Transformation der Beschaffung: Wie Sie mit Ihrer Roadmap und Strategie beginnen

Einführung

In einer Zeit des schnellen technologischen Wandels und der sich verändernden Unternehmensdynamik ist eine Umgestaltung der Beschaffung unerlässlich. Die Unternehmen erkennen, dass ineffiziente, fehleranfällige und mühsame Beschaffungspraktiken nicht mehr den aktuellen Geschäftsanforderungen entsprechen. Die Unternehmen müssen ihre Beschaffungsmethoden überarbeiten, um wettbewerbsfähig und widerstandsfähig zu sein. Dieser Artikel befasst sich mit der Umgestaltung des Beschaffungswesens, ihren Beweggründen und der Frage, wie Unternehmen einen strategischen Fahrplan für einen erfolgreichen und nachhaltigen Wandel erstellen können.

Wandel in der Beschaffung

Die Geschäftsleitung hat den Beschaffungsabteilungen strategische Verantwortung übertragen, was diesen Wandel erforderlich macht.

Beschaffungsteams sind heute wertschöpfend, erzielen nachhaltige Ergebnisse und helfen Unternehmen, trotz Marktumbrüchen und Unterbrechungen der Lieferkette wettbewerbsfähig zu bleiben.

Ein Fahrplan für die Umgestaltung der Beschaffung

Ein Fahrplan für die Umgestaltung des Beschaffungswesens beschreibt die Schritte, den Zeitplan, die Risikoplanung, den Bedarf an Kommunikation und Zusammenarbeit sowie die Ressourcen (Mitarbeiter oder Technologie), die für die Umgestaltung des Beschaffungswesens erforderlich sind, und vermittelt den Führungskräften und Beschaffungsteams die endgültige Vision.

Was ist eine Strategie zur Umgestaltung der Beschaffung?

Eine Beschaffungsstrategie legt einen nachhaltigen und anpassungsfähigen Plan zur Verbesserung der Beschaffungsverfahren, der Effizienz, der Lieferantenbeziehungen und der langfristigen Kosteneinsparungen für das Unternehmen fest.

4 Trends erfordern eine Umgestaltung der Beschaffung

1. Eine große Veränderung in den Beschaffungsteams

Die größte Veränderung in Unternehmen nach der Pandemie ist die Teamarbeit. Da immer mehr Teams remote-first arbeiten, funktionieren manuelle und analoge Methoden nicht mehr.

Erfahren Sie, wie Ocean Network Express dieses Problem gelöst und mit Pipefy eine klare Kommunikation zwischen Abteilungen und Kreditorenbuchhaltungssystemen hergestellt hat.

2. Änderungen des Geschäftsbedarfs und der Beschaffung

Das sich wandelnde Unternehmensszenario verlangt von den Beschaffungsteams mehr als nur Geld zu sparen oder eine taktische Abteilung zu führen. Beschaffungsteams müssen heute strategische, wertschöpfende Geschäftspartner sein, die die Agilität des Unternehmens, die finanzielle Transparenz, die Stabilität der Prozesse und die Wettbewerbsfähigkeit steigern.

3. Viel Handarbeit und schnell wechselnde Prozesse

Die fünf wichtigsten Anliegen der B2B-Einkäufer für die Beschaffung im Jahr 2022 sind:

• Liefertreue (43%).
• Einhaltung der Ausgabenpolitik und unkontrollierte Ausgaben (40%)
• Komplexer Kauf (31%).
• Komplexe Genehmigungen (29%).
• Zeitaufwändiger Rechnungsabgleich (28 %).

Komplexe und unzusammenhängende Beschaffungs- und Finanzprozesse sind die Ursache für viele dieser Probleme. Dies verdeutlicht die Notwendigkeit, den Einkauf und die Beschaffungs- und Zahlungsprozesse mit einer Softwarelösung zu digitalisieren und zu automatisieren, die Managementkontrollen, Automatisierung und Datenanalysen für eine durchgängige Transparenz der Lieferkette und der Prozessdaten bietet.

4. IT- und Entwicklerknappheit bleibt bestehen

Diese Tendenz schwelt schon seit langem und ist nun übergeschwappt. Vierundsechzig Prozent der IT-Führungskräfte halten den sich abzeichnenden IT-Fachkräftemangel, der voraussichtlich mindestens ein Jahrzehnt andauern wird, für das größte Hindernis bei der Einführung neuer Technologien. Auch die Bindung von IT-Fachkräften ist gefährdet, was die Probleme noch verkompliziert.

Dieses Problem des Fachkräftemangels und der Beibehaltung des Know-hows ist bei komplizierten und sich ständig ändernden Beschaffungsverfahren, die zur Optimierung oder Anpassung die Hilfe von Experten erfordern, noch gravierender.

5. Notwendigkeit einer Änderung der Beschaffung

Supply chains and management have been under the focus since early 2020.

Nach Entlassungen, Einstellungsstopps, Engpässen und geopolitischen Konflikten, Instabilität und Kriegen haben die Risiken und Schwachstellen in der Lieferkette zugenommen und das Rampenlicht erhellt und aufgeheizt.

Mangelnde Transparenz der Bestände und der Lieferbasis aufgrund isolierter und manuell verwalteter Verfahren, getrennter Abteilungen und eines Zusammenbruchs der Kommunikation zwischen Zulieferern und internen Teams haben die Lieferketten ebenfalls gestört.

Für die strategische Beschaffung, das Lieferantenmanagement und die Bedarfsprognose ist eine Umgestaltung des Beschaffungswesens erforderlich, um die Belastung der Lieferkette zu verringern und Unterbrechungen vorzubeugen.

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Tutorial: Fahrplan für die Umgestaltung der Beschaffung

Um die Beschaffung zu modernisieren, müssen veraltete Verfahren und Systeme vollständig durch flexiblere ersetzt werden. Ein Fahrplan hilft dabei, Ziele, Vorteile, Ressourcen und einen Zeitplan für die Umstellung zu skizzieren.

Dieser Plan hilft Unternehmen, Menschen, Prozesse und Technologien zu verbessern. Berücksichtigen Sie diese Fragen für jede Säule der Beschaffung, um Ihre Roadmap und Ihren Transformationsplan zu erstellen.

Zielsetzungen

• Die Ziele des Unternehmens oder der Beschaffungsabteilung?
• Wie wichtig oder notwendig ist dies?

Vorteile

• Was sind die kurz- und langfristigen Vorteile einer Umgestaltung Ihrer Beschaffungsorganisation und Ihres Unternehmens?
• Die realen und finanziellen Auswirkungen dieser Vorteile auf das Unternehmen?
• Wie würde die Umgestaltung der Beschaffung anderen Abteilungen helfen?

Ressourcen

• Welche Ressourcen werden für die Umstellung der Beschaffung benötigt?
• Welche Ausgaben sind zu erwarten?
• Verfügt das Beschaffungsteam über genügend Personal?

Zeitleiste

• Wie sieht der Zeitplan für den Übergang aus?
• Wie wird sie ausgeführt? Pacing und Struktur: wie?
• Gibt es voraussichtliche Verzögerungen oder Engpässe?
• Wie wird mit Verzögerungen oder Engpässen umgegangen?

Menschen

• Welche Abteilungen werden von der Reform betroffen sein?
• Müssen Qualifikations- oder Wissenslücken geschlossen werden? Was ist erforderlich, um bestehende Teams weiterzubilden?
• Wie werden die Teams Änderungen verwalten und gemeinsam nutzen?

Prozess

• Bestehende Prozesse: Gibt es Ineffizienzen? Welche sind das?
• Wie wirken sich diese Ineffizienzen auf die Beschaffungsleistung aus?
• Ist eine Überarbeitung des Prozesses notwendig oder kann er optimiert werden?
• Umfasst die Beschaffung alle erforderlichen Schritte?
• Wie werden die Teams Prozessänderungen verwalten und gemeinsam nutzen?

Technologie

• Wie sieht es mit der aktuellen Technologie aus?
• Gibt es bei der vorhandenen Technologie und den Anwendungen Verbindungsabbrüche, die die Prozesseffizienz oder die Leistung der Beschaffungsabteilung beeinträchtigen? Werden die Unterbrechungen durch fehlende Prozessautomatisierung, Integrationen oder robotische Prozessautomatisierung verursacht?

Wie werden die Teams über technologische Aktualisierungen informiert?

Nachdem Sie die Säulen der Beschaffung definiert haben, müssen Sie den Führungskräften die Vision des Endzustands verkaufen. Um erfolgreich zu sein, müssen Sie:

• Zeigen Sie die kurz- und langfristigen Optimierungsvorteile auf. Anstatt einfach nur “Geld zu sparen”, veranschaulichen Sie den Vorteil im wirklichen Leben.
• ROI aufzeigen. Berücksichtigen Sie den finanziellen Effekt, um Ihren Nutzen zu steigern. Definieren Sie den finanziellen Nutzen einer Investition in Automatisierungssoftware, um Zeit zu sparen oder die Produktivität zu steigern.
• Abbildung der betroffenen Organisationsstrukturen und Systeme. Das Management des Wandels ist ebenso wichtig wie der Wandel selbst. Klare und präzise Pläne darüber, wie sich die Beschaffungsreform auf die Organisation auswirken wird, wer betroffen ist, welche Abteilungen betroffen sind und wie der Zeitplan aussieht, werden Bedenken zerstreuen.

Aufbau einer soliden Strategie zur Umgestaltung der Beschaffung

Hier sind drei Methoden zur Verbesserung Ihrer Beschaffungsstrategie, wenn Sie bereit sind, die Beschaffung zu verändern.

Bewertung des aktuellen Fahrplans

Die Anforderungen des Unternehmens und der Beschaffung ändern sich heute schnell, also seien Sie anpassungsfähig. Ein Fahrplan, der vor sechs Monaten sinnvoll war, ist heute vielleicht nicht mehr sinnvoll. Durch die Analyse Ihres aktuellen Beschaffungsplans können Sie Ihre Beschaffungsorganisation besser verstehen und herausfinden, welche Änderungen an der Roadmap vorgenommen werden müssen und wie Sie die Kommunikation und das Engagement mit den Stakeholdern verbessern können.

Prüfen Sie, ob der Fahrplan den folgenden Anforderungen entspricht:

• Einbeziehung von Lieferanten und Stakeholdern
• Zeitleisten
• Behebung von Problemen
• Technologie
• Menschen
• Prozesse

Diese Phase ist entscheidend für das Erreichen von Beschaffungs- und Unternehmenszielen sowie für die Abstimmung der Strategie und des Fahrplans für die Umgestaltung der Beschaffung.

Definition der Beschaffungsstrategie

Eine Beschaffungsstrategie leitet den Wandel in der Beschaffung. Nachdem Sie den Fahrplan überprüft und sichergestellt haben, dass alle Säulen der Beschaffung aufeinander abgestimmt und darauf vorbereitet sind, kurz- und langfristige Ziele zu erreichen, skizzieren Sie die Strategie.

Diese Fragen sollten jetzt geprüft werden:

• Das strategische Ziel? Das Ziel des Endzustands?
• Leistung der Lieferanten? Welche kann verbessert werden? Kann sie verbessert werden?
• Welche Mitarbeiter, Technologien und Verfahren werden für die Umsetzung der Strategie benötigt?
• Was sind strategische KPIs? Wie werden sie bewertet? Wer wird sie überwachen, messen und berichten?
• Welche unvorhergesehenen Entwicklungen sind möglich?
• Wurde eine Strategie entwickelt, um diesen Ansatz umzusetzen und den Beteiligten zu vermitteln? Wie soll die Strategie kommuniziert werden?
• Unterstützt die Strategie die Unternehmensziele?
• Unterstützt der Plan Aktualisierungen in Echtzeit, oder werden Anpassungen schwierig sein? Wenn ja, wie könnte die Strategie flexibler gestaltet werden?
• Entdecken Sie die Entwicklung und Definition von Beschaffungsstrategien.

Abstimmung des Fahrplans für die Umgestaltung der Beschaffung mit der Strategie

Karten sind nur so gut wie ihr Kompass. So ist der Plan zur Umgestaltung der Beschaffung ohne eine klare Beschaffungsstrategie nutzlos. In dieser Phase geht es darum, die Lücken in der Strategie oder im Fahrplan zu ermitteln.

Eine Lücke muss geschlossen werden, wenn der Fahrplan angibt, wann die Umgestaltung abgeschlossen sein wird, die Strategie aber nicht beschreibt, wie sie durchgeführt werden soll.

Automatisierung macht den Wandel in der Beschaffung möglich

Die Umgestaltung des Beschaffungswesens steigert die Wettbewerbsfähigkeit, die Agilität des Unternehmens und die Widerstandsfähigkeit der Beschaffungsprozesse, indem es den Einfallsreichtum eines Teams maximiert. Technologie kann diesen Wandel ermöglichen und ihn nachhaltig gestalten.

Die Implementierung neuer Technologien und die Optimierung von Stacks, um Wertverluste zu stoppen und die Beschaffungsprozesse zukunftssicher zu machen, ist entscheidend für die Transformation der Beschaffung.

Ein Beispiel ist die Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA). BPA-Software rationalisiert, automatisiert und orchestriert komplizierte, sich ständig ändernde Beschaffungsprozesse, um die Beschaffung zu verändern.

Viele BPA-Softwarelösungen verfügen über eine visuelle Benutzeroberfläche, die es den Beschaffungsteams ermöglicht, Prozesse oder Aktivitäten ohne technisches Verständnis zu entwickeln, zu optimieren und zu automatisieren.

Diese Technologieschicht erleichtert die Durchsetzung von Compliance-Anforderungen an Lieferanten, vereinfacht die KPI-Berichterstattung, verbessert die Prozessüberwachung und -prognose, reduziert Fehler und Verzögerungen, erhöht die Erweiterbarkeit, beseitigt Daten- oder Prozesssilos, die unterstützende Beschaffungsprozesse wie Einkauf, Source-to-Pay oder Procure-to-Pay unterbrechen oder einschränken können, und verbessert die Arbeitsbeziehungen und die Kommunikation mit Lieferanten.

Fazit

Bei der Umgestaltung der Beschaffung geht es nicht nur um die Einführung neuer Technologien, sondern auch darum, die Beschaffungsprozesse zu überdenken und zu verbessern. Unternehmen können ihre Effizienz, ihr Risikomanagement und ihre Reaktion auf den Markt verbessern, indem sie eine strategische und integrierte Strategie verfolgen. Dieser Wandel erfordert einen klaren Plan und eine Strategie, um Menschen, Prozesse und Technologie auf den Erfolg auszurichten. Automatisierung und kontinuierliche Verbesserung werden den Beschaffungsorganisationen helfen, während dieses Wandels agiler und wettbewerbsfähiger zu werden.