Automatisierte Ausgabenanalyse: Hauptvorteile
Einleitung: Die Kontrolle von Ausgaben und die Optimierung von Beschaffungsprozessen sind entscheidend für Wachstum und Rentabilität in einem komplexen Unternehmensumfeld....
Tail-Spend-Analysen, in der Beschaffung immer bekannt, aber selten diskutiert, erhalten endlich die Aufmerksamkeit, die sie verdienen. Professionelle Einkäufe und Dienstleistungen außerhalb bedeutender Unternehmenseinkäufe sind Tail-Ausgaben. Diese Einkäufe sind in der Regel zu bescheiden, um beschafft oder katalogisiert zu werden. Berücksichtigen Sie, dass 80 % der Anbieter für 20 % der Unternehmensausgaben verantwortlich sind. Mangelnde Datentransparenz macht das Management von Tail-Ausgaben am schwierigsten. Vertragsmanagement mit spezifischen Rahmenwerken, segregierte Untergruppen innerhalb eines Unternehmens, die vergleichbare Ressourcen und Lieferanten nutzen, große Verkäuferzahlen und dezentrale Vorgehensweisen können dies verursachen.
Die Analyse von Tail-Ausgaben kann freidenkende Ausgaben und falsch klassifizierte Einkäufe umfassen, daher ist es wichtig, sie in Ihrem Unternehmen zu definieren und zu lokalisieren.
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Um Geld zu sparen und wichtige Daten zu sammeln, müssen Verfahren implementiert und eingehalten werden. Vereinfachte Prozesse bieten bessere Zahlungsbedingungen mit abteilungsübergreifenden Besuchsanbietern und ziehen potenziell wichtigere Kunden an.
Nach der Straffung interner Prozesse wird das Sortieren, Klassifizieren und Analysieren von Ausgabendaten das Bewusstsein für Ausgaben, fundierte Entscheidungen und Einkäufe erhöhen.
Die Organisation sollte Folgendes angehen, um das Tail-Spend-Management zu verbessern:
Führen Sie eine vollständige Analyse durch, um unkonforme Ausgaben, nicht konforme Transaktionen, die mit bestehenden Vereinbarungen koordiniert werden sollten, und Zustimmung-Überschreitungen zu erkennen, um die Einhaltung zu ermöglichen.
Ein externer, vollzeitbeschäftigter Sourcing-Hilfe-Desk kann alle Sourcing- und Beschaffungsanfragen bearbeiten. Basierend auf vorab vereinbarten Ausgabenparametern sollte jede Anfrage an die interne Sourcing-Abteilung oder Lieferantenvereinbarungen des Kunden gesendet werden.
Falls geeignet, kann ein Online-Lieferantenmarktplatz Quellen bereitstellen.
Schnelle Benchmarking-Durchlaufzeiten, Angebote und Transaktionsvorteile stellen sicher, dass Beschaffungsanalysen alle legitimen Einkäufe erfassen.
Lokales Wissen erhöht das Verständnis und die Kompetenz, was einem Unternehmen Geld spart. Outsourcing-Anbieter integrieren viele lokale Ressourcen in Gruppen zur Verwaltung von Tail-End-Ausgaben.
Da entscheidendes Sourcing nicht nur Management bedeutet, umfasst das Management von Tail-Ausgaben-Automatisierung viele Prozesse und Rahmenwerke. Eine effektive Integration dieser Verfahren durch Computerisierung hat Tail-Ausgaben zugänglicher gemacht. Effektives Tail-Spend-Management erfordert Sichtbarkeit. Im besten Fall werden Zielsetzung und Verfolgung der Ausgaben ohne ein umfassendes Sichtbarkeitsprogramm verstreut. Ein guter Vertragsmanagement-Workflow verfolgt Lücken und Pflichten und erkennt frühzeitig Vakanzen.
Es ist gut dokumentiert, dass Einsparungen bei Tail-Ausgaben erheblich sind. Die Vorteile gehen über Einsparungen hinaus und umfassen Risikomanagement, Anbieterverteidigung und Vertragskonsistenz. Der Aufbau und die Pflege eines organisierten Metriksets und einer Scorecard rund um alle Vorteile stellt sicher, dass Ihre Bemühungen aufgezeichnet, bestätigt und vor allem von offiziellen Beschaffungs- und Geschäftspartnern unterstützt werden.
Die Einrichtung von Support-Desks, Vorlagen und Workflows ist ein Anfang, aber Sie müssen auch Ihren Partnern ermöglichen, schnell Einsparungs- und Wertschöpfungsmöglichkeiten zu finden und zu organisieren. Bieten Sie Kunden ein einfaches Framework, um schnell Entscheidungen zu treffen. Stellen Sie sicher, dass die Plattform einfach genug ist, damit Kunden sie ohne Schulung nutzen können, und dass Daten leicht zwischen Modulen ausgetauscht werden. Eine schwer zu bedienende Plattform führt zu geringer Akzeptanz und schnelleren Ergebnissen.
Partner vermeiden oft Beschaffungsgruppen bei der Verwaltung von Tail-Kosten aus gutem Grund. Sie vertrauen darauf, dass die Beschaffung sie mit Management und Verzögerungen zurückhält. Wenn Sie “das Geschäft” zeigen können, dass Sie helfen, anstatt zu blockieren, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass sie am Programm teilnehmen. Abhängig von der Größe Ihrer Tail-Ausgaben-Initiativen müssen Sie möglicherweise einen Sourcing-Arbeitsbereich für die Rückkehr zur Arbeit schaffen, um Partnern zu ermöglichen, strategisches Sourcing durchzuführen.
Die Übertragungskapazität, um Tail-Ausgaben zu bearbeiten, ist begrenzt, es sei denn, Ihr CFO gibt Ihnen unbegrenzte Mittel, was sie wahrscheinlich nicht tun wird. Sie müssen den Geschäftsleuten die Werkzeuge und das Wissen bereitstellen, um Tail-Ausgaben zu bearbeiten. Es wird Kontakt, Unterstützung und einige interne Verkäufe geben. So wichtig wie das Bereitstellen von Gadgets und Unterstützung ist es, dem Unternehmen Anerkennung für alle Ergebnisse zu geben. Einsparungen könnten in ihre Gewinn- und Verlustrechnung oder Auszeichnungen zurückfließen.
Die Kontrolle über Tail-End-Ausgaben wird immer wichtiger. Das bedeutet nicht, dass der herkömmliche Beschaffungsprozess beiseitegeschoben werden sollte, um sich auf den Tail zu konzentrieren, aber es kann erhebliche Einsparungen im Management erzeugen und verdient Beachtung. Die festgelegten Prozesse zur Bewältigung der Herausforderungen des Tail-End-Ausgaben-Managements sollen ein Engagement unterstützen, das Risiken verringert und Belohnungen erntet.
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