Hankinta hallinnoi yrityksen suurimpia kustannuksia: tavaroiden ja palvelujen ostamista kasvun varmistamiseksi. Vaikka ostaminen on ratkaisevan tärkeää, monet yrityksen omistajat eivät ymmärrä, miten sitä voidaan optimoida, miten kukin osatekijä vaikuttaa liiketoiminnan tuloksiin ja miksi vahvemmat ostopyyntö- ja ostotilausprosessit edistävät pääoman tehokkuutta.
Tutkitaanpa ostotarpeen määritysmyyttejä.
Keskustelemme:
- Ostopyyntö
- Sen asema ostotoiminnassa
- Tarjouspyynnön ja ostotilauksen vertailu
- Miksi molempien asiakirjojen parantaminen vahvistaa yritystäsi taloudellisesti?
Ostopyyntö on sisäinen pyyntö tuotteiden tai palvelujen hankkimiseksi. Sidosryhmät määrittelevät tuotteiden, palvelujen tai ohjelmistojen tarpeen ja dokumentoivat ostovaatimukset.
Ne ilmoittavat näiden välttämättömyyksien ostamisesta. Se aloittaa prosessin, jossa hankitaan lainahyväksyntä, etsitään paras toimittaja, tehdään tilaus ja maksetaan.
Hankintapyyntöjä voidaan käyttää suoriin (hankkeeseen liittyviin) tai epäsuoriin (liiketoimintaan liittyviin) hankintoihin. Useimmat arvokkaat tapahtumat edellyttävät hankintaosaston, talouspäällikön tai ostopäällikön tekemää ostopyyntöä.
Määrittely: Ostopyyntölomake
Hankintapyyntölomakkeet (joita kutsutaan joskus vastaanottolomakkeiksi tai pyyntölomakkeiksi) ovat virallinen sisäinen asiakirja, jota sidosryhmät käyttävät ostopyyntöjen hahmotteluun ja käynnistämiseen.
Eri organisaatioiden ostopyyntölomakkeet näyttävät erilaisilta, mutta toimivat samalla tavalla. Siihen kirjataan sidosryhmän pyyntö, siinä annetaan kaikki asiaankuuluvat ostotiedot, ja se auttaa taloushallintoa muodostamaan ostotilauksen myöhemmin.
Ostopyynnön sisältö
Jokaisella organisaatiolla on erilaiset ostopyyntöjen hyväksymiskriteerit. Vähimmäisvaatimuslomakkeen tulisi sisältää seuraavat tiedot:
- Pyynnön päivämäärä
- Pyynnön esittäjän nimi, osasto, myyjän nimi (tarvittaessa) ja yhteystiedot.
- Materiaalin tai palvelun toimituspaikka
- Ostopyynnön numero
- Hankinnan liiketoiminta-ajatus
- Tiedot tuotteesta ja määrästä
- Toimituksen ja käytön aikataulu
- Alkuperäiset tiedot kustannuksista/budjetista
- Maksuvelkojen käsittelyä varten tarvittavat tiedot
Sinua saatetaan pyytää toimittamaan useita tavaroita, palveluja tai ohjelmistoja useille toimittajille tapahtumasta ja organisaatiosi sisäisestä prosessista riippuen. Saatat myös joutua arvioimaan näitä myyjiä ennen neuvotteluja ja ostoja.
Ostotilaus?
Ostotilaukset ovat ulkoisia asiakirjoja, joissa eritellään materiaali- tai palveluhankinnat.
Ostotilaus on virallinen pyyntö toimittajalle ostaa tuotteita, toisin kuin sisäinen ostopyyntö. Hyväksytyt tilauspyynnöt tuottavat ostotilauksia. Oikeudellisissa ostotilauksissa hahmotellaan ostajan ja toimittajan väliset sopimukset. Kaikki hinnoittelu, määrät ja tiedot ovat lopullisia.
Ostopyyntö vs. ostotilaus: Ero?
Vaikka ostopyyntöjä ja ostotilauksia käytetään yleisesti, ne ovat yrityksen ostomenettelyn itsenäisiä osia.
Hankintapyynnöt auttavat sisäisten menojen hyväksymistä. Ne:
- Luettele ratkaisun tai raaka-ainetilauksen halutut ominaisuudet.
- Pyydä toimittajalta toimituspäiviä tai suoritusennusteita.
- Ostoprosessi olisi dokumentoitava alusta loppuun.
Ostotilaukset ovat ulkoisia asiakirjoja, joita käytetään toimittajilta tilaamiseen. Ne:
- Kodifioi neuvotellut ominaisuudet ja parametrit.
- Aseta aikataulut tavaroiden toimitukselle ja hyväksymiselle.
- Selitä maksurakenne, menettelyt ja ehdot.
- Toimitusten kirjausketjujen ja budjetointitietojen tarjoaminen.
5-vaiheinen ostopyyntöjen työnkulku
Ostaminen on hankintojen keskeisin osa. Yrityksen suurimmalla menoerällä on suurin potentiaali vaikuttaa tulokseen ja tulokseen. Pitkän aikavälin taloudellinen menestys edellyttää siis vankkaa ostopyyntö- ja tilausprosessia.
Ostopyyntöjen työnkulkuun kuuluu 5 keskeistä vaihetta:
- Täytä ostopyyntö ja lähetä se hyväksyttäväksi.
- Osastopäälliköiden, lakimiesten, turvallisuus- ja talouspäälliköiden on hyväksyttävä.
- Rahoitus antaa lopullisen luvan. Jos ostopyyntö evätään, kerää lisätietoja ja tee muutoksia.
- Toimittajien hintatarjouksia tarvitaan ostotilauksen täydentämiseksi.
- Tee ostotilaus (ks. jäljempänä).
Ostotilaukset – miten?
Jokainen ostotilausprosessi noudattaa vankkaa menettelytapasarjaa, jonka avulla ostaja saa tarvitsemansa tuotteet ja toimittaja voi täyttää ne nopeasti ja tarkasti. Vaiheet ovat seuraavat:
- Kun ostopyyntö on hyväksytty, taloushallinto laatii ostotilauksen, jolla se ilmoittaa aikomuksestaan ostaa toimittajalta.
- Rahoitusosasto tarkistaa ostotilausasiakirjat ennen niiden lähettämistä.
- Taloushallinto lähettää tilauksen toimittajalle täytettäväksi.
- Toimittaja tarkastaa kaikki erät ja aloittaa toimituksen.
- Tilauksen poiminnan jälkeen toimittaja toimittaa tilauksen materiaalit.
- Sidosryhmä tai osasto tarkistaa toimituksen ja hyväksyy laskun käsittelyn.
- Kirjanpitoyksikkö maksaa ostotilauksen mukaan.
Miksi hankinnoissa pitäisi vaatia ostopyyntöjä?
Hankintapyyntö auttaa hallitsemaan kustannuksia ja valvomaan ostostandardeja organisaatiosi sidosryhmille. Se dokumentoi ja tukee tietyn summan ylittävien ostojen hyväksymismenettelyä. Näin yritys saa selkeän näkyvyyden menoihinsa.
Selkeän ostopyyntömenettelyn käyttöönotto hyödyttää yritystä.
Sujuvampi hyväksymisprosessi: Hankintapyynnöt keräävät tilaustiedot ja sujuvoittavat hyväksyntää. Kattava tilauslomake antaa hyväksyville osastoille kaiken, mitä ne tarvitsevat tapahtuman hyväksymiseksi. Tämä lyhentää pyyntöjen käsittelyaikaa, kun ostojen hyväksymisestä ilman kaikkia faktoja ei tarvitse enää kulkea edestakaisin.
Hallitse varastoja paremmin: Hyvin dokumentoidun ostomenettelyn ansiosta kaikki hankintatiedot ovat saatavilla. Tämä kattaa materiaalien ja komponenttien ostopäivät, määrät ja lähetystiedot. Parempi käsitys siitä, mitä ostat ja minne se menee, poistaa varastovajeet, säästää viime hetken tavaroista maksettavilta ylihinnoittelulta ja parantaa budjetointia ja kapasiteetin suunnittelua.
Puhtaammat tilintarkastukset: Kolmitoiminen tarkastus ja vaatimustenmukaisuusasiakirjat parantavat hankintojen tehokkuutta ja vähentävät riskejä. Tietojen keskittämisen ansiosta kirjanpitotiedot, tuotepoikkeamat, sääntelyn puutteet ja varastopoikkeamat ovat saatavilla.
Menojen vuotamisen vähentäminen: Vahva ostopyyntö- ja tilausjärjestelmä estää rahavuotoja. Se pitää pyynnöt vastuullisina, antaa ostotodellisuuden ja varmistaa, että hankinnat vastaavat organisaation suorituskyky- ja riskikriteerejä.
Ostotoiminnan parhaiden käytäntöjen noudattaminen on vaikeaa yritysten kasvaessa. Ohjelmisto tehostaa ostopyyntöjä ja tilauksia. Oikea ohjelmisto yksinkertaistaa ostamista:
- Automaatio aikaa vievien tehtävien vähentämiseksi
- Yksinkertaisten hyväksymisprosessien perustaminen
- Laskujen ja tilausten validoinnin automatisointi
- Maksuintegraatio ostosten virtaviivaistamiseksi
- Tietojen keskittäminen yksinkertaistaa taloudellista raportointia, suunnittelua ja tarkastuksia.
