Efficiency and automation are essential for competitiveness in today’s fast-paced corporate climate. Automation may improve procurement, which buys necessary products and services for a firm. Procurement may seem simple, but manual tasks, long approval cycles, and inefficiencies waste time and money. Modern organisations need modern procurement methods to automate.
Sinä: Kun olet lukenut tämän:
- Tutustu hankintojen automatisointiin, sen hyötyihin ja sen ratkaisevaan rooliin yritysten menettelyjen nykyaikaistamisessa ja optimoinnissa.
- Saat käytännön neuvoja hankinta-automaatiojärjestelmän käyttöönotosta etenemissuunnitelman laatimisesta tyypillisiin ongelmiin.â
Tässä yksityiskohtaisessa oppaassa kerrotaan hankintojen automatisoinnista, sen tärkeydestä ja siitä, miten se voidaan ottaa käyttöön organisaatiossasi. Tämä käsikirja on tarkoitettu kaikille, hankintatoimen johtajista, jotka pyrkivät parantamaan menettelyjä, aina johtajiin, jotka laskevat hankintojen automatisoinnin kannattavuutta.
Mitä on hankintojen automatisointi?
Kaikki yritykset tarvitsevat hankintoja tavaroiden ja palvelujen hankkimiseen ja toimittajasuhteiden hallintaan. Yritykset kehittyvät, mikä tekee hankintatehtävistä yhä monimutkaisempia ja pelottavampia. Hankintojen automatisointi auttaa.
Hankintojen automatisoinnissa käytetään teknologiaa yksinkertaistamaan, automatisoimaan ja optimoimaan hankintatoimintoja, kuten hankinnasta maksuun. Yritykset voivat automatisoida ostopyyntöjä, hyväksyntätyönkulkuja, ostotilausten hallintaa, laskujen hyväksyntää ja paljon muuta työkalujen, ohjelmistojen ja alustojen avulla. Hankintojen pitäisi olla nopeampia, tehokkaampia ja vähemmän virhealttiita, jotta ne tarjoaisivat strategista arvoa organisaatiolle.
Manuaalisten hankintojen haasteet
Manuaalinen hankinta on aikaa vievää ja monimutkaista hakemuksesta maksuun. Manuaalisen hankinnan ongelmia ovat muun muassa seuraavat:
- Aikaa vievää: Manuaalinen hankinta vaatii yleensä useita vaiheita. Hyväksy ostopyynnöt, vahvista toimitus ja käsittele maksut.
- Epätarkat tiedot, puuttuvat hyväksynnät ja poistetut laskut voivat maksaa rahaa.
- Näkyvyyden puute: Paperipohjaiset tai hajanaiset digitaaliset järjestelmät vaikeuttavat reaaliaikaisten menojen, budjetoinnin ja toimittajien suorituskyvyn seurantaa.
- Skaalautuvuusongelmat: Yrityksen laajentuessa hankintatehtävät lisääntyvät, mikä tekee manuaalisista menetelmistä kestämättömiä.
Hankintojen automatisointi parantaa ostoprosessia ja ratkaisee useita manuaalisia ongelmia. Hyödyt leviävät koko organisaatioon, hyödyttävät ostoreskontranhoitotiimiä ja säästävät aikaa. Teknologiainvestoinnit voivat tuottaa osinkoa, jolloin hankinnoista tulee strateginen voimavara logistisen päänsäryn sijaan.
Miten hankintojen automatisointi voi auttaa yritystäsi?
Harkitse hankintojen automatisoinnin monia etuja, jos olet epävarma sen soveltamisesta liiketoimintasi menettelyihin. Tässä on muutamia vastustamattomia etuja:
Kustannusten optimointi hankintojen automatisoinnissa
Kustannusten vähentäminen on välitön hyöty hankintojen automatisoinnista. Automaatio yksinkertaistaa hankintaprosessia kysynnästä maksuun, mikä vähentää hallinnollisia kustannuksia. Päällekkäisten vaiheiden poistaminen vähentää virheitä, joiden korjaaminen voi olla kallista.
Manuaalisten virheiden vähentäminen parantaa tehokkuutta
Yksikin inhimillinen virhe voi aiheuttaa viivästyksiä ja taloudellisia menetyksiä. Automaation avulla menettely on tehokkaampi, koska manuaaliset virheet jäävät minimiin. Automaatio voi validoida tiedot välittömästi ja korjata virheet ja epätäydellisyydet ennen kuin niistä tulee ongelma.
Lisää menojen näkyvyyttä
Automaatioteknologiat sisältävät yleensä analytiikkaa ja reaaliaikaista seurantaa. Organisaatiosi näkee välittömästi kulutustottumukset, toimittajien suorituskyvyn ja sopimusten noudattamisen tämän ominaisuuden avulla. Reaaliaikainen analytiikka auttaa neuvottelemaan paremmista toimittajien ehdoista, varmistamaan käytäntöjen noudattamisen ja löytämään kustannussäästövaihtoehtoja.
Keskitetty tietovarasto hankintojen automatisoinnissa
Keskitetty tietokanta ylläpitää kaikkia hankintatietoja toimittajien tiedoista ostohistoriaan, jolloin olennaiset tiedot ovat saatavilla. Tämä tietovarasto voi tarjota analytiikkaa parempaa ostostrategiaa varten.
Päätöksenteko tietojen avulla
Luotettavien, reaaliaikaisten tietojen avulla voit tehdä nopeita ja perusteltuja päätöksiä. Hankinta-automaation avulla tietoon perustuvasta päätöksenteosta tulee itsestäänselvyys, olipa kyse sitten toimittajien valinnasta tai ostoajoista.
Vähennä hyväksynnän pullonkauloja
Perinteisten hankintojen useat selvitysprosessit voivat viivästyttää hankintoja ja lisätä tehottomuutta. Automaatio tehostaa hyväksyntää luomalla vakiintuneita rutiineja. Tämä ominaisuus nopeuttaa ostopyyntöjä ja lyhentää ostojen valmistumisaikaa.
Olemassa olevan työnkulun skaalaus
Ostotarpeesi kasvavat varmasti yrityksesi myötä. Automaatio voi skaalautua paremmin kuin manuaaliset järjestelmät. Hankintojen automatisoinnin avulla voit laajentaa prosesseja niin, että voit käsitellä useampia tapahtumia, toimittajia ja hankintatoimia.
Olemassa olevan sovelluksen/järjestelmän integrointi
Uusimmat hankintojen automatisointityökalut ovat helposti vuorovaikutuksessa IT-pinosi kanssa. Hyvän hankintojen automatisointiohjelmiston pitäisi integroitua ERP-, kirjanpito- tai muihin yritystyökaluihin, mikä helpottaa siirtoa ja parantaa käyttäjien sitoutumista.
Riskien vähentäminen hankintojen automatisoinnissa
Automatisoidut ratkaisut vähentävät manuaalisen prosessin riskejä standardoimalla hankintamenettelyjä ja kirjaamalla kaikki tapahtumat. Voit käsitellä paremmin tarkastuksia, toimialan sääntöjä ja yrityskäytäntöjä.
Hankintojen automatisointi voi muuttaa yrityksesi osto- ja toimitusketjun. Digitaaliseen aikakauteen siirryttäessä hankintojen automatisointi ei ole enää ”nice-to-have” vaan kilpailukyvyn kannalta välttämätöntä.
Hankintojen automatisoinnin etenemissuunnitelma
Siirtyminen manuaalisesta hankinnasta automatisoituun hankintaan voi olla pelottavaa. Hyvin suunniteltu etenemissuunnitelma helpottaa menettelyä. Tämä vaiheittainen ohje auttaa sinua ottamaan käyttöön hankintojen automatisoinnin:
Kartoita hankintojen työnkulku
Automaattisen järjestelmän käyttöönotto edellyttää nykyisen hankintaprosessin ymmärtämistä. Käytä vuokaavioita tai prosessikartoitusohjelmistoa hahmottamaan jokainen vaihe hankinnasta maksuun. Kartan tulisi sisältää:
- Tärkeimmät sidosryhmät kussakin vaiheessa
- Kunkin toiminnan kesto
- Pullonkaulat tai tehottomuus
- Työkalun ja järjestelmän nykyinen käyttö
Arvioi automaatiovaihtoehtoja
Kun olet luonut prosessikartan, määrittele kohdat, joissa automaatio voisi lisätä tuottavuutta ja minimoida virheet. Kysy esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:
- Mitkä vaiheet toistuvat ja aiheuttavat manuaalisia virheitä?
- Missä lupien myöhästymiset ovat yleisimpiä?
- Voiko reaaliaikainen analytiikka auttaa tiettyjä päätöksentekovaiheita?
Etsi hyvä automaatio-ohjelmisto
Kun olet tunnistanut automaatiomahdollisuudet, aloita ohjelmistoratkaisun etsiminen. Joitakin huomioon otettavia asioita:
- Onko ohjelma yhteensopiva järjestelmiesi kanssa?
- Mitkä ominaisuudet vastaavat kipupisteisiisi?
- Voiko ohjelmisto kasvaa tarpeiden mukaan?
- Mitkä ovat koko omistajuuden kustannukset, mukaan lukien asennus- ja ylläpitokustannukset?
Automatisoi työnkulut
Kun olet valinnut ohjelmiston, suunnittele automatisoidut prosessit alkuperäisen prosessikartan ja automatisoitavien alueiden perusteella. Tee tällä tasolla yhteistyötä toimittajan kanssa järjestelmän mukauttamiseksi.
Toteuta, testaa ja paranna työnkulkuja hankintojen automatisoinnissa.
Toteuta automatisoidut työnkulut valvotussa ympäristössä pienemmän tiimin tai toimittajien osajoukon kanssa. Tarkista prosessi ja pyydä palautetta muutosten tekemistä varten. Laajenna koko organisaation laajuinen käyttöönotto, kun olet varma siitä.
Seuraa suorituskykyä käyttämällä suorituskykyindikaattoreita hankintojen automatisoinnissa.
Aseta lopuksi suorituskykyindikaattorit, joiden avulla voit arvioida automaattista järjestelmääsi. Yleiset KPI:t:
- Säästetty hankintasykli
- Manuaalisten virheiden vähentäminen
- Paremmista sopimusneuvotteluista saatavat säästöt
- Sisäisten politiikkojen noudattamisaste
Tarkista nämä keskeiset suorituskykyindikaattorit usein varmistaaksesi, että järjestelmä toimii suunnitellusti, ja tee muutoksia.
Tätä polkua noudattamalla voidaan yksinkertaistaa siirtymistä automatisoituun hankintajärjestelmään ja maksimoida sen hyödyt. Muista, että hankintojen automatisoinnissa on kyse organisaatiosi hankintaprosessin muuttamisesta tehokkuuden parantamiseksi, riskien vähentämiseksi ja rahan säästämiseksi ajan myötä.
Helposti automatisoitavat hankintaprosessit
Vaikka ”automatisointi” saattaa vaikuttaa monimutkaiselta, monet hankintaprosessit voidaan yksinkertaisesti automatisoida tehokkuuden lisäämiseksi. Katsotaanpa muutamia esimerkkejä siitä, miten automatisointi voi muuttaa näitä prosesseja:
Työnkulku: Ostopyyntö, hyväksyntä ja ostotilauksen luominen: Ostopyyntö, hyväksyntä ja ostotilauksen luominen
Manuaalinen prosessi
- Ostopyyntö: Työntekijä täyttää manuaalisesti lomakkeen ostopyyntöä varten.
- Alkuperäinen hyväksyntä: Välitön esimies hyväksyy hakemuslomakkeen.
- Ensimmäisen hyväksynnän jälkeen lomake toimitetaan hankintatoimistoon lopullista hyväksyntää varten.
- Lopullisen hyväksynnän jälkeen ostotilaus laaditaan manuaalisesti ja toimitetaan myyjälle.
Työnkulun automatisointi
- Työntekijät toimittavat digitaalisia ostopyyntöjä automaattisten alustojen avulla.
- Alkuperäinen hyväksyntä: Automatisoidut säännöt toimittavat pyynnöt välittömille esimiehille.
- Pyyntö siirtyy automaattisesti hankintaosaston jonoon, jossa se hyväksytään lopullisesti.
- PO:n luominen: Myyjä saa automaattisen tilauksen ilman manuaalista syöttöä, mikä nopeuttaa prosessia.
Toimittajasuhteiden hallinta
Toimittajien suorituskyvyn hallinta käsin on tehotonta. Autotools voi:
- Tehokkaampi toimittajien aloitusprosessi
- Toimittajien suorituskyvyn reaaliaikainen seuranta
- Paranna viestintää automaattisten kyselyjen ja palautesilmukoiden avulla.
Hallitse laskuja
Automaation avulla voit:
- Laskujen automaattinen täsmäytys tilauksiin ja toimituksiin.
- Nopeammat hyväksynnät mobiilisovellusten tai sähköpostin kautta
- Automatisoi maksut laskun hyväksymisen jälkeen viivästyssakkojen välttämiseksi.
Maksut myyjille
Maksujen automatisointi myyjille:
- Integrointi kirjanpitojärjestelmääsi tehostaa menettelyä.
- Vähennä transaktiokustannuksia maksujen yhdistämisellä.
- Luo maksutietueet automaattisesti seurantaa ja tarkastusta varten.
Sopimuksen hallinta
Automaatio parantaa myös sopimusten hallintaa:
- Digitalisoidut sopimukset, jotta ne ovat helposti löydettävissä
- Automaattiset muistutukset uusimisesta tai vaatimustenmukaisuudesta
- Sähköinen allekirjoitus nopeuttaa hyväksyntää
Automaatio voi tehostaa hankintoja poistamalla manuaalista työtä, virheitä ja transaktioaikoja. Kun otat käyttöön lisää automatisoituja järjestelmiä, huomaat todennäköisesti, että nämä toiminnot ovat vasta alkua sille, mitä voidaan automatisoida tehokkaasti.
Uuden hankinta-automaatiojärjestelmän käyttöönoton haasteet
Vaikka hankintojen automatisointi vaikuttaa jännittävältä, sen käyttöönotto ei ole ongelmatonta. Kun tunnet nämä haasteet, voit ohittaa ne. Joitakin yleisiä organisatorisia vaikeuksia ovat:
Sidosryhmien hyväksymiskysymykset
On vaikeaa saada työntekijät, johto ja toimittajat omaksumaan uutta teknologiaa. Siirtyminen automaatioon on vaikeaa, koska ihmiset vastustavat muutosta.
Aika- ja rahainvestoinnit
Uuden automaatiojärjestelmän asentamisessa on otettava huomioon myös käyttöönottokustannukset ja -aika. Ihmisten kouluttaminen, tietojen siirtäminen ja työnkulkujen integroiminen uuteen järjestelmään vie aikaa.
Tarkistuslista: Procurement Automation Tool Selection Considerations: Procurement Automation Tool Selection Considerations
Sopivan hankintojen automatisointiteknologian valitseminen voi ratkaista tehokkuutesi. Ominaisuudet ja toiminnot ovat tärkeitä, mutta arvioi myös, miten tehokkaasti työkalu sopii prosesseihisi ja järjestelmiisi. Tässä tarkistuslistassa luetellaan tärkeimmät näkökohdat, jotka on otettava huomioon päätöstä tehtäessä:
Hyväksyntätyönkulun yhteensopivuus ja näkyvyys
- Voitko räätälöidä hyväksymisprotokollia eri tapahtumille tai myyjäkategorioille?
- Voitko jäljittää ostotilauksen hyväksynnän reaaliajassa?
- Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä: Helpottaako työkalun käyttöliittymä sidosryhmien hyväksymismenettelyä?
Tech-Stack-integraatio
- API-yhteensopivuus: Onko tuotteella rajapinta ERP-, kirjanpito- ja muiden liiketoimintasovellusten kanssa API-rajapintojen kautta?
- Onko suosikkiohjelmassasi plug-and-play-integraatioita?
- Onko tietojen siirto järjestelmien välillä suoraviivaista ilman manuaalista työtä?
Uudistumisen hallinta
- Hälytykset ja ilmoitukset: Muistuttaako työkalu sopimuksen uusimisesta tai tilauksen maksamisesta?
- Historialliset tiedot: Pääsetkö helposti käsiksi aiempiin sopimuksiin, joiden perusteella voit tehdä päätöksiä uusimisesta?
- Mahdollistaako järjestelmä automaattisen uusimisen?
Myyjien hallinta
- Keskittääkö työkalu myyjätiedot, mukaan lukien sopimukset, viestintä, suorituskykytoimenpiteet ja maksuhistoria?
- Vaatimustenmukaisuuden tarkastukset: Tarkistetaanko myyjän vaatimustenmukaisuus?
- Toimittajan käyttöönotto: Kuinka helppoa toimittajan käyttöönotto on?
Tarkennetut tilastot
- Onko olemassa täydellinen kojelauta, josta näkyvät keskeiset suorituskykyindikaattorit?
- Tietojen suodattimet: Voidaanko analytiikkaa suodattaa ajan, osaston, myyjän jne. perusteella?
- Ennakoiva analytiikka: Pystyykö teknologia ennakoimaan menoja, trendejä tai toimittajien suorituskykyä?
Maksujen käsittely yksinkertaistettu
- Käsitelläänkö maailmanlaajuisessa toiminnassa useita eri valuuttoja?
- Maksuvaihtoehdot: Hyväksyykö se tilisiirron, luottokortin ja ACH:n?
- Voiko tekniikka automaattisesti verrata laskuja ostotilauksiin ja toimituskuitteihin?
Näiden ongelmien ymmärtäminen voi auttaa sinua suunnittelemaan ja vähentämään niiden vaikutuksia. Zipin ja yksityiskohtaisen tarkistuslistan avulla hankintojen automatisointi sujuu helpommin.
