Hankintojen elinkaari: Hankintaprosessi: Kattava opas kaikkiin vaiheisiin

Johdanto

Jokainen organisaatio tarvitsee resursseja, toimittajia ja työvoimaa menestyäkseen, joten hankintojen elinkaari on ratkaisevan tärkeä. Se on yksi monimutkaisimmista menettelyistä aina tarpeiden arvioinnista toimittajasuhteiden ylläpitoon. Tehokkaalla hankinnalla varmistetaan resurssien saatavuus, hallinnoidaan toimittajasuhteita, alennetaan hintoja ja käsitellään tehokkaasti monia ostopyyntöjä. Tässä yksityiskohtaisessa opetusohjelmassa selitetään hankintojen elinkaari ja miten tehokkuutta voidaan parantaa.

Aloita yleiskatsauksella.

Hankintasyklin määritelmä

Yritys käyttää hankintasykliä (tai elinkaarta) hankkiakseen menestyäkseen tarvitsemansa tavarat, ohjelmistot, työvoiman ja palvelut. Tarve on hankintasyklin alku. Kun tarve on tyydytetty, maksu suoritettu ja laatu vahvistettu, hankinnan elinkaari on valmis.

Käytetäänkö kaikissa organisaatioissa samaa hankintasykliä?

Yritysten hankintojen elinkaaret vaihtelevat. Jokaisella yrityksellä on oma rakenteensa, toimintansa ja sääntönsä, jotka vaikuttavat hankintasykliin. Näistä eroista huolimatta useimmat hankintasyklit noudattavat tiettyä kaavaa.

5 päähankintavaihetta

Tarkastelemme jäljempänä kutakin hankinnan elinkaaren kohtaa. Tarkastellaan nyt viittä tärkeintä hankinnan vaihetta. Jokainen vaihe kuuluu johonkin perusvaiheeseen.

• Ensimmäinen: Määrittele tarpeet
• Vaihe 2: Toimittajan valinta
• Tilausten hallinta, vaihe 3
• Vaihe 4: Hankinnan arviointi
• Toimittajahallinta, vaihe 5

Ensimmäinen: Määrittele tarpeet

Tässä hankintasyklin ensimmäisessä vaiheessa määritetään, mitä tarvitaan ja milloin. Useimmissa hankintaryhmissä tämä prosessi käynnistyy ostopyynnöllä. Tutustu ostopyyntöihin.

Vaihe 2: Toimittajan valinta

Hankintaryhmän on valittava toimittaja toisessa vaiheessa. Hankintatiimit kutsuvat yleensä tarjouksen tekemiseen toimittajia, jotka täyttävät yrityksen toimittajavaatimukset. Kun sopiva toimittaja on löytynyt, hankinta antaa ostotilauksen.

Tilausten hallinta, vaihe 3

After a purchase order, order management begins. Initial steps include tracking order status to guarantee timely delivery. Three-way matching will verify that the products or services received match the order. This helps accounts payable make timely, accurate payments.

Vaihe 4: Hankinnan arviointi

Arvioi seuraavaksi, vastasivatko toimittajan tavarat tai palvelut odotuksia. Tuotteitamme ja palveluitamme arvioidaan laadun, toimituksen ja kaupallisen menestyksen kannalta. Nämä hankinnan elinkaaren aikaiset oivallukset muokkaavat tulevia hankintastrategioita.

Toimittajahallinta, vaihe 5

Lopuksi hankintaryhmä päättää, käytetäänkö toimittajaa uudelleen vai etsitäänkö vaihtoehtoja. Toimittajasuhteet vaikuttavat kustannuksiin ja palvelun laatuun, joten niiden ylläpito on ratkaisevan tärkeää hankintasyklin kannalta.

14 hankintavaihetta

Kun hankintojen elinkaari on maalattu pääpiirteittäin, tarkastellaan tarkemmin kutakin vaihetta.

• Määrittele tarve
• Markkinoiden analysointi
• Määrittele tekniset tiedot
• Toimittajan valinta
• Toimittajastrategian kehittäminen
• RFI
• RFQ
• Valitse kohderyhmään kuuluvat palveluntarjoajat
• Valitse myyjä
• Hallitse tilauksia
• PO-ongelma
• Hanki tuotteita tai palveluja
• Kolmensuuntainen yhteensovittaminen
• Maksu
• Myyjien hallinnointi
• Arvioi toimittajan suorituskykyä
• Pysy myyjien kanssa

1. Määrittele tarve

Hankintasykli alkaa, kun ymmärrät yrityksesi tarpeet ja sen, milloin niitä tarvitaan. Useimmat hankintatiimit käyttävät koko yrityksestä tulevia ostopyyntöjä näiden tarpeiden selvittämiseen. Tällaisia tiedusteluja kutsutaan ostopyynnöiksi.

Jokaisessa ostopyynnössä olisi oltava samat tiedot, ja se olisi yksinkertaistettava yhteen lähteeseen, varsinkin kun ne voidaan jättää virallisten ja epävirallisten kanavien kautta. Esimerkiksi kun hankintahenkilöstö saa pyynnöt standardoidulla lomakkeella vs. sähköpostitse.

Ostopyynnöt edellyttävät yleensä hankintapäällikön tai osastonjohtajan hyväksyntää. Tutustu ostopyyntöjen hyväksyntään.

Saapuvien ostopyyntöjen on oltava yksityiskohtaisia. Tämä yksinkertaistaa seuraavia prosesseja ja varmistaa, että hankinta löytää sen, mitä tarvitaan.

2. Markkinoiden analysointi

Sinun on tehtävä markkinatutkimusta, jotta voit tehdä tietoon perustuvan ostoksen. Tässä tutkimuksessa tarkastellaan tunnustettuja vaatimuksia, saatavilla olevia vaihtoehtoja ja odotettuja kustannuksia.

3. Määrittele tekniset tiedot

Tarpeen määrittämisen ja markkinatutkimuksen tekemisen jälkeen on aika rajata, mitä haluat ostaa. Materiaalien koostumus, koko ja määrä ovat tärkeitä. Jos tarvitset työvoimaa, sinun on määriteltävä ammattitaito, työtunnit ja työn laji.

Ohjelmistospesifikaatioissa on esitettävä ominaisuudet, ominaisuudet ja integraatiot. Palveluilla on erilaisia tarpeita.

4. Toimittajastrategian kehittäminen

Hankintatiimeillä on usein monia toimittajavaihtoehtoja. Toimittajastrategia auttaa hallitsemaan seuraavia hankintasyklin vaiheita.

Seuraavassa on joitakin kysymyksiä, joita toimittajastrategia käsittelee:

• Kuinka monta palveluntarjoajaa harkitset?
• Mikä on sopimusneuvottelujen ja sopimuksen tekemisen aikataulu?
• Mitkä toimittajat vastaavat todennäköisimmin yrityksen tarpeita?
• Mihin toimittajiin teillä on suhteet?
• Uudet toimittajat: mikä on niiden maine?

5. RFI-pyyntö

Toimittajan valinta alkaa RFI:llä. Tässä vaiheessa hankintaryhmä pyytää potentiaalisilta toimittajilta ratkaisevia tietoja, joiden avulla voidaan määrittää heidän soveltuvuutensa.

6. Valitse myyjät

Hankintaryhmä rajoittaa toimittajavalintaansa RFI-vastausten ja muiden tekijöiden perusteella löytääkseen parhaan mahdollisen vastineen. Kriteereinä voivat olla toimitusaika, kapasiteetti ja liiketoimintasääntöjen, arvojen ja vaatimustenmukaisuustarpeiden noudattaminen.

7. RFQ

Alkuperäiset vaatimukset täyttäviltä toimittajilta pyydetään tarjoukset. Tässä tarjouskilpailumenettelyssä hankintaryhmä voi arvioida, täyttääkö toimittaja laatu- ja määrälliset vaatimukset ja pystyykö hän toimittamaan tuotteet tai palvelut budjetin puitteissa.

8. Valitse myyjä

Tarkasteltuaan kaikki tarjoukset hankintaryhmä valitsee urakoitsijan.

9. PO-ongelma

Myyjän valinnan jälkeen hankintaryhmä tekee ostotilauksen tavaroista, palveluista tai työvoimasta. Virallisessa ostotilauksessa määritellään kaikki ostotiedot.

10. Hanki tuotteita tai palveluja

Ostaja saa tuotteita tai palveluja. Pakkauslappu tai muut paperit on tarkistettava toimitusta vastaan. Tämä on tärkeä hankinnan elinkaaren vaihe ja osa kolmensuuntaista täsmäytysprosessia.

11. Match kolme tapaa

Ostaja saa toimittajalta laskun toimituksen jälkeen. Tämä lasku verrataan ostotilaukseen ja toimituskuittiin, jotta vältytään liikaa maksamiselta.

12. Maksu

Jos kolmikantamenettely toimii ja lasku hyväksytään, ostaja maksaa. Ostojärjestelyissä tarjotaan usein ennakkomaksualennuksia. Myöhästyneistä maksuista voi aiheutua sakkoja tai muita seuraamuksia.

13. Arvioi toimittajan suorituskykyä

Oston jälkeen hankintatiimi analysoi ostoa ja myyjäkokemusta. Tässä hankintasyklin vaiheessa keskitytään siihen, vastasiko myyjä eritelmiä ja vastasivatko tuotteet tai materiaalit odotuksia.

14. Pysy myyjien kanssa

Hankintaryhmä huomaa, että myyjä on suosikkikumppani, ja pitää yhteyttä tulevissa hankinnoissa, jos se on tekemisissä myyjän kanssa. Jos hankintaryhmä on tyytymätön myyjän suorituskykyyn tai laatuun, se saattaa vaihtaa toimittajaa tulevaisuudessa.

Yhteenveto

Organisaatioiden, jotka haluavat parantaa osto- ja toimittajasuhteita, on ymmärrettävä hankintojen elinkaari. Yritykset voivat saavuttaa toiminnalliset tavoitteet, hankkia korkealaatuisia tavaroita ja palveluja ja säästää rahaa seuraamalla huolellisesti jokaista vaihetta tarpeiden määrittelystä ja toimittajien valinnasta tilausten hallintaan ja suorituskyvyn arviointiin. Strukturoitu hankinta voi lisätä tehokkuutta, toimittajasuhteita ja yrityksen suorituskykyä. Hallitsemalla hankintaprosessin yritykset voivat hallita hankintojen monimutkaisuutta ja saavuttaa strategiset tavoitteet.