Johdanto
In the ever-evolving landscape of small and medium-sized businesses (SMBs), ensuring a reliable and high-quality supply chain is paramount for sustained growth and success. Supplier verification, often overlooked, plays a crucial role in safeguarding businesses against risks associated with unreliable vendors. As organizations strive to navigate complex regulations and economic challenges, understanding the importance of robust source identification processes becomes essential. This article explores the significance of supplier verification, outlining its benefits and providing practical insights for SMBs looking to strengthen their supplier relationships.
Mitä tarkoittaa lähteen tunnistaminen?
Yleensä yritys ei voi valmistaa samanaikaisesti tarvitsemiaan raaka-aineita ja myymiään valmiita tuotteita. Yrityksen on hankittava tavaroita muilta ihmisiltä, joita kutsutaan myös myyjiksi tai myyjiksi, jotta se voisi ansaita enemmän rahaa. Mutta ennen kuin yrityksesi tekee sopimuksen toimittajan kanssa, sen on tehtävä tutkimusta.
Prosessi, jossa varmistetaan, että myyjä, jonka kanssa yrityksesi haluaa työskennellä, on varmennettu ja jota kutsutaan myös myyjän validoinniksi. Sinun on varmistettava, että palveluntarjoajat noudattavat sääntöjä, jos yrityksesi on noudatettava tiettyjä säännöksiä tai standardeja.
Ensimmäinen vahvistus
Monien pienyritysten omistajien ja johtajien on vaikea valita oikeat toimitusketjukumppanit. Sinun on löydettävä myyjät, jotka pystyvät valmistamaan tarvitsemiasi tuotteita suuria määriä ja kilpailukykyiseen hintaan. Sinun on myös varmistettava, että myyjät ovat sitä, mitä he sanovat olevansa.
Hyvä lähteiden tunnistaminen pitää yrityksesi turvassa:
- Tavaroita myyvät huijarit
- Epämiellyttävät shokit, kun yritykset, joiden kanssa jo työskentelet, lopettavat toimintansa.
- Myyjät, jotka eivät pysty vastaamaan tarpeisiisi
- Myyjät, jotka eivät noudata turvallisuussääntöjä tai muita lakisääteisiä sääntöjä.
Toimittajan tarkistaminen ei poista edellä lueteltuja ongelmia. Se voi kuitenkin auttaa sinua pienentämään kohtaamiasi riskejä.
Tarkastus käynnissä
Kun aloitat työskentelyn toimitusketjukumppanin kanssa, sinun on vielä tehtävä heistä tutkimusta. Myyjän tarkistamisen pitäisi tapahtua koko ajan niin kauan kuin teette yhteistyötä. Jos yhteistyökumppanisi omistaja, työntekijät, sijainti tai muut tekijät muuttuvat, sillä voi olla suuri vaikutus toimitusketjuusi.
COVID-19-ongelma on tehnyt toimittajien jatkuvasta tarkastamisesta entistäkin tärkeämpää. Maailmanlaajuisen pandemian vuoksi yli puolet pienistä ja keskisuurista yrityksistä (52 %) joutuu tarkistamaan jälleen toimittajansa.
Miksi toimittajien tarkistaminen on tärkeää yrityksellesi?
Pk-yrityksesi toimituslinja on tärkeä jokaisessa vaiheessa. Silti on viisasta kiinnittää erityistä huomiota matkan alkuun. Toimittajiesi tarkistaminen on yksi ensimmäisistä asioista, jotka yrityksesi tulisi tehdä, jotta voit alkaa ansaita rahaa. Pienyritykselläsi saattaa olla loistava idea tuotteesta, jota myydään paljon. Sinulla saattaa olla parhaat ihmiset, jotka työskentelevät yhdessä valmistamaan tuotteesi, myymään sen asiakkaille, täyttämään tilaukset ja antamaan erinomaista asiakaspalvelua. Koko toimitusketju kuitenkin hajoaa, jos yrityksesi ei pysty pitämään yllä hyviä suhteita myyjiin, jotka auttavat tuotteen valmistuksessa.
Mutta jos pk-yritykselläsi on oikea lähteiden arviointimenetelmä, se voi antaa sille etulyöntiaseman kilpailijoihinsa nähden. Toimitusketjun riskien pienentäminen voi auttaa pitämään kustannukset alhaalla, vauhdittaa kasvua ja nostaa kokonaisvoittoja.
Tarkastuslista toimittajan tarkistamista varten
Toimittajien tunnistamisen hallinta on jokaisessa yrityksessä hieman erilaista. Ennen kuin allekirjoitat sopimuksen uuden myyjän tai toimittajan kanssa, sinun on kuitenkin varmistettava seuraavat yksinkertaiset asiat:
- Yrityksen nimi ja osoite
- Yhtiöjärjestys
- Verotustiedot
- Liiketoimintaluvat
- Valtakirjat
- Luvat
- Muut omistukseen liittyvät asiat.
- Tiedot siitä, miten voit ottaa yhteyttä (sähköposti, puhelinnumerot jne.).
- Vakuutus- ja petostentorjuntaratkaisut
Todistussuunnitelmassasi voi olla useampia vaiheita, riippuen siitä, minkä tyyppistä yritystä pyörität. Yksi esimerkki on se, että palkkaamiesi yritysten on ehkä noudatettava tiettyjä sääntöjä ja standardeja. Näitä ovat muun muassa Customer Due Diligence -tarkastukset, kuten
- Tunne asiakkaasi (KYC)
- Rahanpesu (AML)
- Tunne yrityksesi (KYB)
Palveluntarjoajan yksityiskohtainen tarkastus voi viedä paljon aikaa ja maksaa paljon rahaa. Usein prosessi vie vähintään 40 tuntia huolellista tutkimusta. Ja koko uuden kumppanin koulutusprosessi voi viedä yritykseltäsi jopa 390 tuntia.
Tavarantoimittajien tarkastamisen helpottaminen
Toimittajien todentamisvaatimuksilla voi olla suuri vaikutus tulokseen. On mahdollista, että pienille yrityksille aiheutuu haittaa tällä alalla. Noin 40 prosenttia pienistä ja keskisuurista yrityksistä käyttää toimittajien etsimiseen vain hakukoneita, mikä voi olla aikaa vievää eikä aina luotettavaa.
Yrityksesi voi säästää aikaa ja rahaa helpottamalla toimittajien tarkastamista ja käsittelyä. Silti joskus jopa vastaukset voivat olla liikaa. On paljon pienyrityksiä, jotka tarvitsevat useampaa kuin yhtä pienyritysohjelmistoa saadakseen työnsä tehtyä.
Markaaz-hakemiston avulla pienyrityksesi löytää palveluntarjoajat, pitää heitä silmällä ja maksaa heille kaikki yhdestä paikasta. Markaazin avulla sinulla on loputtomasti käytettävissänne
- Ennakkovarmennettuja pk-yrityksiä on jo yli 119 miljoonaa, ja vuoden loppuun mennessä niitä pitäisi olla yli 300 miljoonaa.
- Toimittajat, jotka on tarkistettu perusteellisesti, mukaan lukien nimitarkastus, Know Your Customer (KYC) ja Know Your Business (KYB) -tarkastukset.
- Equifax kehittää yritysten luottopisteitä ja lähderiskin arviointeja.
Jotta asiat olisivat vielä helpompia, Markaaz-hakemisto voi tehdä muutakin kuin vain helpottaa toimittajien tarkistamista. Kehittynyt yritysluettelopalvelu voi myös auttaa pienyritystäsi sen säännöllisissä tarpeissa tarkistaa toimittajiensa valtakirjat.
Markaaz-hakemiston avulla voit pitää silmällä myyjien ja asiakkaiden luetteloa kuukausittain. Seurantaominaisuus on erityisen hyödyllinen juuri nyt, kun COVID-19-virus vaikeuttaa pienyritysten toimintaa kaikkialla maailmassa.
Yhteenveto
Yhteenvetona todettakoon, että tehokas toimittajien todentaminen ei ole vain sääntelyvaatimus, vaan se on strateginen välttämättömyys, joka voi merkittävästi parantaa pienten ja keskisuurten yritysten joustavuutta ja kilpailukykyä. Ottamalla käyttöön kattavia todentamisprosesseja pk-yritykset voivat vähentää riskejä, ylläpitää laatustandardeja ja lisätä luottamusta kumppaneihinsa. Markaaz-hakemiston kaltaisten kehittyneiden työkalujen hyödyntäminen voi tehostaa näitä toimia, jolloin yritykset voivat keskittyä kasvuun ja innovointiin. Maailmantalouden selkärankana pk-yritysten on otettava käyttöön toimittajien todentaminen, jotta ne voivat menestyä haastavilla markkinoilla ja turvata tulevan menestyksensä.
