Din praktiska guide till automatiserad upphandling

Visste du att 43 % av alla organisationer enligt en nyligen genomförd undersökning upplever brister i sin inköpsorderprocess? 

Detta kan lätt leda till att man bygger upp överskottslager eller tvärtom får brist på viktiga förnödenheter. Inkonsekvenser i inköpsprocessen kan även leda till missförstånd mellan leverantörer och leda till sena leveranser och potentiella konflikter i affärsrelationerna.

Och det är precis här som automatiserad upphandling kommer in i bilden. 

Automatisering av upphandlingar innebär att innoverande teknik integreras i hela upphandlingsprocessen i syfte att maximera dess effektivitet. Korrekt automatisering skär ner på tiden som läggs på direkta upphandlingsaktiviteter, minskar manuellt arbete och säkerställer att uppgifterna slutförs snabbt och med färre fel. 

Med detta sagt kommer nästa fråga: hur kan du på ett smidigt sätt implementera automatisering i din upphandlingsprocess?

Det är dessa frågor vi kommer att ta upp i den här artikeln: 

1. Vilka är fördelarna med automatiserad upphandling? 
2. Hur implementerar man automatiserad upphandling?
3. Topp 6 upphandlingsprocesser som du bör automatisera

Vilka är fördelarna med automatiserad upphandling? 

Tänk dig ett scenario där ett företag konsekvent köper material till ett högre pris på grund av bristen på prisjämförelseverktyg, eller ett annat där flera timmar ägnas åt att rätta till en felaktigt angiven faktura. 

Dessa situationer är långt ifrån gynnsamma, men de återspeglar den verkliga ineffektiviteten och de kostsamma misstag som företag stöter på när de förlitar sig på föråldrade metoder för traditionell upphandling.

Nedan följer de viktigaste fördelarna som du och ditt företag kan dra nytta av genom att automatisera era inköpsprocesser:

• Eliminera manuella fel: Manuell hantering, särskilt vid fakturahantering, innebär stor risk för felsteg – från försenade betalningar, felaktig datainmatning, dubbla betalningar till felplacerade pappersfakturor. Automatiserade system tar itu med detta genom att totalt eliminera manuell datainmatning och tillhandahålla standardiserade arbetsflöden för varje inköp.
  

• Riskreducering: Trygghet och säkerhet bör vara av högsta prioritet och automatisering stärker dessa aspekter. Med ökad transparens utvärderas till exempel varje leverantör på ett enhetligt sätt. Detta säkerställer inte bara att du kan göra strategiska inköp från kända och pålitliga leverantörer, utan minskar också risken för bedrägerier. Dessutom spårar programvara för automatiserad upphandling konsekvent dina leverantörernas prestanda, vilket gör det lättare för dig att förutse och undvika potentiella risker.
  

• Snabbare bearbetning: Flaskhalsar i upphandlingsprocessen, som ofta beror på manuella godkännanden eller fördröjningar i beslutsfattandet, gör att hela processen går långsammare. Med automatisering kan dina intressenter snabbt jämföra priser från olika leverantörer, vilket säkerställer att de får optimalt värde. De kan också enkelt spåra godkännanden, oavsett hur många avdelningar som är inblandade. 
  

• Optimering av kostnader: Ökad effektivitet leder till kostnadsbesparingar. Automatisering minskar det manuella arbetet, så när ditt företag växer behöver du inte utöka ditt upphandlingsteam oproportionerligt mycket. Dessutom leder strömlinjeformad kommunikation mellan inköpare och leverantörer till bättre köpbeslut, vilket i längden ökar dina besparingarna.
  

• Insyn i dina utgifter: Automatiserad upphandling ger oöverträffad insikt i dina inköpsutgifter, vilket säkerställer att du kan övervaka, utvärdera och skapa strategier baserat på realtidsdata. Ett företag kan genom automatiserad analys till exempel upptäcka att de konsekvent spenderar för mycket på vissa råvaror under högsäsonger. Med denna data i handen kan de omförhandla kontrakt eller utforska alternativa leverantörer, vilket kan spara betydande belopp varje år.
  

• Centralt arkiv: Tänk dig att ha en enda, samlad plats för all din inköpsrelaterade information. Automatisering skaparen central hubb där all data, från leverantörsuppgifter till inköpshistorik, lagras. Det gör det enkelt att hämta och analysera informationen.
  

• Förbättrat samarbete: En väloljad maskin fungerar bäst när alla delar arbetar i synergi. Automatisering av inköp främjar samarbete, både inom interna team och med externa leverantörer. Sömlös informationsdelning, snabbare kommunikationskanaler och transparenta arbetsflöden innebär att teamen kan arbeta mer effektivt tillsammans, skapa starkare relationer och bättre resultat.

Hur implementerar man automatiserad upphandling?

Hittills har vi konstaterat att automatisering av upphandlingar omformar föråldrade och ineffektiva processer. 

Tänk dig ett företag som fastnar i manuella leverantörsinteraktioner, krångel kan uppstå i allt från orderplaceringar till lösningar på avvikelser. Föreställ dig nu ett annat företag där sådana uppgifter sömlöst flödar genom automatisering. Vilket av dem skulle du helst vilja vara?

Nästa utmaning är att förstå hur man kan överbrygga klyftan från manuella till automatiserade processer.

Här är en handlingsplan i 6 steg som kan vägleda dig:

1. Kartlägg ditt befintliga upphandlingsflöde: Innan du börjar automatisera bör du känna till hur dina inköpsprocesser ser ut. En kartläggning av det befintliga arbetsflödet kommer att belysa processer som är konsekventa och inte nödvändigtvis kräver manuellt arbete. 
   

2. Identifiera potentiella områden för automatisering: När du har en korrekt bild av din upphandlingsprocess är nästa fas att hitta uppgifter som är lämpliga för automatisering, särskilt de som innebär omfattande datainmatning och validering.
   
   Du kan ställa dig själv följande frågor:
   
   a. Vilka processer är särskilt tidskrävande? 
   b. Var uppstår ofta flaskhalsar? 
   c. Vilka uppgifter är ofta behäftade med fel? 
   d. Vilka aktiviteter är kostsammast? 
   
   
   
3. Välj lämplig automatiseringsprogramvara: Efter att ha identifierat områden som är redo för automatisering är det dags att välja den perfekta programvaran som kan skräddarsys för ditt företags behov. Den idealiska programvaran bör vara kostnadseffektiv att installera och snabb att driftsätta. Dessutom är användarvänlighet viktigt för att säkerställa att ditt team kan komma igång direkt. 
   

4. Utforma nya arbetsflöden för automatisering: Att välja rätt programvara är bara toppen av isberget, nästa steg innebär att skapa nya och optimerade arbetsflöden. Det innebär att varje uppgift, från orderläggning till godkännande, bör omdefinieras och integreras i programvaran. Tänk dig till exempel att din nuvarande manuella metod innebär fem steg för att godkänna en leverantörs offert: ta emot offerten via e-post, vidarebefordra den till avdelningschefen, invänta hens svar, manuellt föra in den godkända offerten i ett spårningssystem och slutligen skicka ett e-postmeddelande till leverantören med godkännandet. Med ett nyutvecklat automatiserat arbetsflöde kan offerten automatiskt laddas upp i systemet så snart den tas emot, direkt skickas till avdelningschefen för godkännande och när den väl är godkänd kan systemet automatiskt uppdatera statusen och meddela leverantören, allt på en bråkdel av tiden det tidigare tog för samma process.
   

5. Implementera och testa nya arbetsflöden: Med dina nydesignade arbetsflöden på plats är det dags att blåsa liv i processen. Det är ofta klokt att ta det stegvis – att automatisera processer bit för bit snarare än att kasta sig in i det med huvudet före. Efter implementeringen behöver dessa arbetsflöden testas noggrant för att säkerställa att de fungerar smidigt. Sådana tester hjälper till att fastställa implementeringens effektivitet och peka ut eventuella områden som behöver förfinas.
   
   
6. Mät och förbättra resultatet: Automatisering är inte något man bara sätter igång och glömmer. Kontinuerlig övervakning och utvärdering är avgörande för att säkerställa att de nya processerna levererar som förväntat. Planera in regelbundna utvärderingar för att säkerställa att processen fortsätter att ligga i linje med dina affärsmål och att alla nödvändiga justeringar omedelbart görs för att förfina arbetsflödet.

Topp 6 upphandlingsprocesser som du bör automatisera  

Idag är det inte många företag som har råd med förseningar och misstag. Tänk dig ett företag som fortfarande sitter fast i pappershögar för att kunna genomföra ett enkelt godkännande eller ett annat där man måste leta igenom flera skrivbordslådor för att hitta ett viktigt kontrakt. 

Automatiserad upphandling från början till slut hjälper till att effektivisera dessa tråkiga uppgifter. För en tydligare bild, glöm det tidigare exemplet och föreställ dig istället ett företag där rätt teammedlem omedelbart meddelas om ett godkännande med bara ett enda klick.

Med den visionen i åtanke kommer här en lista över de 6 viktigaste processerna som du kan förändra genom automatisering:

1. Inköpsförfrågan och godkännande: När ett team behöver köpa något måste de ofta få det godkänt först – en process som kan vara väldigt långsam och förvirrande i många företag. Med automatiserad upphandling kan godkännandet ske på bara timmar istället för veckor, vilket gör processen snabbare och smidigare för alla inblandade.
   
   
2. Sourcing: Med automatisering kan du snabbt jämföra flera leverantörer, bedöma kvalitet och pris och fatta välgrundade beslut. Detta säkerställer inte bara hög kvalitet utan ger också valuta för pengarna. På Droppe vet vi detta mycket väl. Det är därför vi har byggt upp en industrikatalog med över 150 000 SKU från över 100 kontrollerade europeiska leverantörer och vi förser inköpare med alla sökfilter som behövs för snabb och strategisk sourcing. På så sätt kan du snabbt hitta endast relevanta alternativ genom att helt enkelt klicka på en knapp. 
   

3. Fakturahantering: Manuell hantering av fakturor kan leda till olika problem: förlorade inköpsorder, felaktig hantering av varumottagningar, förseningar i inlämningen och en betydande brist på transparens. Dessa utmaningar kan leda till försenade betalningar och problem med regelefterlevnad. Automatisering kommer med funktioner som automatiska godkännanden för rutinmässiga fakturor med lågt värde och integrationer med etablerade redovisningsverktyg, vilket effektiviserar din fakturahantering.
   

4. Betalningar: Betalningar i rätt tid utgör ryggraden i en robust upphandlingsprocess. Automatisering säkerställer att alla betalningar, oavsett om det är till leverantörer eller intressenter, behandlas snabbt och korrekt. Detta skapar inte bara förtroende utan leder också till potentiella rabatter och bättre förhandlingsposition i framtida affärer.
   

5. Kontraktshantering och godkännande: Tänk dig att behöva gå igenom mängder av papper varje gång du behöver ett specifikt avtal. Med automatiserad upphandling lagras alla dina avtal på ett samlat ställe som alla relevanta har tillgång till. Systemet ser också till att de behandlas korrekt och konsekvent, så att du inte behöver oroa dig för misstag eller skillnader mellan dem.
   
   
6. Hantering av leverantörer: I avsaknad av tydlighet och transparens kan leverantörsrelationerna bli ansträngda, vilket i sig påverkar den övergripande upphandlingsprocessen. Automatiserad leverantörshantering hjälper dig att effektivisera ditt urval av leverantörer och säkerställer att de bästa kandidaterna väljs. Dessutom får du och ditt team verktyg för att snabbt identifiera och åtgärda eventuella problem, vilket stärker leverantörsrelationerna och skapar förtroende. Ett automatiserat system kan till exempel lyfta fram en leverantörs konsekventa leveransförseningar, så att du kan ta itu med problemet direkt och därigenom stärka leverantörsrelationerna och bygga upp ett ömsesidigt förtroende.

Slutsats   

Traditionella end-to-end-upphandlingsmetoder kan ofta leda till en mängd kostsamma ineffektiviteter och fel, från trassliga pappersspår till ansträngda leverantörsrelationer.

Automatisering av din upphandling har potential att radikalt effektivisera dina processer, minska antalet mänskliga fel och öka precisionen. Det är mer än bara ett verktyg, det fungerar som en bro mellan företag och deras leverantörer på ett mer meningsfullt, transparent och effektivt sätt. Som ett resultat stärks relationerna, förtroendet återupprättas och samarbetet förbättras.

Men som med alla grundläggande förändringar krävs ett strukturerat tillvägagångssätt som bygger på en djup förståelse för nuvarande arbetsflöden, utmaningar och mål. Detta säkerställer att omvandlingen inte bara handlar om att integrera ny programvara utan om att verkligen anpassa tekniken till dina affärsmål.