Toimitusketjun riskit ja sopimukset: opit pandemian jälkeen

Johdanto

COVID-19-pandemia on osoittanut globaalien toimitusketjujen heikot kohdat ja muuttanut tapaa, jolla riski- ja sopimushallintaa toteutetaan. Vuoden jälkeen yritysten on pohdittava tärkeimpiä oppimiaan asioita ja sitä, miten niitä voidaan hyödyntää “uudessa normaalissa”. Nämä havainnot tuovat esiin avoimen toimitusketjun, strategisen riskienhallinnan ja perusteellisten sopimustoimintojen tärkeyden. Tarkastellaan näitä oppeja, jotta yritykset olisivat valmiimpia tuleviin haasteisiin.

Erityisesti:

1. Odotettu toimitusketjun näkyvyys puuttuu.
2. Riskien hallinta ei riitä. Se on pysäytettävä.
3. Jos pystyt havaitsemaan ne, sopimusvaihtelut saattavat olla merkki vaarasta.

Analysoidaanpa kutakin.

1) Toimittajien näkyvyys on odotettua heikompi.

Pandemiaa edeltävät kyselyt osoittivat, että hankintavirkamiehet pitivät toimitusketjun näkyvyyttä riittävänä. Niiden määrä, jotka olivat tätä mieltä, väheni huomattavasti kuusi kuukautta epidemian puhkeamisen jälkeen.

Yritykset olivat ennen epidemiaa optimistisia, koska toimitusketjun avoimuus oli epäselvää. Toisin sanoen väärää luottamusta.

Yritysten mielestä riitti, että ne tunsivat Tier-1-toimittajansa, mutta toimitusketjun onnistunut hallinta edellytti näkemystä useista eri kerroksista, jotta ymmärrettäisiin, miten häiriöt tai epäonnistumiset voivat vaikuttaa niihin.

Tavarantoimittajat ovat pelänneet, että ostajat voivat ohittaa ne, jos ne paljastavat hankintakäytäntönsä. Lohkoketjuteknologian ansiosta kaikki toimitusketjun osapuolet voivat kuitenkin ladata toimittajasopimuksensa rajoitetulle yhteenliittymälle, joka voi poimia sijainti- ja vaatimustenmukaisuustiedot paljastamatta arkaluonteisia tietoja.

Tämä tekniikka saattoi vaikuttaa hankintatoimen virkamiehistä futuristiselta vuosi sitten. Teknologia on kuitenkin olemassa, ja epidemia on osoittanut, että tällaisiin kehittyneisiin digitaalisiin ratkaisuihin on toimittava nopeasti.

2) Riskienhallinta ei riitä. Se on pysäytettävä.

Pandemia kyseenalaisti myös yritysten käsityksen, jonka mukaan riski oli väistämätön ja hankintojen vastuulla oli sen hallinta (eli toimittajien epäonnistumiset). Tämä strategia on järkevä vain, jos maailmanlaajuiset, katastrofaaliset häiriöt ovat mahdottomia. Tiedämme, että ne ovat mahdollisia, joten yritysten on vältettävä riskejä eikä vain hallittava niitä.

Riskiä olisi vältettävä jo toimittajasuhteen alusta alkaen – palveluntarjoajan valinnasta ja sopimuksen tekemisestä. Ymmärrä toimittajan sisäinen toimitusketju alempien tasojen osalta, jotta voit määrittää lopulliset hankintalähteet – useiden toimittajien käyttäminen saman tuotteen osalta, jos ne ovat riippuvaisia samasta lähteestä, ei välttämättä ole riskien vähentämiseen tähtäävä lähestymistapa.

Nykyisten ohjelmistojen avulla organisaatiot voivat integroida D&B:n sopimustenhallintajärjestelmäänsä. Näin ongelmalliset myyjät havaitaan jo ennen sopimusten tekemistä.

Kehittyneillä sopimushallintaohjelmistoilla voidaan seurata reaaliaikaisia keskusteluja ja pisteyttää kielimuutosriski. Tämä kehittynyt tekoälytyökalu auttaa hankintajohtajia estämään vaaran pääsyn järjestelmään.

Hyvin kehittyneet hankintaorganisaatiot voivat yhdistää kaikki nämä tiedot integroituun toimittajariskinarviointiin, joka toimii yhtenä totuuden lähteenä jokaisen suhteen riskipotentiaalin osalta ja auttaa hankintajohtajia rakentamaan vankemman toimittajakannan.

3) Jos pystyt havaitsemaan ne, sopimusvaihtelut voivat viitata vaaraan.

Liiketoimintariski on väistämätön, joten keskeistä on, miten toimitusketjun ongelmat havaitaan, jotta organisaatiot voivat korjata ne. Viime vuonna opimme, että toimitusketjun vikojen varhainen havaitseminen on välttämätöntä nopean reagoinnin, varautumissuunnittelun ja katastrofien ehkäisyn kannalta.

Sopimusten noudattamisen valvonta on hyvä tapa havaita riskit varhaisessa vaiheessa. Jos toimittaja alkaa rikkoa sopimuksiaan, se voi olla merkki vakavista ongelmista, jotka vaativat nopeaa huomiota.

Jos sopimuksia ei ole sidottu operatiivisiin järjestelmiin, kuten materiaalitoimituksiin, sopimusvaihteluita on vaikea tunnistaa. Sopimustietojen liittämisestä liiketoimintajärjestelmiin on tulossa paras käytäntö. Näin voidaan valvoa ehtojen noudattamista ja puuttua poikkeamiin ennen kuin niistä tulee merkittäviä ongelmia.

Yhteenveto

COVID-19-pandemia on korostanut toimitusketjun hallinnan ja riskien vähentämisen tarvetta. Yritykset voivat varautua odottamattomiin keskeytyksiin parantamalla toimittajien näkyvyyttä, riskienhallintaa ja sopimusten noudattamista. Nämä opit lisäävät toiminnan tehokkuutta, minimoivat hankintariskit ja auttavat selviytymään mustan joutsenen tilanteista. Näiden oivallusten yhdistäminen voi auttaa organisaatioita rakentamaan vankemmat ja joustavammat toimitusketjun puitteet menestyäkseen yhä epävarmemmilla globaaleilla markkinoilla.