Finanz- und Beschaffungsleiter fürchten sich vor den Schocks, die am Monatsende (oder am Vertragsende) auf Firmenkarten und Spesenabrechnungen erscheinen. Einkäufe, selbst wenn sie notwendig sind, entziehen sich in der Regel der Einhaltung von Vorschriften und rechtlichen Prüfungen. Außerdem behindern sie die Optimierung der Ausgaben, da es ihnen an Verhandlungsspielraum fehlt. Verwaltete Ausgaben können die Kosteneffizienz steigern. Ausgabentrends und Erkenntnisse werden besser sichtbar, wenn die Ausgaben verwaltet werden. Aber das erfordert Wissen und Vorbereitung der Einkäufer.
We’ll address these questions concerning a procurement plan to handle more of your procurement spend today:
- Was sind unkontrollierte Ausgaben?
- Warum ist es wichtig, die Ausgaben zu kontrollieren?
- Um welchen Betrag kann ein Unternehmen die verwalteten Ausgaben erhöhen?
- Wie kann die Technologie den Anstieg der Ausgaben bewältigen?
Was sind unkontrollierte Ausgaben?
Der Beschaffungsprozess Ihres Unternehmens hat keine Kontrolle über unkontrollierte Ausgaben. Es können Firmenkarten, Ausgabenberichte und nicht genehmigte Einkäufe verwendet werden. Unkontrollierte Ausgaben erschweren es der Beschaffung, unnötige Ausgaben zu verfolgen, zu melden oder zu reduzieren.
Manchmal werden nicht verwaltete Ausgaben in adressierbare Ausgaben aufgeteilt, die die Beschaffungsabteilung kontrollieren und verbessern kann. Ihre gesamten Kosten werden vielleicht nicht von der Beschaffung verwaltet, aber die Beschaffungsabteilung kann den größten Teil davon besser kontrollieren.
Arten von verwalteten Ausgaben
Die Ausgaben sind vielfältig. Das Beschaffungswesen rationalisiert die Kosten für alles, vom Catering bis zu neuen SaaS-Tools.
Mehrere Arten von Ausgaben bleiben unkontrolliert. Die Erhöhung dieser Ausgaben unter Aufsicht wird die Kassenleistung steigern:
- Hintere Ausgaben: Bei den indirekten Ausgaben handelt es sich um Gemeinkosten in geringer Höhe, die das Unternehmen am Laufen halten. Zu dieser Kategorie gehören Verbrauchsmaterialien, Dienstleistungen, Reisen und Nebenkosten. Diese Käufe sind häufig unbedeutend, aber die nachlaufenden Ausgaben können eine wichtige Ausgabenkomponente sein. Mehr überwachte nachlaufende Ausgaben verbessern die Kassenwirksamkeit.
- Unerlaubte Ausgaben: Ausgaben über eine Firmenkarte oder eine Spesenabrechnung statt über den Einkauf. Diese Käufe werden oft von Mitarbeitern getätigt, die glauben, Geld zu sparen. Vielen Einkäufern fehlt der vertragliche oder ausgabenbezogene Kontext, um Entscheidungen zu treffen. Gelegentlich kann es vorkommen, dass unüberlegte Käufe gegen eine Exklusiv- oder Mengenvereinbarung mit etablierten Lieferanten verstoßen.
- Ausgaben des Schatzamtes: Nicht-Beschaffungsausgaben wie FOREX-Zahlungen, die eine Währungsumrechnung erfordern. Große Einkäufe oder Ausgaben von Offshore-Lieferanten werden häufig über diese Transaktionen getätigt.
Warum ist es wichtig, die Ausgaben zu kontrollieren?
Beim direkten, vom Vorgesetzten genehmigten Spontankauf sind die nicht verwalteten Ausgaben nicht immer unzulässig. Diese Form der Ausgaben verringert jedoch in der Regel den Einfluss des Unternehmens bei Preisverhandlungen, Ausgabenkontrolle und -analyse.
Geringere Kosten
Die Transparenz der Ausgaben hilft dem Beschaffungswesen bei der Überwachung von Transaktionen und der Verwaltung von Kosten durch Volumenpreise, Verhandlungen, exklusive Lieferantenvereinbarungen und Bestandsmanagement. Ein übersichtliches Lieferantenmanagement vermeidet wiederholte Bestellungen, verschwenderische Ausgaben und Gemeinkosten wie Rechnungsbearbeitung und Mitarbeitereffizienz.
Kompatibler
Mit der Ausgabenkontrolle gewährleistet die Beschaffung die Vertragsverwaltung. Die Einhaltung interner Vorschriften und die Einhaltung durch die Lieferanten sind erforderlich, um sicherzustellen, dass die Organisation ihren Verpflichtungen nachkommt. Eine bessere Vertragserfüllung stärkt die Beziehungen zu den Lieferanten, was zu besseren Vertragsbedingungen, flexibleren Zahlungen und mehr führt.
Risikominderung
Problematische Risiken für Dritte sind kostspielig. Die Einnahmen gehen verloren und die Kosten für die Schadensbegrenzung steigen. Die Kontrolle der Ausgaben verringert die Nichteinhaltung von Vorschriften durch Zulieferer und Betrug, wodurch das Risiko für das Unternehmen sinkt. Erhöhte Transparenz macht Betrug unattraktiv.
Um welchen Betrag kann ein Unternehmen die verwalteten Ausgaben erhöhen?
Bessere Haushaltskontrollen sind für Organisationen mit unkontrollierten Ausgaben schwierig. Die Umsetzung einer besseren Ausgabenkontrolle ist mit diesen bewährten Verfahren einfacher.
Formalisierung des Einkaufs
Der formelle Einkauf verbessert das Ausgabenmanagement. Er legt die Erwartungen der Interessengruppen an die Ausgabenkategorien und die Strategien zu deren Erfüllung fest. Helfen Sie der Finanzabteilung, der Rechtsabteilung und der Sicherheitsbehörde, Ausgabenrichtlinien für alle Kategorien festzulegen.
Käufer einbinden
Die Mitarbeiter wollen verantwortungsbewusst ausgeben. Unzureichende Aufklärung der Käufer führt oft zu unkontrollierten Ausgaben.
Sobald die Beschaffungs- und Finanzabteilung den Beschaffungsprozess formalisiert hat, muss sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter ihn verstehen, dass sie klare Standards für die Einhaltung der Richtlinien haben und dass ihre Fragen beantwortet werden können. Mit einem klaren, praktischen Ansatz, den jeder Einkäufer versteht, ist die Verwaltung der Unternehmensausgaben einfacher. Um mit dem Unternehmen mitzuwachsen, sollten Sie das Thema Ausgaben in die Einführungsphase einbeziehen.
Workflows erhöhen die Transparenz.
Die Standardisierung der Aufnahme- und Genehmigungsabläufe hilft allen, Anträge zu starten. Dadurch erhalten alle wichtigen Abteilungen Einblick und Zugang zur Genehmigung von Anfragen und Studien. Die Beschaffung sammelt Daten für die Ausgabenanalyse, die Überwachung der Lieferantenleistung, die Auftragsverfolgung und das Kategorienmanagement, während die Finanzabteilung alle Ausgaben genehmigt.
Stärkere strategische Beschaffung
Bevorzugte Lieferantenlisten minimieren die Zahl der nicht abgewickelten Käufe erheblich. Steigert auch die finanzielle Effizienz der Beschaffung. Strategische Produkte verbessern die Preisgestaltung, die Widerstandsfähigkeit der Lieferkette, die Nachhaltigkeit, das Risiko und die Geschäftsergebnisse.
Beschaffungsmaßnahmen.
Die Festlegung von Ausgabenzielen und die Verfolgung von KPIs steigern den Programmerfolg. Hier werden die wichtigsten Ziele des Beschaffungsteams und der Organisation aufgeführt. Beachten Sie, dass dadurch nicht unbedingt Geld gespart wird.
Wie kann die Technologie den Anstieg der Ausgaben bewältigen?
Schnell wachsende Unternehmen mit mehreren Standorten haben Schwierigkeiten, ihre Beschaffungsausgaben zu verwalten. Mit einer Software für das Ausgabenmanagement können Beschaffungsteams die Ausgaben verfolgen, die Einhaltung von Vorschriften verwalten und die Ausgaben analysieren, um den Bargeldeinsatz zu maximieren.
- Eine Plattform für alle Lieferanteneinkäufe, die den Einkäufern Unabhängigkeit gewährt und gleichzeitig Lieferantenberatung und dynamische Ausgabenbeschränkungen bietet.
- Automatisierung von Genehmigungen zur Weiterleitung von Kaufanträgen an Prüfer und zur Ermöglichung eines schnellen, rechtskonformen Kaufprozesses
- Kodierung des Hauptbuchs (GL) auf Zeilenebene für eine konsistente Zuordnung der Einkäufe
- Abschaffung der menschlichen Kreditorenbuchhaltung durch dreifachen Abgleich, Rechnungsabgleich und automatisierte Zahlungen
- Technologien zur Ausgabenanalyse, die die Transparenz der Ausgaben und die datengestützte Entscheidungsfindung verbessern
