20 tips för besparingar inom inköp

Många företag letar efter metoder för att spara på inköpskostnader eftersom budgetarna stramas åt och utgifterna strömlinjeformas.

Dessa företag kan dock glömma att många små, systematiska förbättringar över tid förbättrar inköpsresultaten. Dessa förändringar påverkar kostnadseffektiviteten av indirekta utgifter, ett stort kostnadscentrum.

Här är de 20 bästa teknikerna för att optimera din P2P-cykel och spara pengar på inköp. Lär dig detta i denna artikel:

• Som strategier för inköpseffektivitet, kostnadsbesparingar och undvikande
• Topp 20 strategier för att öka inköpsbesparingar året runt
• Hur teknik strömlinjeformar och påskyndar inköpsbesparingar

Kostnadsbesparingar vs. undvikande

Kostnadsbesparingar och kostnadsundvikande är två sätt för företag att spara pengar. Ledare betonar kostnadsbesparingar, men kostnadsundvikande är också viktigt.

Kostnadsbesparingar innebär att sänka kostnaderna för projekt, avdelningar eller platser. Att eliminera slöseri och optimera verksamheten sparar pengar. Att byta från dyra till billigare varor eller tjänster kan spara pengar. Kostnadsbesparingar sänker kostnader, ökar effektiviteten och håller företag konkurrenskraftiga.

Att förhindra utgifter är kostnadsundvikande. Att förhandla fram bättre leverantörsvillkor (som att undvika schemalagda prisökningar eller låsa in räntor), genomföra underhåll för att undvika ersättningskostnader, outsourca uppgifter eller processer och strömlinjeforma verksamhet är taktiker för kostnadsundvikande.

Topp 20 strategier för inköpsbesparingar

De 20 bästa taktikerna för att öka utgifterna som används av inköpsledare och chefer är:

1. Utbildning av intressenter: Väl dokumenterade utgiftspolicyer sätter förväntningar hos köpare och beslutsfattare. Dessa policyer utbildar och utrustar alla att spendera klokt och göra proaktiva inköp.
2. Strategisera inköp: Strategisk upphandling är billigare än transaktionella inköp. Denna högre kostnad påverkar kostnad per enhet, leverantörsrespons, ledtider och andra mjuka mätvärden. Organisationer drar nytta av både kvantitativa och kvalitativa aspekter av utmärkta leverantörspartnerskap.
3. Kombinera leverantörslistor: Överlappning av leverantörer försvagar hävstången genom att sprida utgifterna. Att konsolidera leverantörslistor stärker relationerna och minskar arbets- och kostnader för leverantörshantering.
4. Begränsa oregelbundna utgifter: Utgifter utanför den dokumenterade inköpsprocessen ökar kostnaderna och skapar informationssilos. Implementera istället inköpspolicyer och minska användningen av företagskort och spotköp.
5. Fastställ regler för utgiftsgodkännande: Efter att ha fastställt din inköpsstrategi, sätt upp protokoll och kriterier för utgiftsgodkännande för att säkerställa att varje inköpsförfrågan granskas. Orderstorlek, produkttyp, plats, roll eller avdelning kan avgöra dessa standarder. Behandla större kontrakt med juridiska och säkerhetskontroller.
6. Reducera tredjepartsrisker: Företag spenderar miljontals på dataintrång och förhindrande av inköpsbedrägerier. Implementera riskhantering i inköp för att undvika kostsamma missöden.
7. Använd ditt varumärke: Använd ditt varumärke för att förhandla bättre priser och villkor. För ett testamente eller fallstudie från en toppaffärspartner kan många leverantörer erbjuda en rabatt eller mer flexibla villkor.
8. Kontrollera inköpskostnader: Brist på rapportering och utgiftsanalys döljer många onödiga kostnader. Sätt upp ett frekvent analysschema för att upptäcka besparingar och ändra kontrakt. Små förbättringar över tid sparar tusentals eller hundratusentals.
9. Hantera kategorier: Kostnadshantering kräver kunskap om vilka utgiftskategorier som representerar din största kapitalinvestering. Skapa kategorihanteringstekniker för dessa stora utgifter för att spara pengar.
10. Använd volymrabatter: Konsolidering av leverantörsrelationer låter dig köpa dina mest använda material och tjänster. Använd volymrabatter för att spara på företagsartiklar och förbrukningsmaterial.
11. Granska utgiftsrapporter: En annan källa till obehöriga utgifter är utgiftsrapportering. Regelbundna granskningar avslöjar överdriven konsumtion. Det hittar också återkommande köp på anställdas kreditkort som utgiftsanalysen inte kan upptäcka.
12. Inventariehantering: Dålig inventariehantering och överbeställning orsakar ansvar och kassaflödesproblem. Granska och hantera lager för att undvika överflöd och brist, särskilt när snabb leverans kan kosta mer.
13. Strömlinjeforma logistik: Centraliserade leveranstjänster ökar kostnaderna för transporter och logistik. Optimera logistiken över olika platser för att minska kostnaderna för transporter och lagerhållning.
14. Jämför priser: Att förstå leverantörspriser jämfört med bransch- eller interna riktmärken hjälper inköpsavdelningen att förhandla. Detta håller prestationsmåtten för kontrakten starka.
15. Överväg fleråriga kontrakt: Ett flerårigt kontrakt med en pålitlig leverantör brukar sänka priserna. Lås in räntor och justera villkor för att spara pengar och öka avtalets värde.
16. Minska manuell bokföring: Manuell inköp och bokföring är kostsamt och ineffektivt. Extra avgifter, flera betalningar och tidiga betalningsrabatter uppstår från fel i leverantörsreskontran. Minska manuell datainmatning och bearbetning för att sänka per-faktura bokföringskostnader och overhead.
17. Rabatter: Starka leverantörsrelationer låter dig förhandla bättre kontraktsvillkor utöver grundlinjen. Bättre betalningsperioder (vilket förbättrar kassapositionen) eller tidiga betalningsrabatter för ansvarsfulla kunder är exempel. Leverantörer förhandlar ofta med kunder för att nå ömsesidigt fördelaktiga avtal.
18. Etablera inköps-KPI:er: Du måste kvantifiera kostnadsbesparingar för att förbättra dem. Att sätta inköpsmål och spåra framsteg sparar pengar. Överväg kontraktsprestanda, effektivitet i leveranskedjan och TCO.
19. Sätt rollbaserade utgiftsgränser: Avdelning, roll, organisationsnivå och team- eller platsutgiftspolicyer finjusterar budgeteringen över organisationen. Skapa dynamiska kontroller för att informera användare om utgiftsbegränsningar och undantag.
20. Hantera utgifter med programvara: Utgiftsanalysprogramvara hjälper finans- och bokföringsteam att hantera och förutse budgetar genom att lyfta fram alla kostnader. Utgiftshanteringsverktyg ger detaljerad företagsutgiftsdata, vilket lyfter fram kostnadsreduktioner och onödiga utgifter.