Hankintojen automaatio: käytännön opas

Tiesitkö, että tuoreen tutkimuksen mukaan 43% organisaatioista tunnistaa puutteita ostotilausprosessissaan? 

Puutteet prosessissa voivat helposti johtaa ylimääräisen varaston kertymiseen tai vaihtoehtoisesti välttämättömien tarvikkeiden loppumiseen. Epäjohdonmukaisuudet ostotilausprosessissa voivat lisäksi aiheuttaa väärinkäsityksiä toimittajiesi kanssa, mikä saattaa johtaa myöhästyneisiin toimituksiin. Lisäksi riskinä ovat mahdolliset konfliktit liikesuhteissa. Näitä ongelmia välttääksemme voimme ottaa käyttöön hankintojen automaation yrityksessä. 

Hankinta-automaatiolla tarkoitetaan teknologian integrointia koko hankintaprosessiin sen tehokkuuden maksimoimiseksi. Asianmukaisesti toteutettu automaatio vähentää hankintatoimiin kuluvaa työaikaa, vähentää manuaalista työtä ja varmistaa, että työt valmistuvat nopeasti ja inhimilliset virheet vähenevät.
 

Seuraava kysymys onkin, miten automaatio toteutetaan saumattomasti osaksi hankintaprosessiasi?

Tässä artikkelissa käsittelemme seuraavia aiheita: 

1. Mitkä ovat hankintojen automaation edut? 
2. Hankintaprosessin automaation toteuttaminen
3. 6 tärkeintä automatisoitavaa hankintaprosessia 

Mitkä ovat hankintojen automaation edut? 

Automaation puute saattaa johtaa monenlaisiin ongelmiin. Yritys saattaa esimerkiksi ostaa jatkuvasti materiaaleja liian korkealla hinnalla, koska hankintaprosessissa ei hyödynnetä hintavertailutyökaluja. Työtunteja saattaa myös kulua paljon esimerkiksi virheellisesti syötetyn laskun korjaamiseen.

Nämä tilanteet ovat kaukana ihanteesta, mutta ne kuvaavat tosielämässä tapahtuvaa työn tehottomuutta ja kalliita inhimillisiä virheitä. Yritykset kohtaavat näitä ongelmia luottaessaan vanhentuneisiin perinteisiin hankintamenetelmiin.

Toimitusketjun kehittäminen automaatiolla tuo sinulle ja yrityksellesi seuraavat edut:

• Inhimillisten virheiden väheneminen: Manuaalinen työ erityisesti laskujen käsittelyssä on täynnä sudenkuoppia – uhkana voivat olla maksuviivästykset, virheellisesti syötetyt tiedot, päällekkäiset maksut tai kokonaan kadonneet paperilaskut. Automatisoidut järjestelmät ratkaisevat näitä ongelmia poistamalla manuaalisen työn tietojen syöttämisessä kokonaan. Automatisoidut järjestelmät tarjoavat standardoidut työnkulut jokaiselle hankinnalle.
  

• Riskien vähentäminen: Turvallisuus on yksi tärkeimmistä prioriteeteista yrityksessä, ja automaatio tukeekin olennaisesti turvallisuutta. Esimerkiksi jokaisen toimittajan yhtenäisesti tapahtuva arviointi lisää läpinäkyvyyttä. Tämä toimintatapa vähentää petosriskiä ja takaa, että voit tehdä hankintoja strategisesti tunnetuilta ja luotettavilta toimittajilta. Lisäksi hankinta-automaation ohjelmisto seuraa johdonmukaisesti toimittajan suorituskykyä, mikä helpottaa mahdollisten riskien ennustamista ja lieventämistä.
  

• Lyhyempi käsittelyaika: Manuaalisesti tehtävistä hyväksynnöistä tai päätöksenteon viivästyksistä johtuvat hankintojen pullonkaulat hidastavat koko prosessia. Automaation avulla sidosryhmäsi voivat vertailla nopeasti eri toimittajien hintoja varmistaakseen, että hankinta tehdään optimaalisesti. Sidosryhmäsi voivat myös helposti seurata hyväksyntöjä riippumatta siitä, kuinka monta osastoa prosessissa on mukana. 
  

• Kustannusten optimointi: tehokkuus johtaa säästöihin kustannuksissa. Automaatio vähentää manuaalista työtä, joten yrityksesi kasvaessa sinun ei samalla tarvitse laajentaa hankintatiimiäsi suhteettomasti. Lisäksi ostajien ja toimittajien välisen viestinnän virtaviivaistaminen johtaa parempiin ostopäätöksiin, mikä osaltaan kasvattaa yrityksesi säästöjä.
  

• Kulutuksen hallinta: Hankintojen automatisointi tarjoaa vertaansa vailla olevia tietoja yrityksesi menoista. Näin yrityksessä voidaan hyödyntää reaaliaikaiseen kulutustietoon perustuvaa seurantaa ja arviointia strategian kehittämiseksi. Yritys saattaa automatisoidun analytiikan avulla esimerkiksi huomata, että se kuluttaa jatkuvasti liikaa tiettyjä raaka-aineita sesonkiaikoina. Näiden tietojen avulla yrityksessä voidaan neuvotella sopimuksia uudelleen tai tutkia vaihtoehtoisia toimittajia, mikä voi säästää merkittäviä summia vuosittain.
  

• Keskitetty tietopankki: Kuvittele, että sinulla on yksi yhtenäinen paikka kaikille yrityksesi hankintoihin liittyville tiedoille. Automaatio tarjoaa keskitetyn paikan, johon kaikki hankintaprosessiin liittyvät tiedot tallennetaan. Samasta paikasta löytyy kaikki aina toimittajien tiedoista ostohistoriaan saakka. Tämä tekee tietojen hakemisesta ja analysoinnista suoraviivaista.
  

• Tehostettu yhteistyö: Hyvin öljytty kone toimii parhaiten, kun kaikki sen osat toimivat sopusoinnussa. Hankintojen automatisointi edistää yhteistyötä sekä sisäisissä tiimeissä että ulkoisten toimittajien kanssa. Tietojen saumaton jakaminen, nopeammat viestintäkanavat ja läpinäkyvä työnkulku mahdollistavat sen, että tiimit voivat työskennellä yhdessä tehokkaammin, luoden vahvempia suhteita ja parempia tuloksia.

Hankintaprosessin automaation toteuttaminen

Toimitusketjun kehittäminen hankinta-automaation keinoin muokkaa vanhentuneita ja tehottomia prosesseja. 

Kuvitellaan manuaaliseen vuorovaikutukseen toimittajien kanssa, aina tilausten tekemisestä ristiriitaisiin ratkaisuihin, jumiutunut yritys. Kuvitellaan nyt toinen yritys, jossa tällaiset tehtävät kulkevat saumattomasti automaation läpi. Kummassa yrityksessä työskentelisit mieluummin?

Nämä erot tunnistettuamme on seuraavana haasteena ymmärtää, miten voimme siirtyä manuaalisesta automatisoituun prosessiin yrityksessä.

Tässä on oppaaksesi kuusivaiheinen toimintasuunnitelma:

1. Kartoita yrityksessäsi olemassa oleva hankinnan työnkulku: Ennen automaation käyttöönottoa sinun tulee tietää hankintaprosessiesi tila kokonaisuudessaan. Olemassa olevan työnkulun kartoittaminen tuo ilmi prosesseja, jotka ovat johdonmukaisia eivätkä välttämättä vaadi inhimillistä kosketusta. 
   

2. Tunnista mahdolliset automaation käyttökohteet: Kun olet saanut tarkan käsityksen yrityksesi hankintaprosesseista, on seuraava vaihe havaita ne tehtävät, jotka soveltuvat automatisoitaviksi. Tällaisia tehtäviä ovat erityisesti ne, joihin liittyy merkittävä määrä tietojen syöttöä ja validointia.
   
   Voit kysyä itseltäsi seuraavat kysymykset:
   
   a. Mitkä prosessit ovat erityisen aikaa vieviä? 
   b. Missä esiintyy usein pullonkauloja? 
   c. Missä tehtävissä tapahtuu usein virheitä? 
   d. Mitkä toiminnot ovat kalleimpia?
   
    
3. Valitse sopiva automaatio-ohjelmisto: Kun olet tunnistanut automaatiolle kypsät alueet, siirtyy painopiste ihanteellisen automaatio-ohjelmiston valintaan. Valitun ohjelman tulee olla räätälöity yrityksesi tarpeisiin. Ihanteellisen ohjelmiston tulisi olla kustannustehokas asentaa ja nopea ottaa käyttöön. Lisäksi käyttäjäystävällisyys on tärkeää, jotta voidaan varmistaa että tiimisi pääsee vauhtiin. 
   

4. Suunnittele uusia automaatiotyönkulkuja: Oikean ohjelmiston valitseminen on vain jäävuoren huippu. Seuraava vaihe on uusien ja optimoitujen työnkulkujen luominen. Tämä tarkoittaa, että koko prosessi, aina tilauksen tekemisestä hyväksynnän reititykseen, on määriteltävä uudelleen ja integroitava ohjelmistoon. Kuvittele esimerkiksi, että nykyinen manuaalinen työmenetelmä sisältää viisi vaihetta myyjän tarjouksen hyväksymiseksi. Nämä vaiheet voisivat olla esimerkiksi tarjouksen vastaanottaminen sähköpostitse, sen välittäminen osastopäällikölle, osastopäällikön vastauksen odottaminen, hyväksytyn tarjouksen syöttäminen manuaalisesti seurantajärjestelmään ja lopuksi hyväksynnän lähettäminen myyjälle sähköpostitse. Viimeisimmällä automatisoidulla työnkululla prosessi on eri näköinen: Heti kun tarjous on vastaanotettu, se voidaan ladata automaattisesti järjestelmään, ilmoittaa välittömästi osaston päällikölle hyväksyttäväksi, ja kun se on hyväksytty, järjestelmä voi päivittää tarjouksen tilan automaattisesti ja ilmoittaa siitä myyjälle. Tämä kaikki tapahtuu murto-osassa manuaaliseen työhön kuluvasta ajasta.
   

5. Toteuta ja testaa uutta työnkulkua: Kun suunnitelmat automatisoidulle työnkululle on tehty, on aika herättää ne henkiin. Usein on viisainta ottaa vaiheittainen lähestymistapa. Tällöin voidaan automatisoida prosesseja vähitellen sen sijaan, että kaikki tehtäisiin kerralla. Toteutuksen jälkeen työnkulkuja on testattava perusteellisesti sujuvan toimivuuden varmistamiseksi. Testit auttavat varmistamaan toteutuksen tehokkuuden ja osoittamaan mahdolliset korjauksia vaativat alueet.
   
   
6. Mittaa ja paranna tulosta: Automaatio ei ole asia, jonka voi jättää täysin huomiotta toteutuksen jälkeen. Jatkuva seuranta ja arviointi ovat avainasemassa, jotta voidaan varmistaa, että uudet prosessisi toimivat odotetulla tavalla. Aikatauluta säännölliset arvioinnit varmistaaksesi, että prosessi pysyy linjassa liiketoimintatavoitteidesi kanssa ja että työnkulun tarkentamiseksi tarvittavat muutokset tehdään mahdollisimman nopeasti.

6 tärkeintä automatisoitavaa hankintaprosessia

Nykyään ei ole monia yrityksiä, joilla on varaa viivästyksiin ja virheisiin. Kuvittele esimerkiksi yritys, joka on edelleen sotkeutunut paperipinoihin yhden yksinkertaisen hyväksynnän saamiseksi, tai jonka on tärkeän sopimuksen allekirjoittamiseksi käytävä läpi useampi työpöytä. 

Kokonaisvaltainen hankinnan automatisointi auttaa virtaviivaistamaan näitä työläitä tehtäviä. Unohda nyt edellinen esimerkki ja kuvittele sen sijaan yritys, jossa oikealle tiimin jäsenelle ilmoitetaan hyväksynnästä välittömästi yhdellä

napsautuksella. Tätä visiota silmällä pitäen tässä on luettelo tärkeimmistä prosessista, joita voit kehittää automaation avulla:

1. Ostopyyntö ja hyväksyntä: Kun tiimin on ostettava jotain, sen on usein saatava ensin hyväksyntä – tämä prosessi saattaakin olla todella hidas ja hämmentävä monissa yrityksissä. Hankinta-automaation avulla tämä hyväksyntä voi tapahtua tunneissa viikkojen sijaan, mikä tekee prosessista nopeamman ja sujuvamman kaikille osapuolille.
   
   
2. Hankinta: Automaation avulla voit vertailla nopeasti useita eri toimittajia, arvioida laatu- ja hintatietoja sekä tehdä tietoon perustuvia päätöksiä. Tämä ei ainoastaan takaa parempaa laatua, vaan myös vastinetta rahallesi. Me Droppella tiedämmekin tämän erityisen hyvin. Siksi olemme rakentaneet yli 150 000 tuotteen valikoiman yli 100 tarkastetulta eurooppalaisesta toimittajalta. Tarjoamme hankinnan ammattilaisille kaikki hakusuodattimet, joita tarvitaan nopeaan ja strategiseen hankintaan. Näin voit nopeasti löytää yrityksellesi erittäin relevantteja vaihtoehtoja helposti napin painalluksella. 
   

3. Laskujen hallinta: Laskujen manuaalinen käsittely voi johtaa erilaisiin ongelmiin. Näitä ongelmia voivat olla esimerkiksi kadotetut ostotilaukset, kuittien virheellinen käsittely, toimitusviiveet ja merkittävä avoimuuden puute. Nämä haasteet voivat huipentua maksujen viivästymiseen ja sääntöjen noudattamiseen liittyviin ongelmiin. Automaatio mahdollistaa hyödyllisiä ominaisuuksia, kuten automaattiset hyväksynnät rutiininomaisille vähäarvoisille laskuille sekä integraation suosituimpien kirjanpitotyökalujen kanssa. Nämä virtaviivaistavat laskujen hallintaa yrityksessäsi.
   

4. Maksut: Oikea-aikaiset maksut muodostavat vankan hankintaprosessin selkärangan. Automaatio varmistaa, että kaikki maksut, olivatpa ne sitten myyjille tai sidosryhmille, käsitellään nopeasti ja tarkasti. Tämä lisää luottamusta ja voi johtaa myös mahdollisiin alennuksiin ja parempaan neuvotteluvoimaan tulevissa liiketoimissa.
   
   
5. Sopimusten hallinta ja hyväksyminen: Kuvittele, että sinun on kaivettava kasoittain paperipinoja joka kerta, kun tarvitset tietyn sopimuksen. Hankinta-automaation avulla sopimusten hallinta yksinkertaistuu, kun kaikki sopimuksesi tallennetaan yhteen helposti löydettävään paikkaan verkossa. Lisäksi järjestelmä pitää sopimukset tarkkoina ja johdonmukaisina, joten sinun ei tarvitse huolehtia virheistä tai eroista niiden välillä.
   

6. Toimittajahallinta: Selkeyden ja avoimuuden puuttuessa toimittajasuhteet voivat kiristyä, mikä vaikuttaa koko hankintaprosessiin. Toimittajien hallinnan automatisointi auttaa sinua virtaviivaistamaan toimittajien valintaa ja varmistamaan, että parhaat ehdokkaat valitaan joka kerta. Lisäksi se antaa sinulle ja tiimillesi työkalut ongelmien nopeaan tunnistamiseen ja ratkaisemiseen. Automaatio on avain myös myyjäsuhteiden vahvistamiseen ja luottamuksen lisäämiseen. Automatisoitu järjestelmä voi esimerkiksi korostaa toimittajan jatkuvia toimitusviiveitä, jolloin voit puuttua ongelmaan suoraan ja nopeasti, mikä vahvistaa toimittajasuhteita ja rakentaa keskinäistä luottamusta.

Yhteenveto  

Perinteiset hankintaprosessit voivat usein johtaa kalliiseen tehottomuuteen, paperitöihin hukkumiseen ja hankaliin toimittajasuhteisiin. 

Hankintaprosessin automaatiolla on potentiaalia virtaviivaistaa prosessejasi radikaalisti, vähentää inhimillisiä virheitä ja lisätä tarkkuutta. Automaatio ei ole pelkkä työkalu, vaan se toimii siltana, joka yhdistää yritykset toimittajiinsa merkityksellisemmillä, avoimemmilla ja tehokkaammilla tavoilla. Tämän seurauksena suhteet vahvistuvat, luottamus palautuu ja yhteistyömahdollisuudet lisääntyvät.

Kuten kaikki muutokset, tämäkin edellyttää jäsenneltyä lähestymistapaa, joka perustuu nykyisten työnkulkujen, haasteiden ja tavoitteiden syvälliseen ymmärtämiseen. Näin varmistetaan, että muutoksessa ei ole kyse pelkästään uusien ohjelmistojen integroinnista, vaan teknologian todellisesta mukauttamisesta yrityksesi liiketoiminnallisiin tavoitteisiin.