Ein Leitfaden zur effizienten Verwaltung indirekter Ausgaben

Unternehmen fordern Beschaffungsteams heraus, die Ausgaben zu harmonisieren. Der Beginn mit indirekten Ausgaben ist entscheidend für die Beschaffung.

Dies könnte das Anpassen eines Dienstleistungsvertrags oder das Finden günstigerer Lieferungen umfassen, um die Gewinne zu steigern. Diese Transaktionen können unter dem Radar laufen, machen jedoch oft den Großteil der Ausgaben aus.

Wie können Unternehmen indirekte Ausgaben verwalten? Können teure indirekte Ausgaben besser die Unternehmensziele unterstützen?

Heute werden wir das Management und die Bewertung von indirekten Ausgaben erörtern. Gewinnen Sie Wissen über:

• Die indirekten Ausgaben
• Direkte vs. indirekte Ausgaben
• Probleme beim Verfolgen von indirekten Ausgaben
• Wie Technologie indirekte Kosten reduziert

Wie werden indirekte Ausgaben definiert?

Verstehen Sie, wie und wo Ausgaben stattfinden, bevor Sie die KPIs der unteren Linie verbessern, um die Geschäftsziele zu erreichen.

Kleinere Einkäufe, die nicht mit einem Projekt oder Produkt verbunden sind, werden als indirekte Ausgaben oder Restposten bezeichnet.

Das Verfolgen indirekter Ausgaben ist schwierig. Einige Beispiele für indirekte Ausgaben sind:

• Verwaltungsgebühren
• Vergütungspakete
• Hotel- und Reisekosten
• Bürobedarf.
• Gebäudemanagement
• Beratungskosten
• Kartenausgaben von Unternehmen
• Lagerverwaltungsgebühren

Diese Kosten sind für den Geschäftsbetrieb notwendig. Das Management dieser Gebühren und Abgaben kann die Finanzen Ihres Unternehmens verbessern.

Direkte vs. indirekte Ausgaben

Direkte Ausgaben beziehen sich auf die Ausgaben für die Produktproduktion oder die dem Kunden in Rechnung gestellten Dienstleistungen. Beispiele für direkte Ausgaben sind:

• Produkte, Dienstleistungen
• Rohstoffe 
• Berater für das Projekt

Direkte Beschaffung ist einfacher zu verwalten als indirekte Beschaffung, da sie nach Initiative oder Kunde verfolgt werden kann.

Indirekte Ausgaben sind gering, können jedoch einen großen Teil der Ausgaben ausmachen. Das Management ist schwierig, da es oft außerhalb des formalen Beschaffungsverfahrens erfolgt.

Es ist schwierig, aber die Kontrolle über indirekte Ausgaben ist eine der besten Strategien zur Kostensenkung.

Häufige Herausforderungen im Management von indirekten Ausgaben

Das Auffinden kleiner Geldabflüsse macht das Management indirekter Ausgaben schwierig. Kontinuierliche Überwachung ist die beste Verteidigung gegen übermäßige Ausgaben.

Erste Probleme bei der Verwaltung von Restposten für Unternehmen umfassen:

Keine Sichtbarkeit

Um unternehmensweite Ausgaben zu verfolgen, beobachten Sie sie live. Unternehmen haben selten die Ressourcen, um Ausgabemuster zu erkennen, bis es zu spät ist.

Die Visualisierung der direkten und indirekten Ausgaben Ihres Unternehmens stellt sicher, dass nur notwendige Einkäufe getätigt werden und präzise Budgetprognosen vorliegen.

Eigenmächtige Ausgaben

Die Kosten und Risiken steigen, wenn außerhalb der Beschaffungspolitik ausgegeben wird.

Es ist herausfordernd, eigenmächtige Ausgaben zu erkennen und zu verwalten. Zentrale Beschaffungssoftware reduziert versteckte Ausgaben.

Schlechte Verhandlungen

Schlechte Verhandlungen haben verschiedene Ausprägungen. Sie verhandeln möglicherweise zu spät, akzeptieren den ersten Preis oder verpflichten sich zu einem langfristigen Vertrag, ohne Alternativen zu recherchieren. Ohne diese Verhandlungspunkte verlieren Sie Einfluss und kaufen unnötige oder teure Materialien.

Die Nutzung bevorzugter Lieferantenverbindungen und Mengenpreisvereinbarungen senkt die Kosten bei aggressiven Verhandlungen. Beschaffungssoftware optimiert Lieferanten und verbessert den wettbewerbsfähigen Einkauf.

Forschungsmangel

Das Fehlen von Benchmarks für Ihre häufigsten Einkaufskategorien reduziert die Marktpreisübersicht. Dies führt zu fehlender Kapitaloptimierung und Ausgabenlecks.

Die Öl- und Gasindustrie und der Markt für kommerzielle Papiere schwanken. Daher sollten Sie Preisentwicklungen verfolgen und Mengen verhandeln, um das beste Angebot zu erzielen. Ohne aktuelle Preise ist es schwer zu erkennen, ob Sie ein faires Geschäft machen.

Die Benchmarking von Lieferpreisen hilft Ihnen, die besten Verträge für jeden Ausgabenbereich auszuhandeln.

Fehlmanagement von Firmenkarten

Interne Stakeholder können Firmenkarten nutzen, um Waren und Dienstleistungen zu erwerben. Unkontrollierte Einkaufstools können das Risiko, die Kosten und die Sichtbarkeit erhöhen.

Die Begrenzung der Karteninhaber, die Durchsetzung strenger Richtlinien und die Überprüfung auf betrügerische oder nicht regelkonforme Ausgaben geben Ihnen volle Sichtbarkeit auf indirekte Kartenausgaben.

Schritte zur Verwaltung indirekter Ausgaben

Eine effektive Methode zum Management indirekter Ausgaben ist entscheidend für Kosteneinsparungen und Wertschöpfung.

Um das Lieferantenbeziehungsmanagement und den Cashflow optimal zu gestalten, befolgen Sie diese Schritte.

Erstellen und dokumentieren Sie Ausgabenrichtlinien

Eindeutig definierte Beschaffungsrichtlinien sind für Stakeholder erforderlich. Beginnen Sie damit, die Einkaufsrichtlinien Ihres Büros zu dokumentieren.

Eine solide, detaillierte Unternehmensausgabenrichtlinie hilft den Einkäufern, fundierte Entscheidungen zu treffen, Lösungen basierend auf Kosten und Wert auszuwählen und ihre Einkäufe zu leiten.

Erstellen Sie einen Genehmigungsprozess für Einkäufe.

Genehmigungen stellen sicher, dass die Ausgabenrichtlinien des Unternehmens eingehalten werden. Darüber hinaus garantieren sie, dass jeder Kauf der Finanzabteilung notwendig, konform und dokumentiert ist.

Rechtliche und Sicherheitsbewertungen für alle Verträge

Bei einer Transaktion decken abteilungsübergreifende Genehmigungen alle Aspekte ab. Typische Schritte zur rechtlichen oder sicherheitstechnischen Bewertung:

• Der Abteilungsleiter bestätigt den Kaufbedarf.
• Die Finanzabteilung überprüft die Geldkonformität.
• Die Rechtsabteilung prüft Verträge auf vorteilhafte Bedingungen.
• Die IT bewertet die App-Integration und das Risiko vor dem Kauf.

Diese Überprüfungen verringern das Risiko und stärken Ihren Einkauf. Sie stellen sicher, dass jeder Kauf konsistent ist und dem Unternehmen langfristig zugutekommt.

Partnerschaften mit ausgewählten Anbietern

Die Kosten und Widerstandsfähigkeit der Lieferkette profitieren stark von strategischer Beschaffung. Die Nutzung genehmigter Lieferanten stärkt Verbindungen, reduziert Risiken und verbessert die Kosten.

Integrieren Sie wesentliche Lieferanten in Ihren Einkaufsprozess. Legen Sie eine solide Geschäftsgrundlage für einen neuen Anbieter, falls erforderlich oder bevorzugt.

Überprüfung der Lieferantenleistung.

Beziehungsmanagement und Leistungsbewertungen halten bevorzugte Lieferantenbeziehungen produktiv.

Diese Bewertungen beurteilen die Vertragseinhaltung der Lieferanten, Liefer- oder Einhaltungsausnahmen, Preiskonkurrenz und die Kosteneffizienz, bei einem Lieferanten über mehrere Vertragsjahre zu bleiben. Die Leistung der Lieferanten stellt sicher, dass die anfänglichen Einsparungen und Dienstleistungen im Laufe der Zeit fortbestehen.

Verwalten Sie indirekte Ausgaben mit Software

Sogar kleine und mittlere Unternehmen können monatlich Tausende von Rechnungen versenden. Zahlreiche geringe, einmalige und gelegentliche Ausgaben machen einen großen Teil der Ausgaben aus.

Verwenden Sie Ausgabenmanagement-Software, um Beschaffungsrichtlinien zu verwalten. Dies automatisiert mehrere manuelle Aufgaben, die die Kreditorenbuchhaltung verlangsamen.

Die Finanzabteilung kann sie verwenden, um Risiken und Betrug zu identifizieren, die Genehmigungs- und Rechnungsbearbeitung zu beschleunigen und Einblicke in Ausgabemuster und -probleme in Ihrer Organisation zu gewinnen.