Introduktion:
I dagens snabba affärsvärld kan ett företags framgång eller misslyckande bero på hur effektivt det hanterar sina inköp. Att minska antalet steg som krävs för att göra ett inköp sparar tid och pengar och hjälper ett företag att fungera snabbt och effektivt. Det är mycket viktigt för VD:ar, ansvariga för leveranskedjan och inköpschefer att hitta sätt att påskynda inköpsprocessen. Denna guide kommer att granska de viktigaste stegen i inköpsprocessen och ge dig idéer om hur du kan förbättra och förenkla processen.
Vad innebär det att förenkla inköpsprocessen?
Låt mig måla en bild: tänk på en ström av vatten som flyter genom våren utan ansträngning tills den når dit den ska. Resultatet är att vattnet flödar från punkt A till punkt B utan problem.
Det är vad det innebär att förenkla inköpsprocessen. Det handlar om att få verksamheten att flyta smidigare och hitta lösningar för inköpsprocessen som hjälper till att eliminera problem och förbättra hela processen.
Vilka är de fem stegen i inköpsprocessen?
Innan du kan lära dig de 5 säkra sätten att skapa en bra inköpsplan, behöver du veta vilka de 5 stegen i inköpsprocessen är och hur du utnyttjar dem bäst:
Steg 1: Skriv ner dina viktigaste behov.
Detta steg handlar om att fastställa vad ditt företag behöver. Det är anledningen till varför du startar inköpsprocessen. Hur mycket kostar det? Hur mycket pengar behöver du? Varifrån får du dina material?
Följaktligen, om du vill göra det enklare för ditt företag att göra inköp, här är ett snabbt tips:
Börja med att leta efter sätt att spara pengar och förenkla processerna.
Ta sedan tid att identifiera åtgärder som är både användbara och smarta, och gör svåra uppgifter enklare.
Slutligen, arbeta för att göra processerna smidigare och eliminera eventuella problem som står i vägen.
Steg 2: Välj tjänsteleverantörer och säljare som erbjuder dem.
När du väl vet vad ditt företag behöver, är det dags att börja leta efter den bästa säljaren för att se till att din inköpsprocess fungerar smidigt.
Vi föreslår dessutom att du börjar göra offertförfrågningar till säljare som är ärliga och erbjuder de bästa tjänsterna. Du kan kommunicera med flera källor samtidigt och ändå ha alternativ.
Ett sista råd: var noggrann i ditt beslut. Om du tar tid att leta efter rätt leverantörer tidigt kommer du att spara mycket pengar under hela processen och öka dina intäkter.
Steg 3: Förhandla om villkor med den valda säljaren och skriv ett kontrakt.
Du vill göra inköpsprocessen enklare och få en bra start. Du har arbetat hårt hittills för att se till att du vet vad du behöver och var du får det. Nu är det dags att förhandla.
Vi förstår att de flesta tycker det är svårt att förhandla om villkor. Här är några tips som hjälper dig att förbättra dina förhandlingstekniker och göra din inköpsprocess mer smidig:
Diskutera dina KPI:er, vad du vill uppnå och hur mycket du är villig att betala för att sätta tydliga mål.
Börja med att prata om de viktiga sakerna: hur man betalar, när de köpta varorna ska skickas, kostnaden för varje vara och vad man ska göra om det uppstår förseningar.
Var öppen när du kan. Du bör hålla några små förändringar i den ursprungliga planen. Men om du har problem eller personen är svår att hantera, kan det vara en dålig affär.
Steg 4: Se till att inköpsordern och kontrakten är kompletta.
Slutför din inköpsorder och dokument när ni båda är överens om allt. Allt bör dokumenteras och undertecknas av båda parter.
Det finns några steg att ta, såsom att göra juridiska förfrågningar och inköpsorder, godkänna affären och få alla nödvändiga godkännanden.
Om företaget är stort kan du behöva få tillstånd från många personer och team innan du kan gå vidare.
Steg 5: Tänk på kvalitetskontroll
Nu när inköpsprocessen är över och varorna har levererats utan problem. Alla dina konton har stängts. Du behöver tänka på vad du gjorde för att förenkla inköpsprocessen, vad som inte fungerade, vilka metoder som fungerade bäst och hur du kan förbättra processen i framtiden.
Vad bör du göra för att förenkla inköpsprocessen?
Det finns många sätt att göra inköpsprocessen enklare. Här är de som fungerar bäst:
Fortsätt att samarbeta väl med dina leverantörer; om du vill förenkla dina inköpsprocesser måste du bygga starka relationer med dina leverantörer.
Börja automatisera: Användning av teknik och automation kommer att förändra hur du ser på inköp. Till exempel behöver du inte begära offerter manuellt; du kan enkelt automatisera detta arbete med systemhanteringsverktyg som Agile och SAAS eller annan mjukvara för hantering.
Lär dig om nya verktyg och trender för dina team: Anställda inom leveranskedjan och inköp är de som verkligen vet hur man gör inköpsprocesser smidigare. Inköpskurser i London är det bästa sättet att ge dina anställda de färdigheter de behöver för att hantera inköpsprocessen på ett verkligt sätt.
Skapa en metod för ljudhantering: Du bör veta hur viktigt strategiskt inköp är i hanteringen av leveranskedjan, precis som vilken smart affärsägare som helst.
Slutsats:
Sammanfattningsvis, om du vill öka produktiviteten, minska kostnaderna och säkerställa en smidig drift, måste du förenkla din inköpsprocess. Ditt inköpssystem kan bli mycket mer effektivt om du följer processerna, automatiserar aktiviteter, bygger starka relationer med leverantörer och regelbundet utvärderar prestanda. Börja tillämpa dessa strategier idag för att göra ditt företags inköpsprocess mer effektiv och framgångsrik.
