Was ist Tail Spend und warum sollten Sie sich dafür interessieren?

Im vergangenen Jahr haben die Fachzeitschriften des Beschaffungswesens die Bedeutung der Identifizierung und Verwaltung von “Tail Spend” in großen oder geografisch verteilten Organisationen hervorgehoben. Die Popularität von “Tail Spend” verdeutlicht zwei wichtige Veränderungen in unserem Bereich:

Erstens hat sich die Denkweise von Beschaffungsexperten geändert, da die Ressourcen ihnen früher weder die Zeit noch die Werkzeuge boten, um geringwertige Ausgaben aufzudecken. Daher mussten sich selbst die aufmerksamsten Beschaffungsspezialisten auf die 20 % der Lieferanten konzentrieren, die 80 % ihrer Kosten ausmachten.

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Die zweite Veränderung ist die Technik. Neue Technologien wie Unternehmenssoftware und Echtzeitkommunikation haben den Unternehmen geholfen, ihre Ausgaben zu verstehen und Möglichkeiten zur Gewinnmaximierung aufzudecken.

Bei den “Tail Spend” handelt es sich oft um die 20 % der Ausgaben eines Unternehmens, die von 80 % der Lieferanten getätigt werden. Diese Transaktionen sind zu klein oder zu selten, als dass die Beschaffung sie kontrollieren könnte, und profitieren daher nicht von gezielten Einkaufstaktiken. Abweichung beim Einkaufspreis

Die nachlaufenden Ausgaben sind kompliziert, da sie in den unteren 20 % anfallen und ohne die richtigen Systeme schwer zu handhaben sein können. Es wird viel darüber geredet, dass die Ausgaben am Ende der Skala lauern, was auch stimmt, aber es gibt noch mehr.

Zu den Ausgaben für den Schwanz gehört auch das Verständnis

1. Einkauf bei zugelassenen Anbietern außerhalb von Verträgen
2. Kostengünstige, häufige Waren
3. Große, einmalige Anschaffungen
4. Kostengünstige Artikel mit geringer Stückzahl
5. Falsch klassifizierte Posten

Diese Gruppen erfordern unterschiedliche Beschaffungsmanagement-Taktiken, aber verbesserte Systeme können zahlreiche Gemeinsamkeiten lösen. Die meisten von ihnen sind zu klein oder zu ungewöhnlich, um Aufmerksamkeit zu erregen, so dass nichts über sie bekannt ist. Ohne Daten sind die Führungskräfte nicht in der Lage, die wahren Kosten der Beschaffungsausgaben zu ermitteln, auch wenn sie bei guter Verwaltung Millionen einsparen könnten.

Aber es gibt auch gute Nachrichten.

Das Verstehen und Verwalten von Werbeausgaben wird immer klarer. In Tausenden von Google-Ergebnissen werden diese versteckten Ausgaben im Detail untersucht. Unternehmen, die Millionen einsparen, erstellen Fallstudien. Ein kürzlich veröffentlichter Accenture-Bericht ergab, dass Unternehmen, die ihre “Tail Spend”-Ausgaben umgestaltet haben, 10-20 % einsparen konnten, indem sie die Prozesse für den Einkauf an Ort und Stelle und die Einhaltung der Vorschriften für den Unternehmenseinkauf verbesserten.

Auch die Technologie trägt dazu bei. Rationalisierte Bestellsysteme ersetzen die Faktoren, die zu hohen Ausgaben führen, wie z. B. unzureichende Kommunikationskanäle und ineffiziente Unternehmensbürokratie, und erleichtern den Endnutzern den Umgang mit geringen Ausgaben. Durch die Integration dieser Systeme in die Entwicklung von Analysetools lassen sich Einsparungen bei den Endverbraucherausgaben quantifizieren und aggregieren, so dass sich die Investition in das Beschaffungssystem für die Unternehmensleitung auszahlt.

All diese Veränderungen lassen die Beschaffungsabteilungen weltweit aufhorchen. Die Chance, bei einem großen Lieferanten einen Prozentpunkt einzusparen, wird zwar immer bestehen bleiben, aber durch die Anwendung bewährter Beschaffungspraktiken auf unauffällige Ausgaben kann die Rentabilität gesteigert werden.