Rationalisieren Sie Ihren RFQ-Prozess in 9 einfachen Schritten

Einleitung:

Die Straffung des Ausschreibungsprozesses hilft bei der Beschaffung und der Aufrechterhaltung guter Beziehungen zu den Anbietern. Die Anwendung einer geplanten und organisierten Methode kann Unternehmen helfen, Geld zu sparen, bessere Einkäufe zu tätigen und Fehler zu vermeiden. In diesem Papier werden neun einfache Schritte genannt, die den RFQ-Prozess beschleunigen können. Diese Schritte helfen Unternehmen, bessere Entscheidungen zu treffen, sich stärker mit den Anbietern zu engagieren und die Effizienz des Einkaufs zu verbessern.

Schritte zu einer effektiven RFQ

Diese Schritte werden Ihr Ausschreibungsverfahren effizienter gestalten:

Phase I: RFQ-Vorbereitung

Sie müssen den Bedarf des Unternehmens analysieren, bevor Sie die Anfrage ausarbeiten. Weisen Sie auf Ihr Anliegen hin. Beziehen Sie Ihre Qualitätserwartungen und Lieferungen mit ein. Legen Sie schließlich den Umfang im Voraus fest, um Verwirrung zu vermeiden.

1. Bestimmen Sie Ihren Bedarf

Sprechen Sie mit Personen, die an dem Projekt beteiligt sind, um herauszufinden, was es braucht. Prüfen Sie die Funktionen, die Effizienz und andere Anforderungen.

Eine Zusammenfassung, was zu klären ist:

Definieren und Umfang: Definieren Sie den Projektumfang. Definieren Sie die wichtigsten Ziele, Grenzen und Ergebnisse. Definieren Sie den Umfang klar und deutlich, um Verwirrung zu vermeiden.

Technische und allgemeine Spezifikationen: Vollständige technische Informationen über das Produkt/die Dienstleistung. Dazu gehören Größe, Material, gewünschte Eigenschaften und Kompatibilität. Bestimmen Sie Produktmengen und Industrienormen.

Lieferanforderungen: Legen Sie Fristen, Orte und Meilensteine fest. Geben Sie die Lieferbedingungen für Lieferanten an.

Zahlungsmodalitäten: Beurteilen Sie die Gefahren und die bevorzugten Zahlungsoptionen. Legen Sie fest, ob Lieferanten Stück-, Stunden-, Einzel- oder Festpreise anbieten sollen.

Der Beschaffungsprozess braucht Zeit, von der Einreichung der Anfrage bis zum Projektabschluss. Behalten Sie die Fristen für die Einreichung, Bewertung und Auswahl im Auge.

Bedingungen und Konditionen: Führen Sie die wesentlichen Bedingungen auf. Der Vertrag zwischen Ihnen und dem Verkäufer wird diesen Bedingungen folgen. Prüfen Sie Garantien, Haftung, Kündigung und Streitbeilegung.

Anforderungen für die Einreichung: Legen Sie das Format und die Medien für die Angebotsabgabe fest. Fügen Sie Firmenbiografien, Referenzen, Zertifikate und Produktmuster bei.

Klären Sie die Vertraulichkeitsstandards. Legen Sie fest, wie Lieferanten sensible Daten schützen müssen.

CSR-Anforderungen: Bestimmen Sie die nachhaltigen Praktiken und Mindeststandards, die Ihre Lieferanten erfüllen müssen, um sich zu qualifizieren.

2. Auswahl der Bewertungsmethoden

Finden Sie den besten Ansatz für die Bewertung von Anbietern für Ihre Bedürfnisse. Einige Beispiele:

Verwendet voreingestellte Kategorien zur Bewertung von Anbietern. Berücksichtigen Sie Produktqualität, Zuverlässigkeit und Kundenservice. Die Leistung des Anbieters wird durch jede Kategorie dargestellt. Qualitative Skalen werden verwendet, um unabhängige Kategorien wie Ausgezeichnet, Gut, Angemessen und Unbefriedigend zu bewerten.

Kostenbasiertes System: Einstufung der Anbieter nach Kosten. Die Lieferanten mit den niedrigsten Preisen und Spezifikationen werden bevorzugt behandelt.

Gewichtetes Punktesystem: Gewichtung der Kriterien nach Wichtigkeit für das Unternehmen. Wenn die Qualität am wichtigsten ist, kann sie mit 40 % gewichtet werden. Dieses System bietet eine differenzierte Angebotsbewertung.

TQM legt den Schwerpunkt auf kontinuierliche Verbesserung und Kundenzufriedenheit. Produktqualität, Prozesseffizienz und Anpassungsfähigkeit sind TQM-Konzepte.

Kriterien für die Vorauswahl von Lieferanten

Die Art des Anbieters und die Branche bestimmen die Bewertungskriterien. Bestimmen Sie die Prioritäten Ihres Unternehmens. Suchen Sie den besten Preis, die beste Qualität oder etwas anderes? Wählen Sie ein Bewertungsschema, das zu Ihnen passt. Berücksichtigen Sie diese entscheidenden Kriterien:

• Produkt-/Dienstleistungsfunktionalität
• Anfängliche Produkt-/Dienstleistungspreise
• Einhaltung der Vorschriften und Qualitätssicherung
• Technisches Fachwissen und Hintergrund
• Vielfalt der Waren/Dienstleistungen
• Produktlebensdauer TCO
• Kostenfaktoren für Produkte/Dienstleistungen im gewünschten Format
• Produkt-/Dienstleistungsrisiken
• Erfüllung der Anforderungen
• Finanzielle, Liefer-, Qualitäts-, Compliance-, Nachhaltigkeits- und andere Lieferantenrisiken

3. Zusammenstellung des RFQ-Teams

Next, build an RFQ team with the proper people. To manage procurement, consider experts and duties. Identify important stakeholders and their duties.

Hier sind die wichtigsten Mitglieder des RFQ-Teams und ihre Aufgaben:

• Abteilungsleiter und interne Stakeholder treffen Entscheidungen. Leitung des Teams mit Branchen- und technischer Erfahrung bei der Auswahl von Anbietern.
• Manager: Verwaltet das Projekt, das Team und die Fristen.
• Der Beschaffungsmanager überwacht den gesamten Prozess. Die Beschaffungsmanager überwachen den gesamten Prozess, von der Bedarfsanalyse bis zum Vertragsabschluss.
• KMU: Bereitstellung von technischem Wissen über gekaufte Waren/Dienstleistungen.
• Beschaffungsspezialist: Dokumentiert, analysiert Märkte und überwacht Anbieter.
• Rechtsberater prüfen die Verträge auf Risikominderung und Einhaltung der Vorschriften.
• Vertreter der Finanzen: Budgetberatung. Überprüft die finanziellen Auswirkungen des Einsatzes eines Anbieters.

Phase II: Auswählen von Anbietern

Marktforschung, um Anbieter zu finden, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Berücksichtigen Sie ihre Marktposition, ihren Ruf, ihre Erfahrung und ihre Fähigkeiten.

1. Erstellen Sie eine Liste von Lieferanten

Wählen Sie Anbieter, deren Preise fair sind. Informieren Sie sich über alle wichtigen Details, wie z. B.:

• Name und Anschrift des Unternehmens
• Gesprächspartner (Verkaufschef)
• Nummer und E-Mail-Adresse der Website Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung
• Was ist anders?

2. RFQs versenden

Ihr RFQ sollte Ihre Bedarfsanalyse widerspiegeln. Geben Sie einen kurzen Überblick über Ihr Unternehmen und Ihre Ziele. Fordern Sie Details an, um die Anbieter zu bewerten. Prüfen Sie deren Referenzen, Finanzen und Vorschriften. Dies ist wichtig, wenn Sie die Anbieter nicht frühzeitig mit einer Anfrage qualifizieren.

Führen Sie Ihre Bewertungs- und Auswahlkriterien auf. Das sorgt für Fairness und Transparenz bei Ausschreibungen. Es ermutigt die Unternehmen, ihre Produkte für Sie anzupassen. Heben Sie Ihre Bedürfnisse hervor, um den Händlern zu helfen, ihre Angebote anzupassen.

Erstellen Sie schließlich eine Vorlage für umfassende Informationen und einen Anbietervergleich. Schicken Sie Ihren in die engere Wahl gekommenen Anbietern die Anfrage.

Versenden von RFQ-Dokumenten

Die Übersendung dieser Unterlagen zusammen mit Ihrer Anfrage verbessert die Angebotserstellung:

Vorlage für die Preisgestaltung: Strukturierte Preisvorlagen garantieren genaue Angebote. Bitten Sie die Teilnehmer, ihre Preise und die Kostenaufschlüsselung aufzulisten. Eine einheitliche Struktur macht es einfacher, Angebote zu vergleichen und das beste auszuwählen.

Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) regeln die Angebotsabgabe. Geben Sie an, welche Bedingungen verhandelbar sind und welche nicht. Fügen Sie alle erforderlichen Anpassungen und Leistungsanforderungen hinzu.

Phase III: Endauswahl und Verhandlungen

Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, mit dem Sie zusammenarbeiten möchten, nachdem Sie die RFQs erhalten haben. Die Auswahl des besten Anbieters erfordert eine sorgfältige Abwägung, um die Projektanforderungen zu erfüllen.

1. Wählen Sie den besten Anbieter

Ihre Bewertungskriterien und deren Gewichtung sind dabei hilfreich. Konsultieren Sie das Ausschreibungs-Team und die internen Stakeholder, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

2. Aufzeichnung

Schreiben Sie einen Vermerk mit diesen wichtigen Elementen, nachdem Sie eine Entscheidung getroffen haben:

• Die Gesamtgebote
• Anzahl der qualifizierten Gebote
• Bewertungskriterien und Gewichtung
• Gründe für die Disqualifizierung
• Stimmabgabe durch Mitglieder
• Letzte Wahl.

Phase IV: Post-RFQ

Vereinbaren Sie nach der Auswahl des Gewinners einen Termin für den Abschluss des Vertrags.

1. Kontaktaufnahme mit dem gewählten Anbieter

Treffen Sie sich mit dem Anbieter, um den Vertrag abzuschließen. Geben Sie Ihre Entscheidung nicht vor der Unterzeichnung bekannt.

Öffentlich ausgewählte Anbieter haben Verhandlungsmacht. Das kann es schwierig machen, gute Bedingungen zu bekommen. Halten Sie sich Ihre Auswahl offen, bis das Geschäft abgeschlossen ist. Sie sollten dann alle Anbieter über das Ergebnis informieren.

2. Informieren Sie die abgelehnten Verkäufer

Geben Sie abgelehnten Anbietern immer ein Feedback. Bedanken Sie sich für die Teilnahme, erklären Sie, warum sie nicht zum Zuge gekommen sind, und äußern Sie konstruktive Kritik.

Fragen zu RFQs stellen

Sie sollten diese wichtigen Fragen zur Ausschreibung stellen:

Erfahrung und Unternehmensprofil

• Können Sie Ihr Unternehmen kurz beschreiben? Geben Sie die Geschichte, die Größe und die wichtigsten Fähigkeiten an.
• Haben Sie Erfahrung mit der Bereitstellung vergleichbarer Produkte oder Dienstleistungen?
• Können Sie Fallstudien oder Beispiele für ähnliche Projekte nennen?

Spezifikationen von Dienstleistungen oder Produkten

• Wie passen Ihre Waren und Dienstleistungen zu unseren Bedürfnissen?
• Können Sie einzigartige Lösungen anbieten, wenn herkömmliche Produkte unseren Anforderungen nicht genügen?
• Wie sehen Ihre Qualitätssicherungsverfahren aus?

Preisgestaltung und Zahlungsbedingungen

• Wie gestalten Sie die Preise für Ihre Waren und Dienstleistungen?
• Werden bei Großeinkäufen oder langfristigen Verträgen Rabatte gewährt?
• Wie lauten Ihre Zahlungsbedingungen?

Die Lieferung und Umsetzung

• Wie lange ist Ihre normale Lieferzeit?
• Unterstützung bei der Installation oder Implementierung anbieten?
• Wie werden Versand und Logistik abgewickelt, und wie hoch sind die Lieferkosten?

Unterstützung und Unterhalt

• Welche Unterstützung bieten Sie Ihren Kunden an?
• Bieten Sie Produkt- oder Serviceschulungen an?
• Ihre Strategie bei Schwierigkeiten oder Mängeln nach der Auslieferung?

Normen und deren Einhaltung

• Entsprechen Ihre Produkte den Anforderungen und Vorschriften unserer Branche? Wenn ja, wie?
• Zeigt Ihre Zertifizierung Ihr Engagement für Qualität und Sicherheit?

Ethik und Nachhaltigkeit

• Können Sie die ethischen Grundsätze und die Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens beschreiben?
• Wie unterstützen Ihre Waren und Dienstleistungen die Umwelt?

Referenzen und Empfehlungen

Hat einer Ihrer Kunden Ihre Produkte oder Dienstleistungen in ähnlicher Weise genutzt? Können Sie Referenzen nennen?

Schlussfolgerung:

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein guter RFQ-Prozess die Beschaffung rationalisiert, die Beziehungen zu den Lieferanten verbessert und die Geschäftsergebnisse steigert. Durch Planung, Auswahl der Lieferanten und Bewertung können Unternehmen kostspielige Fehler vermeiden und den Wert der Beschaffung maximieren. Diese neun Schritte können Ihren RFQ-Prozess beschleunigen und Sie auf das Lieferantenmanagement und die Vertragsverhandlungen vorbereiten.