-Mail erhält.
Kaufanträge müssen in der Regel vom Einkaufsleiter oder Abteilungsleiter genehmigt werden. Entdecken Sie die Genehmigungen für Bestellanforderungen.
Eingehende Kaufanträge sollten detailliert sein. Dies vereinfacht die nächsten Prozesse und stellt sicher, dass die Beschaffung findet, was benötigt wird.
Sie müssen eine Marktforschung durchführen, um eine fundierte Kaufentscheidung zu treffen. Bei dieser Untersuchung werden der anerkannte Bedarf, die verfügbaren Optionen und die zu erwartenden Kosten untersucht.
Nach der Ermittlung des Bedarfs und der Marktforschung ist es an der Zeit, die Auswahl der zu kaufenden Produkte einzugrenzen. Bei Materialien sind Zusammensetzung, Größe und Menge wichtig. Wenn Sie Arbeitskräfte benötigen, müssen Sie die Qualifikation, die Arbeitszeit und die Art der Tätigkeit festlegen.
In den Software-Spezifikationen müssen Fähigkeiten, Funktionen und Integrationen beschrieben werden. Dienste haben unterschiedliche Anforderungen.
Beschaffungsteams haben oft viele Lieferantenalternativen. Die Lieferantenstrategie hilft, die folgenden Phasen des Beschaffungszyklus zu bewältigen.
Hier sind einige Fragen, die die Lieferantenstrategie aufgreifen wird:
Die Lieferantenauswahl beginnt mit einer RFI. In diesem Schritt bittet das Beschaffungsteam potenzielle Lieferanten um wichtige Informationen, um ihre Eignung zu ermitteln.
Das Beschaffungsteam wird seine Lieferantenauswahl auf der Grundlage der RFI-Antworten und anderer Faktoren einschränken, um die beste Übereinstimmung zu finden. Lieferzeiten, Kapazitäten und die Übereinstimmung mit Geschäftsregeln, Werten und Compliance-Anforderungen können Kriterien sein.
Lieferanten, die die anfänglichen Anforderungen erfüllen, werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. In diesem Ausschreibungsverfahren kann das Beschaffungsteam beurteilen, ob der Lieferant die Qualitäts- und Quantitätsanforderungen erfüllt und die Produkte oder Dienstleistungen innerhalb des Budgets liefern kann.
Nach Prüfung aller Angebote wird das Beschaffungsteam einen Auftragnehmer auswählen.
Nach der Auswahl eines Lieferanten gibt das Beschaffungsteam eine Bestellung für Artikel, Dienstleistungen oder Arbeitskräfte auf. In einer förmlichen Bestellung werden alle Einzelheiten des Einkaufs festgelegt.
Der Käufer erhält die Produkte oder Dienstleistungen. Der Packzettel oder andere Papiere sollten mit der Lieferung abgeglichen werden. Dies ist eine wichtige Phase im Lebenszyklus der Beschaffung und Teil des dreifachen Abgleichs.
Der Käufer erhält nach der Lieferung eine Rechnung vom Anbieter. Diese Rechnung wird mit der Bestellung und dem Lieferschein abgeglichen, um Überzahlungen zu vermeiden.
Wenn der dreifache Abgleich funktioniert und die Rechnung akzeptiert wird, zahlt der Käufer. Im Rahmen von Einkaufsvereinbarungen werden häufig Nachlässe für frühzeitige Zahlungen angeboten. Verspätete Zahlungen können Geldstrafen oder andere Konsequenzen nach sich ziehen.
Nach dem Kauf analysiert das Beschaffungsteam den Kauf und die Erfahrungen des Verkäufers. In dieser Phase des Beschaffungszyklus liegt der Schwerpunkt darauf, ob der Verkäufer die Spezifikationen erfüllt hat und ob die Artikel oder Materialien den Erwartungen entsprachen.
Das Beschaffungsteam wird feststellen, dass der Lieferant ein bevorzugter Partner ist, und bei künftigen Einkäufen mit ihm in Kontakt bleiben. Wenn das Beschaffungsteam mit der Leistung oder der Qualität des Lieferanten unzufrieden ist, wird es möglicherweise in Zukunft den Lieferanten wechseln.
Unternehmen, die ihre Einkaufs- und Lieferantenbeziehungen verbessern wollen, müssen den Lebenszyklus der Beschaffung verstehen. Unternehmen können ihre operativen Ziele erreichen, qualitativ hochwertige Waren und Dienstleistungen erwerben und Geld sparen, wenn sie jeden Schritt sorgfältig verfolgen – von der Bedarfsermittlung über die Auswahl der Lieferanten bis hin zur Verwaltung der Bestellungen und der Überprüfung der Leistung. Eine strukturierte Beschaffung kann die Effizienz, die Beziehungen zu den Lieferanten und die Unternehmensleistung steigern. Wenn Unternehmen den Beschaffungsprozess beherrschen, können sie die Komplexität der Beschaffung sicher bewältigen und ihre strategischen Ziele erreichen.
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