Ausgabenanalyse vergleicht aktuelle und vergangene Ausgaben. Das Ziel ist, Kosten zu senken, strategisches Sourcing zu verbessern und die Ausgabenkontrolle zu stärken. Um Muster zu erkennen, müssen Ausgabedaten in KPIs und Metriken umgewandelt und dann visualisiert werden.
Für die Analyse sind besonders Daten geeignet, die folgende Eigenschaften aufweisen:
- Alle Datenbanken von Beschaffungs-, Einkaufs- und Finanztransaktionssoftware. ERP, Hauptbuch, eProcurement und Ausgabenmanagement
- Normalisiert für korrekte Zuordnung und Zusammenfassung.
- Organisiert nach hierarchischem Taxonomie, vorzugsweise nach Artikel.
- Angereichert, um erforderliche Felder auszufüllen.
- Verarbeitet von einer KI-Engine, einer Geschäftsregel-Engine und datenaffinen Ausgabenanalysten.
Diese Dateneinstellungen erhöhen die Möglichkeit einer zuverlässigen, umsetzbaren Analyse. Die Datenverarbeitung wird viel schneller sein als mit einer Tabellenkalkulation oder einer Regel-Engine.
Traditionell dauert die Ausgabenanalyse Monate und ist mühsam. Aufgrund ihrer Dauer ist die Bewertung unangenehm, mehr als ein- oder zweimal im Jahr abzuschließen. Das zwingt das Beschaffungsteam, veraltete Daten zu verwenden und die Sichtbarkeit ihrer Projekte zu verlieren.
Durch die Verarbeitung von Daten mit einer KI-Engine können einige Wochen oder Tage eingespart werden. Ausgabenanalyse-Software kann die Ergebnisse der Initiativen mit Zielen vergleichen, wenn sie mehrmals im Jahr wiederholt wird. Die Ausgabenanalyse wird strategischer, wenn die Beschaffung je nach neuen Fakten angepasst werden kann.
Was ist Ausgabenanalyse?
Die Ausgabenanalyse überprüft aktuelle und historische Unternehmensausgaben, um Kostensenkungsmöglichkeiten zu finden, das strategische Sourcing zu verbessern und Einkaufspreise zu senken.
Die Ausgabenanalyse besteht aus drei Hauptaspekten:
- Saubere Ausgabedaten, KPIs und andere Maßnahmen bieten Ausgabensichtbarkeit aus mehreren Blickwinkeln.
- Ausgabenanalyse—Fragen zu Unternehmensausgaben und -einkäufen stellen, Antworten in Messungen finden und Kosten senken sowie Ergebnisse verbessern.
- Anpassung der Beschaffungsprozesse an die Unternehmensziele basierend auf Analyseergebnissen.
Ausgabensichtbarkeit
Die Ausgabenanalyse erfordert präzise Einkaufsdaten aus allen Quellen, um Beschaffungsvariablen im Laufe der Zeit zu messen. KPIs messen die Leistung der vorherigen und aktuellen Prozesse. KPIs und Indikatoren helfen, Einkaufsdaten zu verstehen, sei es ein Tabellenkalkulationsdiagramm aus dem letzten Quartal oder eine Ausgabenanalyse-Software mit Jahrelangen Daten.
Man kann nicht sparen, was man nicht sieht.
Ausgabenanalyse KPIs und Metriken Datensammlung und Verarbeitung
Wir alle kennen den Ausdruck „Garbage In, Garbage Out“. Dies gilt für die Analyse von Beschaffungskosten. Die meisten Beschaffungsteams verwenden diese Technik, um granulare Daten für genaue Ergebnisse zu erhalten.
Bestimmen Sie alle Beschaffungs- und Sourcing-Datenquellen.
ERPs, e-Procurement-Software, Ausgabesysteme, P-Cards und Hauptbücher sind Datenquellen. Sammeln Sie Ausgabendaten aus allen Abteilungen, Unternehmen und Fabriken. Denken Sie daran, dass direkte und indirekte Ausgaben geprüft werden sollten.
Kombinieren Sie Daten an einem Ort.
Daten kommen manchmal in unterschiedlichen Formen, Währungen oder Sprachen, was die Zusammenstellung problematisch macht. Um diese Probleme zu lösen, werden ETL-Prozesse entwickelt. Automatische Varianz- und ETL-Behandlung wird durch Ausgabenanalyse durchgeführt. Beschaffungsanalysten müssen Spreadsheet-Diskrepanzen verarbeiten oder ein Datenmanagement-Tool verwenden.
Daten für bessere Verarbeitung bereinigen.
Neben Sprache und Währung werden Produkt- und Lieferantennamen und -beschreibungen verglichen und normalisiert. Beispielsweise können drei Geschäftseinheiten Dell-Laptops unter verschiedenen Lieferantennamen erwerben—DELL, Dell Technologies, Dell, Inc. Die Standardisierung von Beschaffungsdaten vereinfacht die Interpretation für Unternehmen, Roboter und Algorithmen.
Erhöhen Sie die Daten für umfassende Einträge und Metriken.
Unterschiedliche Datenfelder aus verschiedenen Quellen können beim Kombinieren Komplikationen verursachen. Fehlende Felder, Abkürzungen und Rechtschreibfehler sind häufig. Intelligente Datenkombination erstellt vollständigere Artikel-Einträge. Fügen Sie andere Datenquellen wie Industriecodes, Lieferantenvielfalt und ISO-Zertifizierungen hinzu, um die Datenanalyse zu verbessern.
Materialien in logische Hierarchien organisieren.
Die Taxonomie von Ausgabedaten hilft Beschaffungsexperten, nachzuverfolgen, wo Geld ausgegeben wird. UNSPSC, NAICS und eClass sind Klassifizierungsstandards. Alle Ausgaben, einschließlich Marketing, Reisen, Büromaterial und Rechtsdienstleistungen, müssen angemessen klassifiziert werden, unabhängig von dem verwendeten Klassifizierungsschema. Ausgabenstatistiken werden mit größerer Kategorisierung umfassender und nützlicher. Die Klassifizierung kann Monate dauern und ermüdend sein. Ausgabenanalyse mit einer KI-gestützten Klassifizierungs-Engine kann diese Zeit auf Tage reduzieren und 60-70% der ersten Pass-Daten automatisch klassifizieren. Das System verbessert sich durch menschliche Überprüfung und Korrektur, wobei es jedes Mal mehr kategorisiert. Analyselösungen wie diese könnten aufgrund von Zeit- und Ressourceneinsparungen einen nahezu sofortigen ROI erzielen.
Ausgabenanalyse
Die Datenanalyse ist der wichtigste Teil der Analyse von Beschaffungsausgaben. Datenanalysesoftware hilft Ihrem Unternehmen, Vorschriften zu erfüllen, Einsparmöglichkeiten zu identifizieren und Kaufmuster zu veranschaulichen.
Die Studie bietet Ihnen die Möglichkeit, strategisch zu sein und intelligent mit Lieferanten zu kommunizieren. Die Ausgabenanalyse kann Prozessverbesserungen entdecken, einschließlich des Kaufs bei bevorzugten Lieferanten, der Reduzierung von Kategorieanbietern und anderen typischen Szenarien.
Die Ausgabenanalyse folgt der Datenerfassung, -bereinigung und -klassifizierung. Aus sauberen, genauen, granulierten Daten können KPIs und Ausgabenanalysen berechnet werden. Diese Zahlen werden am besten in Diagrammen und Grafiken verstanden, die Muster und Anomalien anzeigen. Diese Grafiken sind nach Datengranularität filterbar und für mehrere Kategorienstufen verfügbar.
Die Ausgabenanalyse liefert umsetzbare Informationen in nahezu jedem Bereich, von Kaufpreisabweichungen über Lieferantenvielfalt bis hin zu Einkäufen über verschiedene Geschäftseinheiten hinweg. Die Daten führen zu klügeren, datenbasierten Geschäftsentscheidungen bei allen Unternehmenskäufen. Die Studie liefert Maßnahmen zur Steigerung der Einkaufseffizienz, zur Kostensenkung und zur Reduzierung von Lieferantenrisiken.
Verbesserungen im Beschaffungsprozess
Dies ist der Moment, in dem jede Initiative einen Verantwortlichen erhält und die Umsetzung beginnt. Viele Strategien zur Verbesserung des Lieferantenmanagements umfassen:
- Wenn Unternehmenseinheiten unter einem Vertrag einkaufen, verbessern sich die Artikelpreise und -bedingungen.
- Reduzierung der Lieferantenzahl für bestimmte Artikel oder Kategorien zur Steigerung der Effizienz.
- Bessere Lieferantenverhandlungen durch interne und externe Preisbenchmarking.
- Verkürzung der Bearbeitungszeit von Bestellungen.
Einige neue Maßnahmen werden durch interne und externe Compliance getrieben, wie
- Tier-1- und Tier-2-Ausgaben bei diversen Lieferanten—Unternehmen im Besitz von Minderheiten, Frauen und Veteranen.
- ISO-, SOX-, SOC2-, UL-, N95-Qualitäts-, Sicherheits- und Sicherheitskonformität
- Soziale, ökologische und Governance-Initiativen
Eine weitere Analyse ist erforderlich, um die Verbesserung zu messen. Ein intelligentes Ausgabenanalysetool löst dies. Basierend auf der vorherigen Studie sollte die Verarbeitung weiterer Daten schnell und genau sein. Echtzeit-Ergebnisse aus der Verarbeitung der neuesten Daten spiegeln den Fortschritt der Initiative wider.
Die Kraft der Ausgabenanalyse
Organisationen profitieren erheblich, wenn die Kostenanalyse von einem monatelangen Projekt auf eine Woche oder wenige Tage reduziert wird. Folgende Gründe sprechen für den Einsatz von Kostenanalyse und den neuen Wert, der sich aus häufigem Einkauf ergibt.
Datenqualität verbessern
Die Ausgabenanalyse beginnt mit der Sammlung, Bereinigung, Normalisierung und Verbesserung aller Einkaufsdaten. Die Verwendung eines Teils der Daten begrenzt Ihre Überprüfung und Ergebnisse. Ungereinigte Daten enthalten doppelte Artikel und Lieferanten, was die Konsolidierung von Lieferanten behindert. Denken Sie daran, Garbage In = Garbage Out.
Sparmöglichkeiten erhöhen
Die Bereinigung von Daten bietet eine solide Grundlage für Trendanalysen, KPI-Messungen und Leistungsbenchmarking. Eine tiefere Klassifizierung ist besser geeignet, um Trends und umsetzbare Erkenntnisse zu identifizieren.
Taxonomie klassifizieren
UNSPSC und eClass sind Standard-Taxonomien. Unternehmen müssen bewerten, ob die Taxonomie zu ihrem Geschäft passt und vollständig genug für Analysen ist.
Gebäudewartung befindet sich auf Ebene 3 der Ebene 1 Einrichtungen [Einrichtung > Einrichtungsdienste > Gebäudewartung]. Sie könnten die Kosten für die Gebäudewartung senken, wenn eine Untersuchung zeigt, dass sie weit über den Benchmarks liegt. Ohne weitere Informationen müsste das Projekt untersuchen, welcher Aspekt der Gebäudewartung die hohen Kosten verursacht hat. Da die Gebäudewartung über acht verschiedene Unterkategorien enthält, kann es einige Zeit dauern, die Quelle zu finden.
Eine Taxonomie der Ebene 4 Einrichtungen könnte die Initiative jedoch vereinfachen. Kategorien der Ebene 4 haben jeweils nur wenige Lieferanten. Die Forschung kann überteuerte Verkäufer und Artikel identifizieren. Ausgabenstatistiken werden mit größerer Kategorisierung umfassender und nützlicher. Granulare Daten und eine Klassifizierung der Ebene 4+ beschleunigen die Problemidentifikation und senken die Beschaffungskosten.
Benchmarking verbessert die Leistung
Eine umfassende Taxonomie und klar klassifizierte Daten erleichtern den Vergleich der Beschaffungsleistung. Der interne Vergleich von Unternehmenseinheiten oder Standorten kann helfen, Ausgabenabweichungen zu finden und zu beheben. Um die Effizienz zu steigern, vergleichen Sie KPIs des Beschaffungsprozesses, wie die PO-Genehmigungszeit.
Verwenden Sie Drittanbieter-Benchmarks, um Ihre Daten zu ergänzen und mit ähnlich großen Organisationen zu vergleichen, um sich zu verbessern. Unabhängig davon, welches Benchmarking Sie wählen, können dadurch Material- und Lieferantenkosten durch Preisreduktionen und Unternehmensausgaben durch Effizienzsteigerungen gesenkt werden.
Lieferantenrisiken und -beziehungen verwalten
Menschliches Vertrauen und Verständnis machen Lieferantenbeziehungen am besten. Sie sollten dennoch eine gründliche Analyse durchführen.
Eine Beschaffungsstudie könnte Anbieter und Artikel finden, die von Abteilungen oder Geschäftsbereichen gemeinsam genutzt werden. Außerdem können Sie sehen, wie viel dieser Ausgaben vertraglich gebunden sind. Bereiten Sie sich auf Verhandlungen vor, indem Sie Daten nutzen, um Mengenrabatte, bessere Zahlungsbedingungen und einen höheren Vertragsaufwand zu erhalten. Lieferantentransparenz ermöglicht intelligentes Sourcing.
Regionale und globale Ereignisse haben in den letzten Jahren die Verfügbarkeit von Materialien und Bauteilen unterbrochen. Nach einem Erdbeben der Stärke 9,0 und einem Tsunami, die Japan 2011 trafen, beeinträchtigte der Unfall im Kernkraftwerk Fukushima Daiichi die weltweite Versorgung mit IC-Chips und Automobilkomponenten. Die COVID-19-Pandemie 2020 legte alle chinesischen Fabriken für Monate lahm. Bewerten Sie Materialien aus Einzelquellen oder Anbieter aus derselben Region, um das Risiko in der Lieferkette zu managen. Als chinesische Fertigungsanlagen geschlossen wurden, mussten viele Unternehmen PSA außerhalb Chinas kaufen.
Interne und externe Governance- und Compliance-Standards haben neue Bereiche des Lieferantenmanagements geschaffen. ISO 9001 (Fertigungsqualität), ISO 13485 (Medizinprodukte), UL V-0 (Materialentflammbarkeit), SOX und SOC sind langjährige Qualitäts-, Sicherheits- und Sicherheitsstandards.
ESG-Normen werden immer häufiger. Aufgrund der öffentlichen Nachfrage nach Veränderung, Messung und Offenheit wird die Ausgabe für diverse Lieferanten—Unternehmen im Besitz von Minderheiten, Frauen und Veteranen—aufgezeichnet. Einige Organisationen, die Bundesverträge abschließen, müssen Tier-1 (Direkte Diverse Ausgaben) und Tier-2 (Diverse Ausgaben nach Tier-1-Lieferanten) verfolgen, da sie für beide Kredite erhalten und die Einhaltung der Vielfalt sicherstellen. Die Einbeziehung von Diversitätszertifikaten in die Datenanreicherung erleichtert die Analyse dieser Indikatoren.
Ausgabenanalyse-Visualisierer
Die Visualisierung von datengesteuerten KPIs und Metriken unterstützt die Ausgabenanalyse. Mehrere Software-Tools können Daten in Diagrammen, Tabellen und Grafiken anzeigen, um das Verständnis zu erleichtern.
Tabellenkalkulationen verwenden
Die meisten Menschen haben und nutzen Tabellenkalkulationen. Die meisten Organisationen stellen ihren Mitarbeitern tabellenkalkulationsbasierte Geschäftsanwendungen zur Verfügung. Daher werden Tabellenkalkulationen oft als „kostenlos“ angesehen.
Erweiterte Pivot-Tabellen und Kreuztabellenberichte sind in Tabellenkalkulationen möglich. Sie können auch Daten in Linien-, Balken- und Kreisdiagrammen anzeigen. Tabellenkalkulationen für die Ausgabenanalyse haben jedoch erhebliche Nachteile.
Häufige Bedenken bei Ausgabenanalyse-Tabellenkalkulationen:
- Fehleranfällige Tabellenkalkulationen. Die University of Hawaii und das Dartmouth College fanden Fehler in 90% der Tabellenkalkulationen und 1,7% der Formeln. Fehler in Tabellenkalkulationen haben mehrere große Unternehmen Milliarden gekostet.
- Programmierung ist teuer. Das Plotten von Daten in Pivot-Tabellen und Diagrammen erfordert Superbenutzer und Beschaffungsprofis. Das Programmieren von Formeln und das Erstellen von Tabellen und Grafiken nimmt selbst für einen Tabellenkalkulations-Superhelden Zeit in Anspruch. Während Tabellenkalkulationssoftware kostenlos ist, ist die Zeit des Teams nicht.
- Teilen und Bearbeiten kann die Sicherheit und Überarbeitung beeinträchtigen. Teilen Sie Ausgabenanalysen, um ihren Wert zu maximieren. Um Daten in ihrem bevorzugten Format zu sehen, kopieren Mitarbeiter sie auf ihre Computer und ändern sie. Die ursprüngliche Tabelle könnte ohne Schutz überschrieben werden. Ein Laptop mit einer Kopie der Tabelle könnte gestohlen werden, wodurch Ihre persönlichen Daten gefährdet werden.
Business Intelligence Tools
Business-Intelligence-Tools sind fast 40 Jahre alt. Moderne Verarbeitungs- und Grafik-Engines machen sie jedoch leistungsfähiger.
Wie Tabellenkalkulationen benötigen BI-Dashboards einen kompetenten BI-Programmierer, um KPIs und Metriken anzuzeigen. Programmierer und Beschaffungsspezialisten müssen zusammenarbeiten, um mehrere Ansichten zu erstellen. Business-Intelligence-Tools erstellen im Gegensatz zu Tabellenkalkulationen komplizierte Grafiken und Diagramme. Diese Elemente können als Vorlagen gespeichert werden.
Große Organisationen mit BI-Tools und talentierten Programmierern können Beschaffungsdaten teilen. Unternehmen, die BI für Betriebsmetriken nutzen, können diese Daten mit Ausgabendaten integrieren, um mehr zu finden.
Die Visualisierung von Business Intelligence erfordert präzise, granulare Ausgabendaten und einen Mechanismus zu deren Erfassung. Die manuelle Datenaufbereitung kostet Zeit und viele Menschen. Obwohl sie nur 20% der Daten abdecken, können Geschäftsregeln den Prozess unterstützen.
Verwendung von Procurement Suite
Die integrierten Apps in Procurement Suites decken mehrere Beschaffungsthemen ab. Vertragsverwaltung, PR/PO-Verarbeitung, Rückwärtsauktionen und Ausgabenmanagement sind enthalten.
Dies sind in der Regel gute allgemeine Einkaufsoptionen. Diese Suiten wurden jedoch nicht zusammen konzipiert. Sie fügen häufig Funktionen hinzu oder integrieren erworbene Technologien. Suiten sind normalerweise in der Mitte stärker. Ausgabenanalyse kann die Einfachheit von Tabellenkalkulationen, die visuelle Fähigkeit von BI-Lösungen und die KI und komplexen Algorithmen analytik-spezifischer Lösungen fehlen.
Ausgabenanalyse-spezifische Lösung
Strategische Beschaffungsspezialisten erkennen, dass ihr Team präzise, qualitativ hochwertige Daten zur Analyse benötigt. KPIs und Messungen stammen aus sauberen, gründlichen Daten. Sie helfen dem Beschaffungsteam, Geld zu sparen, zukünftige Bedingungen vorherzusagen und das Sourcing zu optimieren. Ausgabenanalyse-Lösungen nutzen umfassende Technik, um großartige Daten zu erzeugen.
KI in der Beschaffung
Alle folgenden Methoden sortieren und kategorisieren Daten mithilfe von Geschäftsregeln. Bessere Software verwendet KI, um die Verarbeitungsgeschwindigkeit und Genauigkeit zu erhöhen. NLP verarbeitet Sprachdaten. Die Normalisierung von Lieferantennamen mit NLP erleichtert die Datenkonsolidierung.
ML lässt ein Modell auf einem Datensatz „trainieren“ und seine Erkenntnisse auf einen neuen anwenden. Trainierte Algorithmen verarbeiten und kategorisieren Daten schneller. ML-Algorithmen beenden in Tagen, was Menschen Monate dauert. SaaS-Bereitstellungsoptionen bieten schnellere Computer und mehr Speicher, die KI-Beschaffung ermöglichen.
KI hilft diesen SaaS-Anwendungen, von Berichten und Visualisierungen zu Prognosen und Vorhersagen zu wachsen. Die Ausgabenanalyse könnte dank der Entwicklungen in der Analysesoftware zu einem gängigen Beschaffungswerkzeug werden. Im Laufe der Zeit wird es zu einem kontinuierlichen Prozess.
Dashboards, Berichte zur Beschaffung
Der Code benötigt eine Grafikbibliothek, um Analysen anzuzeigen. Beschaffungserfahrung ist erforderlich, um Anwendungsfall-KPIs und -Metriken auf einem Dashboard anzuzeigen. Fast jede Ausgabenanalyse-Software enthält bestimmte Berichte und Dashboards. Sie können Dashboards in den meisten Systemen konfigurieren, anpassen oder erstellen. Die Fähigkeiten der Software bestimmen, was Sie sofort sehen und ausführen können.
Schritte in der Ausgabenanalyse
Beginnen Sie mit dem Analyseumfang und der Datensammlung
Wissen Sie, was Sie wollen, bevor Sie nach Informationen suchen. Analysen können alle Unternehmen in einem multinationalen Konzern oder nur die direkten Ausgaben eines Herstellers abdecken.
Kleinere Organisationen mit einem einzigen ERP-System können Daten leicht finden. Größere Unternehmen benötigen möglicherweise ERPs, Hauptbücher, eProcurement-Software, Ausgabenmanagementlösungen und andere spezialisierte Systeme.
Komplexe Unternehmen, wie Private-Equity- und Holdinggesellschaften, können aufgrund der Vielfalt der Software in ihren Abteilungen, Tochtergesellschaften und Akquisitionen Schwierigkeiten haben.
Nachdem Sie Ihren Überprüfungsumfang festgelegt und die Geschäftssysteme identifiziert haben, in denen die Daten gespeichert sind, bringen Sie die Daten zusammen. Wie oft Sie Analysen berechnen, bestimmt, wie Sie das tun.
Das Exportieren von Daten und ihr Speichern in einer Tabellenkalkulation, Datenbank oder Ausgabenanalyse-Programm ist am einfachsten für einmalige oder seltene Analysen.
APIs und Konnektoren können den Aufwand lohnen, um die Datenextraktion und -ladung zu automatisieren, wenn die Ausgabenanalyse Teil Ihres Beschaffungsprozesses wird.