Durch die Optimierung von Software und anderen Ausgaben hilft die Ausgabenanalyse Unternehmen, effizient zu wirtschaften. Die Ausgabenanalyse ist für das Finanzmanagement unerlässlich.
Was ist Ausgabenanalyse?
Spend analytics collects, organises, processes, and analyses procurement data.
Die Ausgabenanalyse hilft Beschaffungsteams, datengestützte Entscheidungen zu treffen und:
- Pflege der Lieferantenbeziehungen
- Senkung der Produkt- und Dienstleistungskosten, einschließlich SaaS.
- Günstige Angebote von Anbietern einholen
- Das Lieferkettenmanagement sollte verbessert werden.
- Strategisch beschaffen
- Verbesserung der Ausgabentransparenz
Die meisten Unternehmen nutzen leistungsstarke Software, um Analysen in einem datengesteuerten Geschäftsumfeld durchzuführen. Beschaffungssoftware mit Funktionen zur Ausgabenanalyse zentralisiert Daten, führt genaue Aufzeichnungen und rationalisiert die Datenverarbeitung.
Warum ist die Ausgabenanalyse wichtig?
Um aus Daten Erkenntnisse zu gewinnen, muss ein Unternehmen in die Analytik investieren. Durch die Analyse historischer Daten und finanzieller Vorhersagen hilft die Ausgabenanalyse den Beschaffungsteams, den aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.
Minimierung des Risikos
Manchmal müssen Unternehmen schnell umschwenken, Kosten senken und neue Lieferanten finden. Als Antwort auf COVID-19: Ja. Laut McKinsey waren die Unternehmen in den letzten Jahren mit zusätzlichen Hürden konfrontiert, darunter:
- Ein sich schnell änderndes Kundenverhalten führt zu einem starken Nachfragerückgang.
- Schnellere Unterbrechung der Lieferkette
- Finanzielle Unsicherheit betrifft Zulieferer und Hersteller
- Das neue Konsumverhalten der Verbraucher beeinflusst die Rohstoffpreise.
Risikominderung kann Unternehmen dabei helfen, mit wirtschaftlichen Unsicherheiten, verändertem Verbraucherverhalten und kostspieligen Änderungen der Lieferkettenlogistik umzugehen.
Niedrigere Kosten
Kosteneinsparungen machen die Beschaffungsteams zu einem entscheidenden Faktor für das Endergebnis eines Unternehmens. Ein gutes Beschaffungssystem mit Ausgabenanalyse hilft Unternehmen, ihre Ressourcen zu maximieren.
Praktische Ausgabenanalysen helfen, Risiken zu minimieren, P2P-Vorgänge zu rationalisieren und Lieferantenpreise zu senken.
Einsparmöglichkeiten finden
Daten allein können keine verwertbaren Erkenntnisse liefern. In Kombination mit einer Ausgabenanalyse können Unternehmen Geld sparen und versteckte Einsparpotenziale aufdecken.
Kauftrends, Streuverluste und unkonventionelle Ausgaben werden durch die Ausgabenanalyse aufgedeckt. Sie kann sogar Lieferantenvereinbarungen konsolidieren, um eine bessere Rendite zu erzielen. Mehr Einsparpotenzial bedeutet mehr finanzielle Strategieoptimierung für ein Unternehmen.
Entscheidungsfindung mit Daten
Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die Fähigkeit der Ausgabenanalyse, auf der Grundlage früherer Daten Urteile zu fällen. Mit der richtigen Software können Beschaffungsteams Schlüsseldaten und KPIs in Echtzeit untersuchen.
Welche Lieferantenpartnerschaften funktionieren? Sind ihre Initiativen zum Category Management rentabel? Wird Automatisierung zur Kostensenkung eingesetzt? Diese Fragen lassen sich mithilfe von Ausgabenanalysen leicht beantworten.
Beispiele für die Ausgabenanalyse
Kostenanalyseplattformen bieten Werkzeuge und Berichte, die Finanz- und Beschaffungsdirektoren bei der Kostenüberwachung helfen. Die Aufschlüsselung von Ausgaben, die Erkennung von Ausgabenüberschneidungen und die Benachrichtigung über Vertragsabdeckungskosten sind entscheidend.
Aufschlüsselung der Ausgaben
Die meisten Ausgabenanalyseprogramme können die Ausgaben nach Kategorien, Abteilungen oder Lieferanten analysieren – eine wichtige und leistungsstarke Funktion.
So können Sie beispielsweise ein umfangreicheres Lieferantenmanagementprogramm für Ihre fünf teuersten Lieferanten erstellen.
Ihr Finanzteam benötigt möglicherweise Daten zu den Ausgaben von Abteilungen und Kategorien für die Budgets des nächsten Jahres.
Überschneidungen bei der Anerkennung von Ausgaben
Allzu oft haben die Unternehmen viele Softwareplattformen mit sich überschneidenden Funktionen.
Wenn Abteilungen unabhängig voneinander Projektmanagement-Software beschaffen, zahlen sie möglicherweise für zwei Versionen derselben Plattform.
Die Ausgabenanalyse kann überlappende Lizenzen identifizieren und Verträge konsolidieren, um Kosten zu sparen und das Lieferantenrisiko zu verringern.
Warnungen bei Überschreitung der Vertragsgebühren
Viele SaaS-Verträge begrenzen das Nutzungsvolumen. Überschreitungsgebühren können das Budget ruinieren, wenn sie nicht frühzeitig erkannt werden, wenn Sie die Vertragsgrenze überschreiten.
Ein intelligentes Tool zur Ausgabenanalyse kann Ihnen jedoch helfen, überhöhte Gebühren frühzeitig zu erkennen und automatische Benachrichtigungen einzurichten, die Sie über zusätzliche Ausgaben informieren.
Herausforderungen bei der Ausgabenanalyse
Die Einführung einer Softwareplattform zur Ausgabenanalyse ist ein garantierter Weg, um die Beschaffungsausgaben zu minimieren und die Gewinne zu steigern, aber es ist nicht einfach.
Datensilos
Die Verwendung einer Lösung zur Ausgabenanalyse für die Datenvisualisierung und -verwaltung gibt den Beschaffungsexperten die Möglichkeit, auf die Daten zuzugreifen.
In einigen Unternehmen speichern die Geschäftsbereiche ihre Daten auf unterschiedlichen Softwareplattformen.
Ohne eine Verbindung dieser Systeme mit Ihrer Beschaffungsanalytik-Anwendung können Sie keine vollständigen Berichts-Dashboards erstellen.
Geringe Analysemöglichkeiten
Lösungen für die Ausgabenanalyse präsentieren Daten, aber Ihre Beschaffungsabteilung benötigt Analysefunktionen, um Veränderungen voranzutreiben.
Zum Glück bieten viele Plattformen kostenlose Webinare an, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
Widerstand gegen den Wandel
Einige Stakeholder sträuben sich möglicherweise gegen die Anpassungen, die zur Optimierung einer Spend-Analytics-Lösung erforderlich sind.
Beispielsweise müssen Einkäufer möglicherweise Bestellnummern in die Analyseplattform hochladen, was das Verfahren verkompliziert.
5 Schritte der Ausgabenanalyse
Diese fünfstufige Ausgabenanalysemethode ist allgemein gehalten. Denken Sie daran, dass jedes Unternehmen anders ist und maßgeschneiderte Lösungen benötigt.
1. Definieren Sie das Ziel Ihrer Ausgabenanalyse
Wenn Sie mit einem Ziel beginnen, können Ihre Finanzmitarbeiter die Ausgaben gut analysieren. Die Identifizierung eines Zwecks hilft bei der Erkennung von Datenmustern.
Hier sind einige Ziele der Ausgabenanalyse:
- Einsparungen in Beschaffungskategorien finden
- Vergleich des ROI ähnlicher Anbieter
- Senkung des Lieferantenrisikos
- Identifizierung komplexer Ausgaben mithilfe einer Klassifikationstaxonomie
- Benchmarking zur Senkung der Material- und Lieferkosten
2. Identifizierung und Zentralisierung von Datenquellen
Die Daten können auf zwei Arten beschafft werden:
- Nutzung der Daten der Unternehmensabteilungen zur Erfassung von Ausgabendaten in Echtzeit
- Benchmarking mit Daten Dritter zur Verbesserung des Lieferantenmanagements und der Geschäftsqualität
Eine zentralisierte Plattform, die Daten speichert, verarbeitet, kategorisiert und verwertbare Erkenntnisse daraus zieht, erleichtert die Datenbeschaffung und -zentralisierung. Integrationen und APIs ermöglichen es den Beschaffungsteams, interne und fremde Daten zur Überprüfung der Datenanalyse einzuspeisen.
3. Standardisieren, Bereinigen und Organisieren von Daten
Die Arbeit mit zuverlässigen Daten ist der erste Schritt zu aussagekräftigen Erkenntnissen. Die Daten müssen möglicherweise standardisiert, normalisiert, bereinigt und kontinuierlich gepflegt werden. Größere Unternehmen bereinigen die Daten möglicherweise, bevor sie sie sammeln und analysieren.
Unabhängig davon, ob Ihre Ressourcenverwaltung einfach oder anspruchsvoll ist, ist eine Onboarding-Software für die Datenverwaltung unerlässlich.
4. Daten mit Software analysieren
Alle Ihre Daten sind jetzt für die Analyse verfügbar. Mit einem Ziel zu beginnen, vereinfacht die Analyse.
Nutzen Sie die Berichtsfunktionen Ihrer Ausgabenmanagement-Software (lesen Sie hier mehr darüber), um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen.
Es sind viele Ausgabenanalysen möglich, unter anderem:
Analyse der hinteren Ausgaben: Mitarbeiter geben Geschäftsgelder für kleinere Transaktionen aus, ohne sie zu verfolgen. Diese Käufe machen manchmal mehr von den Ausgaben eines Unternehmens aus als beabsichtigt.
Analyse der Vertragsausgaben: Diese Analyse liefert Ihnen artikelspezifische Ausgaben. Wenn Sie herausfinden, wer den Artikel und seinen Lieferanten gekauft hat, können Sie bessere Angebote aushandeln, indem Sie die Ausgabengewohnheiten aufdecken.
Analyse der Kategorieausgaben: Die Beschaffungsteams können sehen, wie viel in welchen Kategorien ausgegeben wird. Aus dieser Untersuchung lässt sich ein Überblick über das Budget gewinnen. Die Kosten der einzelnen Abteilungen können mithilfe der Analyse der Kategorieausgaben ermittelt werden.
Analyse des Lieferantenprofils: Die Analyse von Lieferantenprofilen verbessert alle Aspekte des Lieferantenbeziehungsmanagements. Beschaffungsteams können ihre Verhandlungseffektivität, die Einhaltung von Vereinbarungen und Richtlinien sowie ihre Lieferantenbeziehungen bewerten, indem sie wichtige Lieferantendaten in ihren Profilen erstellen und aufbewahren.
5. Überwachen Sie regelmäßig wichtige Ausgabendaten.
Da sich die Ausgabendaten häufig ändern, sollten Sie sie routinemäßig analysieren. Die monatliche oder vierteljährliche Wiederholung dieser Verfahren ermöglicht es Ihnen, Ihren Beschaffungsprozess zu verbessern und jede Möglichkeit für Einsparungen zu erkennen.
