20 säästövinkkiä hankintoihin

Monet yritykset etsivät keinoja vähentääkseen hankintakuluja, kun budjetit tiukkenevat ja menot tehostuvat.

Kuitenkin, nämä yritykset saattavat unohtaa, että lukuisat pienet, systemaattiset parannukset ajan myötä parantavat hankintatuloksia. Nämä muutokset vaikuttavat epäsuorien kulujen kustannustehokkuuteen, joka on merkittävä kulukeskus.

Tässä ovat 20 parasta tekniikkaa optimoidaksesi P2P-syklisi ja säästääksesi rahaa hankinnoissa. Opi tästä artikkelista:

• Hankinnan tehokkuusstrategioina kustannussäästöt ja -välttäminen
• 20 parasta strategiaa hankintasäästöjen lisäämiseksi ympäri vuoden
• Kuinka teknologia tehostaa ja nopeuttaa hankintasäästöjä

Kustannussäästö vs. välttäminen

Kustannussäästö ja kustannusten välttäminen ovat kaksi tapaa, joilla yritykset säästävät rahaa. Johtajat korostavat kustannussäästöjä, mutta kustannusten välttäminen on myös tärkeää.

Kustannussäästö tarkoittaa projektin, osaston tai toimipisteen kulujen vähentämistä. Jätteiden poistaminen ja toimintojen optimointi säästävät rahaa. Vaihto kalliista edullisempiin tuotteisiin tai palveluihin voi säästää rahaa. Kustannussäästö vähentää kuluja, lisää tehokkuutta ja pitää yritykset kilpailukykyisinä.

Kustannusten välttäminen tarkoittaa menojen ehkäisemistä. Neuvottelemalla paremmat ehdot toimittajien kanssa (kuten välttämällä suunniteltuja hinnankorotuksia tai kiinnittämällä korot), tekemällä huoltotöitä välttääkseen korvauskustannuksia, ulkoistamalla tehtäviä tai prosesseja ja tehostamalla toimintaa ovat kustannusten välttämisen taktiikoita.

20 parasta hankintasäästöstrategiaa

20 parasta taktiikkaa, joita hankinnan johtajat ja esimiehet käyttävät menojen lisäämiseksi, ovat:

1. Sidosryhmien koulutus: Hyvin dokumentoidut menopolitiikat määrittävät ostajien ja päätöksentekijöiden odotukset. Nämä politiikat kouluttavat ja valmentavat kaikkia kuluttamaan viisaasti ja hankkimaan ennakoivasti.
2. Strateginen hankinta: Strateginen hankinta on edullisempaa kuin transaktionaalinen hankinta. Tämä korkeampi kustannus vaikuttaa yksikköhintaan, toimittajan vastaukseen, läpimenoaikaan ja muihin pehmeisiin mittareihin. Organisaatiot hyötyvät määrällisesti ja laadullisesti erinomaisista toimittajakumppanuuksista.
3. Toimittajalistojen yhdistäminen: Toimittajan päällekkäisyys heikentää vipuvoimaa hajauttamalla menot. Toimittajalistojen yhdistäminen vahvistaa yhteyksiä ja vähentää toimittajien hallintotyötä ja -kustannuksia.
4. Rajoita epäsäännöllistä kulutusta: Kuluttaminen dokumentoidun hankintaprosessin ulkopuolella lisää kuluja ja eristää tietoja. Sen sijaan ota käyttöön hankintapolitiikat ja vähennä yrityksen kortti- ja spot-ostoja.
5. Aseta menojen hyväksyntäsäännöt: Kun olet määrittänyt hankintastrategiasi, aseta menojen hyväksyntäprotokollat ja -kriteerit varmistaaksesi, että jokainen ostopyyntö tarkastetaan. Nämä standardit voivat määräytyä tilauksen koon, tuotetyypin, sijainnin, roolin tai osaston mukaan. Käsittele suuremmat sopimukset oikeudellisten ja turvallisuustarkastusten avulla.
6. Vähennä kolmannen osapuolen riskiä: Yritykset käyttävät miljoonia tietomurtojen ja hankintahuijausten torjuntaan. Välttääkseen kalliita virheitä, ota käyttöön hankintariskien hallinta.
7. Hyödynnä logoasi: Käytä logoasi neuvotellaksesi parempia hintoja ja ehtoja. Monet toimittajat saattavat tarjota alennuksia tai joustavampia ehtoja saadakseen lausunnon tai tapaustutkimuksen huippuliikekumppanilta.
8. Tarkista hankintakustannukset: Raportoinnin ja menojen analyysin puute piilottaa monia tarpeettomia kuluja. Aseta säännöllinen analysointiaikataulu paljastaaksesi säästöt ja muuttaaksesi sopimuksia. Pienet parannukset ajan myötä säästävät tuhansia tai satoja tuhansia.
9. Hallitse kategorioita: Kustannusten hallinta edellyttää tietoa siitä, mitkä kulukategoriat edustavat suurinta pääomasijoitustasi. Luo kategorian hallintatekniikoita näille suurille kohteille säästääksesi rahaa.
10. Hyödynnä volyymialennuksia: Toimittajasuhteiden yhdistäminen antaa sinun ostaa eniten käytettyjä materiaaleja ja palveluita. Käytä volyymialennuksia säästääksesi yrityksen tuotteissa ja kulutustarvikkeissa.
11. Tutki kuluraportteja: Toinen luvattoman kulutuksen lähde on kuluraportointi. Säännölliset tarkastukset paljastavat liiallisen kulutuksen. Ne myös löytävät työntekijöiden luottokorttien toistuvat ostot, joita menojen analyysi ei voi havaita.
12. Varaston hallinta: Huono varaston hallinta ja liiallinen tilaaminen aiheuttavat vastuu- ja kassavirtaongelmia. Tarkasta ja hallinnoi varastoja välttääksesi ylityksiä ja alituksia, erityisesti kun kiireellinen toimitus voi maksaa enemmän.
13. Tehosta logistiikkaa: Keskitetyt toimituspalvelut lisäävät kuljetus- ja logistiikkakuluja. Optimoi logistiikka sijaintien välillä vähentääksesi kuljetus- ja varastointikustannuksia.
14. Hinnoittelun vertailu: Ymmärtämällä toimittajien hinnoittelua alan tai sisäisten vertailuarvojen avulla auttaa hankintaa neuvottelemaan. Tämä pitää sopimuksen suoritusmittarit vahvoina.
15. Harkitse monivuotisia sopimuksia: Monivuotinen sopimus luotettavan toimittajan kanssa laskee yleensä hintoja. Kiinnitä korot ja säädä ehtoja säästääksesi rahaa ja parantaaksesi sopimuksen arvoa.
16. Vähennä manuaalista kirjanpitoa: Manuaalinen hankinta ja kirjanpito ovat kalliita ja tehottomia. Lisämaksuja, useita maksuja ja ennakkomaksualennuksia johtuu ostoreskontravirheistä. Vähennä manuaalista tietojen syöttöä ja käsittelyä vähentääksesi per-lasku kirjanpitokustannuksia ja yleiskuluja.
17. Alennukset: Vahvat toimittajasuhteet antavat sinun neuvotella parempia sopimusehtoja pelkän hinnan lisäksi. Paremmat maksuehdot (jotka parantavat kassatilannetta) tai ennakkomaksualennukset vastuullisille asiakkaille ovat esimerkkejä. Toimittajat neuvottelevat usein asiakkaiden kanssa saavuttaakseen molempia osapuolia hyödyttäviä sopimuksia.
18. Aseta hankinnan KPI:t: Sinun on mitattava kustannussäästöjä parantaaksesi niitä. Asettamalla hankintatavoitteita ja seuraamalla edistymistä säästät rahaa. Harkitse sopimuksen suorituskykyä, toimitusketjun tehokkuutta ja TCO:ta.
19. Aseta roolipohjaiset kulutusrajoitukset: Osaston, roolin, organisaatiotason ja tiimin tai sijainnin kulutuspolitiikat hienosäätävät budjetointia koko organisaatiossa. Luo dynaamisia hallintakeinoja, jotka ilmoittavat käyttäjille kulutusrajoituksista ja poikkeuksista.
20. Hallitse kulutusta ohjelmistolla: Menojen analysointiohjelmisto auttaa talous- ja kirjanpitotiimejä hallitsemaan ja ennakoimaan budjetteja korostamalla kaikkia kuluja. Kulutuksenhallintatyökalut tarjoavat yksityiskohtaista yrityksen kulutustietoa, korostaen kustannusvähennyksiä ja tarpeettomia menoja.