Yrityksen tuloja hallinnoidessa on tärkeää huomioida sekä myynti että säästöt. Kulujen hallinta säästää rahaa merkittäviin investointeihin, kasvuun ja kassavarantoon. Teknologia tekee liiketoiminnan kulujen hallinnasta, trendien tunnistamisesta ja fiksusta pääomien kohdistamisesta helpompaa kuin koskaan. Kuitenkin keskikokoisille yrityksille suunnattuja kulujenhallintaohjelmistoja on runsaasti, mikä tekee valinnasta haastavaa.
Tässä on 10 parasta kulujen hallintaratkaisua, jotka auttavat organisaatiotasi parantamaan budjettikontrollia ja kassatehokkuutta.
Kulujen hallintaohjelmiston hyödyt
Näkyvyys: Kulujen hallintaohjelmisto näyttää kaikki hankintakulut. Se auttaa kirjanpitotiimejä laskujen seurannassa, sopimusten hallinnassa ja hankinnoissa. Se auttaa taloustiimejä seuraamaan budjetteja, toimittajien suorituskykyä, vertailua ja trendejä.
Kulujen hallintaohjelmisto keskittää taloustiedot tarkkaa kulujen auditointia varten. Paremmalla kulutustietoisuudella yritykset voivat havaita parannuskohteita ja tehdä muutoksia.
Tarkkuus: Kulujen hallintaohjelmisto automatisoi hankinnat ja maksut, parantaen kirjanpitotietojen eheyttä. Sähköiset ostolokit helpottavat seurantaa, luokittelua, täsmäytystä ja sovittamista oikealla teknologialla. Ohjelmisto vähentää inhimillisiä virheitä ja säästää tunteja tutkimustyöltä.
Läpinäkyvät hyväksynnät: Ohjelmisto tehostaa ostojen hyväksyntää, varmistaen että johtajat, lakiosasto, IT ja talousosasto hyväksyvät kaikki ostot ennen kuin ne suoritetaan ja dokumentoidaan. Tehostettu hyväksyntäprosessi varmistaa, että jokaisella ostolla on budjettiperuste ja liiketoiminnallinen tausta, estäen hallitsemattomat kulut ja ylihintaiset ostot.
Pienempi riski: Näkyvyys ja kontrolli ostoprosessissa vähentävät hankintariskejä kulujen hallintaohjelmiston avulla. Hyväksyntäprotokollien lisäksi kulujen hallintaratkaisu tarjoaa muita budjettikontrolliominaisuuksia:
- Keskitetty ostaminen parantaa näkyvyyttä ja noudattamista
- Toimittaja-arviointityökalut hankintasyklin hallintaan
- Tehokas budjettikontrolli vähentää petoksia ja tahattomia ylimääräisiä maksuja.
1. Order.co
Order.co tekee kulujen hallinnasta helppoa. Order.co yksinkertaistaa hankintapyyntöjen ja ostotilausten hyväksynnän, automatisoi laskujen maksun kaikille ostoille ja tarjoaa ennakkoon hyväksytyt ja suositellut toimittajat.
Keskitetty kulujen analyysi antaa mahdollisuuden analysoida hankintaprosessin kaavoja reaaliajassa alustalla. Lisäksi voit seurata kulutusta kategorian, käyttäjän, osaston, alueen tai projektin mukaan. Hankinnasta maksuun -järjestelmä antaa käyttäjille mahdollisuuden hankkia tavaroita hyväksyttyjen kanavien kautta, ohjata hyväksyntöjä ja maksaa automaattisesti säästäen aikaa ja vähentäen virheitä.
Parhaat ominaisuudet:
- Räätälöity katalogi ennakkoon hyväksytyillä tuotteilla yksinkertaistaa kulupolitiikan hallintaa.
- Käyttäjät, sijainnit, kustannuspaikat, tuotetyypit ja muut voivat määritellä dynaamiset budjetit.
- Nopeammat kierrosajat automaattisilla hyväksynnöillä
Edut:
- Käyttäjät voivat tehdä tilauksia ja ohjata pyyntöjä nopeasti ja luotettavasti perehdytyksen jälkeen.
- Ennaltasyötetyt toimittajalistavaihtoehdot, hyväksyntäreititys ja yhdellä napsautuksella laskujen maksut yksinkertaistavat strategista hankintaa ja kulujen hallintaa.
Haitat:
- Vaikka kehitystiimi vastaa käyttäjien pyyntöihin lisäraportointivaihtoehdoista, vaihtoehdot ovat rajallisia.
- Order.co sopii kaikenkokoisille yrityksille.
2. Airbase
Airbase tarjoaa skaalautuvaa kulujen hallintaa yrityksille ”aloitusvaiheesta pörssilistautumiseen”. Tämä pätee erityisesti ostovelkoihin, yrityskorttiohjelmiin ja työntekijäkuluihin. Ohjelma väittää hallitsevansa ei-palkkakulut yhdessä paikassa.
Airbase palvelee ohjelmisto-, IT-, talous- ja autoteollisuuden asiakkaita.
Parhaat ominaisuudet:
- Hankintaohjeistus
- Ostovelkojen automaatio
- Kulujen hallinta
- Yrityskorttiominaisuudet
Edut:
- Airbasen yksinkertaisuus antaa johtajille mahdollisuuden hyväksyä ja tarkistaa tiimin kulut muutamalla napsautuksella, mikä miellyttää käyttäjiä.
- Kulut näkyvät yhdellä hyväksyntätyönkululla yhdellä silmäyksellä.
Haitat:
- Käyttäjät mainitsevat ongelmia kuittien lähettämisessä järjestelmän kautta, mikä osoittaa oppimiskäyrän. Kuitenkin ongelmia odotetaan uuden järjestelmän kanssa.
- Pre-paid-hankintakortit ovat ainoat yrityskortit. Käyttäjät haluavat lisää ominaisuuksia tähän toimintaan.
- Pienet ja keskisuuret yritykset hyötyvät Airbasesta.
3. Brex
Brex tarjoaa viisi yhdessä -korttipohjaisen liiketoiminnan kulujen hallintajärjestelmän budjetointiin ja kulujen hallintaan. Henkilökohtainen luottokorttirajoitusten järjestelmä käyttää yrityksen kassavirtaa hallitsemaan maailmanlaajuisten työntekijöiden korttikulut ilman henkilökohtaista vastuuta.
Johtajat voivat hyväksyä kulut reaaliajassa mobiilisovelluksen kautta. Näin he voivat ”hallita poikkeuksilla” rajoitetun hallitsemattoman kulutuksen sijaan hyväksyä jokainen ostoerä.
Parhaat ominaisuudet:
- Palvelut yrityskorteille
- Matkustamisen hallinta
- Mobiilisovellus
- Laskujen maksuominaisuudet
Edut:
- Järjestelmä on yksinkertainen ostajille, johtajille ja talousjohtajille.
- Asiakaspalvelutiimi käsittelee kirjautumisongelmat, korttien korvauspyynnöt ja järjestelmäongelmat nopeasti.
Haitat:
- Raportointia tarvitaan paremmaksi ylläpitäjille, jotka käsittelevät lukuisia käyttäjätilejä. Sen sijaan, että olisi saatavilla reaaliaikaisia kuluraportteja, yksittäisten käyttäjien raportit vaativat manuaalista lajittelua ja hakua.
- Mobiilisovelluksen kulukuitin lähettäminen on epäjohdonmukaista. Käyttäjien on odotettava kuitin lataamista tai tuontia, jos yhteys on huono.
- Parhaiten sopii: Brex on suunniteltu pienille yrityksille, joilla on kasvumahdollisuuksia.
4. Spendesk
Spendesk mahdollistaa työntekijöiden kulujen hallinnan yhdessä paikassa. Ongelmia aiheuttavat työntekijöiden kulut, yrityskorttipalvelu, laskujen maksut, kulujen hyväksyntäprosessit, korvaukset, budjetointi, ennakkotiliöinti ja sääntöjen noudattaminen.
Ratkaisu yksinkertaistaa kuluraportteja, yrityskorttien kulujen seurantaa ja laskujen maksua. On olemassa sovellus uusien kulujen syöttämiseen ja Slack-integraatio ohjaa suoraan näihin kanaviin sähköpostin sijaan.
Parhaat ominaisuudet:
- Yksinkertainen kuunvaihteen sulkeminen
- Kortit, virtuaaliset ja fyysiset
- Nollakustannuksinen käyttöönotto
Edut:
- Nopea ja helppokäyttöinen sovellusliittymä antaa työntekijöille mahdollisuuden ladata ja lähettää kuluja hyväksyttäväksi.
- Mahdollisuus helposti luoda virtuaalikortteja suurille hankinnoille helpottaa henkilöstöä. Lopeta henkilökohtaisten korttien käyttö ja odottaminen korvauksia varten.
Haitat:
- Useat asiakkaat ovat raportoineet virheellisistä summista tai koodeista kuitin lataustyökalussa.
- Jotkut kuluttajat haluavat henkilökohtaisia ja historiallisia kuluraportteja.
- Ihanteellinen: Spendesk kohdistaa keskikokoisiin asiakasyrityksiin.
5. Entinen TripActions, Navan
Navan tukee matka-, yrityskortti- ja työntekijäkulujen hallintaa yhdellä alustalla suurille yritysten matkustusohjelmille. Globaali järjestelmä auttaa yrityksiä leikkaamaan matkakuluja, suojelemaan työntekijöiden varoja ja lisäämään kenttähenkilöstön tehokkuutta.
Kulujen hallinta ja matkavaraus on integroitu SaaS-alustaan. Käyttäjäsäännöt ja -asetukset pitävät varaukset hallinnassa. Matka-asiamiehet ovat käytettävissä 24/7 lentojen, hotellien, kuljetusten ja muiden varausten tai muutosten tekemiseen.
Parhaat ominaisuudet:
- Sisäisten kulujen palkkiot
- Hallinnoi työntekijöiden matkoja itse
- Korttipohjaiset yrityskulujen kontrollit
Edut:
- Matka-alusta tarjoaa useita hotelleja, autoja ja muita toimittajia yksinkertaistaakseen varaamista. Kirjanpito saa kattavat raportit kaikista yrityskortilla tehdyistä työntekijävarauksista.
- Mobiilisovellus tekee kenttäkulujen lähettämisestä helppoa, mikä mahdollistaa ajalliset korvaukset.
Haitat:
- Jotkut käyttäjät kokevat vaikeuksia saada yhteyttä suoriin edustajiin tai saada hyvää apua viivästysten tai peruutusten aikana.
- Taustajärjestelmät joskus epäonnistuvat. Kulutiedot osaston jäsenille eivät ole johdon saatavilla. GL-koodien muokkaaminen päivityksiä varten on vaikeaa.
- Parhaiten sopii: Navan hyödyttää keskikokoisia ja yritysorganisaatioita.
6. Ramp
Ramp tarjoaa viisi yhdessä -talousautomaatio-ohjelmistoa. Se integroi yrityskortit, kulujen hallinnan, laskujen maksamisen, kirjanpidon ja raportoinnin. Erilaisten järjestelmien yhdistäminen yhdeksi työkaluksi nopeuttaa kirjanpitojen sulkemista talousosastoille.
Parhaat ominaisuudet:
- Fyysiset ja virtuaaliset kortit
- Kulujen kaappauksen automaatio
- Globaali kulujen hallinta
Edut:
- Kulutusohjeet ja raportointi ovat yksinkertaisia ja riittävän yksityiskohtaisia monipaikkaisille yrityksille. Tiimi-, yksilö- ja kategoria-analyysiominaisuudet ovat tarjolla.
- Kortti tarjoaa takaisinmaksua säästääkseen yrityksen rahaa.
Haitat:
- Laskunmaksujärjestelmä hyväksyy vain kotimaisia toimittajia, mikä aiheuttaa ongelmia kansainvälisille ostajille.
- Rampin myöntämät yrityskortit eivät salli matkustuspisteiden keräämistä, mitä jotkut käyttäjät haluavat. Jotkut asiakkaat ajattelevat, että takaisinmaksu ja edut ovat liian alhaiset korkeiden kulutusyritysten tarpeisiin (verrattuna American Expressin kannustimiin).
- Parhaiten käytetty: Rampia käyttävät enimmäkseen pienyritykset, mutta sillä on keskikokoisia markkinoita varten suunnattuja ominaisuuksia.
7. Mesh Pay
Tämä all-in-one kulujen hallintatyökalu kontrolloi ja seuraa jokaista tapahtumaa. Mesh Payments tehostaa matkustus-, toimitus-, toimittaja- ja muita maksuja automatisoimalla aikavievimmät prosessit. Kulujen luokittelu, kuittien täsmäytys ja yhdellä kosketuksella tehtävä laskujen täsmäytys sisältyvät myös.
Työntekijät käyttävät virtuaalisia ja fyysisiä prepaid-kortteja, joissa on ennalta määrätyt kulutusrajat, tehdäkseen itsepalvelutapahtumia ja raportoivat kulut automaattisesti järjestelmään.
Parhaat ominaisuudet:
- Kuukauden lopun optimointi
- Kulujen hyväksyntäominaisuudet
- Korttipalvelut verkossa ja offline-tilassa
Edut:
- Virtuaaliset ja fyysiset kortit ovat turvallisempia kuin turvattomien luottokorttien jakaminen.
- Näkyvyys toimittajan, kategorian ja osaston kulutuksiin antaa nopean ja kattavan taloudellisen kuvan.
Haitat:
- Integraatiovaihtoehdot puuttuvat. Quickbooksin ja ERP:n yhdistettävyyttä haluavat käyttäjät.
- Jotkut asiakkaat haluavat alustan sisäisiä analyysejä ja näkyvyyttä ilman tietojen lataamista Exceliin.
- Mesh Payments sopii parhaiten PK-yrityksille.
8. Procurify
Pilvipohjainen Procurify-teknologia mahdollistaa keskikokoisten yritysten käyttää älykästä kulutusta ja hankintoja. Tarjotaan reaaliaikaista kulutustietoa, hyväksyntäkontrollia ja sääntöjen noudattamista. Käyttäjäystävälliset koontinäytöt ja raportointityökalut helpottavat seurantaa, työnkulkuja ja budjetin allokointia.
Parhaat ominaisuudet:
- Täydellinen näkyvyys
- Reaaliaikaiset tiedot ja raportointi
- Tiliöinnin mukauttaminen
Edut:
- Katalogimaiset uudelleentilaukset yksinkertaistavat uudelleenostamista.
- Tilausten seuranta nopeaan ja tarkkaan täyttämiseen.
- Mobiilisovellus tekee alustan käytöstä mahdollista puhelimista ja muista laitteista.
Haitat:
- Ominaisuuksien ja historiallisten tietojen löytäminen voi olla hankalaa.
- Keskeneräisiä PO:ita on vaikea muuttaa.
- Keskeneräisillä tilauksilla ei ole koontinäytön päivityksiä. Järjestelmäraportointi on tarpeen tutkimusta varten.
- Pienet ja keskisuuret yritykset hyötyvät Procurifystä.
9. PayEm
PayEm hallitsee kulutuksia alusta loppuun älykkäillä luottokorteilla. Talousosasto hyväksyy, seuraa ja hallitsee toimittajia, tilauksia ja käyttäjien rahoituspyyntöjä reaaliajassa.
Yksi järjestelmän ainutlaatuisista ominaisuuksista antaa hallinnoijille mahdollisuuden luoda virtuaalisia kortteja jokaiselle toimittajalle. Tämä antaa asiakkaille mahdollisuuden asettaa budjetteja ja rajoituksia ja varoittaa, kun kortit lähestyvät rajaa välttääkseen ylimaksamista. Työntekijöiden sovelluksen tilausvalvonta peruuttaa automaattisesti passiiviset tilaukset.
Teknologia integro
