Einführung in Source to Pay (S2P) im Einkauf

Die Optimierung der Beschaffung ist entscheidend für den erfolgreichen Einkauf und das Lieferkettenmanagement. Dies beinhaltet das Verständnis, wie Lieferantenbeziehungen Preise und Leistung beeinflussen, und die Aktualisierung Ihrer Lieferantenliste, um Standards zu erfüllen. Unternehmen, die Kosten senken möchten, investieren erhebliche Zeit in die Verbesserung ihrer Beschaffungsprozesse und die Suche nach den besten Lieferanten.

Wie stark sollte strategische Beschaffung Ihren Einkauf beeinflussen? Wie bewerten Sie Lieferanten, um die besten Angebote zu erhalten?

Erfahren Sie mehr über den Source-to-Pay-Prozess, wie er sich von anderen Beschaffungsmanagementmethoden unterscheidet und wie Beschaffungssoftware Ihnen helfen kann, strategische Beschaffungsziele zu erreichen.

Definition von Source-to-Pay (S2P) Beschaffung.

S2P umfasst alle Aspekte eines Beschaffungsprojekts. Identifizierung und Bewertung neuer Lieferanten, Einkauf, Vertragslebenszyklusmanagement, Lieferantenleistungsbewertung, Ausgabenanalyse und Kreditorenbuchhaltung.

Um stets die besten Lieferantenkonditionen und Preise zu sichern, ist Source-to-Pay unerlässlich. Source-to-Pay hilft Unternehmen, Lieferanten zu bewerten. Sie kaufen dann Produkte, Dienstleistungen und Software und bezahlen dafür.

Was unterscheidet S2P von P2P?

Einfach ausgedrückt ist Procure-to-Pay ein Teil von Source-to-Pay. P2P konzentriert sich auf Bestellanfragen bis zur endgültigen Zahlung, während S2P mit dem Lieferantenmanagement beginnt. S2P umfasst den entscheidenden Zeitraum zwischen der Erkennung eines Bedarfs und dem Abschluss eines Vertrags mit einem Lieferanten.

Strategische Beschaffung hilft Unternehmen, Budgets zu maximieren. Sie stellt sicher, dass sie die besten Preise für Waren, Dienstleistungen und Software erhalten, um das Unternehmen voranzubringen.

8 Schritte des Source-to-Pay

Erfolgreiche Beschaffung erfordert ein wiederholbares Verfahren. Jedes S2P-Projekt folgt denselben Prozessen, um die richtigen Waren zum richtigen Preis rechtzeitig zu erhalten. Individuelle organisatorische Prozesse können variieren, aber S2P folgt normalerweise:

1. Bedarf identifizieren: Der Stakeholder benötigt ein Produkt oder eine Substanz. Der Stakeholder legt zunächst die Projektanforderungen fest, einschließlich Termine und Details für das optimale Ergebnis. In einigen Organisationen füllt der Stakeholder ein Anforderungs- oder Eingabeformular aus, um die Beschaffung zu starten.
2. Lieferanten auswählen: Strategische Beschaffung umfasst, dass der Stakeholder mehrere Anbieter basierend auf den oben genannten Kriterien identifiziert. Neue Anbieter werden für S2P bewertet. P2P-Anbieter können Partner oder auf einer empfohlenen Lieferantenliste sein.
3. RFPs oder E-Auktionen versenden: Nach der Auswahl einer Lieferantenliste initiiert ein Käufer die Recherche mit einem RFP, RFQ oder einer E-Auktion. (E-Auktionen werden unten erklärt.)
4. Vertrag verhandeln: Nach der Auswahl eines Anbieters verhandelt der Käufer den Vertrag. Der Käufer führt eine Due Diligence durch und verhandelt Preis-, Zahlungs- und Lieferbedingungen mit dem Anbieter.
5. Bestellung: Nach der Einigung über Bedingungen sendet der Käufer dem Lieferanten eine formelle Bestellung. Der Lieferant erfüllt die Vertragspost und liefert die Artikel zur Prüfung und Annahme.
6. Warenlieferung/Annahme: Nach Erhalt der Artikel überprüft der Käufer auf Konformität und Qualitätsprobleme. Käufer akzeptieren und zahlen für zufriedenstellende Waren.
7. Zahlung: Nach der Annahme der Produkte zahlt der Käufer gemäß Vertrag und Bestellung. Um Fehler und Betrug zu vermeiden, stellt das Dokumentenabgleich sicher, dass Bestellungen, Lieferungen und Verträge übereinstimmen. Die „Dreifachprüfung“ stimmt Bestellung, Rechnung und Wareneingang ab. Die Beschaffungslösungen Ihres Unternehmens können die Dreifachprüfung und Zahlung auf einer einzigen Plattform automatisieren.
8. Bewertung der Lieferanten: Obwohl es nicht Teil des Zahlungsprozesses ist, ist die Nachkaufbewertung entscheidend für die strategische Beschaffung. Der Lieferant sollte während der Vereinbarung auf Preisbenchmarks, Konformität, Lieferausnahmen und Qualitätsprobleme bewertet werden. Die Bewertung sollte alle Informationen enthalten, die für das zukünftige Lieferantenleistungsmanagement erforderlich sind, da aktuelle Leistungsindikatoren zukünftige Lieferantenmöglichkeiten und bevorzugte Lieferantenlisten bestimmen können.

Definition von E-Auktion

E-Auktionen (E-Aktionen) bringen Kunden schnell mit den besten Lieferanten zusammen. Statt auf RFQ-Antworten zu warten, kontaktiert der Käufer verschiedene Lieferanten direkt über eine elektronische Clearingstelle. Lieferanten konkurrieren in umgekehrten Auktionen, um Geschäfte zu gewinnen und Preise zu senken.

Es gibt verschiedene Arten von elektronischen Auktionen:

Umgekehrte englische Auktion: In einer umgekehrten englischen Auktion kennen alle Bieter ihre Wettbewerbsposition. Der Preis des Artikels wird durch wiederholte Gebote gesenkt, bis ein Gewinner ausgewählt wird. Englische Auktionen enden „hart“ oder „weich“. Bei einem harten Ende endet das Bieten zu einer festgelegten Zeit. Ein weiches Ende (manchmal als „dynamisches“ Ende bezeichnet) endet das Bieten nach einer definierten Zeit.

Umgekehrte Vickrey-Auktion: Einrundige niedrigste-und-beste Gebote. Mehrere Anbieter geben gleichzeitig elektronische Gebote ab, ohne voneinander zu wissen. Käufer wählen das Gebot, das am besten ihren Bedürfnissen entspricht.

Umgekehrte holländische Auktion: Eine „Schritt“-Auktion, bei der der Preis im Laufe der Zeit steigt. Anfangsgebote sind bescheiden und werden dann erhöht, bis ein Bieter den Vertrag annimmt. Der Erste, der den Vertragspreis akzeptiert, gewinnt die Auktion. Lieferanten werden ermutigt, den besten Preis anzunehmen, bevor ein Konkurrent den Vertrag akzeptiert.

Umgekehrte japanische Auktion: Eine weitere rundenbasierte „Schritt“-Auktion. Der Käufer setzt einen hohen Preis und senkt diesen allmählich über eine bestimmte Anzahl von Intervallen, um das niedrigste Gebot zu finden. In jeder Phase können Anbieter Gebote annehmen oder ablehnen. Nach einer bestimmten Anzahl von Ablehnungen wird der Anbieter aus den Auktionen entfernt. Dies geht weiter, bis ein Bieter übrig bleibt, was dem Käufer den niedrigsten Preis gibt.

S2P-Vorteile

Strategische Beschaffung verbessert die Beschaffung durch Kostenreduktionen und Ausgabenoptimierung. Zu den wichtigsten S2P-Vorteilen gehören:

Bessere Beschaffungsstrategie: Eine veraltete Liste empfohlener Lieferanten verpasst Chancen. Organisationen können sich an veränderte Beschaffungsbedingungen anpassen, indem sie Preise benchmarken und Anbieter bewerten. Dies erhält den Wettbewerb unter Lieferanten und Preisen.

E-Auktionen ermöglichen schnellere Erfüllung: E-Auktionen rationalisieren die Lieferantensuche in einen zeitsparenden viele-zu-einem Prozess. Effizientere Auftragsabwicklung resultiert aus schnellerer und einfacherer Lieferantenauswahl.

Verbesserte Preise und Bedingungen: Wettbewerbsfähige Lieferanten bieten eifrigen Käufern bessere Bedingungen und Preise. Strategische Beschaffung (RFQ oder E-Auktionen) motiviert Anbieter, den Vertrag zu gewinnen. Bessere Preise stabilisieren den Cashflow und verbessern die Ausgabenkontrolle.

Besseres Risikomanagement: Die Bewertung neuer Lieferanten verringert das organisatorische Risiko. Ein guter Lieferantenbewertungsprozess deckt Probleme auf und gibt Käufern ein detaillierteres Bild der zukünftigen Partnerschaft. Lieferantenbewertungen gewährleisten die Einhaltung von Vorschriften und Risiken und berücksichtigen abteilungsübergreifende Anforderungen einschließlich Vertragsformulierungen, IT- oder InfoSec-Sicherheitsanforderungen und Finanzanforderungen.

Verbesserte Budgetierung und Prognose: Das Verständnis der finanziellen Komponenten eines Geschäfts hilft Organisationen, seine budgetären und praktischen Auswirkungen zu verstehen. Die Kenntnis der besten Kosten für Rohstoffe, Dienstleistungen und Software hilft den Stakeholdern, finanzielle Ziele zu erreichen. Die Finanzabteilung kann Berichtsdaten nach Abschluss nutzen, um Budgets, Nutzung und Kapazität zu planen.