20 Tipps zum Sparen im Einkauf

Viele Unternehmen suchen nach Möglichkeiten, die Beschaffungskosten zu senken, da Budgets enger werden und Ausgaben rationalisiert werden.

Diese Unternehmen vergessen jedoch oft, dass zahlreiche kleine, systematische Verbesserungen im Laufe der Zeit die Beschaffungsergebnisse verbessern. Diese Änderungen wirken sich auf die Kosteneffizienz der indirekten Ausgaben aus, einem wichtigen Kostenfaktor.

Dies sind die Top 20 Techniken zur Optimierung Ihres P2P-Zyklus und zur Kosteneinsparung bei der Beschaffung. Erfahren Sie mehr darüber in diesem Artikel:

• Effizienzstrategien in der Beschaffung: Kosteneinsparungen und -vermeidung
• Top 20 Strategien zur Steigerung der Beschaffungseinsparungen das ganze Jahr über
• Wie Technologie die Beschaffungseinsparungen optimiert und beschleunigt

Kosteneinsparungen vs. Vermeidung

Kosteneinsparungen und Kostenvermeidung sind zwei Methoden, mit denen Unternehmen Geld sparen. Führungskräfte betonen häufig die Kosteneinsparungen, doch auch die Kostenvermeidung ist entscheidend.

Kosteneinsparungen bedeuten die Senkung von Projekt-, Abteilungs- oder Standortkosten. Durch die Beseitigung von Verschwendung und die Optimierung von Abläufen können Kosten gesenkt werden. Der Wechsel von teuren zu günstigeren Produkten oder Dienstleistungen kann ebenfalls Geld sparen. Kosteneinsparungen reduzieren Kosten, steigern die Effizienz und halten Unternehmen wettbewerbsfähig.

Die Vermeidung von Ausgaben ist Kostenvermeidung. Dazu gehört das Aushandeln besserer Lieferantenkonditionen (wie das Vermeiden geplanter Preiserhöhungen oder das Festlegen von Zinssätzen), die Durchführung von Wartungsarbeiten, um Ersatzkosten zu vermeiden, das Outsourcing von Aufgaben oder Prozessen und die Optimierung von Abläufen.

Top 20 Strategien zur Beschaffungseinsparung

Die 20 besten Strategien zur Steigerung der Ausgabeneffizienz, die von Beschaffungsleitern und Managern verwendet werden, sind:

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1. Stakeholder-Schulung: Gut dokumentierte Ausgabenrichtlinien legen die Erwartungen der Käufer und Entscheidungsträger fest. Diese Richtlinien schulen und befähigen alle, klug auszugeben und proaktiv zu beschaffen.
2. Sourcing strategisch angehen: Strategisches Sourcing ist kostengünstiger als transaktionale Beschaffung. Diese höheren Kosten beeinflussen die Kosten pro Einheit, die Reaktionszeit der Anbieter, die Bearbeitungszeit und andere weiche Kennzahlen. Organisationen profitieren quantitativ und qualitativ von hervorragenden Lieferantenbeziehungen.
3. Lieferantenlisten konsolidieren: Eine Überlappung von Lieferanten verwässert die Hebelwirkung, indem die Ausgaben verteilt werden. Die Konsolidierung von Lieferantenlisten stärkt Verbindungen und reduziert den Aufwand und die Kosten des Lieferantenmanagements.
4. Ungeplante Ausgaben begrenzen: Ausgaben außerhalb des dokumentierten Beschaffungsverfahrens erhöhen die Kosten und isolieren Informationen. Stattdessen sollten Beschaffungsrichtlinien implementiert und Firmeneinkäufe und Spotkäufe reduziert werden.
5. Ausgabenfreigabe-Regeln festlegen: Nachdem Sie Ihre Beschaffungsstrategie festgelegt haben, sollten Sie Protokolle und Kriterien zur Ausgabenfreigabe einrichten, um sicherzustellen, dass jede Kaufanfrage überprüft wird. Diese Standards können durch Bestellgröße, Produkttyp, Standort, Rolle oder Abteilung bestimmt werden. Größere Verträge sollten rechtlichen und sicherheitsrelevanten Überprüfungen unterzogen werden.
6. Drittanbieter-Risiken reduzieren: Unternehmen geben Millionen für die Eindämmung von Datenverletzungen und Beschaffungsbetrug aus. Um kostspielige Missgeschicke zu vermeiden, sollten Sie Risikomanagement in der Beschaffung implementieren.
7. Ihr Logo nutzen: Verwenden Sie Ihr Logo, um bessere Preise und Konditionen auszuhandeln. Für ein Zeugnis oder eine Fallstudie von einem erstklassigen Geschäftspartner bieten viele Anbieter möglicherweise einen Rabatt oder flexiblere Konditionen an.
8. Beschaffungskosten überprüfen: Ein Mangel an Berichterstattung und Ausgabenanalyse verbirgt viele unnötige Kosten. Legen Sie einen regelmäßigen Analyseplan fest, um Einsparungen aufzudecken und Verträge zu ändern. Kleine Verbesserungen im Laufe der Zeit sparen Tausende oder Hunderttausende.
9. Kategorien verwalten: Kostenmanagement erfordert das Wissen, welche Ausgabenkategorien Ihre größte Kapitalinvestition darstellen. Entwickeln Sie Kategorienmanagementtechniken für diese kostenintensiven Posten, um Geld zu sparen.
10. Mengenrabatte nutzen: Die Konsolidierung von Lieferantenverbindungen ermöglicht es Ihnen, Ihre am häufigsten verwendeten Materialien und Dienstleistungen zu kaufen. Nutzen Sie Mengenrabatte, um bei Unternehmensartikeln und Verbrauchsgütern zu sparen.
11. Spesenabrechnungen prüfen: Ein weiterer Ursprung unautorisierter Ausgaben sind Spesenabrechnungen. Regelmäßige Prüfungen decken übermäßige Ausgaben auf. Sie finden auch wiederkehrende Käufe mit Mitarbeiterkreditkarten, die durch die Ausgabenauswertung nicht erfasst werden.
12. Bestandsmanagement: Schlechtes Bestandsmanagement und Überbestellungen verursachen Haftungs- und Cashflow-Probleme. Überprüfen und verwalten Sie Bestände, um Überbestände und Engpässe zu vermeiden, insbesondere wenn eilige Lieferungen mehr kosten können.
13. Logistik optimieren: Zentralisierte Lieferdienste erhöhen die Kosten für Transport und Logistik. Optimieren Sie die Logistik über Standorte hinweg, um Transport- und Lagerkosten zu senken.
14. Preise benchmarken: Das Verständnis der Lieferantenpreise im Vergleich zu Branchen- oder internen Benchmarks hilft bei der Verhandlung der Beschaffung. Dies hält die Vertragsleistungskennzahlen robust.
15. Mehrjahresverträge in Betracht ziehen: Ein Mehrjahresvertrag mit einem zuverlässigen Anbieter senkt normalerweise die Raten. Zinssätze festlegen und Konditionen anpassen, um Geld zu sparen und den Wert des Deals zu steigern.
16. Weniger manuelle Buchhaltung: Manuelle Beschaffung und Buchhaltung sind teuer und ineffizient. Zusätzliche Gebühren, mehrere Zahlungen und Abschläge bei frühzeitiger Zahlung resultieren aus Fehlern in der Kreditorenbuchhaltung. Reduzieren Sie die manuelle Dateneingabe und -verarbeitung, um die Buchhaltungskosten pro Rechnung und den Overhead zu senken.
17. Rabatte: Starke Lieferantenverbindungen ermöglichen es Ihnen, bessere Vertragsbedingungen über den bloßen Preis hinaus auszuhandeln. Bessere Zahlungsfristen (die den Cash-Position verbessern) oder Frühzahlerabatte für verantwortungsvolle Kunden sind Beispiele. Lieferanten verhandeln oft mit Kunden, um gegenseitig vorteilhafte Vereinbarungen zu erreichen.
18. Beschaffungs-KPIs festlegen: Sie müssen Kosteneinsparungen quantifizieren, um sie zu verbessern. Durch das Setzen von Einkaufszielen und das Verfolgen des Fortschritts lässt sich Geld sparen. Berücksichtigen Sie die Vertragsleistung, die Effizienz der Lieferkette und die Gesamtkosten.
19. Rollenbasierte Ausgabenlimits festlegen: Abteilungs-, Rollen-, Organisations- und Team- oder Standortausgabenrichtlinien verfeinern die Budgetierung innerhalb der Organisation. Erstellen Sie dynamische Kontrollen, um Benutzer über Ausgabenbeschränkungen und Ausnahmen zu informieren.
20. Ausgaben mit Software verwalten: Ausgabenanalysesoftware hilft Finanz- und Buchhaltungsteams, Budgets zu verwalten und vorherzusagen, indem alle Ausgaben hervorgehoben werden. Ausgabenmanagement-Tools bieten detaillierte Firmendaten zu Ausgaben, heben Kostensenkungen und unnötige Ausgaben hervor.