Fördelarna med dataanalys i din upphandlingsstrategi

Upphandlingsanalys innebär att samla in och undersöka dataanalys för att generera numeriska insikter för databaserade affärsbeslut. Denna metod handlar inte bara om siffror och kalkylblad, utan mer om att använda information för att skapa en tydlig bild av upphandlingen i verksamheten, vilket hjälper till att styra åtgärder och strategi.

McKinsey har rapporterat att företag kan förbättra sin ekonomiska stabilitet och kostnadsstyrning genom att använda data för att fördela medel klokare och mer effektivt. Denna praxis inte bara klargör och påskyndar beslutsprocesserna utan de utrustar även ansvariga för leveranskedjan med nödvändig information för att bestämma hur och när man ska agera.

I denna artikel kommer vi att undersöka de grundläggande sätten som upphandlingsanalys kan implementeras inom din affärsverksamhet. Vårt mål är att ge dig och ditt team kontroll över din upphandlingsstrategi, använda data som finns tillgänglig för att förstå vart ni har varit och vart ni är på väg.

Här är ämnena vi kommer att gå igenom:

1. Fördelar med dataanalys inom upphandling
2. Olika typer av upphandlingsanalys
3. Exempel på upphandlingsanalys

Fördelar med dataanalys inom upphandling

Användning av dataanalyser har blivit en integrerad aspekt av moderna affärsoperationer, eftersom det hjälper organisationer världen över att använda data för effektivare beslutsfattande.

Integrationen av dataanalys i din upphandlingsprocess medför en rad fördelar, inklusive:

1. Förbättrad prognos för budgetering och finansiell planering: Numeriska insikter möjliggör en mer förfinad förståelse för dina spenderingsmönster och efterfrågecykler. När du samlar tillräckligt med data om dina tidigare prestationer och marknadstrender blir det lättare att förutse dina framtida behov. Dessutom säkerställer upphandlingsdata att din budgethantering stämmer överens med faktiska krav, vilket minskar onödiga utgifter och optimerar hela din inköpsprocess.
   

2. Numeriska insikter om kvalitet och prestanda: Kvalitet är i centrum för effektiv upphandling, och tillförlitlig dataanalys kastar ljus över både dina leverantörers prestanda och operationerna inom din affärsverksamhet, vilket gör det möjligt för dig att förbättra dina processer. Detta uppnås genom att peka ut områden som kräver förbättring och övervaka de positiva effekterna av de gjorda ändringarna. Över tid översätts detta till effektivare upphandlingsmetoder och ökad kundnöjdhet. En annan värdefull fördel med att förlita sig på dataanalys är möjligheten att utföra jämförande analys. Denna metod gör det möjligt för dig att mäta din upphandlingseffektivitet mot branschens riktmärken eller jämföra den över olika enheter, kategorier eller anläggningar inom ditt företag. Att ha en tydlig bild av din position hjälper dig att skapa uppnåeliga mål och utforma den bästa rutten för att uppnå dem.
   
   
3. Förbättrad riskhantering: De senaste åren har lärt oss att störningar i leveranskedjan kan ske när som helst. Upphandlingsanalys gör det möjligt att identifiera potentiella risker och svaga länkar i dina upphandlingssystem redan i ett tidigt skede, vilket gör att du kan utforma strategier för att minimera riskerna och hantera potentiella störningar effektivt. Till exempel, om din leverantör i en viss region är benägen för förseningar kan alternativa arrangemang göras i förväg.
   
   
4. Identifiera möjligheter till konsolidering. En av de mindre diskuterade men mycket värdefulla aspekterna av upphandlingsanalys är möjligheten att upptäcka möjligheter förkonsolidering. När du börjar ta hänsyn till fler analysdelar, inklusive datainköp, leverantörsrelationer och kontraktanalys, kan du identifiera områden som är redo för strömlinjeformad samverkan. Exempelvis kan du upptäcka överlappande insatser eller redundanser som kan slås samman, vilket minskar komplexiteten och därmed kostnaderna. Denna konsolidering kan också leda till större köpkraft hos leverantörer, vilket potentiellt kan resultera i gynnsammare villkor och avtal.

Olika typer av upphandlingsanalys 

Data, i all sin mångfald, kräver olika tillvägagångssätt. I det här avsnittet kommer vi att guida dig genom de olika typerna av dataanalyser som är inriktade på olika aspekter av upphandlingen, var och en med en specifik roll:

1. Beskrivande dataanalys: Där upphandlingsdata analyseras för att beskriva vad som har hänt tidigare. Beskrivande dataanalys är grunden för din upphandlingsanalys och ger en tydlig bild av tidigare upphandlingsprestanda. Detta inkluderar grundläggande data som totala utgifter, leverantörsprestanda och kontraktanalys. Till exempel kan du använda beskrivande dataanalys för att förstå ditt företags utgiftsmönster under det föregående räkenskapsåret.
   
   
2. Diagnostisk dataanalys: Tar det ett steg längre och tolkar upphandlingsdata för att förstå varför något har hänt tidigare. Denna analys granskar de underliggande orsakerna och relationerna inom datan. Om beskrivande dataanalys säger att en viss leverantörs prestanda minskade, kan diagnostisk dataanalys hjälpa till att identifiera varför det hände, till exempel en ändring i kontraktvillkoren eller marknadsförhållandena.
   

3. Prediktiv dataanalys: Där trender och mönster i data används för att förutse framtida upphandlingsprestanda. Denna metod erbjuder förutsägelser om framtida resultat genom att använda din tidigare data och statistiska algoritmer. Om du har märkt en säsongsbetonad trend i inköp av vissa material, kan prediktiv dataanalys hjälpa till att förutsäga efterfrågan på dessa material i den kommande säsongen, vilket möjliggör bättre lagerhantering.
   
   
4. Förskrivande dataanalys: Kanske den mest avancerade formen av upphandlingsanalys; den förutsäger inte bara framtida resultat utan ger också rekommendationer för sätt att hantera potentiella framtida scenarier. Denna typ av dataanalys hjälper beslutsfattandet genom att föreslå specifika åtgärder. Till exempel, om prediktiv dataanalys förutser en brist på en nyckelkomponent, kan förskrivande dataanalys rekommendera alternativa leverantörer eller föreslå en ändring i produktionsplanerna för att minimera risker.

Exempel på analys inom upphandling

Att förstå konceptet upphandlingsanalys är bara början; att applicera det i praktiken kräver att man vet hur det kan yttra sig i olika aspekter av din upphandlingsprocess.

Här är några sätt du kan använda dataanalys i din upphandling:

• Utgiftsanalys: Denna metod innebär insamling, förfining och analys av utgiftsdata. Utgiftsanalys kommer att erbjuda djupgående insikter i dina utgiftsmönster och leverantörsprestanda, vilket möjliggör bättre förhandlingar och strategisk sourcing. Till exempel kan identifiering av ett ökat kostnadsmönster hos en specifik leverantör leda till en omförhandling av kontraktvillkoren.
  
  
• Prognos för utgifter: Denna metod använder historiska data för att förutsäga framtida utgiftsmönster, vilket gör att du kan budgetera effektivt och hantera ditt kassaflöde. Till exempel, när du vet vilka utgifter som är i antågande, kan du fatta välgrundade ekonomiska beslut, som att allokera medel för nya investeringar.
  
  
• Prognos för efterfrågan: Denna metod involverar att förutse mängden och tidpunkten för attraktiva artiklar, baserat på olika faktorer som säsongsbetoning och marknadstrender. Korrekt efterfrågeprognos effektiviserar bland annat lagerhantering, minskar bärande kostnader och minimerar lagerbrist, vilket hjälper dig att upprätthålla en god servicenivå med kunderna.
  
  
• Analys för inköpsorder och betalningsvillkor: Denna metod undersöker inköpsorder och betalningsvillkor för att identifiera trender, efterlevnad och effektivitet. Att förstå dessa aspekter kan leda till förbättrade leverantörsrelationer och kassaflödeshantering. Till exempel kan förlängning av betalningsvillkoren med en pålitlig leverantör frigöra kapital för andra brådskande behov.
  
  
• Leverantörsanalys: Denna metod bedömer och övervakar leverantörsprestanda, inklusive kvalitet, tillförlitlighet och prissättning. Detta är nödvändigt för att hantera leverantörsrelationer och se till att de stämmer överens med dina affärsmål (t.ex. att identifiera en leverantörs konsekventa förseningar kan påbörjar en sökning efter hållbara alternativ).
  
  
• Hållbarhetsanalys: Denna metod fokuserar på att övervaka och utvärdera hållbarhetspraktiker inom din leveranskedja. Detta är viktigt för att säkerställa efterlevnad av miljöbestämmelser och uppfylla företagets mål över miljömässiga och sociala ansvar. Det är till exempel viktigt för ett företag som är engagerat i gröna initiativ att spåra en leverantörs koldioxidavtryck. Om du vill läsa mer om vilka mätvärden du ska spåra för att kvantifiera hållbarheten i din upphandling, läs vårt blogginlägg: Din guide till grön upphandling: Vilka hållbarhetsmått du ska följa
  
  
• Kontraktsanalys: Denna metod involverar systematisk analys av kontrakt för att extrahera insikter och hantera förpliktelser, vilket hjälper dig att säkerställa att båda parter uppfyller sina kontraktliga skyldigheter och förpliktelser, minskar juridiska risker och främjar hälsosamma affärsrelationer.
  
  
• Besparingsanalys över den totala upphandlingscykeln: Denna metod analyserar besparingar inom den totala upphalingscykeln, från identifiering till implementering genom att spåra besparingar på varje stadium. Besparingsanalys hjälper dig att identifiera besparingar och säkerställa att din upphandlingsprestanda är i linje med övergripande affärsobjektiv.
  

Slutsats

Från att förbättra prognoser och riskminskning till att jämföra prestanda över olika områden, är upphandlingsanalys en mångsidig disciplin som ger företag möjlighet att fatta mer välgrundade strategiska beslut.

Oavsett om det gäller att förstå tidigare trender genom beskrivande dataanalys, att göra förutsägelser om framtida prestanda, eller att främja beslutsfattande med numeriska insikter, har skiftet mot en mer datadriven strategi inom upphandlingen blivit en väg till högre effektivitet, bättre efterlevnad, förbättrade relationer med leverantörer, och i slutändan, en mer robust affärsverksamhet.