Lärdomar efter pandemin: Risker och avtal i leveranskedjan

Inledning

Covid-19-pandemin har visat var globala leveranskedjor är svaga och förändrat hur risk- och avtalshantering utförs. Efter ett år behöver företag reflektera över de viktigaste lärdomarna och hur dessa kan användas i det “nya normala”. Dessa insikter belyser vikten av en öppen leveranskedja, strategisk riskhantering och noggrann avtalshantering. Låt oss titta närmare på dessa lärdomar för att göra företag bättre förberedda på framtida problem.

Specifikt:

1. Förväntad insyn i leveranskedjan saknas.
2. Det räcker inte med att hantera risker. Du måste stoppa den.
3. Om du kan upptäcka dem kan kontraktsvariationer tyda på fara.

Låt oss analysera var och en av dem.

1) Leverantörernas synlighet är lägre än förväntat.

Undersökningar före pandemin visade att inköpscheferna ansåg att de hade tillräcklig insyn i leveranskedjan. Antalet personer som ansåg detta minskade avsevärt sex månader efter utbrottet.

Företagen var optimistiska före epidemin eftersom transparensen i leveranskedjan var oklar. Med andra ord, falskt förtroende.

Företagen ansåg att det räckte med att känna till sina Tier-1-leverantörer, men en framgångsrik hantering av leveranskedjan kräver insikt i flera lager för att förstå hur störningar/fel kan påverka dem.

Leverantörerna har varit rädda för att köparna ska undvika dem om de avslöjar sina inköpsrutiner. Blockchain-tekniken gör det dock möjligt för alla parter i leveranskedjan att ladda upp sina leverantörsavtal till ett begränsat konsortium som kan extrahera plats- och efterlevnadsdata utan att avslöja känslig information.

Den här tekniken kan ha verkat futuristisk för upphandlingstjänstemän för ett år sedan. Tekniken finns, och epidemin har visat att det är nödvändigt att agera snabbt på avancerade digitala lösningar som dessa.

2) Riskhantering är inte tillräckligt. Du måste stoppa det.

Pandemin utmanade också företagens uppfattning att risker var oundvikliga och att det var upphandlingarnas ansvar att hantera dem (t.ex. leverantörsbrott). Denna strategi är bara meningsfull om globala, katastrofala störningar är omöjliga. Vi vet att de kan det, och därför måste företagen undvika risker, inte bara hantera dem.

Risker bör undvikas redan från början av en leverantörsrelation – genom att välja och kontraktera en leverantör. Förstå leverantörens interna leveranskedja för lägre nivåer för att fastställa de slutliga leveranskällorna – att ha flera leverantörer för samma produkt om de är beroende av samma källa är kanske inte en riskminimerande metod.

Med dagens programvara kan organisationer integrera D&B i sitt system för avtalshantering. Detta flaggar för problematiska leverantörer innan några avtal skrivs.

Avancerad programvara för avtalshantering kan spåra diskussioner i realtid och poängsätta risken för språkändringar. Detta sofistikerade AI-verktyg hjälper upphandlingsansvariga att förhindra att faror kommer in i systemet.

Mycket mogna inköpsorganisationer kan konsolidera all denna information i en integrerad riskbedömning av leverantörer, som fungerar som en enda sanningskälla för varje relations riskpotential och hjälper inköpscheferna att bygga upp en mer robust leverantörsbas.

3) Om du kan upptäcka dem kan kontraktsvariationer vara ett tecken på fara.

Affärsrisker är oundvikliga, så det viktiga är hur man upptäcker problem i leveranskedjan så att organisationerna kan åtgärda dem. Förra året lärde vi oss att tidig upptäckt av fel i leveranskedjan är avgörande för snabb respons, beredskapsplanering och förebyggande av katastrofer.

Övervakning av avtalsefterlevnad är en bra metod för att upptäcka risker tidigt. Om en leverantör börjar bryta mot sina avtal kan det tyda på allvarliga problem som behöver uppmärksammas snabbt.

Om avtalen inte är kopplade till operativa system, som t.ex. materialleveranser, är det svårt att identifiera avtalsvariationer. Att koppla kontraktsdata till transaktionssystem håller på att bli bästa praxis. På så sätt kan villkoren upprätthållas och avvikelser åtgärdas innan de blir till stora problem.

Slutsats

Covid-19-pandemin har visat på behovet av att hantera leveranskedjan och minska riskerna. Företagen kan förbereda sig för oväntade avbrott genom att förbättra leverantörernas insyn, riskhantering och efterlevnad av avtal. Dessa lärdomar ökar den operativa effektiviteten, minimerar upphandlingsriskerna och hjälper till att navigera i situationer med svarta svanar. Genom att integrera dessa insikter kan organisationer bygga upp mer robusta och flexibla ramverk för leverantörskedjan för att lyckas på en alltmer osäker global marknad.