1) Nutzen Sie die intelligente Beschaffung, um Ausgaben zu kanalisieren.
Das erste Prinzip der Ausgabenverwaltung beinhaltet die Nutzung von Technologie zur Automatisierung, zur Regulierung von Prozessen und Richtlinien sowie zur Aufzeichnung und Auswertung wichtiger Ausgabendaten, um Transparenz und Effizienz im gesamten Unternehmen zu fördern. Wir haben dieses Prinzip bereits in einem früheren Blog besprochen. Lesen Sie hier den ersten Teil unserer “Spend Under Management”-Serie.
2) Kauf über eine förmliche Bestellanforderung.
An organisation should aim to manage 100% of spend. Complete and universally enforced policies and procedures should regulate these purchase operations. Just having them in place is a start; the key is implementing and reinforcing them in processes and business practices for all spend categories. This requires a procurement infrastructure that can handle category and region-specific needs. This will enable safe data access, simplify and streamline decision-making, and ensure that forecasting and decision-making are based on best practices and spend analysis, not intuition.
3) Beschaffen Sie wettbewerbsfähig.
Der Einkauf in einem wettbewerbsorientierten Umfeld hilft Ihrem Unternehmen, das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen, da die Lieferanten miteinander konkurrieren, um die Effizienz zu steigern und die Preise zu senken. Das ist einfach, wird aber aus verschiedenen Gründen selten gemacht. Schnelle Angebote in einem Beschaffungstool, webfähige Ausschreibungen und Auktionen sind ein Anfang, aber die Kategorie, der Standort und die Bedürfnisse des Endkunden bestimmen, wie der Wert der Beschaffung maximiert werden kann. Viele Beschaffungsunternehmen nutzen eSourcing-Systeme, um Kosten zu senken und einen Überblick über ihre Ausgaben zu erhalten. Mit der richtigen Lösung können Sie Ihren komplexen Einkaufsmix verstehen, mehr Einsparungen und wettbewerbsfähige Angebote finden und die Beschaffung automatisieren, um die Ergebnisse zu optimieren.
4) Verwendung von Verträgen für alle verwalteten Ausgaben
Gut strukturierte und verwaltete Verträge verbessern die Effizienz, verringern das Risiko und verwalten Lieferantenpartnerschaften. In den meisten Kategorien sollten 70-90 % der Ausgaben auf Verträge oder vorverhandelte Kataloge entfallen. Experten für indirekte Beschaffung können funktionale Bereiche und deren Anforderungen unterstützen. Ihr Beschaffungsteam ist möglicherweise nicht in der Lage, diese Verträge proaktiv zu verwalten, wie z. B. die Einhaltung von Lieferantenverpflichtungen, die Ermittlung von Best Practices und die Bereitstellung von Marktkenntnissen. Sie müssen auch sicherstellen, dass Ihre Systeme und Prozesse eine effektive Abwicklung von Lieferantenverträgen ermöglichen. So können beispielsweise undichte Stellen oder unregelmäßige Ausgaben die Systeme umgehen. Auch hier können Ihre Beschaffungsexperten helfen, aber nicht jedes Unternehmen verfügt über die entsprechenden Ressourcen. Ein Vertragsmanagement-Tool kann zur Rationalisierung der Beschaffung beitragen, indem es Einblick in Vereinbarungen, Projektmeilensteine und Leistungsindikatoren bietet, um dynamische Vereinbarungen auf der Grundlage von Echtzeitdaten zu erstellen.
5) Messung und Verwaltung des geschlossenen Kreislaufs.
Um die Akzeptanz der Beschaffungsstrategie und die Einsparungen zu maximieren, ist ein geschlossenes System zur Leistungsbewertung und -verwaltung unerlässlich. Mit “geschlossenem Kreislauf” meinen wir ein System, das auf die überwachte Leistung reagieren und die Ergebnisse mit den Strategiezielen integrieren kann, um Unternehmenswert und Wirkung zu erzielen. Durch den Einsatz robuster Tools zur Ausgabenanalyse, mit denen Sie Informationen auf jeder beliebigen Granularitätsebene anzeigen können, lassen sich Kosteneinsparungsziele explizit mit den finanziellen Unternehmenszielen verknüpfen und wirken sich auf zentrale Geschäftskennzahlen wie TCO, Betriebsgewinn, Betriebskapital und Cashflow aus. Vielleicht möchte Ihr Unternehmen beispielsweise 5 % in einer kritischen Kostenkategorie einsparen. Dies könnte viele Vertragsänderungen oder eine Vertragsverlängerung mit einem Lieferanten auf Kosten anderer Verträge erfordern. Möglicherweise möchte Ihr Unternehmen sein Lieferantenbudget einhalten und nur dann einen Vertrag mit einem Dritten abschließen, wenn der Preis eines Anbieters weit unter dem des neuen Lieferanten liegt. Beschaffungsstrategien mit geschlossenen Kreisläufen machen es einfacher, die Informationen zu erhalten, die Sie für Ihren Erfolg benötigen.
Eine geschlossene Beschaffungslösung, die Ausgabenanalyse und eSourcing nutzt, maximiert die Einsparungen für Unternehmen mit zahlreichen Ausgabenquellen. In Kombination können diese beiden Kernkomponenten der Beschaffung Ihnen helfen, die besten Einsparmöglichkeiten zu finden und strategisch zu nutzen.
