Hankinnan transformaatio: strategia ja etenemissuunnitelma

Johdanto

Nopeiden teknologiamuutosten ja muuttuvan yritysdynamiikan aikana hankintatoimen muutos on välttämätöntä. Yritykset huomaavat, että tehottomat, virhealttiit ja työläät hankintakäytännöt eivät enää vastaa nykyisiä liiketoiminnan tarpeita. Yritysten on uudistettava ostomenetelmänsä ollakseen kilpailukykyisiä ja kestäviä. Tässä artikkelissa käsitellään hankintojen muutosta, sen motiiveja ja sitä, miten organisaatiot voivat luoda strategisen tiekartan onnistuneelle ja kestävälle muutokselle.

Muutos hankinnoissa

Johto on antanut hankintaosastoille strategisen vastuun, mikä on edellyttänyt tätä muutosta.

Hankintatiimit tuottavat nykyään arvoa, saavuttavat kestäviä tuloksia ja auttavat yrityksiä pysymään kilpailukykyisinä markkinahäiriöistä ja toimitusketjun häiriöistä huolimatta.

Hankintojen muutosta koskeva etenemissuunnitelma

Hankintatoimen muutoksen etenemissuunnitelmassa esitetään yksityiskohtaisesti vaiheet, aikataulut, riskien suunnittelu, viestintä- ja yhteistyötarpeet tai -muutokset sekä resurssit (ihmiset tai teknologia), joita tarvitaan hankintatoimen muuttamiseksi ja lopullisen vision myymiseen johtajille ja hankintatiimille.

Mikä on hankintojen muutosstrategia

Hankintastrategiassa laaditaan kestävä ja mukautuva suunnitelma, jolla parannetaan hankintamenettelyjä, tehokkuutta, toimittajasuhteita ja yrityksen pitkän aikavälin kustannussäästöjä.

4 suuntausta edellyttävät hankintojen muuttamista

1. Merkittävä muutos hankintaryhmissä

Suurin pandemian jälkeinen muutos yrityksissä on tiimityö. Kun yhä useammat tiimit siirtyvät etätyöskentelyyn, manuaaliset ja analogiset menetelmät eivät enää toimi.

Tutustu siihen, miten Ocean Network Express ratkaisi tämän ongelman ja loi selkeän kommunikaation osastojen ja kirjanpitojärjestelmien välille Pipefyn avulla.

2. Muutokset liiketoiminnan tarpeissa ja hankinnoissa

Muuttuva yrityskenttä edellyttää, että hankintatiimit tekevät muutakin kuin säästävät rahaa tai pyörittävät taktista osastoa. Hankintatiimien on nyt oltava strategisia, arvoa tuottavia liikekumppaneita, jotka lisäävät yrityksen ketteryyttä, taloudellista näkyvyyttä, prosessien joustavuutta ja kilpailukykyä.

3. Paljon manuaalista työtä ja nopeasti muuttuvia prosesseja.

B2B-ostajien viisi tärkeintä hankintakysymystä vuonna 2022 olivat:

• Toimitusvarmuus (43 %).
• Menopolitiikan noudattaminen ja rouge-menot (40 %)
• Monimutkainen hankinta (31 %).
• Monimutkaiset hyväksynnät (29 %).
• Aikaa vievä laskujen täsmäytys (28 %).

Monimutkaiset ja irralliset hankinta- ja talousprosessit aiheuttavat monia näistä ongelmista, mikä korostaa tarvetta digitalisoida ja automatisoida osto- ja hankinnasta maksuun -prosessit ohjelmistoratkaisulla, joka tarjoaa hallinnan valvontaa, automaatiota ja data-analytiikkaa toimitusketjun ja prosessitietojen kokonaisvaltaista näkyvyyttä varten.

4. Tietotekniikka- ja kehittäjäpula jatkuu

Tämä suuntaus on kytenyt jo pitkään, ja nyt se on kiehunut yli. Kuusikymmentäneljä prosenttia IT-johtajista pitää kehittyvää IT-taitojen puutetta, jonka odotetaan kestävän ainakin vuosikymmenen, suurimpana esteenä teknologian käyttöönotolle tulevaisuudessa. Myös IT-taitojen säilyttäminen on uhattuna, mikä vaikeuttaa ongelmia.

Tämä osaamisen niukkuus ja osaamisen säilyttämiseen liittyvä ongelma on vieläkin huolestuttavampi monimutkaisten ja jatkuvasti muuttuvien hankintamenettelyjen osalta, joiden optimointi tai mukauttaminen edellyttää asiantuntija-apua.

5. Tarve muuttaa hankintaa

Toimitusketjut ja niiden hallinta ovat olleet huomion keskipisteenä vuoden 2020 alusta lähtien.

Lomautusten, palkkauspakkojen, työvoimapulan ja geopoliittisten konfliktien, epävakauden ja sotien jälkeen toimitusketjun riskit ja haavoittuvuudet kasvoivat, mikä kirkasti ja kuumensi tilannetta.

Toimitusketjuja ovat häirinneet myös varastojen ja toimituskannan näkyvyyden puute, joka johtuu siiloutuneista ja manuaalisesti hallinnoiduista menettelyistä, erillisistä osastoista ja toimittajan ja sisäisen tiimin välisen viestinnän katkeamisesta.

Strategisen hankinnan, toimittajahallinnan ja kysynnän ennustamisen osalta tarvitaan hankintatoimen muutosta toimitusketjun rasituksen vähentämiseksi ja keskeytysten ennakoimiseksi.

Tutustu strategisen hankinnan optimointiin.

Ohje: hankintojen muutoksen etenemissuunnitelma

Hankintojen nykyaikaistamiseksi vanhentuneet menettelyt ja järjestelmät on korvattava kokonaan ketterämmillä. Etenemissuunnitelma auttaa hahmottamaan tavoitteet, hyödyt, resurssit ja siirtymisaikataulun.

Tämä suunnitelma auttaa yrityksiä kehittämään ihmisiä, prosesseja ja teknologiaa. Pohdi näitä kysymyksiä kunkin hankinnan pilarin osalta suunnitellaksesi etenemissuunnitelmaa ja muutossuunnitelmaa.

Tavoitteet

• Yrityksen tai hankintaosaston tavoitteet?
• Mikä on tämän merkitys tai tarve?

Edut

• Mitä lyhyen ja pitkän aikavälin hyötyjä hankintaorganisaation ja -liiketoiminnan muuttaminen tuo mukanaan?
• Näiden hyötyjen todelliset ja taloudelliset vaikutukset liiketoimintaan?
• Miten hankintatoimen muutos auttaisi muita osastoja?

Resurssit

• Mitä resursseja tarvitaan hankintojen muuttamiseen?
• Mitä kuluja on odotettavissa?
• Onko hankintaryhmällä riittävästi henkilöstöä?

Aikajana

• Mikä on siirtymäkauden aikataulu?
• Miten se toteutetaan? Tahti ja rakenne: miten?
• Onko odotettavissa viivästyksiä tai pullonkauloja?
• Miten viivytykset tai pullonkaulat käsitellään?

Ihmiset

• Mihin osastoihin uudistus vaikuttaa?
• Tarvitsetko taito- tai tietovajeita? Mitä tarvitaan nykyisten tiimien pätevöittämiseksi?
• Miten tiimit hallitsevat ja jakavat muutoksia?

Prosessi

• Nykyiset prosessit: Onko tehottomuutta? Mitä ne ovat?
• Miten nämä tehottomuudet vaikuttavat hankintojen tuloksellisuuteen?
• Onko prosessin uudistaminen välttämätöntä vai voidaanko sitä optimoida?
• Kattaako hankinta kaikki tarvittavat vaiheet?
• Miten tiimit hallitsevat ja jakavat prosessimuutoksia?

Teknologia

• Miten nykyinen teknologiapino toimii?
• Onko nykyisessä teknologiassa ja sovelluksissa yhteyksiä, jotka vaikuttavat prosessien tehokkuuteen tai hankintaosaston suorituskykyyn? Johtuvatko yhteydet puuttuvasta prosessiautomaatiosta, integraatioista tai robottiprosessien automatisoinnista?

Miten tiimeille tiedotetaan teknologisista päivityksistä?

Kun olet määritellyt hankinnan pilarit, myy lopputilan visio johtajille. Onnistuaksesi sinun on:

• Näytä lyhyen ja pitkän aikavälin optimointiedut. Pelkän “säästää rahaa” sijasta havainnollistakaa etu todellisessa elämässä.
• Näytä ROI. Mieti taloudellisia vaikutuksia etujesi lisäämiseksi. Määrittele taloudellinen hyöty, joka saadaan, kun investoidaan automaatio-ohjelmistoon ajan säästämiseksi tai tuottavuuden lisäämiseksi.
• Kartoitetaan organisaatiorakenteet ja järjestelmät, joita asia koskee. Muutoksen hallinta on yhtä tärkeää kuin itse muutos. Selkeät ja tarkat suunnitelmat siitä, miten hankintauudistus vaikuttaa organisaatioon, keitä muutokset koskevat, millä osastoilla ja missä aikataulussa, lievittävät huolia.

Vankan hankintatoimen muutosstrategian luominen

Tässä on kolme menetelmää, joilla voit parantaa hankintastrategiaasi, jos olet valmis muuttamaan hankintoja.

Nykyisen etenemissuunnitelman arviointi

Tämän päivän yritysten ja hankintojen vaatimukset muuttuvat nopeasti, joten sinun on oltava sopeutumiskykyinen. Etenemissuunnitelma, joka oli järkevä kuusi kuukautta sitten, ei ehkä ole järkevä nyt. Analysoimalla nykyistä hankintasuunnitelmaasi voit ymmärtää paremmin hankintaorganisaatiotasi, mitä muutoksia etenemissuunnitelmaan on tehtävä ja miten voit parantaa viestintää ja sitoutumista sidosryhmien kanssa.

Tarkista, että etenemissuunnitelma vastaa seuraavia tarpeita:

• Toimittajien ja sidosryhmien osallistuminen
• Aikataulut
• Ongelmien korjaaminen
• Teknologia
• Ihmiset
• Prosessit

Tämä vaihe on ratkaisevan tärkeä hankintojen ja liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamisen sekä hankintojen muutosstrategian ja etenemissuunnitelman yhteensovittamisen kannalta.

Hankintastrategian määrittely

Hankintastrategia ohjaa hankinnan muutosta. Kun olet tarkastellut etenemissuunnitelmaa ja varmistanut, että kaikki hankinnan pilarit ovat linjassa ja valmistautuneet saavuttamaan lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteet, hahmottele strategia.

Näitä kysymyksiä olisi pohdittava nyt:

• Strateginen tavoite? Lopputilan tavoite?
• Toimittajan suorituskyky? Mitä voidaan parantaa? Voidaanko sitä parantaa?
• Mitä ihmisiä, teknologiaa ja menettelyjä tarvitaan strategian toteuttamiseen?
• Mitä ovat strategiset suorituskykyindikaattorit? Miten niitä arvioidaan? Kuka seuraa, mittaa ja raportoi niitä?
• Millainen odottamaton kehitys on mahdollista?
• Onko laadittu strategia tämän lähestymistavan toteuttamiseksi ja siitä tiedottamiseksi sidosryhmille? Miten strategiasta tiedotetaan?
• Tukeeko strategia yrityksen tavoitteita?
• Tukeeko suunnitelma reaaliaikaisia päivityksiä vai ovatko mukautukset vaikeita? Jos näin on, miten strategiaa voitaisiin muuttaa?
• Tutustu hankintastrategian kehittämiseen ja määrittelyyn.

Hankintojen muutossuunnitelman ja strategian yhdenmukaistaminen

Kartat ovat vain niin hyviä kuin niiden kompassi. Hankintojen muutossuunnitelma on siis hyödytön ilman selkeää hankintastrategiaa. Tässä vaiheessa tunnistetaan strategian tai etenemissuunnitelman puutteet.

Aukko on täytettävä, jos etenemissuunnitelmassa määritellään, milloin muutos on valmis, mutta strategiassa ei määritellä, miten se toteutetaan.

Automaatio avaa hankintojen muutoksen

Hankintojen muutos parantaa kilpailukykyä, yrityksen ketteryyttä ja hankintaprosessien joustavuutta maksimoimalla tiimin kekseliäisyyden. Teknologia voi mahdollistaa tämän muutoksen ja tehdä siitä kestävän.

Uusien teknologioiden käyttöönotto ja pinojen optimointi arvovuotojen pysäyttämiseksi ja hankintaprosessien tulevaisuuden varmentamiseksi häiriöiden torjumiseksi on ratkaisevan tärkeää hankintatoimen muutoksen kannalta.

Yksi esimerkki tästä ovat BPA-ohjelmistot (Business Process Automation). BPA-ohjelmistot virtaviivaistavat, automatisoivat ja organisoivat monimutkaisia, jatkuvasti muuttuvia hankintaprosesseja hankintojen muuttamiseksi.

Monissa BPA-ohjelmistoissa on visuaalinen käyttöliittymä, jonka avulla hankintatiimit voivat kehittää, optimoida ja automatisoida prosesseja tai toimintoja ilman teknistä ymmärrystä.

Tämän teknologiakerroksen avulla on helpompi valvoa toimittajien vaatimustenmukaisuutta koskevia vaatimuksia, yksinkertaistaa suorituskykyindikaattoreiden raportointia, parantaa prosessien seurantaa ja ennustamista, vähentää virheitä ja viiveitä, lisätä laajennettavuutta, poistaa tieto- tai prosessisiiloja, jotka voivat keskeyttää tai rajoittaa tukevia hankintaprosesseja, kuten ostamista, hankinnasta maksuun tai hankinnasta maksuun, sekä parantaa yhteistyösuhteita ja viestintää toimittajien kanssa.

Yhteenveto

Hankintatoimen muutokseen kuuluu hankintaprosessien uudelleenajattelu ja parantaminen, ei pelkästään uuden teknologian omaksuminen. Yritykset voivat parantaa tehokkuutta, riskienhallintaa ja markkinareaktioita omaksumalla strategisen ja yhdennetyn strategian. Tämä muutos edellyttää selkeää suunnitelmaa ja strategiaa, jotta ihmiset, prosessit ja teknologia voidaan sovittaa yhteen onnistumisen varmistamiseksi. Automaatio ja jatkuva parantaminen auttavat hankintaorganisaatioita muuttumaan ketterämmiksi ja kilpailukykyisemmiksi tämän muutoksen aikana.