5 wesentliche Schritte für effektives Ausgabenmanagement

So viel Geld wie möglich auf dem Konto zu haben, ist entscheidend für den unternehmerischen Erfolg. Verfolgen Sie also Ihre Ausgaben bis ins kleinste Detail. Für kleinere Organisationen kann das überwältigend sein, aber mit den richtigen Werkzeugen und der richtigen Einstellung kann effektives Ausgabenmanagement erreicht werden.

Wie sammeln und kontextualisieren Sie Ausgabendaten? Was passiert, wenn Sie kein effektives Ausgabenmanagement praktizieren?

Heute sprechen wir über die feineren Elemente des Ausgabenmanagements und die besten Möglichkeiten, es zu optimieren, um Ihre Daten zu organisieren. Diese Taktiken können sofort oder schrittweise übernommen werden. Sie helfen dabei, Einkäufer, Genehmigungsverantwortliche und Finanzteams zu vereinen, überschüssige und unkontrollierte Ausgaben zu reduzieren und die Transparenz der Ausgaben zu verbessern.

Was Sie aus diesem Artikel lernen werden:

• Ausgabenkontrolle und warum sie für Ihre Finanzen wichtig ist
• Wie besseres Ausgabenmanagement Ihrem Beschaffungsteam helfen kann
• Fünf Methoden, um das Kostenmanagement heute zu verbessern

Definieren Sie Ausgabenmanagement.

Das Ausgabenmanagement kategorisiert, quantifiziert, beschafft und analysiert Beschaffungsdaten in Ihrem Unternehmen. Effektives Ausgabenmanagement ist ein System von Operationen, das Finanz- und Beschaffungsteams dabei hilft, Ausgabendaten zu analysieren, Verschwendung zu minimieren, Effizienz zu steigern und Vorhersagen und Budgets zu erstellen.

Gutes Ausgabenmanagement ermöglicht es Ihnen, zu sehen, wie viel das Unternehmen ausgibt, wohin es geht (nach Kategorie, Standort, Abteilung usw.) und wie sich die Ausgaben im Laufe der Zeit auf das Unternehmenswachstum auswirken.

Organisationen kategorisieren Ausgaben

Im Ausgabenmanagement sind nicht alle Ausgaben gleich. Die meisten Unternehmen geben in vier Kategorien aus: Direkte, Indirekte, Rand- und unkontrollierte Ausgaben. Jede Kategorie ist entscheidend für Ihre Ausgabenpraxis und erfordert unterschiedliche Verfolgungs- und Managementansätze. Lassen Sie uns jede einzelne untersuchen.

• Direkte Ausgaben: Ihr Unternehmen gibt Geld für Rohmaterialien und Gegenstände aus, um Produkte herzustellen. Sie machen den Großteil der Ausgaben Ihres Unternehmens aus.
• Indirekte Ausgaben: Großausgaben, um das Unternehmen zu betreiben, sind indirekte Ausgaben. Obwohl sie nicht direkt mit den Produktkosten verbunden sind, sind diese Kosten dennoch relevant. Betriebskosten, Dienstleistungen, Wartung und Technologie sind indirekt.
• Rand-Ausgaben: Diese 80% der Einkäufe machen bis zu 20% Ihres Beschaffungsbudgets aus. Diese Ausgaben lassen sich nicht leicht kategorisieren. Sie können selten oder einmalig sein, mit finanziellen Werten, die zu niedrig für eine Beschaffungsgenehmigung sind. Geld durch das Management von Rand-Ausgaben zu sparen, ist schwierig, aber es lohnt sich.
• Unkontrollierte Ausgaben: Am schwersten zu kontrollieren, aber am wichtigsten. Einkäufe außerhalb des Beschaffungsverfahrens werden als unkontrollierte oder eigenmächtige Ausgaben bezeichnet. Dies könnte den Kauf von Technologie mit der Firmenkreditkarte oder den Kauf von Notfallausrüstung über Spesenabrechnungen umfassen.

Warum ist eine Ausgabenmanagementstrategie wichtig?

„Achten Sie auf die Pfennige, und die Dollar kümmern sich um sich selbst“ Ein altes Sprichwort, aber ein gutes Prinzip der Kostenkontrolle. Das Ausgabenmanagement ist entscheidend, um die Beschaffungskosten zu kontrollieren, von großen Investitionen bis zu kleinen Nebenausgaben.

Wie oben erwähnt, sind „Pfennige“—kleine, schwer nachzuverfolgende Transaktionen, die einen Großteil Ihrer Ausgaben ausmachen—am schädlichsten. Um die Ausgaben zu kontrollieren, verfolgen Sie diese kleineren Einkäufe und konsolidieren Sie sie für eine stärkere Hebelwirkung.

Verschwendung kann durch effektives Ausgabenmanagement reduziert werden. Es könnte Redundanzen, ungenutzte Software, unabsichtliche Bestellungen, verlorene Zahlungen und administrative Fehler aufdecken, die Ihrem Unternehmen Zeit und Geld kosten. Mit vollständiger Transparenz können Sie frühzeitig zahlen und Lieferantenrabatte erhalten.

Auswirkungen einer schlechten Ausgabenmanagementstrategie

Ein Unternehmen ohne Ausgabenmanagementstrategie zu führen, ist wie die Haushaltsausgaben auf eine Kreditkarte zu setzen, ohne die Abrechnung zu überprüfen. Ohne bewusste Ausgabenbeschränkungen können Sie profitabel bleiben, aber Sie wissen nicht, wann oder wie nah Sie am Abgrund sind.

Nach einer Krise oder Betriebsunterbrechung können Unternehmen, insbesondere aufstrebende, die Ausgabenkontrolle priorisieren. Budgetüberschreitungen, Cashflow-Schwankungen, Herausforderungen im Lieferkettenmanagement und das Vertrauen der Verbraucher können ein Unternehmen zerstören, wenn diese Probleme bestehen bleiben.

Nur durch die Kontrolle der Ausgaben können Sie Ihre Verpflichtungen erfüllen, Ihre Belegschaft entwickeln, Ihre Produkte verbessern und wirtschaftliche Stürme überstehen.

Wie effektives Ausgabenmanagement die Beschaffung verbessert

Die Beschaffung priorisiert Kostenreduzierung und Einsparungen. Intelligentes Ausgabenmanagement erreicht dieses Ziel und verbessert die Beschaffung in vielerlei Hinsicht:

• Systeme rationalisieren Einkäufe, wodurch Anfragen schneller und einfacher werden.
• Die Beschaffung bevorzugter Anbieter beschleunigt die Bewertung, Verhandlung und Ausführung.
• Besseres Lieferantenmanagement reduziert Routineaufgaben, sodass Teams an größeren Beschaffungsprojekten arbeiten können.
• Das Bestandsmanagement verbessert die Abstimmung von Lieferkette und Fertigung, wodurch Last-Minute-Materialanforderungen und Produktionsverzögerungen beseitigt werden.

Top 5 erfolgreiche Kostenmanagementstrategien

Prozessverbesserung braucht Zeit. Sie können schrittweise verschiedene bescheidene, effektive Taktiken in Ihre Managementpraktiken integrieren und Teams auf den neuesten Stand bringen.

Hier sind fünf einfache Möglichkeiten, um Ihr Verfahren zu verbessern und die Unternehmensausgaben besser zu verwalten:

1. Strategische Beschaffung

Eine der einfachsten und effektivsten Methoden, um Geld zu sparen und Risiken zu reduzieren, besteht darin, Lieferantenbeziehungen zu stärken.

Beginnen Sie damit, Daten über die Verträge und Lieferanten Ihres Unternehmens zu sammeln. Fragen Sie Abteilungsleiter nach ihren 10 oder 15 wichtigsten Anbietern. Nachdem Sie diese Daten gesammelt und zentralisiert haben (in einer Tabelle), können Sie Überschneidungen finden wie:

• Auftragnehmer mit einem Lieferanten
• Getrennte Abteilungen verwenden ähnliche Werkzeuge
• Gemeinsam genutzte Vorräte werden doppelt gekauft
• Softwarelizenzen oder Werkzeuge, die sich automatisch erneuern

Diese einfachen Entdeckungen können Ihrem Unternehmen helfen, seine Lieferantenliste auf eine bevorzugte Liste zu reduzieren. Danach können Sie nutzen:

• Bessere Preis- und Mengenrabatte
• Bessere Verträge mit bevorzugten Lieferanten
• Niedrigere Kosten für Rechnungsbearbeitung und Zahlungen

2. Definieren Sie Ihren Ausgabenprozess

Klare Richtlinien sind erforderlich, um Käufer und Interessengruppen zur Einhaltung zu bewegen. Die Festlegung von Ausgabenstandards und Schutzmaßnahmen in Ihrer Organisation ist der erste Schritt zur Entwicklung einer Ausgabenkontrollstrategie.

Einfache, klar definierte Ausgabenrichtlinien sind ausreichend. Ausgabenparameter umfassen:

• Wo und wie Kunden kleinere Einkäufe tätigen können (kuratierter Katalog, genehmigte Lieferantenliste).
• Wer Bestellungen aufgeben kann.
• Welche Kaufgrenzen und Genehmigungsprozesse basierend auf dem Dollarwert, der Abteilung usw. existieren.

3. Genehmigungen standardisieren

Nachdem Sie die Ausgabenrichtlinien festgelegt haben, benötigen Sie wiederholbare Genehmigungs-Workflows für Käufe. IT, Sicherheit, Recht und Finanzen müssen möglicherweise abhängig von der Art der Einkäufe zustimmen.

Gute Schritte im Genehmigungsprozess umfassen:

1. Standardisierung neuer Anforderungsformulare. Fügen Sie alle relevanten Details auf dem Anforderungsformular hinzu, um die Vereinbarung zu überprüfen und abzuschließen.
2. Festlegung, wann und wie Genehmiger Kaufanfragen behandeln sollten und wer den Prozess starten kann.
3. Festlegung der Genehmigungskriterien der Abteilung. Spezifische Anforderungen können umfassen:

• Juristische Formulierungen oder Bewertungen für neue Lieferantenverträge oder spezielle Freigaben für mehrjährige Verträge.
• IT benötigt Hardwarespezifikationen für den Kauf.
• InfoSec erfordert Anbietefragebögen, bevor neue Software oder Peripheriegeräte installiert werden.
• Finanzen verhandeln Verträge über eine bestimmte Summe.

4. Entwicklung eines Kommunikationsplans für Anfragen oder zusätzliche Informationen.
5. Hinzufügen von Einkäufen zu Ihrem Ausgabenmanagementsystem nach dem Abschluss, um Erneuerungen, Preise und Vertragsbedingungen zu verfolgen.

Erstellen Sie ein einfaches, wiederholbares Verfahren, damit Interessengruppen immer wissen, wo sie stehen, und unkontrollierte und nicht erfasste Ausgaben reduziert werden.

4. Verfolgen und bewerten Sie Ausgaben

Sammeln Sie zunächst alle Verträge und Ausgaben an einem Ort und entwickeln Sie einen Mechanismus, um neue Transaktionen dem Verfolgungssystem hinzuzufügen. Die Daten können dann verwendet werden, um Ausgaben zu prognostizieren, zu budgetieren und zu analysieren. Mit vollständigen, Echtzeitdaten können Sie:

• Ausgaben über Budgets nach Standort finden, Kategorie, Abteilung oder anderen Faktoren.
• Beschaffung und Einkäufe rationalisieren, um Geld zu sparen.
• Effektive KPIs erstellen, um Unternehmensausgaben und Umsatzziele zu verfolgen.
• Um die besten Angebote für Waren und Dienstleistungen zu erhalten, Preise vergleichen und Lieferanten analysieren.
• Finanzberichte vorbereiten und Audits schneller und mit weniger Schritten durchführen.

5. Prozessautomatisierung im effektiven Ausgabenmanagement

Ausgabenmanagement- und Beschaffungssoftware kann Beschaffung, Kreditorenbuchhaltung und Finanzen entlasten, wenn Ihr Unternehmen wächst. Durch die Automatisierung des Procure-to-Pay-Prozesses können Sie Arbeitskosten, Fehler und Skonti für frühzeitige Zahlungen sparen.

Ausgabenmanagementlösungen helfen, Ihren Einkaufsprozess zu systematisieren und bieten Vorteile wie:

• Automatisierte Genehmigungen von Bestellungen in Stunden statt Wochen. Die Genehmigung, der Kauf, der Empfang und die Abstimmung werden durch diese Straffung erleichtert, was die Fertigung und den Vertrieb beschleunigen kann.
• Komplett automatisierte Rechnungsverarbeitung und verknüpfte Zahlungen, die Zeit sparen und Fehler eliminieren.
• Automatisiertes Kategoriemanagement und Ausgabenberichte für Echtzeit-Einblicke in Einkäufe und Verträge.