Mahdollisimman suuren liikevaihdon saaminen pankkitilille on avain yrityksen menestykseen. Seuraa siis kulujasi aina yksittäisiin eriin asti. Tämä voi tuntua ylivoimaiselta pienemmille organisaatioille, mutta oikeilla työkaluilla ja asenteella tehokas kulujen hallinta on saavutettavissa.
Miten keräät ja kontekstualisoit kulutustietoja? Mitä tapahtuu, jos et harjoita tehokasta kulujen hallintaa?
Tänään käsittelemme kulujen hallinnan hienouksia ja parhaita tapoja optimoida sitä tietojesi järjestämiseksi. Näitä taktiikoita voi ottaa käyttöön heti tai vähitellen. Ne kaikki auttavat yhdistämään ostajat, hyväksyjät ja taloustiimit, vähentämään ylimääräisiä ja hallitsemattomia kuluja sekä parantamaan kulujen näkyvyyttä.
Mitä opit tästä artikkelista:
- Menojen hallinta ja miksi se on tärkeää taloudellesi
- Kuinka parempi kulujen hallinta voi auttaa hankintatiimiäsi
- Viisi menetelmää kustannusten hallinnan parantamiseksi tänään
Määrittele kulujen hallinta.
Kulujen hallinta luokittelee, kvantifioi, hankkii ja analysoi hankintatietoja koko yrityksessäsi. Tehokas kulujen hallinta on toimintajärjestelmä, joka auttaa talous- ja hankintatiimejä analysoimaan kulutustietoja, minimoimaan hukkaa, lisäämään tehokkuutta sekä ennustamaan ja budjetoimaan.
Hyvä kulujen hallinta antaa sinulle mahdollisuuden nähdä, kuinka paljon yritys kuluttaa, mihin se menee (luokittain, sijainnin, osaston jne. mukaan) ja miten kulutus vaikuttaa yrityksen kasvuun ajan myötä.
Organisaatiot luokittelevat kulut
Kaikki kulutukset eivät ole samanarvoisia kulujen hallinnassa. Suurimmat yritykset kuluttavat neljässä kategoriassa: Suorat, Epäsuorat, Pienet ja Hallitsemattomat kulut. Jokainen kategoria on olennainen kulutuskäytännöissäsi ja vaatii erityisiä seuranta- ja hallintamenetelmiä. Tutkitaanpa kutakin.
- Suorat kulut: Organisaatiosi kuluttaa raaka-aineisiin ja tuotteisiin, joista valmistetaan tuotteita. Tämä muodostaa suurimman osan yrityksesi kulutuksista.
- Epäsuorat kulut: Suuret hankinnat yrityksen pyörittämiseen ovat epäsuoria kuluja. Vaikka ne eivät liity suoraan tuotteen kustannuksiin, ne ovat silti merkityksellisiä. Käyttökustannukset, palvelut, ylläpito ja teknologia ovat epäsuoria.
- Pienet kulut: Nämä 80 % hankinnoista voivat muodostaa jopa 20 % hankintabudjetistasi. Näitä kuluja ei ole helppo luokitella. Ne voivat olla harvinaisia tai kertaluonteisia, ja niiden taloudelliset arvot ovat liian pieniä hankintojen hyväksyntään. Pienten kulujen hallinnalla säästäminen on vaikeaa, mutta se kannattaa.
- Hallitsemattomat kulut: Vaikeimmin hallittavat, mutta tärkeimmät. Hankintamenettelyn ulkopuolista ostamista kutsutaan hallitsemattomaksi tai itsenäiseksi kulutukseksi. Tämä voi sisältää yrityskortilla tehtyjä teknologiakuluja tai kuluraporttien hätävarusteiden hankintoja.
Miksi kulujen hallintastrategia on tärkeä?
”Pidä pennit kurissa, ja dollarit huolehtivat itse itsestään” on vanha sanonta, mutta hyvä kustannustenhallinnan periaate. Kulujen hallinta on ratkaisevan tärkeää hankintakustannusten hallitsemiseksi, suurista pääomakuluista pieniin satunnaisiin menoihin.
Kuten yllä mainittiin, ”pennit”—pienet, vaikeasti jäljitettävät tapahtumat, jotka muodostavat suuren osan kulutuksestasi—ovat haitallisimpia. Hallitaksesi kulutusta, seuraa näitä pienempiä ostoja ja yhdistä ne saadaksesi vahvemman neuvotteluaseman.
Tehokas kulujen hallinta voi vähentää tuhlaavaa kulutusta. Se saattaa paljastaa päällekkäisyyksiä, käyttämättömiä ohjelmistoja, tahattomia tilauksia, kadonneita maksuja ja hallinnollisia virheitä, jotka maksavat yrityksellesi aikaa ja rahaa. Täydellä näkyvyydellä voit maksaa etukäteen ja saada toimittaja-alennuksia.
Heikon kulujen hallintastrategian vaikutus
Yrityksen pyörittäminen ilman kulujen hallintastrategiaa on kuin laittaisi kotitalouden menot luottokortille tarkistamatta tiliotetta. Ilman tietoisia kulutusrajoituksia voit pysyä kannattavana, mutta et tiedä, milloin tai kuinka lähellä olet rajaa.
Kriisin tai liiketoiminnan keskeytyksen jälkeen yritykset, erityisesti kasvavat, saattavat asettaa etusijalle kulujen hallinnan. Budjetin ylitykset, kassavirran vaihtelut, toimitusketjun hallinnan haasteet ja kuluttajien luottamus voivat tuhota yrityksen, jos nämä ongelmat jatkuvat.
Vain hallitsemalla kulut voit täyttää sitoumuksesi, kehittää työvoimaasi, parantaa tuotteitasi ja selvitä taloudellisista myrskyistä.
Kuinka tehokas kulujen hallinta parantaa hankintoja
Hankintojen prioriteettina on kustannusten vähentäminen ja säästöt. Älykäs kulujen hallinta saavuttaa tämän tavoitteen ja parantaa hankintoja monin tavoin:
- Järjestelmät tehostavat hankintoja, jolloin pyynnöt ovat nopeampia ja helpompia.
- Suosittujen toimittajien valinta nopeuttaa arviointia, neuvotteluja ja toteutusta.
- Parempi toimittajahallinta vähentää kiireistä työtä, vapauttaen tiimejä työskentelemään suurempien hankkeiden parissa.
- Varaston hallinta parantaa toimitusketjun ja valmistuksen yhteensopivuutta, poistamalla viime hetken materiaalipyyntöjä ja tuotantoviiveitä.
Viisi menestyvää kustannusten hallintastrategiaa
Prosessien parantaminen vie aikaa. Voit vähitellen integroida erilaisia pieniä, tehokkaita taktiikoita hallintakäytäntöihisi ja saattaa tiimit ajan tasalle.
Tässä on viisi yksinkertaista tapaa parantaa menettelyjäsi ja hallita yrityksen menoja paremmin:
1. Hankintojen strateginen lähestymistapa
Yksi helpoimmista ja tehokkaimmista tavoista säästää rahaa ja vähentää riskiä on vahvistaa toimittajasuhteita.
Aloita keräämällä tietoja yrityksesi sopimuksista ja toimittajista. Kysy osastopäälliköiltä heidän 10 tai 15 parasta toimittajaansa. Kun olet kerännyt ja keskittänyt nämä tiedot (esimerkiksi taulukkoon), voit löytää päällekkäisyyksiä, kuten:
- Yksi toimittaja usealle urakoitsijalle
- Erilliset osastot käyttävät samoja työkaluja
- Samojen tarvikkeiden ostaminen kahdesti
- Ohjelmistolisenssit tai työkalut, jotka uusitaan automaattisesti
Nämä helpot havainnot voivat auttaa yritystäsi kaventamaan toimittajaluetteloa suosittujen toimittajien listalle. Tämän jälkeen voit hyödyntää:
- Parempia hinta- ja volyymialennuksia
- Parempia sopimuksia suosittujen toimittajien kanssa
- Alhaisempia laskujen käsittely- ja maksukustannuksia
2. Määritä kulutusprosessisi
Selkeät ohjeet ovat tarpeen, jotta ostajat ja sidosryhmät noudattavat niitä. Kulutusstandardien ja suojakaiteiden asettaminen organisaatiossasi on ensimmäinen askel kulujen hallintastrategian rakentamisessa.
Yksinkertaiset, hyvin määritellyt kulutusohjeet riittävät. Kulutusparametreja ovat esimerkiksi:
- Missä ja miten asiakkaat voivat tehdä pieniä ostoksia (kuratoitu luettelo, hyväksytty toimittajaluettelo).
- Kuka voi tehdä ostotilauksia.
- Mitkä ostorajat ja hyväksyntäprosessit ovat olemassa dollarin arvon, osaston jne. perusteella.
3. Hyväksyntöjen standardointi
Määritettyäsi kulutusohjeet tarvitset toistettavia osto-hyväksyntätyönkulkuja. IT, turvallisuus, laki ja talous saattavat tarvita hankintojen hyväksyntää tyypin mukaan.
Hyvän hyväksyntäprosessin vaiheet sisältävät:
- Uusien hankintapyyntölomakkeiden vakioiminen. Sisällytä kaikki olennaiset tiedot hankintalomakkeeseen sopimuksen tarkistamiseksi ja sulkemiseksi.
- Määritä, milloin ja miten hyväksyjien tulisi käsitellä ostopyyntöjä ja kuka voi aloittaa prosessin.
- Määritä osaston hyväksyntäkriteerit. Erityisvaatimukset voivat sisältää:
- Oikeudelliset sanat tai arviointi uusille toimittajasopimuksille tai erityisluvat monivuotisille sopimuksille.
- IT tarvitsee laitteiston tekniset tiedot ostamista varten.
- InfoSec vaatii toimittajakyselyitä ennen uuden ohjelmiston tai oheislaitteiden asennusta.
- Talous neuvottelee sopimuksia tietyn summan ylittävistä sopimuksista.
- Kehitä viestintäsuunnitelma hankintahuolille tai lisätiedolle.
- Lisää ostot kulujen hallintajärjestelmääsi sulkemisen jälkeen uusimisten, hinnan ja sopimusehtojen seuraamiseksi.
Luo yksinkertainen, toistettava prosessi, jotta sidosryhmät tietävät aina, missä he ovat, mikä vähentää hallitsemattomia ja kirjaamattomia menoja.
4. Seuraa ja arvioi kulutusta
Aloita keräämällä kaikki sopimukset ja kulutukset yhteen paikkaan ja kehitä mekanismi uusien tapahtumien lisäämiseksi seurantajärjestelmään. Tietoja voidaan sitten käyttää ennustamiseen, budjetointiin ja kulutuksen analysointiin. Täydellisten ja reaaliaikaisten tietojen avulla voit:
- Löytää ylityksiä budjeteista sijainnin, kategorian, osaston tai muiden tekijöiden perusteella.
- Tehostaa hankintoja ja ostamista säästääksesi rahaa.
- Luoda tehokkaita KPI:itä yrityksen kulutuksen ja tulostavoitteiden seuraamiseksi.
- Saadaksesi parhaat tarjoukset tuotteista ja palveluista, vertaa hintoja ja analysoi toimittajia.
- Valmistele taloudelliset raportit ja tilintarkastukset nopeammin ja vähemmillä vaiheilla.
5. Prosessien automaatio tehokkaassa kulujen hallinnassa
Kulujen hallinta- ja hankintaohjelmistot voivat helpottaa hankinta-, ostoreskontra- ja talousosastoja yrityksesi kasvaessa. Hankinnasta maksuun -prosessin automatisoimalla voit säästää työvoimakustannuksia, virheitä ja varhaismaksualennuksia.
Kulujen hallintaratkaisut auttavat systematisoimaan ostoprosessisi ja tarjoavat etuja, kuten:
- Automaattiset ostotilausten hyväksynnät tunneissa viikkojen sijaan. Hyväksyntä, osto, vastaanotto ja täsmäytys helpottuvat tämän virtaviivaistamisen avulla, mikä voi nopeuttaa valmistusta ja jakelua.
- Täysin automatisoitu laskujen käsittely ja yhdistetyt maksut, jotka säästävät aikaa ja vähentävät virheitä.
- Automaattinen kategorioiden hallinta ja kuluraportointi reaaliaikaiseksi, yksityiskohtaiseksi ostojen ja sopimusten näkymäksi.
