På livsmedelsindustrins livliga arena faller strålkastarljuset sällan på den upphandlingens subtila konst. Men oavsett om du driver en restaurang eller en anläggning för livsmedelsförädling är indirekt upphandling ryggraden i din verksamhet.
Med indirekt upphandling avses inköp av varor och tjänster som inte är direkt involverade i produktionsprocessen men som är viktiga för att upprätthålla företagets dagliga verksamhet. Det kan handla om allt från inköp av skyddshandskar av livsmedelskvalitet till artiklar som rengöringsutrustning eller matleveranslådor.
I den här artikeln guidar vi dig genom indirekt upphandling inom livsmedelsindustrin och de processer, utmaningar, strategier och bästa praxis som är nödvändiga för att bemästra denna viktiga aspekt av ditt företag.
Här är de ämnen vi kommer att ta upp:
- Upphandlingsprocesser och sourcingstrategier för livsmedelsindustrin
- Viktiga överväganden vid indirekt upphandling
- Kostnader och effektivitet vid upphandling inom livsmedelsindustrin
- Utmaningar och risker vid upphandling inom livsmedelsindustrin
Upphandlingsprocesser och sourcingtekniker för livsmedelsindustrin
I hjärtat av livsmedelsindustrin är upphandling inte bara en stödjande funktion, det är en viktig process som styr er verksamhet. Från att förstå era lagerbehov och produktsourcing till val av leverantör och inköp, kan indirekt upphandling liknas vid en intrikat vävtapet, där varje tråd spelar sin egen viktiga roll.
Den första viktiga komponenten i indirekt upphandling är sourcing, en process som innebär att man identifierar och utvärderar de bästa produkterna. I idealfallet skulle din inköpsprocess inte bara handla om att hitta de billigaste leverantörerna, utan den kommer även göra det möjligt för dig att bedöma de bästa alternativen baserat på deras lämplighet för dina användningsområden och överensstämmelse med EU:s säkerhetsstandarder för personlig skyddsutrustning (även känd som PPE).
Om du vill veta mer om hur du hittar och köper den bästa personliga skyddsutrustningen för livsmedelsindustrin kan du läsa vårt blogginlägg: Från huvud till tår: Hur man köper den bästa personliga skyddsutrustningen för livsmedelsarbetare.
I centrum för dessa sourcinginsatser står också livsmedelsindustrins leverantörer, de som håller ihop upphandlingsprocessen. Oavsett om det gäller personlig skyddsutrustning (PPE) för en livsmedelsanläggning eller rengöringsprodukter och desinfektionsmedel för en mindre restaurang, spelar valet av rätt leverantörer en avgörande roll för att verksamheten ska fungera smidigt och för att dina medarbetare ska känna sig trygga. En leverantör kan till exempel erbjuda ett kostnadseffektivt sortiment av matkassar, men om de inte kan leverera dem när de behövs kommer din indirekta upphandlingsstrategi att misslyckas. Därför måste leverantörer till livsmedelsindustrin inte bara utvärderas utifrån pris och produktsortiment, utan även utifrån sina leveranstider.
Med detta sagt behöver det inte kosta skjortan att hitta och köpa de bästa indirekta leverantörerna för ditt livsmedelsföretag, och det är här en marknadsplats som Droppe kan göra skillnad.
Droppe är en grossistmarknad där du enkelt kan bläddra i en omfattande katalog med 100 000+ industritillbehör för din restaurang eller livsmedelsanläggning och jämföra 100+ europeiska leverantörer baserat på deras produktutbud, pris, leveranstid och mycket mer.
Så istället för att ägna otaliga timmar åt att förhandla med olika leverantörer finner du deras urval och erbjudanden samlade på ett enda ställe. Dessutom finns det inga geografiska begränsningar, så din personliga leverantörspool kommer att expandera genom hela Europa.
När du har hittat rätt produkter tar det bara ett ögonblick för dig att köpa produkter från olika leverantörer i hela Europa med en enda faktura. Droppe tar hand om alla detaljer, från betalning till orderhantering, så att du kan fokusera på det som verkligen betyder något – att hålla ditt företag i rullning utan några problem.
Viktiga överväganden vid indirekt upphandling
På den stora och dynamiska arenan för indirekt upphandling finns det särskilda överväganden som sticker ut. Som tidigare nämnts är en sådan faktor upphandlingen av personlig skyddsutrustning (PPE), en kategori som kanske inte direkt bidrar till slutprodukten men som är avgörande för att upprätthålla en smidig verksamhet och säkerheten för dina anställda.
Visualisera ett livligt kommersiellt kök; vikten av PPE, såsom handskar, förkläden, skyddsärmar, ansiktsmasker och halksäkra skor, kan inte underskattas. Här sträcker sig den indirekta upphandlingens roll längre än att bara köpa in dessa artiklar. Det handlar om att strategiskt köpa in rätt utrustning från pålitliga leverantörer, vilket säkerställer både effektiviteten i verksamheten och säkerheten för din personal.
En annan viktig faktor i dagens livsmedelsindustri är hållbara engångsförpackningar och -redskap. En leveranstjänst behöver till exempel inte bara köpa in livsmedelsförpackningar utan även sådana som överensstämmer med företagets hållbarhetsmål. Miljövänliga alternativ som biologiskt nedbrytbara bestick blir allt populärare, och en smart strategi för indirekt upphandling måste återspegla denna konsumenttrend. En restaurang som väljer sådana hållbara lösningar stärker inte bara sin varumärkesimage utan bidrar också positivt till en grönare framtid.
Livsmedelssäkerhet och kvalitetssäkring står också i förgrunden när det gäller upphandling. Ta till exemplet ett cateringföretag som köper in ingredienser till sin meny. Här måste upphandlarna se till att leverantörerna följer strikta standarder för livsmedelssäkerhet och har robusta kvalitetssäkringsprocesser på plats. Eventuella brister på detta område kan skada företagets rykte och kundernas förtroende, vilket understryker den viktiga roll som kvalitet och säkerhet spelar vid upphandling av livsmedelstjänster.
Oavsett om det handlar om att köpa in den bästa cateringutrustningen, göra välgrundade val av engångsförpackningar eller upprätthålla en rigorös livsmedelssäkerhet, utgör dessa överväganden grunden för en effektiv indirekt upphandling. Genom att ta hänsyn till dessa på ett genomtänkt sätt kan man styra livsmedelsföretag mot en mer effektiv, hållbar och kundcentrerad upphandlingsstrategi.
Kostnader och effektivitet vid upphandling inom livsmedelsindustrin
Upphandling inom livsmedelsindustrin handlar inte bara om inköp, det är en saga om optimering, där kostnad och effektivitet spelar huvudrollerna.
En rad olika strategier kan användas för att spara kostnader i din indirekta upphandling, allt från att konsolidera inköp till att utnyttja teknik för bättre leverantörshantering. Om ett företag till exempel köper sina färskvaror från en enda, pålitlig leverantör i stället för flera, förbättrar det inte bara konsekventa ingredienser utan kan även leda till prissänkningar tack vare bulkköp.
Men vad gäller då vi upphandlar om PPE-utrustning? Här är kostnader och effektivitet betydande. Ta till exempel upphandlingen av skärskyddshandskar och hårnät. Strategisk indirekt upphandling kan innebära att dessa artiklar köps in från en leverantör som erbjuder ett paketerbjudande. Genom att använda verktyg för god hantering av leveranskedjan kan man dessutom säkerställa leverans i tid och därmed undvika operativa problem i sista minuten. En effektiv upphandling av dessa varor bidrar till kostnadseffektivitet och säkerställer samtidigt att verksamheten fungerar smidigt.
När det gäller bästa praxis för upphandling inom livsmedelsindustrin finns det en mängd olika strategier att utforska. En viktig strategi är att effektivisera upphandlingsprocessen, genom att till exempel implementera ett internetbaserat upphandlingssystem för bättre leverantörshantering. Ett sådant system kan förenkla processen, spara tid och göra det möjligt att spåra beställningar i realtid. En annan metod som är värd att ta till sig är diversifiering av leverantörer, så att man undviker fallgroparna med beroende av en enda källa.
Utmaningar och risker vid upphandling inom livsmedelsindustrin
Indirekt upphandling inom livsmedelsindustrin är en komplex affär och innebär risker som kräver noggrann navigering.
De utmaningar du kan stöta på är lika varierande som branschen själv. Allt från volatila marknadspriser till leverantörernas tillförlitlighet står på spel i denna ständigt föränderliga bransch. Tänk till exempel på ett café som köper in sina kaffefilter från en enda leverantör. Om en oförutsedd händelse stör leverantörens produktion eller leveranser kommer kaféet att få svårt att hitta en ny leverantör och eventuellt behöva tillfälligt stänga sina dörrar.
Dessutom medför livsmedelsindustrin unika risker när det gäller livsmedelssäkerhet och kvalitetssäkring. Upphandlare måste se till att deras leverantörer uppfyller stränga standarder för livsmedelssäkerhet och PPE-standarder.
Så vad är motgiftet mot dessa potentiella fallgropar? Svaret ligger i strategisk planering för hantering av leverantörskedjan gällande livsmedelstillverkning. En effektiv strategi för leverantörskedjan kan ge bättre kontroll över inköpen och hjälpa företagen att förutse och minska riskerna. Det kan handla om att diversifiera leverantörerna för att undvika beroende av en enda källa.
En restaurang kan t.ex. använda prediktiv analys för att förutse förändringar i efterfrågan och anpassa sina beställningar därefter, vilket minskar svinnet och optimerar kostnaderna. På samma sätt kan företag överväga lokala inköp för att minska sitt koldioxidavtryck, ett drag som inte bara är miljövänligt utan också alltmer uppskattas av dagens medvetna konsumenter.
Slutsats
Som vi har sett innebär indirekt upphandling inom livsmedelsbranschen mycket mer än att bara köpa och lagra – det gäller konsten att balansera kvalitet, kostnad och effektivitet, samtidigt som man upprätthåller livsmedels- och arbetssäkerhet och hållbarhet. Att anamma bästa praxis och innovativa strategier är därför inte ett val utan en nödvändighet för att uppnå en framgångsrik indirekt upphandlingsprocess.
Oavsett om du driver ett litet café eller en stor anläggning för livsmedelsförädling kan du med hjälp av indirekt upphandling hålla din verksamhet igång och ditt lager på topp, samtidigt som du optimerar kostnaderna.
