Johdanto
Organisaation menestys riippuu sen koosta riippumatta kulujen hallinnasta. Ohjelmistolisenssit, markkinointi ja toimintatarvikkeet ovat välttämättömiä päivittäisiä kuluja freelancereista suuryrityksiin. Monet yritykset epäonnistuvat huonon kulujen valvonnan vuoksi. Kassavirtaongelmien vuoksi 82 prosenttia pienistä yrityksistä epäonnistuu, ja 29 prosentilla yrityksistä rahat loppuvat kesken. Tämä korostaa tarvetta ennakoivaan, kokonaisvaltaiseen menojen hallintaan. Mitä ”päästä päähän” tarkoittaa ja missä yritykset epäonnistuvat menojen ekosysteemin hallinnassa? Tässä artikkelissa käsitellään kokonaisvaltaista menojen hallintaa ja sen merkitystä liiketoiminnan kasvulle ja jatkuvuudelle.
Kokonaisvaltainen kulujenhallintastrategia
Kokonaisvaltainen kulujenhallintastrategia virtaviivaistaa toistuvasti rahan tuloa ja lähtöä organisaatiostasi. Strateginen hankinta, toimittajien suorituskyvyn analysointi ja 360 toimittajasuhteen hallinta ovat ”ulosvirtaavia” toimintoja, kun taas virtaviivaistetut hankinnat, tehokkaat kirjanpitotoiminnot ja tarkat kuukauden ja vuoden lopun täsmäytykset ovat ”sisäänvirtaavia” taloushallinnon toimintoja.
Ideaalisesti täydellinen menojenhallintastrategia kattaisi organisaation kaikki osa-alueet. Operatiiviset tiimit valvovat varastoja ja säätelevät kategorioiden menoja, kun taas tiiminvetäjät hallinnoivat aktiivisesti budjettejaan. Kirjanpito- ja rahoitusryhmät varmistavat tarkan taloudellisen raportoinnin.
Johtoryhmät voivat alkaa tehdä tiliä jokaisesta käytetystä sentistä, ja yksittäiset tiimit voivat alkaa maksimoida investointiensa tuoton ja varmistaa, että jokainen hankinta on tarpeellinen ja tukee organisaation tavoitetta.
Miten hankinnat ja kulujen hallinta liittyvät toisiinsa?
Tehokkain menojen hallinta perustuu järkevään ostamiseen. Taloushallinnon tiimien on täsmäytettävä tilit, ja operatiivisten tiimien on löydettävä viisaampia tapoja antaa tiimeille mahdollisuus kuluttaa sitä, mitä ne tarvitsevat, silloin kun ne sitä tarvitsevat, mutta tavaroiden ja palveluiden hankkiminen johtaa usein harhaanjohtaviin ja hukkaan heitettäviin menoihin.
If you want to optimise your financial management, you must prioritise purchasing concerns because smarter procurement processes lead to smarter expenditure management.
Voit aloittaa hankintojen tekemisen näillä tavoilla:
1. Parannetaan strategista hankintaa.
Aloita luetteloimalla toimitusketjun hallinnan kustannukset. Näin voit löytää parannusmahdollisuuksia ja asettaa strategiset parannukset tärkeysjärjestykseen.
Tähän sisältyy palveluntarjoajien arviointi ja niiden valitseminen, jotka tarjoavat nopean toimituksen, oikeudenmukaisen hinnoittelun ja laadukkaat tuotteet. Siihen kuuluu myös toimittajasopimusten uudelleenneuvottelu rahan säästämiseksi.
2. Menettelyjen virtaviivaistaminen
Vaikka sanoisimme niin, menojenhallintaohjelmistot ovat avain kustannusten vähentämiseen ja markkina-aseman parantamiseen. Oikea teknologia voi virtaviivaistaa hankintoja ja tarjota läpinäkyvyyttä ja valvontaa taloudellisten suorituskykymittareiden osalta. Tämä mahdollistaa jatkuvan ja iteratiivisen hankintatyönkulun optimoinnin, virtaviivaistamisen mittakaavan kasvaessa ja kustannusten vähentämisen.
3. Paranna ostonäkyvyyttäsi
Monilla yrityksillä on kassavirtaongelmia, koska ne eivät näe menojaan. Tiimin jäsenet saavat yleensä luottokortteja, ja heitä ohjeistetaan käyttämään X tai Y hintaan A tai B. Tämä luku on yleensä mielivaltainen eikä liity taloudelliseen tulokseen. Kulutukset ymmärretään vasta jälkikäteen, kun taloushallinnon ammattilaiset analysoivat tilinpäätöstiedot.
Me Procurifyssa inhoamme tätä ostojen näkyvyyden puutetta. Tilanteen korjaamiseksi tarvitaan ennakoivaa talousennustetta, reaaliaikaista budjetin seurantaa ja todennettavissa olevia täsmäytyksiä, jotta kaikki hankinnan osapuolet tietävät, miten, miksi ja minne rahat menevät.
Kulujen hallinnan hyödyt
Älykkäällä ja suoraviivaisella kustannusten hallinnalla on useita etuja. Parempi menojen hallinta tarkoittaa vähemmän väärinkäytöksiä, mikä tarkoittaa enemmän rahaa projektillesi. Tämä koskee muun muassa hankintaprosessin näkyvyyttä, toimittajien suorituskyvyn analysointia, 360 toimittajasuhteen hallintaa ja ennakoivaa budjetin ennustamista.
Kehitetyt menojen hallinnan työnkulut parantavat menojen valvontaa.
Lue tämä blogi saadaksesi lisätietoja eduista: 7 Spend Management -hyötyä
Valitse SaaS-kulujenhallintajärjestelmä
Teknologia on olennaisen tärkeää innovoinnin ja kokonaisvaltaisen menojenhallinnan optimoinnin kannalta. Excel-taulukoiden ja paperisten ostotilausten käyttäminen rajoittaa organisaatiosi mahdollisuuksia valvoa menoja ennen kuin rahaa sidotaan ja leikata ostojen hallinnollisia kustannuksia. Digitaalisesti toimivassa työympäristössä oikean työkalun lisääminen tietotekniikkapinoon voi johtaa sinut satamaan tai merelle.
Nämä tekijät on otettava huomioon ohjelmistoa valittaessa:
- Ohjelmistovaatimusten määrittely
- Markkinoiden ymmärtäminen
- Budjettirajojen tunteminen
- Muistetaan monitoimialaiset prosessit
- Käyttämällä teknologiaa, joka sopii teknologiapinoosi
Johtopäätökset:
Yhteenvetona voidaan todeta, että jokaisen yrityksen, joka pyrkii taloudelliseen terveyteen ja toiminnan tehokkuuteen, on sovellettava kokonaisvaltaista kulujenhallintaa. Yritykset voivat vähentää kassavirran hallintaan liittyviä riskejä integroimalla strategisen hankinnan, optimoimalla hankintoja ja parantamalla menojen näkyvyyttä. Teknologia parantaa näitä toimia tarjoamalla reaaliaikaista analytiikkaa ja menojen valvontaa. Menojen hallinnan priorisointi ja parantaminen voi auttaa yrityksiä menestymään ja menestymään liiketoimintaympäristön muuttuessa.
