Die Finanz- und Einkaufsabteilungen streben danach, die Ausgaben des Unternehmens zu optimieren, um Verschwendung zu vermeiden und den ROI zu maximieren. Kostensenkungen sind entscheidend, aber das Ausgabenmanagement hat auch andere Ziele. Höhere Ausgaben können die Effizienz und Qualität steigern und Ihr Unternehmen rentabler machen. Das Management der Geschäftsausgaben ermöglicht es den Einkaufs- und Finanzabteilungen, die Ausgaben des Unternehmens zu optimieren. Lesen Sie weiter, um mehr über das Management der Unternehmensausgaben, dessen Auswirkungen auf die Rentabilität und vier nützliche Methoden zur Steuerung und Optimierung der Unternehmensausgaben zu erfahren.
Management der Geschäftsausgaben
Kollaboratives Management der Geschäftsausgaben (BSM) findet Wege, um die Ausgaben des Unternehmens zu optimieren.
Finanz- und Einkaufsabteilungen müssen für den Erfolg von BSM zusammenarbeiten. Dezentralisierte Einkaufsprozesse erfordern die Beteiligung und das Engagement der Abteilungsleiter, insbesondere wenn Beschaffung nicht vollständig verantwortlich ist.
Die Rentabilität ist das Hauptziel des Managements der Unternehmensausgaben. Kostenreduzierungen wie die Neuverhandlung von Verträgen oder umsatzsteigernde Aktivitäten wie die Beschaffung einer neuen Softwareplattform zur Bereitstellung eines zusätzlichen Service steigern die Rentabilität.
Das Management der Geschäftsausgaben hat drei Typen.
1. Einkaufsmanagement
Das Beschaffungsmanagement überwacht die Beschaffung und den Einkauf neuer Waren und Dienstleistungen, einschließlich:
- Marktforschung und Analyse
- Screening potenzieller Anbieter
- Analyse von Lieferantenrisiken
- Vertragsverhandlungen
- Pflege der Lieferantenbeziehungen
2. Verwaltung von Personalkosten
Das Kostenmanagement verfolgt und bearbeitet die Kostenerstattungsanträge der Mitarbeiter. Dazu gehören Kostenkontrollmaßnahmen wie Ausgabengenehmigungsprotokolle und Effizienzmaßnahmen wie automatisierte Spesenabrechnungssysteme.
3. Rechnungsbearbeitung
Die Bearbeitung und Bezahlung von Lieferantenrechnungen ist das Rechnungsmanagement. Effektives Rechnungsmanagement nutzt Werkzeuge zur Beschleunigung und Verbesserung der Rechnungsfreigabe und -zahlung. Dieses Programm kann auch Betrug aufdecken und verhindern.
Vorteile des Managements der Geschäftsausgaben
Niedrigere Kosten, höherer ROI
Effektives Management der Unternehmensausgaben senkt die Ausgaben und steigert den ROI. Möglicherweise bezahlen Sie für zwei ähnliche Software-Tools. Die Eliminierung einer Beziehung und die Konsolidierung der Nutzung auf einer Plattform reduziert die Softwarekosten.
Erhöhte Effizienz und Produktivität
Das Ausgabenmanagement identifiziert Möglichkeiten zur Automatisierung oder Rationalisierung mühsamer Prozesse, um die Produktivität des Unternehmens zu steigern. Software zur Rechnungsbearbeitung könnte bei der Kreditorenbuchhaltung helfen. Einzigartige Automatisierungsregeln können eingerichtet werden, um Zeit bei der Rechnungsbearbeitung zu sparen und Kosten für verspätete Zahlungen an Lieferanten zu vermeiden.
Bessere Ausgabenkonformität und Risikominderung
Unternehmen, die das Management der Geschäftsausgaben priorisieren, stellen sicher, dass die Mitarbeiter die Ausgaberichtlinien einhalten und das Risiko von Betrug und anderen Sicherheitsproblemen begrenzen. Sie benötigen möglicherweise eine Führungskraft, um Käufe über einem bestimmten Schwellenwert zu genehmigen und den CTO, um neue Softwarekäufe zu genehmigen, indem Sie klare Einkaufsrichtlinien erstellen und veröffentlichen.
Diese Verteilung reduziert Betrug durch die doppelte Überprüfung großer Transaktionen. Die Integration einer Softwarelösung mit schlechter Datenverwaltung verringert das Risiko, dass ein Mitarbeiter ein technisches oder Sicherheitsproblem verursacht.
Herausforderungen im Management der Geschäftsausgaben
Dezentralisierte Ausgaben
Dezentralisierte Beschaffung erschwert die Kontrolle der Unternehmensausgaben.
Dezentralisierte Einkaufsprozesse erlauben es Geschäftsbereichs- oder Filialleitern, ohne Genehmigung von IT, Finanzen oder Einkauf einzukaufen.
Dies macht die Verfolgung der Ausgaben komplizierter und teurer.
Unternehmens-Kreditkarten
Unternehmenskreditkarten, ähnlich wie dezentrale Ausgaben, können das Management der Geschäftsausgaben erschweren.
Karteninhaber können Software abonnieren, ohne dass IT-Stakeholder zustimmen, was ein großes Risiko darstellt. Diese Gefahren können zu Problemen mit der Datensicherheit und unüberwachten (oft ungenutzten) Abonnements führen, die den Cashflow belasten.
Schlechte Datenverarbeitung
Viele Teams bearbeiten Spesenrückerstattungen immer noch mit Tabellenkalkulationen oder handschriftlichen Formularen.
Dieser veraltete Betrieb verringert die Datenübersicht und -verwaltung. Ein Ausgabenmanagement-Tool ist nützlich, um die Ausgaben zu kontrollieren und Daten zu zentralisieren.
Geringe Ausgabenübersicht
Finanzteams finden es schwierig, Unternehmensausgaben in Echtzeit zu verfolgen, ohne ein zentrales Ausgabenmanagementsystem. Ohne Übersicht scheitern Prognosen und Finanzberichte.
Widerstand gegen Veränderungen
Finanzteams stoßen auf Widerstand von Personen, die den Status quo bevorzugen, wenn sie versuchen, das Ausgabenmanagement zu verschärfen.
In diesem Widerstand stehen Ziele im Konflikt. Abteilungsleiter kümmern sich möglicherweise weniger um Einsparungen als die Mitglieder des Finanzteams. Ihr bevorzugtes Einkaufsverfahren ist eines, das Red Tape reduziert und den Prozess vereinfacht.
Kategorien von Geschäftsausgaben
Unternehmen, die ihre Unternehmensausgaben transparent definieren und kategorisieren, haben einen besseren Einblick in die Ausgaben und können bessere Entscheidungen zur Ausgabenreduzierung treffen.
Dies sind häufige Kategorien von Unternehmensausgaben:
- Löhne und Gehälter
- Marketing und Werbung
- Miete, Nebenkosten
- Steuern, Zinsen, Kreditrückzahlungen
- Unterhaltung und Mitarbeitervergünstigungen
- Investitionsausgaben
- Mitgliedsbeiträge, Abonnements
- Bankgebühren
- Softwarelizenzen
- Rechts- und Beratungskosten
- Kommunikation
- Bürokosten
- Reise, Wartung und Reparaturen
- Kundengeschenke
Vier nützliche Softwarelösungen für das Management von Unternehmensausgaben:
Starke Softwareplattformen, die Echtzeiteinblicke in das Ausgabeverhalten von Unternehmen bieten und die Effizienz automatisieren, verbessern das Management der Geschäftsausgaben.
1. SaaS-Anbietermanagement
Vendr, eine SaaS-Einkaufsplattform, beschafft, kauft und verwaltet Softwareverträge. Finanz- und Einkaufsabteilungen nutzen Vendr, um die Vertragssausgaben von der strategischen Anbieterauswahl bis hin zu Vertragsverlängerungen und -verhandlungen zu optimieren.
Unterstützung bei der strategischen Beschaffung
Die SaaS-Einkaufsexperten von Vendr nutzen den größten Datensatz für Softwarekäufe, um Anbieterpreise zu benchmarken und den besten Preis im Voraus zu erzielen, um Ihnen zu helfen, Anbieter zu finden, die Ihre Geschäftsprozesse unterstützen.
Analyse überlappender Ausgaben
Bei dezentralisiertem Einkauf kaufen Abteilungen oft identische Software, ohne sich abzusprechen. Vender identifiziert überlappende Ausgaben und konsolidiert Lizenzen, um sofort Geld zu sparen.
Vertragsmanagement
Beschaffungsteams können die Leistung der Anbieter verfolgen und automatisierte Verlängerungserinnerungen erhalten, um keine Verlängerungsmöglichkeit zu verpassen, mit integriertem Vertragsmanagement.
Analyse der Ausgaben in Echtzeit
Die Sichtbarkeit der Ausgaben in Echtzeit zeigt, wie sich die Ausgabenkontrolle auf das Endergebnis auswirkt. Sehen Sie, wie viel jeder Anbieter kostet, und tauchen Sie nach Kategorie oder Abteilung tiefer ein.
Verwalten von Lieferantenbeziehungen
Die starke Beschaffungssoftwareplattform von Vendr verwaltet Beziehungen über die Beschaffung hinaus. Visualisieren Sie Ihren Technologie-Stack und Ihre Ausgaben, einschließlich unerlaubter Ausgaben, und verfolgen Sie Vertragsverlängerungen mit automatisierten Genehmigungssystemen.
2. PayEm automatisiert Rechnungen
PayEm hilft großen und kleinen Organisationen bei der Verwaltung von Ausgaben und Beschaffung. PayEm hilft Ihnen, Dienstleister zu bezahlen und Verzugszinsen zu vermeiden, indem es Rechnungen verwaltet. Wichtige Funktionen:
- Automatisierung von Rechnungen und Zahlungen
- Schnellere Rechnungsbearbeitung mit KI-gestützter optischer Zeichenerkennung
- Integrationen mit verschiedenen ERP-Tools
- Planen und terminieren Sie Transfers einfach
3. Verwalten von Mitarbeiterausgaben mit Expensya
Das automatisierte Ausgabenmanagement-Tool Expensya verfolgt die Spesenabrechnungen der Mitarbeiter. Teams rationalisieren das Ausgabenmanagement und die Erstattungen mithilfe von Automatisierung und Mitarbeiterportalen. Expensya lädt die Spesenberichte des Finanzteams hoch. Zu den wichtigen Funktionen gehören auch:
- Firmenzahlungskarten zur Verbesserung des Managements von Mitarbeiterausgaben
- Integrationen mit Uber, Quickbooks und SAP
- Zentralisiertes BI-Reporting und KI-gestützte Einblicke
4. Oracle NetSuite—ERP
Die ERP-Plattform Oracle NetSuite hilft Finanzteams, die Unternehmensausgaben aus verschiedenen Perspektiven zu kontrollieren. Dazu gehört:
- Preisbenchmarking, um Finanzchefs bei der Vermeidung von Ausgaben zu helfen
- Eine Suite für das Bestellmanagement, die Genehmigungen für Beschaffungsteams automatisiert und kontrolliert.
- Integrationsplattformen für Finanzprozesse für Forderungen und Zahlungen
