Die Grundlagen der Ausgabenbündelung im Einkauf

Die Rationalisierung des Ausgabenmanagements ist eine der schnellsten Methoden, um Tail Spend zu reduzieren und die finanzielle Transparenz zu verbessern. Die Ausgabenbündelung kann die Effizienz erheblich steigern.

Ausgabenbündelung – wie kann sie Ihrem Unternehmen helfen? Wenn Sie mehrere Abteilungen oder Standorte weltweit betreuen, wie können Sie Ihre Ausgaben zentralisieren?

Dies erfordert die richtigen Logistik- und Softwarelösungen. Unternehmen können durch ein gut geplantes Bündelungsprogramm ihre Einkäufe zentralisieren, Gewinne steigern und den Markenwert verbessern.

Durch die Bündelung von Ausgaben können Einkaufsprozesse zentralisiert, Kosten gesenkt und der Einkauf im gesamten Unternehmen vereinheitlicht werden.

Ausgabenbündelung

Die Ausgabenbündelung vereinfacht die Transaktionen Ihres Unternehmens mit Lieferanten, indem sie diese auf wenige Anbieter konzentriert. Dabei kann es darum gehen, den Einkauf für mehrere Abteilungen oder über verschiedene Standorte hinweg zu bündeln.

Durch die Reduzierung der Anzahl von Lieferanten und die Senkung der Bestellhäufigkeit an verschiedenen Standorten können Sie die Effizienz im Einkauf steigern und die Kosten für das Ausgabenmanagement senken.

Warum ist es wichtig?

Eine unzusammenhängende Organisation der Ausgaben macht den Einkauf erheblich komplizierter. Die Ausgabenbündelung kann den Wert steigern und die Kosten im Beschaffungswesen Ihres Unternehmens senken.

Die Ausgabenbündelung vereinfacht die Einkaufs- und Zahlungslogistik eines Unternehmens. Durch die Reduzierung der Lieferantenbeziehungen und die Vereinfachung der Bestellungen über verschiedene Standorte hinweg wird der Papierkram minimiert.

Vorteile der Ausgabenbündelung

Abteilungen sparen Zeit und Geld, wenn sie die Ausgabenbündelung vollständig nutzen:

Bessere Optimierung der Ausgaben: Die Bündelung von Einkaufsausgaben wird in der Regel durchgeführt, um Kosten zu senken und die Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten zu verbessern. Die Zentralisierung des Einkaufs und die Nutzung von weniger Partnern erhöhen den Vertragswert. Größere Kunden, die Lieferanforderungen von verschiedenen Standorten kombinieren, erhalten bessere Preise von den Lieferanten.

Verbesserte Logistik: Die Zentralisierung des Einkaufs über verschiedene Standorte hinweg bietet zahlreiche Vorteile. Wenn alle Standorte dieselben Lieferanten nutzen, sinken die Logistikkosten und -probleme. Durch die Bündelung von Lieferbestellungen an verschiedenen Standorten wird eine gleichbleibende Produktqualität gewährleistet. Eine konsistente Erfahrung in stationären Geschäften stärkt die Marke.

Stärkung der Lieferantenbeziehungen: Die Zusammenarbeit mit wenigen, aber volumenstarken Lieferanten verbessert das Endergebnis. Einkäufer können von einem einzigen Großkunden eine höhere Konsistenz erwarten, während Lieferanten mit einem stabilen Umsatz rechnen können. Starke Lieferantenbeziehungen reduzieren das Risiko und stärken die Lieferketten.

Erhöhte Wertschöpfung im Einkauf: Durch die Reduzierung von sich wiederholenden Aufgaben und administrativer Arbeit im Zusammenhang mit dem Erwerb und der Bezahlung von Waren von einem großen Lieferantennetzwerk kann sich der Einkauf auf die Verbesserung anderer organisatorischer Prozesse konzentrieren. Dies hilft dem Einkauf, Kosten zu sparen und den Wert zu steigern.

Umsetzung der Ausgabenbündelung

1. Finden Sie Fürsprecher:
   Die Ausgabenbündelung ist umfangreich. Einkaufsabteilungen, die Ausgaben bündeln, stoßen oft auf Herausforderungen und internen Widerstand. Da die Ausgabenbündelung viele Einkaufsprozesse verändert, kann ein hochrangiger Befürworter dabei helfen, diese Veränderungen zu steuern und zu akzeptieren.
2. Daten zentralisieren:
   Die Zentralisierung aller Einkaufsdaten in Ihrem Unternehmen ist entscheidend für die Ausgabenbündelung. Die Zentralisierung von Daten auf einer Plattform ist der beste Weg, um die Ausgaben von Abteilungen oder Standorten zu verfolgen. Die Umsetzung der Ausgabenbündelung ist aufgrund der Datenzentralisierung eine zusätzliche Herausforderung. Weisen Sie eine verantwortliche Person zu, die diesen Prozess umsetzt.
3. Lieferantenlisten optimieren:
   Die Reduzierung Ihrer Lieferantenliste hilft Ihnen, die Ausgaben über Abteilungen oder Standorte hinweg zu bündeln. Durch die Konsolidierung der Einkäufe bei einigen sorgfältig ausgewählten, volumenstarken Lieferanten reduzieren Sie Rechnungen, Buchhaltungs- und rechtliche Genehmigungen und verbessern die Preise und Konditionen.
4. Genehmigungen und Kommunikation straffen:
   Durch die Zentralisierung Ihres Einkaufsprozesses und die Kommunikation mit den Abteilungen können Sie die Ausgaben optimieren, indem Sie die Entscheidungsfindung und die Genehmigungen verbessern. Diese vereinfachte Methode beseitigt Verzögerungen, die durch Missverständnisse zwischen den Abteilungen entstehen.
5. Risikomanagement nutzen:
   Vertrauen ist entscheidend, wenn Sie Ausgaben mit wenigen großen Anbietern bündeln. Ziehen Sie eine Risikominderung durch Dritte in Betracht, wenn Ihr Unternehmen kein Risikomanagementprogramm hat. Dies könnte die Einbeziehung des Risikomanagements in Ihre Partnerschaftsverträge beinhalten (zum Beispiel die Zusammenarbeit nur mit ISO-zertifizierten Lieferanten), die Verwendung eines Lieferantenfragebogens zur Risikobewertung oder eine verstärkte Sorgfalt bei der Lieferantensuche und den Verhandlungen.
6. Lieferanten überwachen:
   Das Verfolgen der Leistung von Lieferanten ist entscheidend, wenn Sie nur wenige Verträge haben. Das Management des Lieferantenlebenszyklus stellt sicher, dass die Lieferanten langfristig Leistung erbringen und Verträge eingehalten werden.
7. Prozesse bewerten und verbessern:
   Die Ausgabenbündelung ist komplex und entwickelt sich ständig weiter. Verbessern Sie kontinuierlich Ihren Ausgabenbündelungsprozess durch Lieferantenmanagement und Ausgabenanalysedaten. Diese Daten identifizieren Kostensenkungspotenziale, Stärken und Schwächen der Lieferkette sowie Konsistenz beim Einkauf über Abteilungen oder Standorte hinweg.