Så här effektiviserar du din RFQ-process i 9 enkla steg

Inledning:

Att effektivisera RFQ-processen underlättar inköpsarbetet och upprätthåller goda relationer med leverantörerna. Att använda en planerad och organiserad metod kan hjälpa organisationer att spara pengar, göra bättre inköp och undvika misstag. I det här dokumentet beskrivs nio enkla steg som kan påskynda RFQ-processen. Dessa steg hjälper organisationer att göra bättre val, engagera sig mer i leverantörerna och effektivisera inköpen.

Steg till en effektiv RFQ

Dessa steg kommer att effektivisera ditt RFQ-förfarande:

Fas I: Förberedelse av RFQ

Du måste analysera deras behov innan du förbereder RFQ:n. Rikta uppmärksamheten på din fråga. Inkludera dina kvalitetsförväntningar och leveranser. Definiera slutligen omfattningen på förhand för att undvika förvirring.

1. Fastställ dina behov

Prata med personer som är involverade i projektet för att ta reda på vad det behöver. Kolla upp funktioner, effektivitet och andra behov.

En sammanfattning av vad som ska klargöras:

Definiera och avgränsa: Definiera projektets omfattning. Definiera de viktigaste målen, begränsningarna och leveranserna. Definiera omfattningen tydligt för att minimera förvirring.

Tekniska och allmänna specifikationer: Fullständig teknisk information om produkten/tjänsten. Hit hör storlek, material, önskade funktioner och kompatibilitet. Bestäm produktkvantiteter och branschnormer.

Krav på leverans: Ange tidsfrister, platser och milstolpar. Ange leveransvillkor för leverantörerna.

Betalningsvillkor: Bedöm risker och föredragna betalningsalternativ. Bestäm om leverantörerna ska lämna pris per enhet, per timme, specificerat eller fast pris.

Upphandlingsprocessen tar tid, från RFQ-inlämning till projektavslut. Håll koll på deadlines för inlämning, utvärdering och urval.

Villkor och bestämmelser: Lista de viktigaste villkoren. Avtalet mellan dig och säljaren kommer att följa dessa. Kontrollera garantier, ansvar, uppsägning och tvistlösning.

Krav för inlämnande: Bestäm format och media för inlämning av offert. Inkludera företagsbiografier, referenser, certifikat och produktprover.

Förtydliga sekretessstandarder. Ange hur leverantörerna ska skydda känsliga uppgifter.

CSR-krav: Fastställ vilka hållbara metoder och minimistandarder som dina leverantörer måste uppfylla för att kvalificera sig.

2. Välj poängsättningsmetoder

Hitta den bästa metoden för utvärdering av leverantörer för dina behov. Några exempel:

Använder förinställda kategorier för att utvärdera leverantörer. Beakta produktkvalitet, tillförlitlighet och kundservice. Leverantörens prestanda representeras av varje kategori. Kvalitativa skalor används för att betygsätta oberoende kategorier som Utmärkt, Bra, Rimligt och Otillfredsställande.

Kostnadsbaserat system: Rangordnar leverantörerna efter kostnad. Leverantörer med lägst pris och specifikationer prioriteras.

System med viktade poäng: Kriterierna viktas efter hur viktiga de är för köparen. Om kvaliteten är viktigast kan den viktas med 40%. Detta system ger en nyanserad utvärdering av anbuden.

TQM betonar ständiga förbättringar och kundnöjdhet. Produktkvalitet, processeffektivitet och anpassningsförmåga är begrepp inom TQM.

Kriterier för kortlistning av leverantörer

Leverantörstyp och bransch avgör bedömningskriterierna. Bestäm ditt företags prioriteringar. Ska du hitta det bästa priset, den bästa kvaliteten eller något annat? Välj ett poängsystem som passar dig. Tänk på dessa viktiga kriterier:

• Produktens/tjänstens funktionalitet
• Initial prissättning av produkt/tjänst
• Efterlevnad och kvalitetssäkring
• Teknisk expertis och bakgrund
• Varierat utbud av varor/tjänster
• Produktens livslängd TCO
• Produktens/tjänstens kostnadsdrivare i önskat format
• Risker med produkt/tjänst
• Uppfyller kraven
• Finansiella risker, leveransrisker, kvalitetsrisker, efterlevnadsrisker, hållbarhetsrisker och andra leverantörsrisker

3. Samla RFQ-teamet

Next, build an RFQ team with the proper people. To manage procurement, consider experts and duties. Identify important stakeholders and their duties.

Här är de viktigaste medlemmarna i RFQ-teamet och deras uppgifter:

• Avdelningschefer och interna intressenter fattar beslut. Leda teamet med bransch- och teknisk erfarenhet för att välja leverantörer.
• Chef: Hanterar projektet, teamet och deadlines.
• Upphandlingschefen övervakar hela processen. Upphandlingscheferna övervakar hela processen, från behovsbedömning till slutförande av kontraktet.
• Små och medelstora företag: Tillhandahålla teknisk kunskap om inköpta varor/tjänster.
• Upphandlingsspecialist: Dokumenterar, analyserar marknader och bevakar leverantörer.
• Juridiska rådgivare granskar avtal för riskreducering och efterlevnad.
• Ekonomisk representant: Budgetrådgivning. Granskar de ekonomiska konsekvenserna av att använda en leverantör.

Fas II: Kortlista över leverantörer

Gör marknadsundersökningar för att hitta leverantörer som uppfyller ditt företags krav. Tänk på deras marknadsposition, rykte, erfarenhet och kompetens.

1. Gör en lista över leverantörer

Välj leverantörer vars priser är rimliga. Ta reda på alla viktiga detaljer, t.ex:

• Företagets namn och adress
• Person att prata med (försäljningschef)
• Nummer och e-postadress till webbplatsen Produkt- eller tjänstebeskrivning
• Vad är annorlunda

2. Skicka RFQ:er

Din RFQ bör återspegla din behovsbedömning. Ge en kort företagsöversikt och en målbeskrivning. För att utvärdera leverantörer, begär detaljer. Kontrollera deras referenser, ekonomi och regelverk. Detta är viktigt om du inte kvalificerar leverantörer tidigt med en RFI.

Ange era poängsättnings- och urvalskriterier. Detta garanterar rättvisa och transparens i RFQ:erna. Det uppmuntrar företagen att skräddarsy sina produkter för dig. Lyft fram dina behov för att hjälpa handlarna att skräddarsy sina erbjudanden.

Slutligen ska du tillhandahålla en mall för omfattande information och jämförelse av leverantörer. Skicka RFQ:n till dina utvalda leverantörer.

Skickande av RFQ-dokument

Att skicka dessa dokument med din RFQ kommer att förbättra offerterna:

Mall för prissättning: Strukturerade prismallar garanterar korrekta offerter. Be deltagarna att lista sina priser och kostnadsfördelning. En konsekvent struktur gör det lättare att jämföra erbjudanden och välja det bästa.

Allmänna villkor (AV) gäller för anbudsgivning. Ange vilka villkor som är förhandlingsbara och vilka som inte är det. Lägg till eventuella nödvändiga anpassningar och prestandakrav.

Fas III: Slutligt urval och förhandlingar

Besluta om vilka leverantörer du ska arbeta med efter att ha fått RFQ:er. Att välja den bästa leverantören innebär noggranna överväganden för att tillgodose projektets behov.

1. Välj den bästa leverantören

Dina bedömningskriterier och viktning hjälper till här. Rådgör med RFQ-teamet och interna intressenter innan du gör ett val.

2. Spela in

Skriv en anteckning med dessa viktiga delar efter att du har fattat ett beslut:

• De totala buden
• Antal kvalificerade anbud
• Utvärderingskriterier och viktning
• Skäl till diskvalificering
• Röstning per medlem
• Sista valet.

Fas IV: Post-RFQ

Bestäm ett möte för att slutföra kontraktet efter att en vinnare har utsetts.

1. Kontakta den valda leverantören

Träffa leverantören för att slutföra affären. Meddela inte ditt beslut innan du har skrivit under.

Offentligt utvalda leverantörer har förhandlingsstyrka. Det kan göra det svårt att få bra villkor. Håll dina val öppna tills affären är klar. Därefter bör du meddela alla leverantörer om resultatet.

2. Berätta för icke utvalda leverantörer

Ge alltid avvisade leverantörer återkoppling. Tacka dem för att de deltog, förklara varför de inte gick vidare och ge konstruktiv kritik.

Att ställa RFQ-frågor

Du bör ställa dessa viktiga RFQ-frågor:

Erfarenhet och företagsprofil

• Kan du kortfattat beskriva ditt företag? Ange historik, storlek och huvudsakliga funktioner.
• Har du erfarenhet av att tillhandahålla jämförbara produkter eller tjänster?
• Kan du ge fallstudier eller exempel på liknande projekt?

Specifikationer för tjänster eller produkter

• Hur passar era varor och tjänster våra behov?
• Kan ni erbjuda unika lösningar om konventionella produkter inte uppfyller våra behov?
• Vilka är era rutiner för kvalitetssäkring?

Prissättning och betalningsvillkor

• Hur prissätter du dina varor och tjänster?
• Kan man få rabatt på bulkköp eller långtidskontrakt?
• Vilka är dina betalningsvillkor?

Leverans och implementering

• Vad är er normala ledtid för leverans?
• Erbjuda support för installation eller implementering?
• Hur hanteras frakt och logistik och vad är leveranskostnaderna?

Support och underhåll

• Vilken kundtjänst erbjuder ni?
• Erbjuder du produkt- eller serviceutbildning?
• Din strategi för svårigheter eller defekter efter leverans?

Standarder och efterlevnad

• Uppfyller era produkter branschens krav och regelverk? Om så är fallet, på vilket sätt?
• Visar din certifiering ditt engagemang för kvalitet och säkerhet?

Etik och hållbarhet

• Kan du beskriva ditt företags etik och hållbarhet?
• Hur bidrar era varor och tjänster till att skydda miljön?

Referenser och rekommendationer

Har någon av dina kunder använt dina produkter eller tjänster på liknande sätt? Kan du ge referenser?

Slutsats:

Sammanfattningsvis kan sägas att en bra RFQ-process effektiviserar upphandlingen, förbättrar relationerna med leverantörerna och förbättrar affärsresultaten. Genom att planera, välja leverantörer och utvärdera kan företagen förhindra kostsamma misstag och maximera värdet av upphandlingen. De här nio stegen kan påskynda RFQ-processen och förbereda dig för leverantörshantering och avtalsförhandlingar.