Hankintojen optimointi on avainasemassa onnistuneessa ostossa ja toimitusketjun hallinnassa. Tämä sisältää sen ymmärtämisen, miten toimittajasuhteet vaikuttavat hinnoitteluun ja suorituskykyyn, sekä toimittajalistan päivittämisen standardien mukaiseksi. Yritykset, jotka pyrkivät vähentämään kustannuksia, panostavat merkittävästi aikaa hankintaprosessiensa parantamiseen ja parhaiden toimittajien löytämiseen.
Kuinka paljon strategisen hankinnan tulisi vaikuttaa ostopäätöksiisi? Kuinka arvioit toimittajia saadaksesi parhaat tarjoukset?
Opi lähde-maksu-prosessista, miten se eroaa muista hankinnan hallintamenetelmistä ja miten hankintaohjelmisto voi auttaa sinua saavuttamaan strategisia hankintatavoitteita.
Lähde-maksu (S2P) hankinnan määritelmä.
S2P kattaa kaikki hankintaprojektin osat. Uusien toimittajien tunnistaminen ja arviointi, ostaminen, sopimuskierron hallinta, toimittajan suorituskyvyn tarkastelu, kulujen analysointi ja ostovelat.
Jotta voidaan aina varmistaa parhaat toimittajaehdot ja hinnoittelu, lähde-maksu on elintärkeää. Lähde-maksu auttaa yrityksiä arvioimaan toimittajia. He sitten ostavat ja maksavat tuotteista, palveluista ja ohjelmistoista.
Miten S2P eroaa P2P:stä?
Yksinkertaisesti sanottuna, hankinta-maksu on osa lähde-maksua. P2P keskittyy ostoprosesseihin hankintapyynnöstä lopulliseen maksuun, kun taas S2P alkaa toimittajan hallinnasta. S2P kattaa tärkeän ajanjakson tarpeen havaitsemisesta toimittajan kanssa sopimiseen.
Strateginen hankinta auttaa yrityksiä maksimoimaan budjettinsa. Se varmistaa, että he saavat parhaat hinnat tuotteille, palveluille ja ohjelmistoille yrityksen edistämiseksi.
8 lähde-maksu vaihetta
Onnistunut hankinta vaatii toistettavan menettelyn. Jokainen S2P-projekti seuraa samoja prosesseja saadakseen oikeat tuotteet oikeaan hintaan ajallaan. Yksittäiset organisaatioprosessit voivat vaihdella, mutta S2P noudattaa yleensä seuraavia vaiheita:
- Tunnista tarve: Sidosryhmällä on tarve tuotteelle tai aineelle. Sidosryhmä määrittää ensin projektin tarpeet, mukaan lukien päivämäärät ja yksityiskohdat parhaan tuloksen saavuttamiseksi. Joissakin organisaatioissa sidosryhmä täyttää hankintapyynnön tai vastaanottolomakkeen hankinnan aloittamiseksi.
- Lyhennä toimittajalistaa: Strateginen hankinta sisältää sidosryhmän useiden toimittajien tunnistamisen yllä mainittujen kriteerien perusteella. Uudet toimittajat arvioidaan S2P:ssä. P2P-toimittajat voivat olla yhteistyökumppaneita tai suositeltujen toimittajien listalla.
- Lähetä RFP:t tai sähköiset huutokaupat: Kun toimittajalista on valittu, ostaja aloittaa tutkimuksen RFP:n, RFQ:n tai sähköisen huutokaupan avulla. (Sähköiset huutokaupat selitetään alla.)
- Neuvottele sopimus: Toimittajan valinnan jälkeen ostaja neuvottelee sopimuksen. Ostaja suorittaa due diligence -tarkastuksen ja neuvottelee hinnasta, maksusta ja toimitusehdoista toimittajan kanssa.
- Ostotilaus: Kun ehdot on sovittu, ostaja lähettää toimittajalle virallisen ostotilauksen. Toimittaja täyttää sopimuksen ostotilauksen ja toimittaa tuotteet tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi.
- Tuotteiden toimitus/hyväksyminen: Saatuaan tuotteet ostaja tarkistaa mahdolliset vaatimustenmukaisuus- ja laatuongelmat. Ostajat hyväksyvät ja maksavat tyytyväisistä tuotteista.
- Maksu: Tuotteiden hyväksymisen jälkeen ostaja maksaa sopimuksen ja ostotilauksen mukaisesti. Virheiden ja petosten estämiseksi asiakirjojen täsmäytys varmistaa, että tilaukset, toimitukset ja sopimukset täsmäävät. ”Kolmikantatäsmäytys” täsmäyttää ostotilauksen, laskun ja tavaran vastaanoton. Yrityksesi hankintaratkaisut voivat automatisoida kolmikantatäsmäytyksen ja maksamisen yhdellä alustalla.
- Toimittajien arviointi: Vaikka se ei ole osa maksuprosessia, oston jälkeinen tarkastelu on olennainen osa strategista hankintaa. Toimittajaa tulisi arvioida hinnoittelun vertailuarvojen, vaatimustenmukaisuuden, toimituspoikkeamien ja laatuongelmien suhteen sopimuksen aikana. Arvioinnin tulisi sisältää kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen tulevaa toimittajan suorituskyvyn hallintaa varten, sillä nykyiset suorituskykyindikaattorit voivat määrittää tulevat toimittajamahdollisuudet ja suositeltujen toimittajien listat.
Sähköisen huutokaupan määrittely
Sähköiset huutokaupat (e-auktionit) yhdistävät nopeasti asiakkaat parhaiden toimittajien kanssa. Sen sijaan, että odotettaisiin RFQ-vastauksia, ostaja ottaa suoraan yhteyttä useisiin toimittajiin sähköisen välitystalon kautta. Toimittajat kilpailevat liiketoiminnasta käänteissä huutokaupoissa, laskien hintoja.
Sähköisiä huutokauppoja on eri tyyppejä:
Käänteinen englanninkielinen: Käänteisessä englanninkielisessä huutokaupassa kaikki tarjoajat tietävät kilpailuasemansa. Kohteen hinta laskee toistuvien tarjousten myötä, kunnes voittaja valitaan. Englanninkieliset huutokaupat sulkeutuvat ”kovasti” tai ”pehmeästi”. Kova sulkeutuminen päättyy määrätyllä ajalla. Pehmeä sulkeutuminen (joskus kutsutaan ”dynaamiseksi” sulkeutumiseksi) päättyy tarjouksen jälkeen määritetyn ajan kuluttua.
Käänteinen Vickrey: Yksi kierros, alin ja paras tarjous. Useat toimittajat ovat antaneet sähköisiä tarjouksia samanaikaisesti tietämättä toisistaan. Ostajat valitsevat tarjouksen, joka parhaiten vastaa heidän tarpeitaan.
Käänteinen hollantilainen: ”Askel” huutokauppa, jossa hinta nousee ajan myötä. Alkuperäiset tarjoukset ovat vaatimattomia, sitten nostetaan, kunnes tarjoaja ottaa sopimuksen. Ensimmäinen, joka hyväksyy sopimuksen hinnan, voittaa huutokaupan. Toimittajia rohkaistaan hyväksymään paras hinta ennen kuin kilpailija hyväksyy sopimuksen.
Käänteinen japanilainen: Toinen kierrospohjainen ”askel” huutokauppa. Ostaja asettaa korkean hinnan ja laskee sitä asteittain tietyn määrän välejä löytääkseen alhaisimman tarjouksen. Jokaisessa vaiheessa toimittajat voivat hyväksyä tai hylätä tarjouksia. Tietyn määrän hylkäysten jälkeen tarjoaja poistetaan huutokaupoista. Tämä jatkuu, kunnes yksi tarjoaja jää jäljelle, antaen ostajalle alhaisimman hinnan.
S2P:n hyödyt
Strateginen hankinta parantaa hankintoja kustannusten vähentämisen ja kulutuksen optimoinnin kautta. S2P:n tärkeimpiä hyötyjä ovat:
Parempi hankintastrategia: Vanhentunut suositeltujen toimittajien lista menettää mahdollisuuksia. Organisaatiot voivat sopeutua muuttuviin hankintaolosuhteisiin hinnoittelun vertailuarvojen ja tarjoajien arvioinnin kautta. Tämä ylläpitää toimittajien ja hintojen kilpailua.
Sähköiset huutokaupat mahdollistavat nopeamman täyttämisen: Sähköiset huutokaupat tehostavat toimittajahakuja säästäen aikaa ja vaivaa monesta yhteen -prosessina. Tehokkaampi tilauksen täyttäminen johtuu nopeammasta ja helpommasta toimittajan valinnasta.
Parannetut hinnoittelu ja ehdot: Kilpailukykyiset toimittajat tarjoavat innokkaille ostajille parempia ehtoja ja hinnoittelua. Strateginen hankinta (RFQ tai sähköiset huutokaupat) motivoi tarjoajia voittamaan sopimuksen. Parempi hinnoittelu vakauttaa kassavirtaa ja parantaa kulujen hallintaa.
Parempi riskien hallinta: Uusien toimittajien arviointi vähentää organisaation riskiä. Hyvä toimittajan arviointiprosessi paljastaa ongelmia ja antaa ostajille tarkemman kuvan tulevasta yhteistyöstä. Toimittajan arviointi varmistaa sääntöjen ja riskien noudattamisen sekä käsittelee osastojen välisiä vaatimuksia, kuten sopimuskirjauksia, IT- tai InfoSec-turvaminimejä ja talousvaatimuksia.
Parannettu budjetointi ja ennustaminen: Kaupan taloudellisten osien ymmärtäminen auttaa organisaatioita ymmärtämään sen budjetti- ja käytännön vaikutukset. Parhaiden hintojen tunteminen hyödykkeille, palveluille ja ohjelmistoille auttaa sidosryhmiä saavuttamaan taloudelliset tavoitteensa. Talousosasto voi käyttää sulkemisen jälkeisiä raportointitietoja budjettien, käytön ja kapasiteetin suunnitteluun.
