Transformation av upphandlingar: Så här börjar du med din färdplan och strategi

Inledning

I en tid av snabba teknikförändringar och föränderlig företagsdynamik är det viktigt att förändra upphandlingsverksamheten. Företagen inser att ineffektiva, felbenägna och mödosamma inköpsmetoder inte längre matchar de aktuella affärsbehoven. Företagen måste se över sina inköpsmetoder för att vara konkurrenskraftiga och motståndskraftiga. I den här artikeln diskuteras förändring av inköpsverksamheten, dess motiv och hur organisationer kan skapa en strategisk färdplan för en framgångsrik och hållbar förändring.

Förändring inom upphandling

Ledningen har gett inköpsavdelningarna ett strategiskt ansvar, vilket har nödvändiggjort denna förändring.

Dagens upphandlingsteam skapar värde, uppnår hållbara resultat och hjälper företag att förbli konkurrenskraftiga trots omvälvningar på marknaden och avbrott i leveranskedjan.

En färdplan för omvandling av upphandling

En färdplan för omvandling av upphandling beskriver de steg, tidslinjer, riskplanering, kommunikations- och samarbetsbehov eller förändringar och resurser (människor eller teknik) som behövs för att omvandla upphandling och sälja in den slutliga visionen till ledare och upphandlingsteam.

Vad är strategin för omvandling av inköp

I en upphandlingsstrategi fastställs en hållbar och anpassningsbar plan för att förbättra upphandlingsförfaranden, effektivitet, leverantörsrelationer och långsiktiga kostnadsbesparingar för företaget.

4 trender kräver förändring av upphandlingar

1. En stor förändring i upphandlingsteamen

Den största förändringen inom företag efter pandemin är teamarbete. I takt med att allt fler team börjar arbeta på distans fungerar inte längre manuella och analoga metoder.

Upptäck hur Ocean Network Express löste det här problemet och skapade tydlig kommunikation mellan avdelningar och leverantörsreskontrasystem med hjälp av Pipefy.

2. Förändringar i affärsbehov och upphandling

Det förändrade företagsscenariot kräver att upphandlingsteamen gör mer än att spara pengar eller driva en taktisk avdelning. Upphandlingsteamen måste nu vara strategiska, värdeskapande affärspartner som ökar företagets flexibilitet, finansiella synlighet, processtålighet och konkurrenskraft.

3. Mycket manuellt arbete och snabbt föränderliga processer

B2B-inköparnas fem största problem i samband med upphandlingar under 2022 var

• Leveranssäkerhet (43%).
• Efterlevnad av utgiftspolicy och röda utgifter (40%)
• Komplexa köp (31%).
• Komplexa godkännanden (29%).
• Tidskrävande avstämning av fakturor (28%).

Komplexa och osammanhängande inköps- och ekonomiprocesser orsakar många av dessa problem, vilket understryker behovet av att digitalisera och automatisera inköps- och “procurement-to-pay”-processerna med en mjukvarulösning som tillhandahåller ledningskontroller, automatisering och dataanalys för end-to-end supply chain och processdatasynlighet.

4. Bristen på IT- och utvecklare kvarstår

Denna tendens har länge legat och pyrt och har nu kokat över. Sextiofyra procent av IT-cheferna anser att den växande bristen på IT-kompetens, som väntas pågå i minst ett decennium, är det största hindret för framtida teknikanvändning. Problemen kompliceras ytterligare av att IT-kompetensen är hotad.

Frågan om kompetensbrist och kompetensbevarande är ännu mer oroande när det gäller komplicerade och ständigt föränderliga upphandlingsförfaranden som kräver experthjälp för att optimeras eller anpassas.

5. Behov av förändring av inköpsverksamheten

Supply chains and management have been under the focus since early 2020.

Efter uppsägningar, anställningsstopp, bristsituationer och geopolitiska konflikter, instabilitet och krig ökade riskerna och sårbarheterna i leveranskedjan, vilket gjorde att strålkastarljuset blev starkare och hetare.

Bristande insyn i lager och leveransbas på grund av manuellt hanterade rutiner, separata avdelningar och bristande kommunikation mellan leverantörer och interna team har också stört leveranskedjorna.

För strategiska inköp, leverantörshantering och efterfrågeprognoser krävs en omvandling av inköpsverksamheten för att minska belastningen på leveranskedjan och förutse avbrott.

Upptäck strategisk optimering av inköp.

Självstudier: färdplan för omvandling av upphandling

För att modernisera upphandlingen måste föråldrade förfaranden och system helt ersättas med mer flexibla. En färdplan hjälper till att beskriva mål, fördelar, resurser och en övergångsplan.

Denna plan hjälper företagen att förbättra människor, processer och teknik. Fundera över dessa frågor för varje upphandlingspelare för att utforma din färdplan och förändringsplan.

Målsättningar

• Företagets eller inköpsavdelningens mål?
• Hur viktigt eller nödvändigt är detta?

Fördelar

• Vilka är de kortsiktiga och långsiktiga fördelarna med att förändra inköpsorganisationen och verksamheten?
• Dessa förmåners verkliga och ekonomiska effekter på verksamheten?
• Hur skulle en förändring av inköpsverksamheten kunna hjälpa andra avdelningar?

Resurser

• Vilka resurser behövs för att omvandla upphandlingarna?
• Vilka kostnader förväntas?
• Har upphandlingsteamet tillräckligt med personal?

Tidslinje

• Vad är tidslinjen för övergången?
• Hur kommer det att genomföras? Tempo och struktur: hur?
• Några förväntade förseningar eller flaskhalsar?
• Hur kommer förseningar eller flaskhalsar att hanteras?

Människor

• Vilka avdelningar kommer att påverkas av reformen?
• Behöver du fylla kompetens- eller kunskapsluckor? Vad behövs för att höja kompetensen hos befintliga team?
• Hur kommer teamen att hantera och dela förändringar?

Process

• Befintliga processer: Finns det ineffektivitet? Vilka är de?
• Hur påverkar dessa ineffektiviteter upphandlingens resultat?
• Behövs det en översyn av processen eller kan den optimeras?
• Omfattar upphandlingen alla nödvändiga steg?
• Hur kommer teamen att hantera och dela processförändringar?

Teknik

• Hur fungerar den nuvarande teknikstacken?
• Finns det kopplingar mellan befintlig teknik och befintliga appar som påverkar processeffektiviteten eller inköpsavdelningens resultat? Orsakas kopplingar av bristande processautomation, integrationer eller robotiserad processautomation?

Hur kommer teamen att informeras om tekniska uppdateringar?

När du har definierat upphandlingspelarna ska du sälja in visionen om slutläget till ledarna. För att lyckas måste du:

• Visa de kortsiktiga och långsiktiga optimeringsfördelarna. Istället för att bara “spara pengar”, illustrera fördelen i verkligheten.
• Visa avkastning på investeringen. Tänk på den ekonomiska effekten för att öka dina fördelar. Definiera den ekonomiska fördelen med att investera i automatiseringsprogramvara för att spara tid eller öka produktiviteten.
• Kartlägg vilka organisationsstrukturer och system som påverkas. Hanteringen av förändringar är lika viktig som själva förändringen. Tydliga och exakta planer för hur upphandlingsreformen kommer att påverka organisationen, vilka som kommer att påverkas, vilka avdelningar och tidsplanen kommer att minska oron.

Bygga upp en robust strategi för omvandling av upphandling

Här är tre metoder för att förbättra din upphandlingsstrategi om du är redo att förändra upphandlingen.

Utvärdering av nuvarande färdplan

Dagens företags- och upphandlingskrav förändras snabbt, så det gäller att vara anpassningsbar. En färdplan som var meningsfull för sex månader sedan kanske inte är det nu. Genom att analysera din nuvarande upphandlingsplan kan du bättre förstå din inköpsorganisation, vilka förändringar som behöver göras i färdplanen och hur du kan förbättra kommunikationen och engagemanget med intressenterna.

Kontrollera att färdplanen uppfyller följande behov:

• Involvering av leverantörer och intressenter
• Tidslinjer
• Åtgärda problem
• Teknik
• Människor
• Processer

Detta steg är avgörande för att uppnå upphandlings- och affärsmålen och för att anpassa strategin och färdplanen för omvandlingen av upphandlingsverksamheten.

Definiera upphandlingsstrategi

En upphandlingsstrategi vägleder förändringar i upphandlingen. Efter att ha granskat färdplanen och säkerställt att alla upphandlingspelare är anpassade och förberedda för att uppfylla kort- och långsiktiga mål, skisserar du strategin.

Dessa frågor bör övervägas nu:

• Det strategiska målet? Mål för sluttillståndet?
• Leverantörsprestanda? Vad kan förbättras? Kan det förbättras?
• Vilka personer, vilken teknik och vilka rutiner behövs för att genomföra strategin?
• Vad är strategiska KPI:er? Hur kommer de att utvärderas? Vem ska övervaka, mäta och rapportera dem?
• Vilka oväntade utvecklingar är möjliga?
• Har en strategi tagits fram för att implementera och kommunicera denna strategi till intressenter? Hur kommer strategin att kommuniceras?
• Stöder strategin företagets mål?
• Stödjer planen uppdateringar i realtid, eller kommer det att bli svårt att göra justeringar? Om så är fallet, hur kan strategin bli mer flexibel?
• Upptäck utveckling och definition av upphandlingsstrategier.

Anpassa färdplan och strategi för omvandling av upphandling

Kartor är bara så bra som deras kompass. En plan för omvandling av upphandlingsverksamheten är alltså värdelös utan en tydlig upphandlingsstrategi. I detta skede identifieras luckor i strategin eller färdplanen.

En lucka måste fyllas om färdplanen anger när omvandlingen ska vara klar men strategin inte anger hur den ska genomföras.

Automation öppnar upp för omvandling av upphandling

Genom att maximera teamets resursstyrka ökar upphandlingstransformationen konkurrenskraften, företagets smidighet och upphandlingsprocessens motståndskraft. Tekniken kan möjliggöra denna förändring och göra den varaktig.

Att implementera ny teknik och optimera stacks för att stoppa “läckage” av värde och framtidssäkra upphandlingsprocesser för att motverka störningar är avgörande för att förändra upphandlingsverksamheten.

Ett exempel är programvara för automatisering av affärsprocesser (BPA). BPA-programvara effektiviserar, automatiserar och orkestrerar komplicerade, ständigt föränderliga upphandlingsprocesser för att förändra upphandlingen.

Många BPA-programvaror har ett visuellt användargränssnitt som gör det möjligt för upphandlingsteam att utveckla, optimera och automatisera processer eller aktiviteter utan teknisk förståelse.

Detta lager av teknik gör det lättare att genomdriva krav på leverantörsefterlevnad, förenkla KPI-rapportering, förbättra processövervakning och prognoser, minska fel och förseningar, öka utbyggbarheten, eliminera data- eller processilos som kan avbryta eller begränsa stödjande inköpsprocesser som inköp, source-to-pay eller procure-to-pay samt förbättra arbetsrelationer och kommunikation med leverantörer.

Slutsats

Att förändra upphandlingsverksamheten innebär att ompröva och förbättra upphandlingsprocesserna, inte bara att ta till sig ny teknik. Företagen kan förbättra effektiviteten, riskhanteringen och marknadsresponsen genom att anta en strategisk och integrerad strategi. Denna förändring kräver en tydlig plan och strategi för att anpassa människor, processer och teknik för att lyckas. Automatisering och ständiga förbättringar kommer att hjälpa inköpsorganisationer att bli mer flexibla och konkurrenskraftiga under denna förändring.