RFQ-prosessin tehostaminen: 9 yksinkertaista vaihetta

Johdanto:

Tarjouspyyntöprosessin virtaviivaistaminen auttaa ostamisessa ja hyvien suhteiden ylläpitämisessä myyjiin. Suunnitelmallisen ja organisoidun menetelmän käyttö voi auttaa organisaatioita säästämään rahaa, tekemään parempia hankintoja ja välttämään virheitä. Tässä asiakirjassa esitetään yhdeksän yksinkertaista vaihetta, joilla tarjouspyyntöprosessia voidaan nopeuttaa. Nämä vaiheet auttavat organisaatioita tekemään parempia valintoja, sitoutumaan paremmin myyjiin ja tehostamaan ostamista.

Tehokkaan tarjouspyynnön vaiheet

Nämä vaiheet tehostavat tarjouspyyntömenettelyä:

Vaihe I: Tarjouspyynnön valmistelu

Sinun on analysoitava heidän tarpeensa ennen tarjouspyynnön laatimista. Kiinnitä huomiota asiaan. Sisällytä mukaan laatuvaatimuksesi ja tarvikkeesi. Määrittele lopuksi laajuus etukäteen sekaannusten välttämiseksi.

1. Määritä tarpeesi

Keskustele ihmisten kanssa, joilla on osuutta hankkeessa, ja selvitä, mitä se tarvitsee. Tarkista ominaisuudet, tehokkuus ja muut tarpeet.

Yhteenveto siitä, mitä on selvitettävä:

Määrittele ja laajenna: Määrittele hankkeen laajuus. Määrittele päätavoitteet, rajat ja suoritteet. Määrittele laajuus selkeästi sekaannusten minimoimiseksi.

Tekniset ja yleiset tiedot: Täydelliset tekniset tiedot tuotteesta/palvelusta. Näitä ovat mm. koko, materiaali, halutut ominaisuudet ja yhteensopivuus. Määritä tuotemäärät ja alan normit.

Toimitusvaatimukset: Aseta määräajat, paikat ja välitavoitteet. Ilmoita toimitusehdot myyjille.

Maksuehdot: Arvioi vaarat ja suositeltavat maksutavat. Määritä, pitäisikö toimittajien antaa yksikkökohtainen, tuntikohtainen, eritelty vai kiinteä hinnoittelu.

Hankintaprosessi vie aikaa tarjouspyyntöjen jättämisestä hankkeen loppuun saattamiseen. Seuraa tarjousten jättämisen, arvioinnin ja valinnan määräaikoja.

Ehdot ja edellytykset: Luettelo keskeisistä ehdoista ja edellytyksistä. Myyjä-sopimuksessa noudatetaan näitä ehtoja. Tarkista takuut, vastuut, irtisanominen ja riitojen ratkaiseminen.

Esittämisvaatimukset: Määrittele tarjouksen toimittamismuoto ja -väline. Liittäkää mukaan yritysten ansioluettelot, referenssit, todistukset ja tuotenäytteet.

Selkeytetään luottamuksellisuutta koskevia vaatimuksia. Määritä, miten toimittajien on suojattava arkaluonteiset tiedot.

CSR-vaatimukset: Määritä kestävät käytännöt ja vähimmäisvaatimukset, jotka toimittajiesi on täytettävä täyttääkseen kelpoisuusvaatimukset.

2. Valitse pisteytysmenetelmät

Löydä tarpeisiisi parhaiten sopiva myyjän arviointimenetelmä. Esimerkkejä:

Myyjien arvioinnissa käytetään esiasetettuja luokkia. Ottaa huomioon tuotteiden laadun, luotettavuuden ja asiakaspalvelun. Myyjän suorituskykyä edustaa kukin luokka. Laadullisia asteikkoja käytetään arvioimaan itsenäisiä luokkia, kuten erinomainen, hyvä, tyydyttävä ja epätyydyttävä.

Kustannusperusteinen järjestelmä: Myyjät luokitellaan kustannusten mukaan. Toimittajat, joiden hinta ja eritelmät ovat edullisimmat, asetetaan etusijalle.

Painotettu pistejärjestelmä: Painottaa kriteerejä ostajan liiketoiminnan tärkeyden mukaan. Jos laatu on tärkein, sitä voidaan painottaa 40 prosentilla. Tämä järjestelmä tarjoaa hienovaraisen ehdotuksen arvioinnin.

TQM korostaa jatkuvaa parantamista ja asiakastyytyväisyyttä. Tuotteiden laatu, prosessien tehokkuus ja sopeutumiskyky ovat TQM-käsitteitä.

Myyjän valintakriteerit

Arviointikriteerit määräytyvät myyjän tyypin ja toimialan mukaan. Määritä yrityksesi prioriteetit. Etsitkö parasta hintaa, laatua vai jotain muuta? Valitse sinulle sopiva pisteytysjärjestelmä. Ota huomioon nämä ratkaisevat kriteerit:

• Tuotteen/palvelun toiminnallisuus
• Tuotteen/palvelun alustava hinnoittelu
• Vaatimustenmukaisuus ja laadunvarmistus
• Tekninen asiantuntemus ja tausta
• Tavaroiden/palvelujen valikoima
• Tuotteen elinkaaren aikainen TCO
• Tuotteen/palvelun kustannusajurit halutussa muodossa
• Tuote-/palveluriskit
• Vaatimusten täyttäminen
• taloudelliset, toimitus-, laatu-, vaatimustenmukaisuus-, kestävyys- ja muut toimittajariskit.

3. RFQ-tiimin kokoaminen

Next, build an RFQ team with the proper people. To manage procurement, consider experts and duties. Identify important stakeholders and their duties.

Seuraavassa on lueteltu RFQ-tiimin tärkeimmät jäsenet ja heidän tehtävänsä:

• Osastopäälliköt ja sisäiset sidosryhmät tekevät päätöksiä. Johda tiimiä, jolla on alan ja teknistä kokemusta myyjien valinnassa.
• Johtaja: Hallitsee projektia, tiimiä ja määräaikoja.
• Hankintapäällikkö valvoo koko prosessia. Hankintapäälliköt valvovat koko prosessia tarvearvioinnista sopimuksen loppuun.
• Pk-yritykset: Tarjotaan teknistä tietoa ostetuista tavaroista/palveluista.
• Hankinta-asiantuntija: Dokumentoi, analysoi markkinoita ja valvoo myyjiä.
• Oikeudelliset neuvonantajat tarkastavat sopimukset riskien vähentämisen ja vaatimustenmukaisuuden kannalta.
• Taloushallinnon edustaja: Budjettineuvonta. Arvioi toimittajan käytön taloudelliset vaikutukset.

Vaihe II: Myyjien luettelointi

Markkinatutkimus yrityksesi vaatimukset täyttävien palveluntarjoajien löytämiseksi. Ota huomioon heidän markkina-asemansa, maineensa, kokemuksensa ja taitonsa.

1. Tee luettelo toimittajista

Valitse myyjät, joiden hinnat ovat kohtuulliset. Hanki kaikki tärkeät tiedot, kuten

• Yrityksen nimi ja osoite
• Henkilö, jolle puhua (myyntipäällikkö)
• Verkkosivuston numero ja sähköpostiosoite Tuotteen tai palvelun kuvaus
• Mikä on erilaista

2. Lähetä tarjouspyynnöt

Tarjouspyyntösi tulisi heijastaa tarvearviointia. Esitä lyhyt yleiskatsaus yrityksestä ja selvitys tavoitteesta. Pyydä lisätietoja toimittajien arvioimiseksi. Tarkista heidän valtakirjansa, taloutensa ja säännöksensä. Tämä on tärkeää, jos et kelpuuta toimittajia varhaisessa vaiheessa tarjouspyynnöllä.

Luettele pisteytys- ja valintaperusteet. Näin varmistetaan tarjouspyyntöjen oikeudenmukaisuus ja avoimuus. Se kannustaa yrityksiä räätälöimään tuotteitaan sinulle. Korosta tarpeitasi, jotta kauppiaat voivat räätälöidä tarjouksiaan.

Tarjoa lopuksi malli kattavia tietoja ja myyjien vertailua varten. Lähetä tarjouspyyntö luetteloon valituille toimittajille.

RFQ-asiakirjojen lähettäminen

Näiden papereiden lähettäminen tarjouspyynnön mukana parantaa tarjousten laatua:

Hinnoittelumalli: Rakenteiset hinnoittelumallit takaavat tarkat tarjoukset. Pyydä osallistujia listaamaan hinnat ja kustannuserittely. Yhtenäinen rakenne helpottaa tarjousten vertailua ja parhaan valitsemista.

Tarjouskilpailuun sovelletaan yleisiä sopimusehtoja (GTC). Ilmoita, mitkä ehdot ovat neuvoteltavissa ja mitkä eivät. Lisää tarvittavat räätälöinnit ja suoritusvaatimukset.

Vaihe III: Lopullinen valinta ja neuvottelut

Päätä myyjistä, joiden kanssa haluat työskennellä tarjouspyyntöjen saamisen jälkeen. Parhaan toimittajan valitseminen edellyttää huolellista harkintaa, jotta se vastaa projektin tarpeita.

1. Valitse paras myyjä

Arviointikriteerit ja painotus auttavat tässä. Kuule tarjouspyyntöryhmää ja sisäisiä sidosryhmiä ennen valinnan tekemistä.

2. Record

Kirjoita muistio, jossa mainitaan nämä ratkaisevat seikat päätöksen tekemisen jälkeen:

• Tarjousten kokonaismäärä
• Hyväksyttävien tarjousten määrä
• Arviointiperusteet ja painotus
• Hylkäämisperusteet
• Jäsenkohtainen äänestys
• Viimeinen valinta.

Vaihe IV: Kyselyn jälkeinen vaihe

Järjestä kokous sopimuksen viimeistelyä varten voittajan valinnan jälkeen.

1. Ota yhteyttä valittuun myyjään

Tapaaminen palveluntarjoajan kanssa sopimuksen viimeistelemiseksi. Älä ilmoita päätöksestäsi ennen allekirjoittamista.

Julkisesti valituilla myyjillä on neuvotteluvoimaa. Tämä saattaa vaikeuttaa hyvien ehtojen saamista. Pidä vaihtoehdot avoimina, kunnes sopimus on lopullinen. Sen jälkeen sinun pitäisi ilmoittaa tulokset kaikille myyjille.

2. Kerro hylätyille myyjille

Anna aina palautetta hylätyille toimittajille. Kiitä heitä osallistumisesta, selitä, miksi he eivät päässeet jatkoon, ja tarjoa rakentavaa kritiikkiä.

RFQ-kysymysten esittäminen

Sinun tulisi kysyä nämä keskeiset tarjouspyyntökysymykset:

Kokemus ja yrityksen profiili

• Voitteko kuvailla lyhyesti yritystänne? Kerro yrityksen historia, koko ja tärkeimmät ominaisuudet.
• Onko teillä kokemusta vastaavien tuotteiden tai palvelujen tarjoamisesta?
• Voisitteko antaa tapaustutkimuksia tai esimerkkejä vastaavista hankkeista?

Palvelujen tai tuotteiden tekniset tiedot

• Miten tavaranne ja palvelunne vastaavat tarpeitamme?
• Voitteko tarjota ainutlaatuisia ratkaisuja, jos perinteiset tuotteet eivät täytä tarpeitamme?
• Mitkä ovat laadunvarmistusmenettelyt?

Hinnoittelu ja maksuehdot

• Miten hinnoittelet tavarasi ja palvelusi?
• Saako irto-ostoista tai pitkäaikaisista sopimuksista alennusta?
• Mitkä ovat maksuehtonne?

Toimitus ja täytäntöönpano

• Mikä on normaali toimitusaikasi?
• Tarjoatko asennus- tai käyttöönottotukea?
• Miten toimitukset ja logistiikka hoidetaan ja mitkä ovat toimituskustannukset?

Tuki ja ylläpito

• Mitä asiakastukea tarjoatte?
• Tarjoatko tuote- tai palvelukoulutusta?
• Strategia toimituksen jälkeisiin vaikeuksiin tai vikoihin?

Standardit ja vaatimustenmukaisuus

• Täyttävätkö tuotteenne toimialamme vaatimukset ja määräykset? Jos täyttävät, miten?
• Osoittaako sertifiointinne sitoutumisenne laatuun ja turvallisuuteen?

Etiikka ja kestävä kehitys

• Voitteko kuvailla yrityksenne etiikkaa ja kestävyyttä?
• Miten tuotteesi ja palvelusi tukevat ympäristöä?

Viitteet ja suositukset

Onko joku asiakkaistasi käyttänyt tuotteitasi tai palveluitasi samalla tavalla? Voitteko antaa referenssejä?

Johtopäätökset:

Yhteenvetona voidaan todeta, että hyvä tarjouspyyntöprosessi tehostaa hankintoja, parantaa toimittajasuhteita ja parantaa liiketoiminnan tuloksia. Suunnittelemalla, valitsemalla toimittajat ja arvioimalla yritykset voivat välttää kalliita virheitä ja maksimoida hankinnan arvon. Nämä yhdeksän vaihetta voivat nopeuttaa tarjouspyyntöprosessia ja valmistella sinua toimittajahallintaan ja sopimusneuvotteluihin.