Die besten Ausgabenmanagement-Softwarelösungen für 2024: Unsere Top 10

Bei der Verwaltung von Unternehmensumsätzen müssen sowohl der Verkauf als auch die Einsparungen berücksichtigt werden. Ausgabenmanagement spart Geld für sinnvolle Investitionen, Wachstum und Liquidität. Technologie macht es einfacher denn je, Geschäftsausgaben zu verwalten, Trends zu erkennen und kluge Kapitalallokationsentscheidungen zu treffen. Allerdings gibt es viele Ausgabenmanagement-Softwaretools für den Mittelstand, was die Auswahl erschwert.

Hier sind die Top 10 Lösungen für das Ausgabenmanagement, um Ihrer Organisation zu helfen, die Budgetkontrollen und die Kasseneffizienz zu verbessern.

Vorteile von Ausgabenmanagement-Software

Sichtbarkeit: Ausgabenmanagement-Software zeigt alle Beschaffungsausgaben an. Sie unterstützt Buchhaltungsteams bei der Rechnungsverfolgung, dem Vertragsmanagement und der Beschaffung. Finanztteams können Budgets, Lieferantenleistungen, Benchmarking und Trends verfolgen.

Ausgabenmanagement-Software zentralisiert Finanzdaten für eine präzise Ausgabenprüfung. Mit besserem Bewusstsein für Ausgaben können Unternehmen Verbesserungen erkennen und Anpassungen vornehmen.

Genauigkeit: Ausgabenmanagement-Software automatisiert Beschaffung und Bezahlung, was die Integrität der Buchhaltungsdaten verbessert. Elektronische Kaufprotokolle erleichtern mit der richtigen Technologie das Nachverfolgen, Kategorisieren, Abgleichen und Abstimmen. Die Software reduziert menschliche Fehler und spart Stunden der Recherche.

Transparente Genehmigungen: Software rationalisiert die Genehmigung von Käufern, indem sichergestellt wird, dass Manager, Rechtsabteilung, IT und Finanzabteilung alle Einkäufe genehmigen, bevor sie abgeschlossen und dokumentiert werden. Ein rationalisierter Genehmigungsprozess stellt sicher, dass jeder Kauf im Budget liegt und auf einer geschäftlichen Grundlage beruht, was unkontrollierte Ausgaben und Überzahlungen verhindert.

Geringeres Risiko: Die Sichtbarkeit und Kontrolle über den Beschaffungsprozess reduziert mit Ausgabenmanagement-Software die Beschaffungsrisiken. Neben Genehmigungsprotokollen bietet eine Ausgabenmanagement-Lösung weitere budgetäre Kontrollfunktionen:

• Zentralisierter Einkauf verbessert Sichtbarkeit und Compliance
• Lieferantenbewertungstools für den Lebenszyklus der Beschaffung
• Effektive Budgetkontrolle reduziert Betrug und unabsichtliche Überzahlungen.

1. Order.co

Order.co erleichtert das Ausgabenmanagement. Order.co vereinfacht die Anforderung und Genehmigung von Bestellungen, automatisiert die Rechnungszahlung für beliebige Einkaufsmengen und bietet vorab genehmigte und bevorzugte Lieferanten.

Zentrale Ausgabenanalysen ermöglichen es Ihnen, Muster in Echtzeit aus Ihrem Beschaffungsprozess auf der Plattform zu analysieren. Außerdem können Sie Ausgaben nach Kategorie, Benutzer, Abteilung, Region oder Projekt verfolgen. Das Procure-to-Pay-System ermöglicht es Nutzern, Dinge über genehmigte Kanäle zu beziehen, Genehmigungen zu leiten und automatisch zu bezahlen, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden.

Hauptfunktionen:

• Maßgeschneiderter Katalog mit vorab genehmigten Produkten vereinfacht das Ausgabenrichtlinienmanagement.
• Benutzer, Standorte, Kostenstellen, Produkttypen und mehr können dynamische Budgets definieren.
• Schnellere Zykluszeiten mit automatischen Genehmigungen

Vorteile:

• Benutzer können nach der Einführung schnell und zuverlässig Bestellungen aufgeben und Anfragen leiten.
• Vorgefertigte Lieferantenlistenoptionen, Genehmigungsrouten und Ein-Klick-Rechnungszahlungen vereinfachen das strategische Sourcing und das Ausgabenmanagement.

Nachteile:

• Obwohl das Entwicklungsteam auf Benutzeranfragen für mehr Berichtsmöglichkeiten reagiert, sind die Optionen begrenzt.
• Order.co eignet sich für Unternehmen jeder Größe.

2. Airbase

Airbase bietet skalierbares Ausgabenmanagement für Unternehmen „vom Start-up bis zum Börsengang“. Dies gilt insbesondere für Kreditorenbuchhaltung, Firmenkartenprogramme und Mitarbeiterausgaben. Das Programm behauptet, alle nicht lohnbezogenen Ausgaben an einem Ort zu verwalten.

Airbase bietet Software-, IT-, Finanz- und Automobilkunden.

Hauptfunktionen:

• Beschaffungsberatung
• Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung
• Ausgaben verwalten
• Funktionen für Firmenkarten

Vorteile:

• Die Einfachheit von Airbase ermöglicht es Managern, Team-Ausgaben mit wenigen Klicks zu autorisieren und zu überprüfen, was den Benutzern gefällt.
• Alle Ausgaben sind auf einen Blick mit einem einzigen Genehmigungsworkflow sichtbar.

Nachteile:

• Benutzer berichten von Problemen beim Hochladen von Belegen über das System, was auf eine Lernkurve hinweist. Probleme sind jedoch bei einem neuen System zu erwarten.
• Prepaid-Beschaffungskarten sind die einzigen Firmenkarten. Benutzer wünschen sich mehr Funktionen für diese Funktion.
• Kleine bis mittelständische Unternehmen profitieren von Airbase.

3. Brex

Brex bietet ein Fünf-in-Eins-Karten-basiertes Geschäftsausgabenmanagementsystem für Budgetierung und Ausgabenmanagement. Das individuelle Kreditkartenbeschränkungssystem nutzt den Cashflow des Unternehmens, um die Kartenausgaben weltweiter Mitarbeiter ohne persönliche Haftung zu kontrollieren.

Manager können Ausgaben in Echtzeit über eine mobile App genehmigen. Dadurch können sie „nach Ausnahme“ verwalten, um begrenzte unkontrollierte Ausgaben zu vermeiden, anstatt jeden Kauf zu genehmigen.

Hauptfunktionen:

• Dienste für Firmenkarten
• Reisen verwalten
• Mobile App
• Funktionen zur Rechnungsbezahlung

Vorteile:

• Das System ist einfach für Käufer, Manager und Finanzleiter.
• Das Kundenserviceteam bearbeitet Probleme bei der Anmeldung, Kartenersatzanfragen und Systemprobleme schnell.

Nachteile:

• Die Berichterstattung muss für Administratoren, die zahlreiche Benutzerkonten verwalten, verbessert werden. Anstelle von Live-Ausgabenberichten erfordern Berichte einzelner Benutzer manuelles Sortieren und Suchen.
• Das Hochladen von Ausgabenbelegen über die mobile App ist inkonsistent. Benutzer müssen warten, um Belege hochzuladen oder zu importieren, wenn die Konnektivität schlecht ist.
• Am besten geeignet für: Brex ist für kleine Unternehmen konzipiert, die Wachstumspotenzial haben.

4. Spendesk

Spendesk ermöglicht die Verwaltung von Mitarbeiterausgaben an einem Ort. Probleme mit der Menge, die Mitarbeiter ausgeben, den Firmenkartendiensten, Rechnungszahlungen, Genehmigungsworkflows für Ausgaben, Rückerstattungen, Budgetierung, Vorbuchhaltung und Einhaltung der Vorschriften.

Die Lösung vereinfacht Spesenabrechnungen, die Nachverfolgung von Firmenkartenausgaben und die Zahlung von Rechnungen. Es gibt eine App zum Eingeben neuer Ausgaben und eine Slack-Integration, um direkt in diese Kanäle zu leiten, anstatt E-Mails zu verwenden.

Hauptfunktionen:

• Einfacher Monatsabschluss
• Karten, virtuell und physisch
• Kostenlose Einrichtung

Vorteile:

• Die schnelle und einfache App-basierte Oberfläche ermöglicht es Mitarbeitern, Ausgaben hochzuladen und zur Genehmigung einzureichen.
• Die Möglichkeit, einfach virtuelle Karten für größere Einkäufe zu erstellen, entlastet das Personal. Keine Verwendung persönlicher Karten mehr und keine Wartezeit auf Rückerstattung.

Nachteile:

• Mehrere Kunden haben falsche Beträge oder Code im Werkzeug zum Hochladen von Belegen gemeldet.
• Einige Verbraucher wünschen sich persönliche und historische Berichterstattung zu Ausgaben.
• Ideal für: Spendesk richtet sich an mittelständische Kunden.

5. Früher TripActions, jetzt Navan

Navan unterstützt Reise-, Firmenkarten- und Mitarbeiterausgabenmanagement auf einer Plattform für große Unternehmensreiseprogramme. Das globale System hilft Unternehmen, Reisekosten zu senken, Mitarbeitergelder zu schützen und die Effizienz des Außendienstes zu steigern.

Ausgabenmanagement und Reisebuchung sind in der SaaS-Plattform integriert. Benutzerregeln und -einstellungen halten Buchungen im Rahmen. Für das Buchen oder Ändern von Flügen, Hotels, Transport und mehr stehen rund um die Uhr Reiseagenten zur Verfügung.

Hauptfunktionen:

• Belohnungen für Ausgaben im Rahmen der Richtlinien
• Verwalten Sie Mitarbeiterreisen selbst
• Kartenbasierte Unternehmensausgabenkontrollen

Vorteile:

• Um die Buchung zu vereinfachen, bietet die Reiseplattform viele Hotels, Autos und andere Anbieter. Die Buchhaltung erhält detaillierte Berichte über alle Buchungen von Mitarbeitern mit Firmenkarten.
• Die Smartphone-App erleichtert das Einreichen von Außendienstspesen für eine zeitnahe Rückerstattung.

Nachteile:

• Einige Benutzer haben Schwierigkeiten, Live-Vertreter zu erreichen oder während Verzögerungen oder Stornierungen eine gute Unterstützung zu erhalten.
• Back-End-Systeme fallen manchmal aus. Ausgabendaten für Abteilungsmitglieder sind für das Management nicht verfügbar. Das Bearbeiten von GL-Codes für Updates ist schwierig.
• Am besten geeignet für: Mittelständische und Unternehmensorganisationen profitieren von Navan.

6. Ramp

Ramp bietet eine Fünf-in-Eins-Finanzautomatisierungssoftware. Sie integriert Firmenkarten, Kostenmanagement, Rechnungszahlungen, Buchhaltung und Berichterstattung. Durch die Vereinheitlichung verschiedener Systeme in einem Tool wird der Buchungsabschluss für Finanzabteilungen beschleunigt.

Hauptfunktionen:

• Physische und virtuelle Karten
• Automatisierte Ausgabenerfassung
• Globales Ausgabenmanagement

Vorteile:

• Ausgabenrichtlinien und Berichterstattung sind einfach und detailliert genug für Unternehmen mit mehreren Standorten. Team-, Einzel- und Kategorieanalysefunktionen werden angeboten.
• Die Karte bietet Rückzahlungen, um das Unternehmen finanziell zu entlasten.

Nachteile:

• Das Rechnungssystem akzeptiert nur inländische Anbieter, was bei internationalen Käufern zu Problemen führt.
• Von Ramp ausgestellte Firmenkarten erlauben keine Reise-Vielfliegermeilen, was sich einige Benutzer wünschen. Einige Kunden finden, dass Cashback und Vorteile für Unternehmen mit hohen Ausgaben zu gering sind (im Vergleich zu American Express Anreizen).
• Am besten geeignet für: Ramp wird hauptsächlich von kleinen Unternehmen genutzt, bietet jedoch Funktionen für den Mittelstand.

7. Mesh Pay

Dieses All-in-One-Ausgabenmanagement-Tool kontrolliert und verfolgt jede Transaktion. Mesh Payments rationalisiert Reise-, Lieferanten-, Anbieter-, Tail-Ausgaben und andere Zahlungen, indem es die zeitaufwändigsten Prozesse automatisiert. Es umfasst auch die Kategorisierung von Ausgaben, das Abgleichen von Ausgabebelegen und die Ein-Klick-Rechnungsabstimmung.

Mitarbeiter verwenden virtuelle und reale Prepaid-Karten mit voreingestellten Ausgabenlimits, um Selbstbedienungstransaktionen durchzuführen und ihre Ausgaben automatisch an das System zu melden.

Hauptfunktionen:

• Optimierung des Monatsabschlusses
• Funktionen zur Genehmigung von Ausgaben
• Kartenservices online und offline

Vorteile:

• Virtuelle und physische Karten sind sicherer als ungesicherte Kreditkartenteilung.
• Die Sichtbarkeit in die Ausgaben von Lieferanten, Kategorien und Abteilungen bietet ein schnelles und vollständiges Finanzbild.

Nachteile:

• Die Auswahl an Integrationen ist begrenzt. Benutzer wünschen sich die Anbindung an Quickbooks und ERP.
• Einige Kunden möchten Analysen und Sichtbarkeit innerhalb der Plattform, ohne Daten in Excel herunterladen zu müssen.
• Mesh Payments ist am besten für KMUs geeignet.

8. Procurify

Die cloudbasierte Procurify-Technologie ermöglicht es mittelständischen Unternehmen, intelligente Ausgaben und Beschaffung zu nutzen. Bereitstellung von Echtzeit-Ausgabeninformationen, Genehmigungskontrolle und Richtlinieneinhaltung. Benutzerfreundliche Dashboards und Berichtswerkzeuge erleichtern die Nachverfolgung, Workflows und die Budgetzuweisung.

Hauptfunktionen:

• Volle Sichtbarkeit
• Echtzeit-Daten und Berichte
• Individuelle Anpassung der Kreditorenbuchhaltung

Vorteile:

• Katalogartige Nachbestellungen erleichtern den Wiederkaufprozess.
• Bestellverfolgung für schnelle und präzise Erfüllung.
• Die mobile App macht die Plattform von Telefonen und anderen Geräten zugänglich.

Nachteile:

• Das Finden von Funktionen und historischen Daten kann schwierig sein.
• In Bearbeitung befindliche Bestellungen sind schwer zu ändern.
• Für Bestellungen in Bearbeitung gibt es keine Dashboard-Updates. Systemberichte sind für Recherchen erforderlich.
• Kleine und mittelständische Firmen profitieren von Procurify.

9. PayEm

PayEm verwaltet Ausgaben von Anfang bis Ende mit intelligenten Kreditkarten. Die Finanzabteilung genehmigt, verfolgt und verwaltet Lieferanten, Abonnements und Benutzeranfragen in Echtzeit.

Eine einzigartige Funktion des Systems ermöglicht es Administratoren, virtuelle Karten für jeden Anbieter zu erstellen. Dadurch können Kunden Budgets und Grenzen festlegen und werden gewarnt, wenn Karten das Limit erreichen, um Überzahlungen zu vermeiden. Die Abonnementüberwachung der Mitarbeiter-App storniert automatisch inaktive Abonnements.

Die Technologie integriert ERP-Plattformen und liefert Echtzeit-Ausgabendaten. Durchsuchen und sortieren Sie Ausgabendaten nach Anbieter, Benutzer, Kategorie usw. Live-Benutzerunterstützung ist für die Implementierung des Systems und bei Schwierigkeiten verfügbar.

Hauptfunktionen:

• Antrags- und Genehmigungsworkflows
• Echtzeit-Daten und Berichte
• Individuelle Anpassung der Kreditorenbuchhaltung

Vorteile:

• PayEm erleichtert das Scannen von Ausgaben aus der eigenen Tasche und das Einreichen von Erstattungsanträgen ohne Verzögerungen.
• PayEm interagiert vollständig mit NetSuite, sodass Benutzer Bestellungen erstellen und abstimmen können.

Nachteile:

• Benutzer berichten von Systemfehlern und Implementierungsproblemen im Zusammenhang mit einem neuen Tool. Der Kundenservice löst offenbar Probleme.
• Benutzer wünschen sich internationale Währungskarten, obwohl internationale Zahlungen verfügbar sind. Die Funktion ist nicht verfügbar.
• PayEm eignet sich für kleine bis mittelständische Unternehmen.

10. Custodia

Die KI-gesteuerte Ausgabenmanagement-Technologie von Custodia befähigt Mitarbeiter und kontrolliert Ausgaben in kleinen Unternehmen, um mit Automatisierung und Ausgabenbeschränkungen „digitale Finanzen“ zu erreichen. Benutzer können eine mobile App nutzen, um Kaufdetails zu schätzen, sie auf eine eigene Karte zu laden und die Transaktion zur Genehmigung und Ausgabenverfolgung einzureichen.

Hauptfunktionen:

• Automatisierte Kosten
• Automatisierung von Ausgaben und Budgetierung
• Funktionen für digitale Finanzen

Vorteile:

• Budgetierung und Genehmigungen erfolgen sofort, da Mitarbeiter automatisch Ausgaben tätigen und verfolgen.
• Das anpassbare System nutzt intuitive KI, um Berichterstattung und Budgetierung zu beschleunigen.

Nachteile:

Manchmal kodiert das System Ausgabenk

• Technikfremde Menschen könnten die Einrichtung und Benutzeroberfläche verwirrend finden. Das Erlernen und Konfigurieren von MCC-Code-Vorschriften dauert Zeit.
• Manchmal kodiert das System Ausgabenk