Ihr Leitfaden für effiziente Beschaffung durch automatisierte Beschaffungsprozesse

Wussten Sie, dass gemäß einer aktuellen Umfrage 43 % der Unternehmen Defizite in ihrem Beschaffungsprozess erkennen? 

Dies kann leicht dazu führen, dass Inkonsistenzen im Beschaffungsprozess zu Missverständnissen bei den Lieferanten führen können, was wiederum verspätete Lieferungen und potenzielle Konflikte in den Geschäftsbeziehungen begünstigen kann.

In dieser Situation erweisen sich automatisierte Beschaffungsprozesse als äußerst wertvoll. 

Die Automatisierung im Einkauf zielt darauf ab, den Beschaffungsprozess durch die Integration von Technologie zu optimieren und dessen Effizienz zu steigern. Eine angemessene Automatisierung im Beschaffungsprozess reduziert den Zeitaufwand, reduziert manuelle Eingaben auf ein Minimum und gewährleistet eine schnelle, fehlerarme Erledigung aller anfallenden Aufgaben. 

Nun stellt sich natürlich die folgende Frage: Wie können Sie die Automatisierung nahtlos in Ihren Beschaffungsprozess integrieren?

Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über die folgenden Themen: 

1. Welche Vorteile bringen automatisierte Beschaffungsprozesse mit sich? 
2. Wie man eine Beschaffungsautomatisierung implementiert
3. Die 6 wichtigsten Beschaffungsprozesse, die Sie automatisieren sollten

Welche Vorteile bringen automatisierte Beschaffungsprozesse mit sich?  

Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen kauft regelmäßig überteuerte Produkte, da es keine Preisvergleichstools zur Verfügung hat. Oder denken Sie an den Zeitaufwand, der erforderlich ist, um eine falsch eingegebene Rechnung zu korrigieren. 

Obwohl diese Umstände alles andere als ideal sind, verdeutlichen sie die ineffizienten Abläufe und die kostspieligen Fehler, denen Unternehmen ausgesetzt sind, wenn sie auf veraltete traditionelle Beschaffungsmethoden setzen.

Hier sind einige wichtige Gründe, warum es für Sie und Ihr Unternehmen von Vorteil ist, Ihre Beschaffungsprozesse zu automatisieren: 

• Manuelle Fehler eliminieren: Die manuelle Bearbeitung, vor allem im Rahmen des Beschaffungsprozesses und insbesondere bei der Abwicklung von Rechnungen, bringt zahlreiche Herausforderungen mit sich. Dies reicht von Verzögerungen bei Zahlungen über Fehler bei der Dateneingabe und doppelten Rechnungsbegeleichungen bis hin zur verlegten Papierrechnungen. Automatisierte Beschaffungsprozesse schaffen hier Abhilfe, indem sie die Notwendigkeit manueller Dateneingabe überflüssig machen und gleichzeitig standardisierte Arbeitsabläufe für jeden Schritt im Beschaffungsprozess bieten. 
  

• Risikominimierung: Ihre Sicherheit hat oberste Priorität, und die Automatisierung trägt dazu bei, diese zu gewährleisten. Durch erhöhte Transparenz können Sie Ihre Lieferanten einheitlich bewerten. Dies gewährleistet nicht nur, dass Sie gezielt nur bei vertrauenswürdigen Lieferanten einkaufen, sondern reduziert auch das Risiko von Betrug. Darüber hinaus verfolgt die Software für automatisierte Beschaffungsprozesse konsequent die Leistung der Lieferanten und hilft Ihnen dabei, potenzielle Risiken im Beschaffungsprozess frühzeitig zu erkennen und zu reduzieren.
  

• Schnellere Verarbeitung: Schwierigkeiten bei der Beschaffung, die oft aufgrund von manuellen Genehmigungen oder verzögerten Entscheidungen auftreten, führen dazu, dass der gesamte Beschaffungsprozess ins Stocken gerät. Durch Automatisierung können alle Beteiligten schnell Preise von verschiedenen Anbietern vergleichen und sicherstellen, dass sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten. Außerdem können Genehmigungen problemlos verfolgt werden, ganz gleich, wie viele Abteilungen beteiligt sind. 
  

• Kostenoptimierung: Effizienz führt zu Kosteneinsparungen. Dank der Automatisierung sind manuelle Eingaben kaum mehr nötig, sodass Ihr Beschaffungsteam nicht übermäßig erweitert werden muss, wenn Ihr Unternehmen expandiert. Die verbesserte Kommunikation zwischen Ihnen als Einkäufer und Ihren Lieferanten bringt bessere Kaufentscheidungen mit sich und führt zu zusätzlichen Kosteneinsparungen, was äußerst vorteilhaft ist.
  

• Überblick über Ihre Ausgaben: Durch die Automatisierung im Beschaffungsbereich erhalten Sie einen umfassenden Überblick über Ihre Ausgaben. Sie können dann auf Grundlage aktueller Daten kontinuierlich alle Ausgaben überwachen, analysieren und effektive Strategien entwickeln. Mithilfe automatisierter Analysen lässt sich beispielsweise erkennen, dass während der Hochsaison für bestimmte Artikel in Ihrem Unternehmen regelmäßig übermäßig hohe Ausgaben anfallen. Diese Daten eröffnen Ihnen die Möglichkeit, bestehende Verträge neu zu verhandeln oder nach alternativen Lieferanten Ausschau zu halten. Dies wird dazu führen, dass Sie jedes Jahr erhebliche Einsparungen erzielen können.
  

• Zentrales Bestellplattform: Stellen Sie sich vor, Sie hätten eine einzige, benutzerfreundliche Plattform, auf der Sie alle Ihre beschaffungsbezogenen Informationen mühelos finden könnten. Automatisierte Beschaffungsprozesse fungieren als zentrale Plattform, auf der alle Daten, von den Lieferantendetails bis zur Einkaufshistorie, gespeichert werden. Das macht das Abrufen und Analysieren von Informationen einfach und effizient.
  

• Verbesserte Zusammenarbeit: Eine gut geschmierte Maschine ist effizienter, wenn alle ihre Teile harmonisch zusammenarbeiten. Die Automatisierung im Einkauf fördert die Zusammenarbeit sowohl innerhalb Ihrer Teams als auch mit externen Lieferanten. Sie ermöglicht schnellere Kommunikationswege und klare, transparente Arbeitsabläufe. Dadurch verbessern sich die Beziehungen zu Ihren externen Lieferanten erheblich. Dies wiederum trägt dazu bei, dass Ihre Beschaffungsprozesse effizienter gestaltet werden können, was letztendlich zu besseren Ergebnissen führt.

Wie man eine Beschaffungsautomatisierung implementiert

Automatisierte Beschaffungsprozesse haben zweifellos gezeigt, dass sie den Beschaffungsprozess in Unternehmen optimieren können. Ein Unternehmen, das nach wie vor auf manuelle Interaktionen mit seinen Lieferanten angewiesen ist, sei es bei der Bestellung von Waren oder der Weiterleitung von Anliegen, kann in ineffizienten Praktiken verhaftet sein.

Im Gegensatz dazu steht ein Unternehmen, das auf Automatisierung im Einkauf setzt. Hier laufen diese Aufgaben nahtlos und effizient ab. Automatisierte Beschaffungsprozesse sorgen dafür, dass die Bestellungen schnell und fehlerfrei bearbeitet werden, Unstimmigkeiten sofort erkannt und behoben werden, und Informationen in Echtzeit verfügbar sind.

Welches Unternehmen würden Sie in dieser Situation vorziehen? Natürlich dasjenige, das seinen Beschaffungsprozess optimieren und und effektiv gestalten möchte.

Nachdem Sie diese Unterschiede erkannt haben, geht es nun darum, die Kluft zwischen manueller und automatisierter Abwicklung durch die Implementierung geeigneter Lösungen zu überbrücken.

Hier ist ein 6-stufiger Aktionsplan, der Ihnen dabei helfen kann:

1. Analysieren Sie Ihren derzeitigen Beschaffungsprozess: Bevor Sie die Automatisierung im Einkauf einführen, ist es entscheidend, den aktuellen Workflow Ihres Beschaffungsprozesses genau zu kennen. Durch eine gründliche Analyse Ihres Systems erkennen Sie, welche Prozesse bereits reibungslos ablaufen und nicht zwingend menschliche Intervention erfordern. 
   

2. Identifizieren Sie potenzielle Bereiche für automatisierte Beschaffungsprozesse: Sobald Sie einen genauen Plan Ihres Beschaffungswesens haben, besteht die nächste Phase darin, Aufgaben zu erkennen, die sich für eine Automatisierung eignen, insbesondere solche, die eine umfangreiche Dateneingabe und -validierung erfordern. In diesem Schritt ermöglichen automatisierte Beschaffungsprozesse gezielte Optimierungen jener Aspekte Ihres Beschaffungsprozesses, die am meisten davon profitieren können.
   
   Sie sollten sich nun über folgendes im Klaren werden:
   
   a. Welche Prozesse sind besonders zeitaufwändig und könnten von der Automatisierung im Einkauf profitieren? 
   
   b. Wo kommt es häufig zu Engpässen in unserem Beschaffungsprozess? 
   
   c. Bei welchen Aufgaben treten häufig Fehler auf, die durch automatisierte Beschaffungsprozesse vermieden werden könnten? 
   
   d. Welche Tätigkeiten sind besonders kostenintensiv und könnten durch die Automatisierung des Beschaffungsprozesses effizienter gestaltet werden?
   
   
3. Auswahl der geeigneten Automatisierungssoftware: Nachdem Sie die Bereiche identifiziert haben, die für eine Automatisierung im Beschaffungsprozess in Frage kommen, geht es nun darum, die ideale Automatisierungssoftware auszuwählen, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Die ideale Software sollte kostengünstig zu installieren und schnell zu implementieren sein. Darüber hinaus ist Benutzerfreundlichkeit wichtig, damit Ihr Team sofort loslegen kann. 
   

4. Neue Automatisierungsabläufe entwerfen: Die Auswahl der richtigen Software ist nur die Spitze des Eisbergs. Der nächste Schritt besteht darin, neue und optimierte Arbeitsabläufe zu entwickeln. Das bedeutet, dass jede Aufgabe, angefangen bei der Auftragserteilung bis zur Genehmigung, neu definiert und in die Software integriert werden sollte.
   
   Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass Ihre derzeitige manuelle Methode fünf Schritte umfasst, um das Angebot eines Lieferanten zu genehmigen: Sie erhalten das Angebot per E-Mail, leiten es an den Abteilungsleiter weiter, warten auf dessen Antwort, geben das genehmigte Angebot manuell in ein Tracking-System ein und senden schließlich eine E-Mail mit der Genehmigung an den Lieferanten.
   
   Mit einem neu gestalteten Automatisierungs-Workflow könnte ein Angebot, sobald es eingeht, automatisch in das System hochgeladen und sofort dem Abteilungsleiter zur Genehmigung vorgelegt werden. Nach dessen Freigabe wird das System den Status automatisch aktualisieren und den Lieferanten benachrichtigen – und das alles in einem Bruchteil der Zeit. 
   

5. Implementierung und Test des neuen Workflows: Nachdem Sie Ihre neu gestalteten Arbeitsabläufe eingerichtet haben, ist es nun an der Zeit, diese in die Praxis umzusetzen. Oft ist es ratsam, schrittweise vorzugehen und die Prozesse nach und nach zu automatisieren, anstatt sich Hals über Kopf hineinzustürzen. Nach der erfolgreichen Implementierung ist es entscheidend, diese Arbeitsabläufe gründlich zu testen, um sicherzustellen, dass sie gemäß den gewünschten Vorgaben und Zielen funktionieren. 
   
   
6. Messen und verbessern Sie den Output: Automatisierung im Einkauf ist keine Angelegenheit, die man einfach mal so macht. Kontinuierliche Überwachung und Bewertung sind der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Ihre neuen Prozesse wie erwartet funktionieren. Überprüfen Sie besonders am Anfang, dass das System wie beabsichtigt arbeitet und dass alle erforderlichen Eingaben korrekt eingerichtet wurden, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Planen Sie regelmäßige Kontrollen ein, um sicherzustellen, dass der Beschaffungsprozess mit Ihren aktuellen Geschäftszielen übereinstimmt und dass alle entsprechenden Anpassungen laufend vorgenommen werden.

Die 6 wichtigsten Beschaffungsprozesse, die Sie automatisieren sollten

In der heutigen Geschäftswelt, in der Zeit und Effizienz von entscheidender Bedeutung sind, können sich nur wenige Unternehmen Verzögerungen und Fehler leisten. Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen kämpft immer noch mit einem Berg von Papierkram, um eine einfache Genehmigung zu erteilen, oder ein anderes Unternehmen verliert wertvolle Zeit und Ressourcen bei der Suche nach einem wichtigen Vertrag in einem Stapel von Dokumenten.  

Die umfassende Automatisierung im Einkauf sorgt dafür, genau diese mühsamen Aufgaben im Beschaffungsprozess zu rationalisieren. Als Beispiel: Die Automatisierung im Einkauf ermöglicht es einem modernen Unternehmen, Genehmigungen mit nur einem Klick sofort zu übermitteln. 

Automatisierte Beschaffungsprozesse ermöglichen die Revolutionierung von sechs zentralen Prozessen:

1. Bestellanforderung und -genehmigung: Sobald Ihr Team eine Kaufanfrage stellt, muss gewöhnlich erst eine Genehmigung eingeholt werden. Dieser Beschaffungsprozess kann in vielen Unternehmen sehr zeitaufwändig und kompliziert sein. Automatisierte Beschaffungsprozesse ermöglichen jedoch Genehmigungen innerhalb weniger Stunden anstelle von Wochen. Dadurch wird der gesamte Ablauf schneller und einfacher für alle Beteiligten.
   
   
2. Beschaffung: Durch die Automatisierung im Einkauf erhalten Sie die Möglichkeit, in kürzester Zeit verschiedene Anbieter zu vergleichen, sowohl deren Produkte auf Qualität als auch die Preise zu überprüfen und somit gut informierte Entscheidungen zu treffen. Dies ermöglicht nicht nur herausragende Qualität, sondern auch ein äußerst vorteilhaftes Preis-Leistungs-Verhältnis. Bei Droppe sind wir uns dieser Tatsache bewusst. Daher haben wir einen umfangreichen Industriekatalog zusammengestellt, der mehr als 150.000 Artikel von über 100 sorgfältig geprüften europäischen Lieferanten enthält. Wir stellen Beschaffungsexperten alle erforderlichen Suchfilter zur Verfügung, um den Beschaffungsprozess maximal zu optimieren und eine schnelle und strategische Beschaffung zu ermöglichen. Dadurch können Sie mühelos hochrelevante Optionen mit nur einem Klick beschaffen.
   

3. Verwaltung von Rechnungen: Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen kann in den heutigen Beschaffungsprozessen eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich bringen. Dazu gehören verlorene Bestellungen, Fehler bei der Bearbeitung von Wareneingängen, Verzögerungen bei der Einreichung und ein erheblicher Mangel an Transparenz im Beschaffungsprozess. Diese Schwierigkeiten können zu Zahlungsverzögerungen führen und die Einhaltung von Vorschriften gefährden.
   
   Um diese Probleme zu vermeiden, ist die Automatisierung im Einkauf ein entscheidender Schritt. Sie bietet Funktionen wie automatische Genehmigungen für routinemäßige Rechnungen mit geringem Wert und Integrationen mit bewährten Buchhaltungstools. Dank einer Automatisierung wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Transparenz verbessert, was zu schnelleren Zahlungen und einer besseren Einhaltung von Vorschriften im Beschaffungsprozess führt.
   

4. Zahlungen: Rechtzeitige Zahlungen sind das Rückgrat eines soliden Beschaffungsprozesses. Die Automatisierung im Einkauf stellt sicher, dass sämtliche Zahlungen, sei es an Lieferanten oder an andere Beteiligte, unverzüglich und fehlerfrei abgewickelt werden. Dies trägt nicht nur zur Stärkung des Vertrauens bei, sondern kann auch zu möglichen Preisnachlässen führen und Ihre Verhandlungsposition in zukünftigen Vertragsverhandlungen stärken. Automatisierte Zahlungsprozesse funktionieren zuverlässig und sind daher ein entscheidender Faktor, um den Beschaffungsprozess effizient und vorteilhaft zu gestalten.
   
   
5. Vertragsmanagement und -genehmigung: Stellen Sie sich vor, Sie müssten sich jedes Mal wenn Sie einen bestimmten Vertrag benötigen, durch einen Haufen Papierkram wühlen. Automatisierte Beschaffungsprozesse ermöglichen es Ihnen, alle Verträge an einem einzigen, leicht auffindbaren Ort online zu speichern. Des Weiteren gewährleistet das System die Präzision und Einheitlichkeit von Verträgen, wodurch Sie sich keine Sorgen bezüglich potenzieller Fehler oder Abweichungen machen müssen. 
   
   
6. Lieferanten-Management:Ein Mangel an Klarheit und Transparenz kann zu angespannten Beziehungen mit Lieferanten führen, was sich wiederum auf den gesamten Beschaffungsprozess negativ auswirken kann. Die Automatisierung der Lieferantenverwaltung hilft Ihnen, Ihre Lieferantenauswahl zu rationalisieren und sicherzustellen, dass die besten Kandidaten ausgewählt werden. Darüber hinaus erhalten Sie und Ihr Team Instrumente, anhand derer sie Probleme schnell erkennen und angehen können, wodurch die Beziehungen zu Ihren Lieferanten gestärkt und das Vertrauen gefördert wird.

Fazit  

Von komplexen Papierwegen bis hin zu belasteten Lieferantenbeziehungen führen traditionelle, kontinuierliche Beschaffungsprozesse oft zu kostspieligen Ineffizienzen und Fehlern.

Die Automatisierung im Einkauf hat das Potenzial, Ihre Beschaffungsprozesse radikal zu rationalisieren, menschliche Fehler zu reduzieren und die Genauigkeit zu erhöhen. Sie ist mehr als nur ein Werkzeug; sie fungiert als Brücke, die Unternehmen mit ihren Lieferanten auf sinnvolle, transparente und effiziente Weise verbindet. Dadurch werden die Geschäftsbeziehungen gestärkt, das Vertrauen wird wiederhergestellt und die Zusammenarbeit wird verbessert.

Wie bei allen Umgestaltungen ist jedoch auch hier ein strukturierter Ansatz erforderlich, der auf einem tiefen Verständnis der aktuellen Arbeitsabläufe, Herausforderungen und Ziele beruht. So können Sie sicherstellen, dass es bei der Umstellung nicht nur um die Integration neuer Software geht, sondern darum, die Technologie wirklich auf Ihre Unternehmensziele abzustimmen. Für automatisierte Beschaffungsprozesse ist ein ganzheitlicher Ansatz entscheidend, um deren Vorteile vollständig zu nutzen und den gesamten Beschaffungsprozess zu optimieren.