Näin tehostat hankintaprosessia

Johdanto:

Nykyään nopeatahtisessa liikemaailmassa yrityksen menestys tai epäonnistuminen voi riippua siitä, miten hyvin se hoitaa hankintansa. Hankintaprosessin yksinkertaistaminen säästää aikaa ja rahaa ja auttaa yritystä toimimaan nopeasti ja tehokkaasti. Toimitusjohtajien, toimitusketjujohtajien ja hankintapäälliköiden on tärkeää löytää keinoja nopeuttaa hankintaprosessia. Tässä oppaassa tarkastellaan hankinnan keskeisiä vaiheita ja annetaan ideoita prosessin parantamiseksi ja yksinkertaistamiseksi.

Mitä tarkoittaa hankintaprosessin yksinkertaistaminen?

Kuvitellaan tilanne: vesi virtaa kevään lähteestä vaivattomasti, kunnes se saavuttaa määränpäänsä. Tämä tarkoittaa, että vesi kulkee pisteestä A pisteeseen B ilman ongelmia.

Tämä on se, mitä tarkoittaa hankintaprosessin virtaviivaistaminen. Se tarkoittaa toimintojen sujuvoittamista ja ratkaisujen kehittämistä hankintaprosessiin, jotka auttavat poistamaan ongelmia ja parantamaan koko prosessia.

Mitkä ovat hankintaprosessin viisi vaihetta?

Ennen kuin voit oppia viisi varmaa tapaa luoda hyvä hankintasuunnitelma, sinun on tiedettävä, mitkä ovat hankinnan viisi vaihetta ja miten voit hyödyntää niitä parhaalla mahdollisella tavalla:

Vaihe 1: Kirjaa tärkeimmät tarpeesi.

Tässä vaiheessa selvität, mitä yrityksesi tarvitsee. Tämä on syy, miksi aloitat hankintaprosessin. Kuinka paljon se maksaa? Kuinka paljon rahaa tarvitset? Mistä hankit materiaalisi?

Jos haluat helpottaa yrityksesi hankintoja, tässä on nopea vinkki:

Aloita etsimällä tapoja säästää rahaa ja yksinkertaistaa asioita.

Ota sen jälkeen aikaa löytääksesi käytännöllisiä ja järkeviä toimia ja helpottaaksesi hankalia tehtäviä.

Lopuksi keskity siihen, että asiat sujuvat sujuvasti ja poistat kaikki esteet, jotka haittaavat prosessia.

Vaihe 2: Valitse palveluntarjoajat ja myyjät, jotka niitä tarjoavat.

Kun tiedät, mitä yrityksesi tarvitsee, on aika alkaa etsiä parasta myyjää, jotta hankintaprosessisi sujuu mutkattomasti.

Lisäksi suosittelemme, että alat pyytää tarjouksia myyjiltä, jotka ovat luotettavia ja tarjoavat parasta palvelua. Voit keskustella useiden lähteiden kanssa samanaikaisesti ja silti säilyttää vaihtoehtoja.

Yksi viimeinen neuvo: ole tarkkaavainen päätöksessäsi. Jos käytät aikaa oikeiden myyjien löytämiseen jo alkuvaiheessa, säästät paljon rahaa koko prosessissa ja kasvatat voittoa.

Vaihe 3: Neuvottele valitsemasi myyjän kanssa ehdoista ja laadi sopimus.

Haluat helpottaa hankintaprosessia ja aloittaa hyvin. Olet tähän mennessä tehnyt kovasti töitä varmistaaksesi, että tiedät, mitä tarvitset ja mistä sen saat. Nyt on aika neuvotella.

Ymmärrämme, että useimmat ihmiset kokevat ehtojen neuvottelun vaikeaksi. Tässä muutamia vinkkejä, jotka auttavat parantamaan neuvottelutaitojasi ja tekemään hankintaprosessistasi sujuvamman:

Keskustele KPI:sta, toiveistasi ja siitä, mitä olet valmis maksamaan, asettaaksesi selkeät tavoitteet.

Keskustele ensin tärkeistä asioista: maksutavasta, ostettujen tuotteiden toimitusajasta, yksikköhinnoista ja viivästysten varalle suunnitelluista toimenpiteistä.

Ole avoin, kun se on mahdollista. Sinun pitäisi säilyttää muutama pieni muutos alkuperäiseen suunnitelmaan. Mutta jos kohtaat ongelmia tai henkilö on vaikea, se ei ehkä ole hyvä kauppa.

Vaihe 4: Varmista, että ostotilaus ja sopimukset ovat valmiit.

Viimeistele ostotilauksesi ja asiakirjasi, kun olette molemmat sopineet kaikesta. Kaikki pitäisi kirjata ylös ja molempien osapuolten allekirjoittaa.

Muutamia vaiheita on otettava, kuten oikeudellisten pyyntöjen ja ostotilausten tekeminen, sopimuksen hyväksyminen ja kaikkien tarvittavien hyväksyntöjen hankkiminen.

Jos yritys on suuri, saatat tarvita useiden ihmisten ja tiimien hyväksynnän ennen kuin voit edetä.

Vaihe 5: Ajattele laadunvalvontaa

Nyt kun hankintaprosessi on ohi ja tavarat on toimitettu ilman ongelmia. Kaikki tilisi on suljettu. Sinun on ajateltava, mitä teit hankintaprosessin virtaviivaistamiseksi, mikä ei toiminut, mitkä menetelmät toimivat parhaiten ja kuinka parantaa prosessia tulevaisuudessa.

Mitä sinun pitäisi tehdä, jotta hankintaprosessi olisi helpompi?

On monia tapoja tehdä hankintaprosessista helpompi. Tässä ovat ne, jotka toimivat parhaiten:

Pidä yhteistyö myyjiesi kanssa hyvänä; jos haluat virtaviivaistaa hankintaprosessejasi, sinun on rakennettava vahvat suhteet toimittajiisi.

Aloita automatisointi: Teknologian ja automaation käyttö muuttaa tapaa, jolla ajattelet hankintoja. Esimerkiksi, sinun ei tarvitse pyytää tarjouksia käsin; voit helposti automatisoida tämän tehtävän järjestelmähallintatyökaluilla, kuten Agile ja SAAS tai muulla hallintaohjelmistolla.

Opi uusia työkaluja ja trendejä tiimeillesi: Toimitusketjun ja hankinnan työntekijät ovat niitä, jotka todella osaavat sujuvoittaa hankintaprosesseja. Hankintakurssit Lontoossa ovat paras tapa antaa työntekijöillesi tarvittavat taidot hankintaprosessin käsittelemiseksi käytännössä.

Luo menetelmä hallinnan varmistamiseksi: Sinun pitäisi tietää, kuinka tärkeää strateginen ostaminen on toimitusketjun hallinnassa, aivan kuten jokainen fiksu yrityksen omistaja.

Yhteenveto:

Yhteenvetona voidaan todeta, että jos haluat lisätä tuottavuutta, vähentää kuluja ja varmistaa toiminnan sujuvuuden, sinun on virtaviivaistettava hankintaprosessiasi. Hankintajärjestelmäsi voi muuttua huomattavasti tuottavammaksi, jos noudatat prosesseja, automatisoit toimintoja, rakennat vahvoja suhteita toimittajiin ja arvioit suorituskykyä säännöllisesti. Aloita näiden taktiikoiden soveltaminen jo tänään tehdäksesi yrityksesi hankintaprosessista tehokkaamman ja tuloksellisemman.