Der ultimative Leitfaden zur Automatisierung der Beschaffung

Effizienz und Automatisierung sind entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit im heutigen schnelllebigen Unternehmensklima. Automatisierung kann die Beschaffung verbessern, die notwendige Produkte und Dienstleistungen für ein Unternehmen einkauft. Beschaffung mag einfach erscheinen, aber manuelle Aufgaben, lange Genehmigungszyklen und Ineffizienzen verschwenden Zeit und Geld. Moderne Organisationen benötigen moderne Beschaffungsmethoden zur Automatisierung.

Das werden Sie: Nachdem Sie dies gelesen haben:

• Erfahren Sie mehr über die Automatisierung der Beschaffung, ihre Vorteile und ihre entscheidende Rolle bei der Modernisierung und Optimierung der Unternehmensabläufe.
• Praktische RatschlÃ?ge fÃ?r die EinfÃ?hrung von Systemen zur Beschaffungsautomatisierung, von der Erstellung eines Fahrplans bis hin zu typischen Problemen.“

Dieses ausführliche Tutorial erklärt, warum Beschaffungsautomatisierung so wichtig ist und wie Sie sie in Ihrem Unternehmen einführen können. Dieses Handbuch richtet sich an alle, von Beschaffungsmanagern, die ihre Verfahren verbessern wollen, bis hin zu Führungskräften, die den ROI der Beschaffungsautomatisierung berechnen.

Was ist Beschaffungsautomatisierung?

Jedes Unternehmen benötigt eine Beschaffungsabteilung, um Waren und Dienstleistungen zu beschaffen und Lieferantenbeziehungen zu verwalten. Unternehmen entwickeln sich weiter, wodurch die Beschaffungsaufgaben immer komplizierter und entmutigender werden. Die Automatisierung der Beschaffung hilft.

Bei der Beschaffungsautomatisierung wird Technologie eingesetzt, um Beschaffungsvorgänge wie Procure-to-Pay zu vereinfachen, zu automatisieren und zu optimieren. Unternehmen können mit Hilfe von Tools, Software und Plattformen Bestellanforderungen, Genehmigungsworkflows, Bestellverwaltung, Rechnungsfreigaben und vieles mehr automatisieren. Die Beschaffung sollte schneller, effizienter und weniger fehleranfällig sein, um dem Unternehmen einen strategischen Nutzen zu bieten.

Herausforderungen der manuellen Beschaffung

Die manuelle Beschaffung ist zeitaufwändig und kompliziert – von der Anfrage bis zur Zahlung. Zu den Problemen der manuellen Beschaffung gehören:

• Zeitaufwendig: Die manuelle Beschaffung erfordert in der Regel mehrere Schritte. Genehmigen Sie Kaufanträge, bestätigen Sie die Lieferung und wickeln Sie Zahlungen ab.
• Eine ungenaue Dateneingabe, fehlende Genehmigungen und gelöschte Rechnungen können Geld kosten.
• Mangelnde Sichtbarkeit: Papierbasierte oder unzusammenhängende digitale Systeme erschweren die Echtzeitverfolgung von Ausgaben, Budgetierung und Lieferantenleistung.
• Probleme mit der Skalierbarkeit: Wenn ein Unternehmen expandiert, nehmen die Beschaffungsaufgaben zu, so dass manuelle Methoden nicht mehr tragbar sind.

Die Automatisierung der Beschaffung verbessert den Einkaufsprozess und löst mehrere manuelle Probleme. Die Vorteile erstrecken sich über das gesamte Unternehmen und kommen dem AP-Team zugute, das dadurch Zeit spart. Technologie-Investitionen können sich auszahlen und die Beschaffung von einem logistischen Problem zu einem strategischen Vorteil machen.

Wie kann die Automatisierung der Beschaffung Ihrem Unternehmen helfen?

Bedenken Sie die vielen Vorteile der Beschaffungsautomatisierung, wenn Sie noch unschlüssig sind, ob Sie sie für Ihre Geschäftsabläufe nutzen wollen. Hier sind einige unwiderstehliche Vorteile:

Kostenoptimierung bei der Beschaffungsautomatisierung

Kostensenkungen sind ein unmittelbarer Vorteil der Beschaffungsautomatisierung. Die Automatisierung vereinfacht den Beschaffungsprozess von der Anfrage bis zur Zahlung und senkt so die Verwaltungskosten. Durch die Beseitigung doppelter Arbeitsschritte werden Fehler vermieden, deren Behebung kostspielig sein könnte.

Manuelle Fehlerreduzierung verbessert die Effizienz

Ein einziger menschlicher Fehler kann zu Verzögerungen und finanziellen Verlusten führen. Mit der Automatisierung wird das Verfahren effizienter, da manuelle Fehler auf ein Minimum reduziert werden. Die Automatisierung kann Daten sofort validieren und Fehler und Unvollständigkeiten beheben, bevor sie zu einem Problem werden.

Erhöht die Sichtbarkeit von Ausgaben

Automatisierungstechnologien umfassen in der Regel Analysefunktionen und Echtzeitverfolgung. Mit dieser Funktion kann Ihr Unternehmen Ausgabenmuster, Lieferantenleistung und Vertragserfüllung sofort erkennen. Echtzeitanalysen helfen dabei, bessere Lieferantenbedingungen auszuhandeln, die Einhaltung von Richtlinien zu gewährleisten und kostensparende Optionen zu finden.

Zentraler Datenspeicher in der Beschaffungsautomatisierung

Eine zentrale Datenbank verwaltet alle Beschaffungsdaten, von den Lieferantendaten bis zur Einkaufshistorie, und macht wichtige Daten zugänglich. Dieses Repository kann Analysen für eine bessere Einkaufsstrategie liefern.

Entscheidungsfindung mit Daten

Mit zuverlässigen Echtzeitdaten können Sie schnelle und fundierte Entscheidungen treffen. Mit der Beschaffungsautomatisierung werden datengestützte Entscheidungen zur zweiten Natur, ob bei der Auswahl von Lieferanten oder beim Einkauf von Zeiten.

Engpässe bei der Genehmigung reduzieren

Mehrfache Genehmigungsverfahren in der traditionellen Beschaffung können Einkäufe verzögern und die Ineffizienz erhöhen. Die Automatisierung rationalisiert die Genehmigung durch die Schaffung etablierter Routinen. Diese Funktion beschleunigt Bestellanforderungen und verkürzt die Zeit für die Kaufabwicklung.

Bestehende Workflow-Skalierung

Die Anforderungen an Ihre Einkäufe werden sicherlich mit Ihrem Unternehmen wachsen. Automatisierung lässt sich besser skalieren als manuelle Systeme. Mit der Automatisierung der Beschaffung können Sie Ihre Prozesse erweitern, um mehr Transaktionen, Lieferanten und Beschaffungsaktivitäten zu bewältigen.

Integration bestehender Anwendungen/Systeme

Die neuesten Tools zur Beschaffungsautomatisierung lassen sich problemlos in Ihre IT-Umgebung integrieren. Eine gute Software zur Beschaffungsautomatisierung sollte sich in Ihr ERP, Ihre Buchhaltung oder andere Unternehmenstools integrieren lassen, um die Übertragung zu erleichtern und die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.

Risikominderung bei der Automatisierung der Beschaffung

Durch die Standardisierung der Beschaffungsverfahren und die Erfassung aller Transaktionen verringern automatisierte Lösungen das Risiko manueller Prozesse. Sie können Audits, Branchenvorschriften und Unternehmensrichtlinien besser handhaben.

Die Automatisierung der Beschaffung kann den Einkauf und die Lieferkette Ihres Unternehmens verändern. Mit dem Eintritt in das digitale Zeitalter ist die Automatisierung der Beschaffung nicht länger ein “Nice-to-have”, sondern eine Notwendigkeit für die Wettbewerbsfähigkeit.

Fahrplan für die Automatisierung der Beschaffung

Der Übergang von der manuellen zur automatisierten Beschaffung kann beängstigend sein. Ein gut geplanter Fahrplan vereinfacht das Verfahren. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen, die Automatisierung der Beschaffung einzurichten:

Abbildung Ihres Beschaffungsworkflows

Um ein automatisiertes System einzuführen, müssen Sie Ihren derzeitigen Beschaffungsprozess verstehen. Verwenden Sie Flussdiagramme oder Prozessabbildungssoftware, um jede Phase von der Beschaffung bis zur Zahlung zu skizzieren. Die Abbildung sollte Folgendes enthalten:

• Wichtige Akteure in jeder Phase
• Dauer der einzelnen Aktivitäten
• Engpässe oder Ineffizienzen
• Aktuelle Nutzung von Tools und Systemen

Automatisierungsoptionen evaluieren

Nachdem Sie Ihre Prozesslandkarte erstellt haben, ermitteln Sie die Stellen, an denen eine Automatisierung die Produktivität steigern und Fehler minimieren könnte. Stellen Sie Fragen wie:

• Welche Schritte wiederholen sich und verursachen manuelle Fehler?
• Wo kommt es am häufigsten zu Verzögerungen bei der Erteilung von Genehmigungen?
• Können Echtzeit-Analysen in bestimmten Phasen der Entscheidungsfindung helfen?

Gute Automatisierungssoftware finden

Nachdem Sie die Möglichkeiten der Automatisierung ermittelt haben, sollten Sie sich nach einer Softwarelösung umsehen. Einige Dinge sind zu beachten:

• Ist das Programm mit Ihren Systemen kompatibel?
• Welche Funktionen sprechen Ihre Probleme an?
• Kann die Software mit den Anforderungen wachsen?
• Wie hoch sind die gesamten Betriebskosten, einschließlich Einrichtung und Wartung?

Arbeitsabläufe automatisieren

Nachdem Sie Ihre Software ausgewählt haben, entwerfen Sie automatisierte Prozesse auf der Grundlage der ursprünglichen Prozesslandkarte und der Bereiche, die Sie für die Automatisierung hervorgehoben haben. Auf dieser Ebene arbeiten Sie mit Ihrem Lieferanten zusammen, um das System anzupassen.

Implementierung, Test und Verbesserung von Arbeitsabläufen in der Beschaffungsautomatisierung

Implementieren Sie die automatisierten Arbeitsabläufe in einer kontrollierten Umgebung mit einem kleineren Team oder einer Untergruppe von Lieferanten. Überprüfen Sie den Prozess und holen Sie Feedback ein, um Änderungen vorzunehmen. Skalieren Sie die unternehmensweite Implementierung, sobald Sie sich sicher sind.

Verfolgung der Leistung mithilfe von KPIs in der Beschaffungsautomatisierung

Legen Sie schließlich KPIs fest, um Ihr automatisiertes System zu bewerten. Allgemeine KPIs:

• Zeitersparnis im Beschaffungsprozess
• Reduzierte manuelle Fehler
• Einsparungen durch bessere Vertragsverhandlungen
• Rate der Einhaltung interner Richtlinien

Überprüfen Sie diese KPIs häufig, um sicherzustellen, dass das System wie geplant funktioniert, und nehmen Sie Änderungen vor.

Wenn Sie diesen Weg einschlagen, vereinfachen Sie die Umstellung auf ein automatisiertes Beschaffungssystem und maximieren dessen Vorteile. Denken Sie daran: Bei der Automatisierung der Beschaffung geht es darum, den Beschaffungsprozess Ihres Unternehmens zu verändern, um die Effizienz zu steigern, Risiken zu verringern und langfristig Geld zu sparen.

Leicht zu automatisierende Beschaffungsprozesse

Auch wenn der Begriff “Automatisierung” kompliziert erscheinen mag, können viele Beschaffungsprozesse einfach automatisiert werden, um die Effizienz zu steigern. Schauen wir uns einige Beispiele dafür an, wie Automatisierung diese Prozesse verändern könnte:

Arbeitsablauf: Bestellanforderung, Genehmigung und PO-Erstellung

Manueller Prozess

• Bestellanforderung: Ein Mitarbeiter füllt manuell ein Formular aus, um einen Einkauf zu beantragen.
• Erste Genehmigung: Der unmittelbare Vorgesetzte genehmigt das Antragsformular.
• Nach der ersten Genehmigung wird das Formular an die Beschaffungsstelle zur endgültigen Genehmigung weitergeleitet.
• Nach der endgültigen Genehmigung wird eine Bestellung (PO) manuell vorbereitet und an den Lieferanten übermittelt.

Automatisierung von Arbeitsabläufen

• Die Mitarbeiter reichen digitale Bestellanforderungen über automatisierte Plattformen ein.
• Erste Genehmigung: Automatisierte Regeln leiten Bestellanforderungen an die unmittelbaren Vorgesetzten weiter.
• Die Bestellanforderung wird nach der Genehmigung automatisch in die Warteschlange der Beschaffungsabteilung zur endgültigen Validierung aufgenommen.
• PO-Erstellung: Der Lieferant erhält eine automatisierte Bestellung ohne manuelle Eingabe, wodurch der Prozess beschleunigt wird.

Management der Lieferantenbeziehungen

Die Verwaltung der Lieferantenleistung von Hand ist ineffizient. Autotools können das:

• Effizienteres Onboarding von Lieferanten
• Überwachung der Lieferantenleistung in Echtzeit
• Verbessern Sie die Kommunikation durch automatisierte Umfragen und Feedbackschleifen.

Rechnungen verwalten

Automatisierung ermöglicht Ihnen:

• Automatische Zuordnung von Rechnungen zu POs und Lieferungen
• Schnellere Genehmigungen über mobile Anwendungen oder E-Mail
• Automatisieren Sie Zahlungen nach Rechnungsfreigabe, um Säumniszuschläge zu vermeiden.

Zahlungen an Lieferanten

Zahlungsautomatisierung für Lieferanten:

• Die Integration mit Ihrem Buchhaltungssystem vereinfacht das Verfahren.
• Senkung der Transaktionskosten durch Bündelung von Zahlungen.
• Erstellen Sie automatisch Zahlungsbelege für die Nachverfolgung und Prüfung.

Vertragsmanagement

Die Automatisierung verbessert auch die Vertragsverwaltung:

• Digitalisierte Verträge für einfaches Auffinden
• Automatische Verlängerungs- oder Konformitätserinnerungen
• E-Signatur für eine schnellere Genehmigung

Die Automatisierung kann die Beschaffung rationalisieren, indem manuelle Arbeit, Fehler und Transaktionszeiten vermieden werden. Wenn Sie weitere automatisierte Systeme einführen, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass diese Vorgänge nur der Anfang dessen sind, was effizient automatisiert werden kann.

Herausforderungen bei der Einführung neuer Beschaffungsautomatisierungssysteme

Auch wenn die Automatisierung der Beschaffung aufregend zu sein scheint, ist ihre Einführung nicht ohne Schwierigkeiten. Wenn Sie diese Herausforderungen kennen, können Sie sie meistern. Einige häufige organisatorische Schwierigkeiten sind:

Probleme bei der Annahme durch die Interessengruppen

Es ist schwierig, Mitarbeiter, Management und Lieferanten mit neuen Technologien vertraut zu machen. Die Umstellung auf Automatisierung ist schwierig, weil die Menschen sich gegen Veränderungen sträuben.

Investition von Zeit und Geld

Ein weiterer Faktor bei der Installation eines neuen Automatisierungssystems sind die Anlaufkosten und der Zeitaufwand. Die Schulung von Mitarbeitern, die Verlagerung von Daten und die Integration von Arbeitsabläufen in das neue System brauchen Zeit.

Checkliste: Überlegungen zur Auswahl eines Tools für die Beschaffungsautomatisierung

Die Wahl der richtigen Technologie zur Automatisierung der Beschaffung kann über Ihre Effizienz entscheiden. Merkmale und Funktionen sind zwar wichtig, aber auch die Frage, wie gut sich das Tool in Ihre Prozesse und Systeme einfügt. In dieser Checkliste sind die wichtigsten Aspekte aufgeführt, die Sie bei der Entscheidungsfindung berücksichtigen sollten:

Kompatibilität und Sichtbarkeit von Genehmigungsverfahren

• Können Sie die Genehmigungsprotokolle für verschiedene Transaktionen oder Lieferantenkategorien anpassen?
• Können Sie eine Bestellung bis zur Genehmigung in Echtzeit verfolgen?
• Benutzerfreundliche Schnittstelle: Vereinfacht die Schnittstelle des Tools das Genehmigungsverfahren für die Beteiligten?

Tech-Stack-Integration

• API-Kompatibilität: Ist das Produkt über APIs mit Ihren ERP-, Buchhaltungs- und anderen Geschäftsanwendungen verbunden?
• Verfügt Ihr bevorzugtes Programm über Plug-and-Play-Integrationen?
• Ist der Datentransfer zwischen den Systemen einfach und ohne manuellen Aufwand möglich?

Erneuerungsmanagement

• Warnungen und Benachrichtigungen: Erinnert das Tool an Vertragsverlängerungen oder Abonnementzahlungen?
• Historische Daten: Können Sie problemlos auf frühere Verträge zugreifen, um Entscheidungen über eine Vertragsverlängerung zu treffen?
• Erlaubt das System eine automatische Erneuerung?

Lieferanten verwalten

• Werden die Daten der Lieferanten einschließlich der Verträge, der Kommunikation, der Leistungskennzahlen und des Zahlungsverhaltens zentralisiert?
• Compliance-Prüfungen: Wird die Konformität der Anbieter überprüft?
• Onboarding von Anbietern: Wie einfach ist das Vendor Onboarding?

Erweiterte Statistiken

• Gibt es ein vollständiges Dashboard, das die KPIs anzeigt?
• Datenfilter: Können Analysen nach Zeit, Abteilung, Lieferant usw. gefiltert werden?
• Vorhersagende Analysen: Kann die Technologie Ausgaben, Trends oder die Leistung von Anbietern vorhersagen?

Vereinfachte Zahlungsabwicklung

• Kann das Tool bei weltweiten Geschäften zahlreiche Währungen verarbeiten?
• Zahlungsmöglichkeiten: Werden Überweisungen, Kreditkarten und ACH akzeptiert?
• Kann die Technologie Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Lieferscheinen abgleichen?

Wenn Sie diese Probleme verstehen, können Sie sie besser planen und ihre Auswirkungen verringern. Mit Zip und einer detaillierten Checkliste wird die Automatisierung der Beschaffung reibungsloser verlaufen.